高校教務(wù)管理功能模塊設(shè)計(jì)

賀金梅　戴為民

[提要] 隨著高校師生規(guī)模的不斷擴(kuò)大和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的手工教務(wù)管理模式逐漸被計(jì)算機(jī)教務(wù)管理模式所取代。本文首先對高校教務(wù)管理工作的范圍及流程進(jìn)行分析，然后探討建設(shè)和優(yōu)化高校教務(wù)管理系統(tǒng)的目的，接著描述目前高校教務(wù)管理系統(tǒng)普遍存在的一些缺陷問題，最后結(jié)合高校當(dāng)前及未來教務(wù)管理工作的需求，對現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的功能模塊進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，以供相關(guān)人員參考借鑒。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理系統(tǒng);教務(wù)管理流程;功能模塊;優(yōu)化設(shè)計(jì)

本文為2017年度安徽省高等學(xué)校省級質(zhì)量工程重點(diǎn)項(xiàng)目：“高校教務(wù)管理功能模塊優(yōu)化研究——以安徽財經(jīng)大學(xué)商學(xué)院為例”（項(xiàng)目編號：2017jyxm0953）

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2018年11月5日

教務(wù)管理是高校教學(xué)管理的核心，高校教務(wù)管理的質(zhì)量對于高校的教學(xué)效果、教學(xué)環(huán)境、辦學(xué)競爭力有著直接的影響。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次的不斷提高，教務(wù)管理面臨的壓力越來越大。教務(wù)管理的效能要想得到進(jìn)一步的提升，必須尋找一條信息化、規(guī)范化的改革道路，即積極建設(shè)和優(yōu)化高校教務(wù)管理系統(tǒng)。教務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和工具，使得教務(wù)管理人員的信息管理工作更加高效，從而提高高校的教學(xué)管理水平，提升高校的整體競爭力。

一、高校教務(wù)管理工作范圍及流程

（一）高校教務(wù)管理工作范圍。高校教務(wù)管理主要由教務(wù)行政管理和實(shí)踐教學(xué)管理兩大部分組成。教務(wù)行政管理包括學(xué)科與專業(yè)建設(shè)、制定或修訂專業(yè)設(shè)置計(jì)劃與組織申報及實(shí)施、教學(xué)計(jì)劃的制定與實(shí)施、組織管理、實(shí)習(xí)與實(shí)訓(xùn)管理、教學(xué)改革研究等;實(shí)踐教學(xué)管理包括制定實(shí)驗(yàn)室和實(shí)習(xí)基地的教學(xué)實(shí)踐流程及管理辦法、協(xié)調(diào)實(shí)踐教學(xué)中出現(xiàn)的問題、對實(shí)踐教學(xué)資源進(jìn)行布置及分配等。

（二）高校教務(wù)管理工作相關(guān)業(yè)務(wù)流程

1、教學(xué)計(jì)劃制定業(yè)務(wù)流程。教學(xué)計(jì)劃的制定有利于明確教學(xué)活動的安排，方便學(xué)生選課。教學(xué)計(jì)劃制定過程如圖1所示。（圖1）

2、教務(wù)排課業(yè)務(wù)流程。對任一門課程的安排均要選擇適當(dāng)?shù)臅r間、對應(yīng)教師和適合教學(xué)的教室或教學(xué)場地。具體排課步驟如圖2所示。（圖2）

3、學(xué)生成績審核與評定流程。學(xué)生的成績最終會用來對學(xué)生進(jìn)行評優(yōu)評先，因此學(xué)院要求對學(xué)生要進(jìn)行定期的統(tǒng)一考核。學(xué)生成績審核與評定流程如圖3所示。（圖3）

二、建設(shè)和優(yōu)化高校教務(wù)管理系統(tǒng)的目的

通過對高校教務(wù)管理工作的范圍及相關(guān)業(yè)務(wù)流程的分析，我們不難發(fā)現(xiàn)，教務(wù)管理是高校教學(xué)管理最重要的組成部分，是一項(xiàng)極其復(fù)雜的系統(tǒng)性工作。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的迅猛發(fā)展，教務(wù)管理也由傳統(tǒng)的人力手工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐越虅?wù)管理系統(tǒng)為主的信息化模式。然而，傳統(tǒng)的教務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前高校教務(wù)管理方面的要求和需要。建設(shè)和進(jìn)一步優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)的目的，便是使教務(wù)信息更加集中、教務(wù)管理流程更加順暢、教育資源共享等要求得以實(shí)現(xiàn)。

（一）規(guī)范教務(wù)信息。高校繁雜的教務(wù)信息給教務(wù)管理人員的工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，教務(wù)信息的分散存儲也給信息使用者帶來了諸多不便。院系名稱、專業(yè)名稱、班級編號、教室情況、教師簡介、學(xué)期課程、考場安排等一系列教務(wù)公共信息，應(yīng)該由教務(wù)管理系統(tǒng)統(tǒng)一制定和規(guī)范。通過建設(shè)教務(wù)管理系統(tǒng)，可以解決教務(wù)信息不對稱、不穩(wěn)定、不唯一的問題。

（二）整合教務(wù)工作流程。由于高校各管理系統(tǒng)使用了不同的管理軟件，不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式，可能會帶來相互之間不兼容和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換不順暢的問題，最終給教務(wù)管理工作增加了難度。教務(wù)管理人員需要花費(fèi)額外的工作量用于不同類型數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)換和整合。這種純手工的操作方式極易發(fā)生失誤，帶來不必要的損失。建設(shè)和優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)可以整合教務(wù)工作流程，可以解決教務(wù)管理工作過于分散以及重復(fù)信息傳遞的問題。

（三）實(shí)現(xiàn)教育資源的交互、共享和傳輸。建設(shè)和優(yōu)化高校教務(wù)管理系統(tǒng)的另一個重要目的是利用校園網(wǎng)環(huán)境，將整個學(xué)校的教務(wù)管理工作串聯(lián)起來，并通過對教務(wù)信息的集中管理，實(shí)現(xiàn)教育資源交互和分散操作，實(shí)現(xiàn)教育資源的傳輸和共享，從而實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理的完全數(shù)字化和終極一體化，最終使學(xué)校部門領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)管理人員、教師和學(xué)生等各類用戶能夠依托校園網(wǎng)環(huán)境進(jìn)行高效率的工作和高質(zhì)量的信息共享。

三、高校教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀

出于規(guī)范教務(wù)信息、整合教務(wù)工作流程、實(shí)現(xiàn)教育資源的交互、共享和傳輸?shù)饶康?，全國各大高校相繼引進(jìn)或自主設(shè)計(jì)教務(wù)管理系統(tǒng)，一定程度上提升了高校教務(wù)管理的效率，提高了管理的質(zhì)量。但是，當(dāng)前高校教務(wù)管理系統(tǒng)普遍存在一些缺陷問題，這些問題限制了其管理功能的發(fā)揮。

（一）缺乏科學(xué)設(shè)計(jì)或合理選擇。當(dāng)前高校教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)主要有從軟件公司直接購買和自行設(shè)計(jì)兩種途徑。對于選擇第一種途徑的高校來說，能否綜合考慮本單位實(shí)際工作的需要，從而客觀地選購哪家公司的何種系統(tǒng)尤為重要。然而，在選擇過程中，參與選購的工作人員往往受系統(tǒng)推銷人員的講演情況、系統(tǒng)是否恰好能夠解決一些顯而易見的問題，自身的主觀因素等影響，并不能合理地選擇教務(wù)管理系統(tǒng)。對于選擇第二種途徑的高校來說，能否充分發(fā)揮自身地專業(yè)優(yōu)勢和對教務(wù)管理工作較為充分的認(rèn)識，從而科學(xué)的設(shè)計(jì)教務(wù)管理系統(tǒng)尤其關(guān)鍵。但是，相當(dāng)一部分高校直接將教務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作交由軟件學(xué)院或相關(guān)院系負(fù)責(zé)，而不是動員全校各級教務(wù)管理部門和院系一同參與設(shè)計(jì)。由于單個部門或單個研發(fā)人員對高校教務(wù)管理工作思路的認(rèn)識不夠充分，最終的研制成果很難發(fā)揮教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)有的作用。

（二）缺乏足夠的后期維護(hù)投入。高校教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要足夠的后期投入。包括校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)配置的完善和保障、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的升級和維護(hù)以及各類軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代等等。不少高校在系統(tǒng)的建設(shè)前期能夠投入足夠的經(jīng)費(fèi)，但在建設(shè)后期出現(xiàn)了不同程度的資金短缺情況。資金的短缺直接導(dǎo)致硬件設(shè)備的升級停滯、軟件系統(tǒng)的更新速度減慢、校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)配置得不到有效保障，最終導(dǎo)致教務(wù)管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能得不到穩(wěn)定且有效、規(guī)范且全面的應(yīng)用。

（三）教務(wù)管理人員的信息技術(shù)水平參差不齊。教務(wù)管理系統(tǒng)復(fù)雜的功能和較大的操作難度，對其管理人員的信息技術(shù)水平提出了較高的要求。教務(wù)管理系統(tǒng)正式投入使用之前，需要對管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)。然而，一方面部分高校對教務(wù)管理工作的重視程度不夠，片面地認(rèn)為教務(wù)管理工作只是一項(xiàng)普通的日常事務(wù)性工作，通常沒有專門設(shè)置專業(yè)的教務(wù)管理系統(tǒng)維護(hù)團(tuán)隊(duì)，也鮮有對現(xiàn)有教務(wù)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn);另一方面軟件公司出于時間成本的考慮，在完成教務(wù)管理系統(tǒng)的安裝和調(diào)試之后，會花費(fèi)很少的時間對高校教務(wù)管理人員進(jìn)行針對性的系統(tǒng)培訓(xùn)。大部分高校的教務(wù)管理人員并非專業(yè)技術(shù)人員出身，信息技術(shù)水平參次不齊，很難在極短的培訓(xùn)時間內(nèi)較好地掌握復(fù)雜的教務(wù)管理系統(tǒng)，這就有可能導(dǎo)致在系統(tǒng)的使用初期，管理人員頻繁的出現(xiàn)技術(shù)性失誤，影響系統(tǒng)的使用效能。

四、高校教務(wù)管理功能模塊優(yōu)化設(shè)計(jì)

通過對高校教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀的分析，在廣泛征求各類系統(tǒng)使用者的意見后，結(jié)合我校當(dāng)前及未來教務(wù)管理工作的需求，我們對現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的功能模塊進(jìn)行了優(yōu)化設(shè)計(jì)。當(dāng)然，高效率和高質(zhì)量的功能模塊必須建立在一個合適的基本系統(tǒng)架構(gòu)模式基礎(chǔ)上，也必須依賴于學(xué)校足夠的資金和人員支持。

（一）優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)基本架構(gòu)。教務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)常見的有Client/Server（客戶機(jī)/服務(wù)器，以下簡稱“C/S”）和Browser/Server（瀏覽器/服務(wù)器，以下簡稱“B/S”）兩種模式。C/S模式通過將任務(wù)合理分配到C端和S端，利用兩端硬件環(huán)境的優(yōu)勢，以達(dá)到減少系統(tǒng)通訊開銷的目的。B/S模式利用了不斷成熟的萬維網(wǎng)瀏覽器技術(shù)，減少了客戶機(jī)的工作量，直接在服務(wù)器端就能夠處理軟件的開發(fā)、更新和升級工作，甚至可以異地進(jìn)行，大大減少了軟件系統(tǒng)的維護(hù)費(fèi)用。為了進(jìn)一步完善高校教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，我們首先要對教務(wù)管理系統(tǒng)的基本架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化?？紤]到C/S和B/S兩種模式的優(yōu)勢和劣勢，遵循互補(bǔ)的原則，可選擇C/S和B/S兩種模式相結(jié)合的教務(wù)管理系統(tǒng)模式。教務(wù)管理人員在C/S模式下對系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問和維護(hù)，學(xué)生和教師則可以在B/S模式下更新和維護(hù)自己的個人信息，以及對關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息的簡單讀取。兩種模式的結(jié)合不但提高了教務(wù)信息的安全性，而且提升了教務(wù)管理工作的效能。

（二）優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)各功能模塊

1、系統(tǒng)管理功能模塊。系統(tǒng)管理功能模塊主要包括角色設(shè)置管理、站內(nèi)信息設(shè)置、用戶密碼修改等子功能。角色設(shè)置管理由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)，系統(tǒng)管理員根據(jù)實(shí)際工作需要設(shè)置各類系統(tǒng)用戶的權(quán)限，并有權(quán)對其權(quán)限進(jìn)行修改，不同權(quán)限的用戶登錄系統(tǒng)后會顯示不同的操作頁面，但其無權(quán)修改其權(quán)限。站內(nèi)信息設(shè)置一是對學(xué)校信息進(jìn)行管理，如學(xué)校的名稱、簡稱、地址、網(wǎng)站、聯(lián)系方式等;二是對各系統(tǒng)用戶之間的接發(fā)信息進(jìn)行管理，涉及到收件箱和發(fā)件箱的維護(hù);三是對系統(tǒng)幫助信息進(jìn)行管理，如軟件供應(yīng)商的有關(guān)信息。用戶密碼修改需要告知系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)使用的安全性負(fù)責(zé)。

2、基本管理功能模塊?；竟芾砉δ苣K由教師信息管理、教室信息管理和宿舍信息管理三個子功能組成。這些信息的錄入一般由系統(tǒng)管理員或教務(wù)管理人員完成。教師信息管理主要是維護(hù)教師的個人情況介紹，包括教師的教工號、姓名、聯(lián)系方式、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱和職務(wù)、所屬院系、研究方向、最新的研究成果等。教室信息管理主要是記錄學(xué)校內(nèi)各大教室的基本信息，包括教室的編號、位置、座位數(shù)、多媒體設(shè)施等。宿舍信息管理主要是記錄校園內(nèi)學(xué)生宿舍的基本信息，包括宿舍的編號、所屬宿舍區(qū)、基本配套設(shè)施、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、負(fù)責(zé)人姓名及聯(lián)系方式等。一般情況下，此模塊中的信息允許所有系統(tǒng)用戶進(jìn)行查閱。

3、教務(wù)管理功能模塊。教務(wù)管理功能模塊包括班級設(shè)置管理、課程設(shè)置管理和課程安排管理三個子功能模塊。此模塊下的信息主要由教務(wù)管理人員進(jìn)行設(shè)置。班級設(shè)置管理主要記錄學(xué)校各班級的基本信息，如班級的名稱、所屬院系、學(xué)生人數(shù)、輔導(dǎo)員和班級主要學(xué)生干部的姓名和聯(lián)系方式等等。課程設(shè)置管理主要在每學(xué)期初進(jìn)行，由教務(wù)管理人員增加新申請已獲通過課程，刪除本學(xué)期暫不開設(shè)課程，包括課程名稱、開課院系、課程學(xué)分、開課教師、開課教室、開課時間、課程簡介、期末考核形式等等。課程安排管理，即排課管理，要求教務(wù)管理人員根據(jù)學(xué)期內(nèi)教學(xué)計(jì)劃大綱，確定各班級學(xué)期內(nèi)的課程設(shè)置。

4、學(xué)生管理功能模塊。學(xué)生管理功能模塊主要實(shí)現(xiàn)學(xué)生的入學(xué)管理、成績管理、考勤管理、獎懲管理和離校管理等五大子功能模塊。入學(xué)管理主要是新增新生的學(xué)籍信息和學(xué)雜費(fèi)繳納情況，包括新生的姓名、性別、生源地、考生號、學(xué)號、身份證號、家庭主要成員信息、證件照等個人信息，新生的班級、所屬院系、輔導(dǎo)員、住宿信息、學(xué)雜費(fèi)繳納情況等等。成績管理主要是記錄學(xué)生各學(xué)期的課程成績及課程學(xué)分，一般由任課老師直接錄入?？记诠芾碇饕涗泴W(xué)生曠課情況，由教師或考勤小組負(fù)責(zé)人錄入。獎懲管理主要記錄學(xué)生的獲獎以及處分情況，包括獎懲等級、獎懲原因、獎懲時間等等。離校管理主要記錄學(xué)生離校情況，包括正常離校時間、非正常離校原因、畢業(yè)離校登記等等。

5、教師管理功能模塊。教師管理功能模塊主要實(shí)現(xiàn)教材征訂管理、科研和教學(xué)管理、試卷管理等。教材征訂管理主要是用于教師網(wǎng)上申請課程所用教材，包括教材名稱、出版信息、采購單位等等。科研和教學(xué)管理主要是用于教師對個人科研情況和教學(xué)情況的信息化管理，包括論文發(fā)表、課題申請、榮譽(yù)稱號、授課科目及對象等等。試卷管理主要用于試卷的分析和電子歸檔。

6、教務(wù)在線功能模塊。教務(wù)在線功能模塊主要包括公告管理和對外新聞管理。這一模塊下的信息由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)發(fā)布。公告管理用于及時地向教師及學(xué)生傳遞重要教務(wù)信息，教師和學(xué)生登錄系統(tǒng)后，便能在第一時間瀏覽到公告信息，避免了重要教務(wù)信息的遺漏。對外新聞管理主要是宣傳學(xué)校的教務(wù)管理工作，使教師和學(xué)生能夠方便地了解到學(xué)校的教務(wù)管理動態(tài)。

（三）優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)的后期投入。教務(wù)管理系統(tǒng)后期投入的優(yōu)化涉及諸多方面，一要不斷升級計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，為教務(wù)管理軟件系統(tǒng)的運(yùn)行速度提供保障;二要及時更新軟件系統(tǒng)，注重系統(tǒng)的本地化測試，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的挖掘能力和安全性能;三要考慮通過整合教務(wù)管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)，如人事管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等，來完善校院或院系兩級管理模式;四要規(guī)范技術(shù)跟蹤服務(wù)，確保在遇到使用問題時，能以最快的速度與系統(tǒng)提供商取得聯(lián)系并得到最優(yōu)的解決方案;五要加強(qiáng)教務(wù)管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，通過專家講座、專題探討等方式來提高教務(wù)管理人員的信息水平和信息素養(yǎng)。當(dāng)然，這些后期投入的優(yōu)化需要大量的資金支持，高校應(yīng)該做好預(yù)算，確保有足夠的資金來建設(shè)和進(jìn)一步優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)。

高校教務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)取得了一定的建設(shè)成果，但受限于科學(xué)設(shè)計(jì)或合理選擇的缺乏、建設(shè)后期投入的不足等普遍存在的問題，限制了其管理功能的發(fā)揮。我們對教務(wù)管理系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng)的功能模塊進(jìn)行了細(xì)化和設(shè)計(jì)，但限于知識水平，優(yōu)化后的教務(wù)管理系統(tǒng)依然存在缺陷。希望有更多的學(xué)者能夠在現(xiàn)有的教務(wù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，對其模塊和功能進(jìn)行不斷的完善，從而呈現(xiàn)出一個更加完美的教務(wù)管理系統(tǒng)。

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