王亞茹 劉曉皊

當今經濟全球化、社會信息化的時代，醫(yī)院的檔案管理工作也進入了數(shù)字化。醫(yī)院的信息化建設，創(chuàng)新了醫(yī)院的工作流程，提高了工作效率，促進了醫(yī)院的全面發(fā)展。醫(yī)院檔案室的數(shù)字化建設，是醫(yī)院信息化建設的重要內容，也是信息時代檔案工作的重要主題。順應信息化潮流，多數(shù)醫(yī)院開始數(shù)字化檔案室建設的嘗試，并取得顯著成果，獲取了經濟效益和社會效益的雙贏，建設數(shù)字化檔案室的熱潮方興未艾。醫(yī)院數(shù)字化檔案室的建設提高保存醫(yī)院檔案資源的原始性、及時性、齊全性，對優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用具有重要的現(xiàn)實意義。

1 數(shù)字化醫(yī)院檔案室建設的認識

基于醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)狀和對檔案工作認識的不斷加深，多數(shù)人對醫(yī)院檔案工作包含的范圍存在異議。一般認為，醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院行政管理檔案、人事檔案、財務檔案和病例檔案，其次醫(yī)院檔案還包括醫(yī)學科技檔案、基本建設檔案以及儀器設備檔案等。

醫(yī)院檔案數(shù)字化建設是將醫(yī)院在醫(yī)療活動、行政管理等各方面工作中形成的原始文字資料、圖片、聲像等檔案資料進行數(shù)字化處理，按照一定存儲方式存儲在一定的存儲載體上，運用數(shù)據庫管理系統(tǒng)及相應的檔案管理分析軟件等，對醫(yī)院醫(yī)療信息資源進行分析利用，不僅能夠方便各級醫(yī)院各類工作人員的檢索、查詢所需檔案信息，又可為醫(yī)院領導們的決策提供一定的事實依據。

數(shù)字化檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設備為手段，運用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)對檔案信息資源的科學、高效利用的檔案管理模式。數(shù)字化檔案室建設包括對原有館藏紙質檔案的數(shù)字化和對形成中的電子文件的分類、歸檔和保存等重要方面。

2 建設醫(yī)院數(shù)字化檔案室的意義

2.1 可以順應醫(yī)院信息化發(fā)展，提高醫(yī)院管理水平和效率

醫(yī)院醫(yī)療和管理工作中產生的醫(yī)療活動信息、醫(yī)院經營管理信息、社會保障信息、醫(yī)療糾紛信息等都是醫(yī)院重要的檔案資源，既為醫(yī)院的教學、科研、管理等提供基礎性信息資源，也是反映醫(yī)院管理水平、醫(yī)療質量高低的重要依據。隨著醫(yī)院醫(yī)療管理水平的不斷提高、醫(yī)學信息技術的快速發(fā)展，醫(yī)院信息化進程不斷推進，醫(yī)院檔案數(shù)字化是醫(yī)院信息化的重要內容，加強醫(yī)院數(shù)字化檔案室的建設既是順應醫(yī)院信息化的發(fā)展的需要，也是提高醫(yī)院管理水平和效率的客觀需要。

2.2 可以保護醫(yī)院檔案的原始性、完整性，便于管理和開發(fā)利用

醫(yī)院各項活動產生的檔案信息量龐大，存儲方式多樣，載體形式不一。加強醫(yī)院數(shù)字化檔案室建設，可以有效地將各類檔案信息分類、歸檔，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網絡化，使得檔案管理突破原有的時間空間限制，能夠有效地保證檔案管理工作人員對檔案分類、歸檔及保存的準確性和完整性，從而有利于保證檔案的原始性和完整性。另一方面，數(shù)字化檔案室的建設使得各類檔案的存儲更加統(tǒng)一、規(guī)范。統(tǒng)一的信息存儲格式和展現(xiàn)形式，將很大程度上方便醫(yī)院各級各類工作人員在權限范圍內方便、快捷地查閱相關檔案信息，滿足不同層次人群的使用需求。同時，也為醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)、利用提供了便利條件。

2.3 有利于醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)、利用、共享，促進醫(yī)院的長遠發(fā)展

醫(yī)院數(shù)字化檔案室建設，可以有效地提高檔案信息的檢索效率、利用水平，有利于檔案信息資源的進一步開發(fā)、利用，為醫(yī)院領導的各類決策提供一定的參考依據。數(shù)字化檔案室使得檔案存儲更加統(tǒng)一、科學、規(guī)范，從長遠來看，節(jié)約了醫(yī)院的成本，降低了患者的醫(yī)療費用，緩和醫(yī)患關系，取得了社會效益，必將促進醫(yī)院的長遠發(fā)展。

3 醫(yī)院數(shù)字化檔案室建設的設想

3.1 立足醫(yī)院實際，制定計劃，分階段，分層次、分步驟推進

醫(yī)院數(shù)字化檔案室建設，首先應該立足于醫(yī)院實際情況進行科學、合理的研究。院領導及工作人員應該轉變觀念、創(chuàng)新理念，提高對醫(yī)院數(shù)字化檔案室建設的認識，從戰(zhàn)略高度對本院數(shù)字化檔案室的建設進行統(tǒng)籌安排、合理布局，制定一定的工作計劃，分階段、分層次、分步驟推進醫(yī)院數(shù)字化檔案室的建設。

3.2 優(yōu)化、整合財力以及人力資源的投入

醫(yī)院數(shù)字化建設是一項投資大、見效慢的工程，首先需要財力和人力資源的支持，醫(yī)院應該設立數(shù)字化檔案室建設的專項基金，將醫(yī)院數(shù)字化檔案室建設納入醫(yī)院發(fā)展建設的規(guī)劃內，制定符合本醫(yī)院實際的建設資金投入計劃，并保證資金投入的連續(xù)性和穩(wěn)定性，為醫(yī)院數(shù)字化檔案室軟、硬件建設提供強大的財力支持。其次，應建設一支數(shù)字化檔案室建設的專門人才隊伍，大力培養(yǎng)具備醫(yī)學、檔案及計算機技術理論知識的復合型技能人才，并通過優(yōu)化醫(yī)院檔案工作人員的人才等級結構，制定科學合理的考核標準，提供一定的人才晉升渠道等方式穩(wěn)定專業(yè)人才隊伍。另外，要對本院負責數(shù)字化檔案室的檔案管理人員進行定期培訓和再教育，加強其自身學習促進其自身工作理念的更新、工作能力的提升，為醫(yī)院數(shù)字化檔案室的建設和長遠發(fā)展做出更大的貢獻。

3.3 建立醫(yī)院檔案信息資源庫，加強檔案信息資源建設和利用

醫(yī)院數(shù)字化檔案室的建設不可能一蹴而就，在數(shù)字化檔案室建設過程中，醫(yī)院各科室向檔案室移交檔案時，首先應逐步做到檔案信息的數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉變。加強檔案信息資源的建設，有計劃、有步驟地進行檔案數(shù)據庫建設。根據醫(yī)院各科室利用目的和內容的不同，通過著錄、標引將各門類檔案的分類號、檔號，形成時間、主題詞等基本信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案室基本目錄數(shù)據庫。對于課題立項申請計劃任務書，合同、評審報告等學術活動的科技檔案，有針對性地設立不同專題，逐步設立專題檔案目錄數(shù)據庫。

檔案數(shù)字化建設的最終目的是實現(xiàn)對檔案信息資源的合理配置和科學利用，建設醫(yī)院數(shù)字化檔案室的同時，應不斷提高其應用水平，深化檔案信息資源應用的層次，不斷挖掘檔案信息資源的潛在應用價值，最終使檔案信息資源真正滿足社會各方的信息利用需求。

3.4 完善數(shù)字化檔案信息安全措施，實現(xiàn)跨越式發(fā)展

建設醫(yī)院數(shù)字化檔案室的過程中，應做好檔案信息系統(tǒng)和數(shù)據庫安全維護工作。首先，檔案管理工作人員應采取多種安全技術措施，做好數(shù)據庫備份、安全防護等工作，確保檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性和醫(yī)療信息資源的安全性，防止數(shù)據丟失和泄露。其次，醫(yī)務人員應養(yǎng)成良好的職業(yè)道德和責任心，提高對數(shù)字化檔案安全意識，秉承嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，自覺做好醫(yī)院檔案的保密工作。

3.5 建立健全各項規(guī)章制度，確保檔案管理科學化、規(guī)范化

俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓?！备黜椆ぷ鞫家姓驴裳?，檔案工作也是如此。健全的規(guī)章制度是檔案管理各項標準的“法”，有了這個“法”，工作才“有法可依”。為檔案規(guī)范化、制度化和標準化管理奠定制度保障。

總之，醫(yī)院數(shù)字化檔案室建設是醫(yī)院信息化發(fā)展的必然要求。在信息化、網絡化迅速發(fā)展的當今，醫(yī)院數(shù)字化檔案室有著良好的前景，其建設與發(fā)展既要堅持科學性、實用性，又要兼顧先進性和前瞻性。任何事物的發(fā)展都不是一帆風順的，醫(yī)院數(shù)字化檔案室建設任重而道遠。