省級(jí)信息中心項(xiàng)目管理模式探析

江濤 邵燕華 陳華強(qiáng) 李慧

衛(wèi)生健康信息化建設(shè)是一個(gè)世界性難題，是深化我國(guó)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革、建設(shè)服務(wù)型政府、促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展的主要手段和技術(shù)支撐。而科學(xué)、有效的項(xiàng)目管理是衛(wèi)生信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵因素。

根據(jù)《信息化建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》要求，浙江省衛(wèi)生信息中心項(xiàng)目管理工作包括項(xiàng)目立項(xiàng)管理、招投標(biāo)管理、合同管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、文檔管理、款項(xiàng)支付管理等工作。

項(xiàng)目管理六大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

按《信息化建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》要求，衛(wèi)生健康信息化的項(xiàng)目管理一般存在六大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

需求不明確風(fēng)險(xiǎn)。雖然在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程中，需求變動(dòng)是一種常見(jiàn)的現(xiàn)象，但是因?yàn)樾畔⒒?xiàng)目各方專業(yè)技術(shù)背景的差別，信息中心在項(xiàng)目初始階段一般不會(huì)給出特別明確的需求，經(jīng)常會(huì)在實(shí)行及使用的過(guò)程中根據(jù)實(shí)際情況提出自身的要求。這種狀況的出現(xiàn)會(huì)對(duì)項(xiàng)目的范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度、資金等方面造成直接的影響，嚴(yán)重的情況下，會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目陷入停滯，影響項(xiàng)目進(jìn)度。

協(xié)作不暢風(fēng)險(xiǎn)。由于項(xiàng)目管理小組中的成員既有信息中心技術(shù)骨干也有其他部門人員，其中部分人員缺乏信息化項(xiàng)目管理方面的知識(shí)與技術(shù)，在實(shí)施過(guò)程中容易出現(xiàn)部門銜接或多部門協(xié)作不暢的問(wèn)題。

廉政風(fēng)險(xiǎn)。有時(shí)在項(xiàng)目招投標(biāo)和采購(gòu)等過(guò)程中，往往由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一個(gè)人說(shuō)了算，導(dǎo)致項(xiàng)目審批、項(xiàng)目招標(biāo)、合同簽訂、項(xiàng)目驗(yàn)收與入庫(kù)、財(cái)務(wù)報(bào)銷、資料歸檔等環(huán)節(jié)管理不規(guī)范，存在較大的廉政風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要不斷健全內(nèi)控管理制度，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理程序化、制度化，保障項(xiàng)目質(zhì)量，促進(jìn)廉政建設(shè)。

進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程是比較常見(jiàn)的，由于在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，涉及的專業(yè)與部門較多、項(xiàng)目范圍較廣、持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，很難嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。工程超期會(huì)帶來(lái)以下幾個(gè)方面的影響：最直接的影響就是耽誤用戶的使用，消減各方參與項(xiàng)目建設(shè)的積極性，降低了項(xiàng)目后期的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益;項(xiàng)目中前期進(jìn)度較慢，后期為了趕工，容易影響項(xiàng)目的質(zhì)量，甚至?xí)?dǎo)致項(xiàng)目預(yù)算超支;信息技術(shù)更新迭代速度較快，伴隨著項(xiàng)目時(shí)間的延長(zhǎng)，項(xiàng)目本身的價(jià)值就會(huì)下降，預(yù)期效果就會(huì)不明顯。

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)主要是由于前期沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目承建方的技術(shù)能力和人才配備情況進(jìn)行充分了解，對(duì)其資質(zhì)把關(guān)不嚴(yán)，從而嚴(yán)重影響到項(xiàng)目的可靠性、適用性、安全性、易測(cè)性以及質(zhì)量、進(jìn)度、成本等各個(gè)方面。

人員流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)。信息化項(xiàng)目的成功主要靠人來(lái)完成，“人”在信息化項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著巨大的支撐作用。其中對(duì)項(xiàng)目影響最大的主要是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層和項(xiàng)目技術(shù)骨干人員，他們是項(xiàng)目建設(shè)的核心力量。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，如果有核心人員離開了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，就會(huì)導(dǎo)致管理決策失效、工作量缺失、工作交接成本增加等風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的出現(xiàn)。

項(xiàng)目管理模式探索

信息中心的主導(dǎo)作用。發(fā)揮信息中心在項(xiàng)目管理中的主導(dǎo)作用，規(guī)范管理程序，保障信息化項(xiàng)目的順利實(shí)施，目前信息中心已成立信息中心項(xiàng)目管理小組，作為中心信息化建設(shè)的決策機(jī)構(gòu)。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)并推動(dòng)我中心信息化工作和信息化重大項(xiàng)目建設(shè);負(fù)責(zé)中心信息化項(xiàng)目預(yù)算審核、項(xiàng)目資金使用監(jiān)管、項(xiàng)目審計(jì)、績(jī)效評(píng)價(jià)及竣工財(cái)務(wù)決算審核、審批，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定組織采購(gòu)活動(dòng);負(fù)責(zé)中心信息化項(xiàng)目的論證、評(píng)審、項(xiàng)目合同審核、跟蹤管理、竣工驗(yàn)收及項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)管等工作。同時(shí)聯(lián)合承建單位、監(jiān)理單位和系統(tǒng)用戶形成多方共同監(jiān)管的信息化項(xiàng)目管理體系。

“三全監(jiān)管”。“三全”監(jiān)管，即全能、全程、全業(yè)務(wù)監(jiān)管項(xiàng)目，控制風(fēng)險(xiǎn)，有效保障項(xiàng)目的質(zhì)量。監(jiān)管內(nèi)容涉及設(shè)備采購(gòu)、軟件開發(fā)、系統(tǒng)對(duì)接、文檔編制等方面;監(jiān)管主體涉及承建單位、監(jiān)理單位、系統(tǒng)用戶、信息中心等多方共同參與。

流程圖法管理。流程圖法目前運(yùn)用較為廣泛，在組織機(jī)構(gòu)龐大、流程相對(duì)復(fù)雜的情況下，其優(yōu)越性十分明顯。通過(guò)流程圖法從項(xiàng)目需求分析、方案設(shè)計(jì)到最后的驗(yàn)收、材料歸檔等所有環(huán)節(jié)進(jìn)行檢査分析，以此找出可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，然后找出產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的原因，通過(guò)有針對(duì)性的對(duì)弱環(huán)節(jié)進(jìn)行完善優(yōu)化，有效避免同類風(fēng)險(xiǎn)的再次出現(xiàn)。

“四查七對(duì)”?！八牟椤奔戳㈨?xiàng)審查、標(biāo)書審查、合同審查、驗(yàn)收審查;“七對(duì)”即標(biāo)書與項(xiàng)目申報(bào)書比對(duì)、合同與招標(biāo)文件比對(duì)、合同與投標(biāo)文件比對(duì)、投標(biāo)文件與招標(biāo)文件比對(duì)、驗(yàn)收材料與合同比對(duì)、驗(yàn)收材料與投標(biāo)文件比對(duì)、驗(yàn)收材料與招標(biāo)文件比對(duì)。通過(guò)“四查七對(duì)”，確保項(xiàng)目?jī)?nèi)容建設(shè)符合項(xiàng)目要求、程序規(guī)范，有效防范信息化項(xiàng)目管理過(guò)程出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

優(yōu)化項(xiàng)目管理的實(shí)施效果

通過(guò)采用“三全監(jiān)管”、流程圖法管理、“四查七對(duì)”等措施對(duì)項(xiàng)目管理流程進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化，加強(qiáng)了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程和交付過(guò)程的質(zhì)量把控，嚴(yán)格了合同簽訂、履行、文檔管理等相關(guān)環(huán)節(jié)，有效提高了衛(wèi)生健康信息化項(xiàng)目的綜合管理水平及實(shí)施效率。

立項(xiàng)管理程序更規(guī)范。立項(xiàng)管理嚴(yán)格按照處室需求確認(rèn)、編制項(xiàng)目申報(bào)書、“兩辦”審核、財(cái)政預(yù)算審核、中心項(xiàng)目資金預(yù)算分配這一程序進(jìn)行操作，立項(xiàng)管理程序規(guī)范，存在的風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。

招投標(biāo)管理程序更規(guī)范。從招標(biāo)需求處室確認(rèn)、中心項(xiàng)目管理組審核到組織項(xiàng)目招投標(biāo)，嚴(yán)格按照招投標(biāo)管理流程進(jìn)行，避免項(xiàng)目負(fù)責(zé)一個(gè)人說(shuō)了算，杜絕了暗箱操作，廉政風(fēng)險(xiǎn)得到了有效遏制。

合同簽訂程序更規(guī)范。完成政府采購(gòu)后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)同承建單位按統(tǒng)一模板格式起草合同，監(jiān)理再審核擬稿合同。接下來(lái)，再由總會(huì)或總會(huì)助理審核合同，然后進(jìn)入中心內(nèi)部簽批流程。在合同條款完整、清晰、無(wú)二意性，且簽訂日期符合中標(biāo)通知書要求的情況下，則及時(shí)完成備案。

設(shè)備采購(gòu)程序更規(guī)范。承建方按合同組織采購(gòu)設(shè)備，提前一天通知監(jiān)理開展到貨驗(yàn)收，設(shè)備到場(chǎng)后，監(jiān)理協(xié)助組織到貨驗(yàn)收，做好設(shè)備開箱檢查，形成《設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄》，所有設(shè)備完成到貨及安裝調(diào)試，承建方自檢通過(guò)后，監(jiān)理協(xié)助組織設(shè)備采購(gòu)?fù)瓿纱_認(rèn)，形成《設(shè)備到貨清單》。

驗(yàn)收文檔審核程序更規(guī)范。承建方根據(jù)信息中心《辦法》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合同及監(jiān)理要求收集整理編制各類文檔，形成《驗(yàn)收文檔清單》，內(nèi)審?fù)ㄟ^(guò)后提交監(jiān)理審核;監(jiān)理根據(jù)信息中心《辦法》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及合同審核承建方提交驗(yàn)收文檔，及時(shí)反饋發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，督促整改，通過(guò)審核后形成《監(jiān)理審核報(bào)告》;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)過(guò)監(jiān)理審核的文檔做進(jìn)一步審核確認(rèn)后，向項(xiàng)目管理小組提交《信息中心項(xiàng)目驗(yàn)收審批表》;項(xiàng)目管理小組收到《信息中心項(xiàng)目驗(yàn)收審批表》后，對(duì)提交的驗(yàn)收文檔進(jìn)行審核，無(wú)異議后按流程簽批。

款項(xiàng)支付程序更規(guī)范。階段款項(xiàng)支付條件具備后，承建方向監(jiān)理提交《支付申請(qǐng)》，并附有發(fā)票、支撐材料;監(jiān)理通過(guò)審核后，出具《支付證書》;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)款項(xiàng)《支付申請(qǐng)》《支付證書》進(jìn)行確認(rèn)，沒(méi)問(wèn)題后走中心內(nèi)部付款程序，完成款項(xiàng)支付。

浙江省衛(wèi)生信息中心項(xiàng)目管理的實(shí)質(zhì)在于提高衛(wèi)生健康信息化建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量，促進(jìn)浙江省衛(wèi)生健康信息資源綜合開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源互聯(lián)互通、共享共建，通過(guò)科學(xué)的項(xiàng)目管理方法，進(jìn)一步推動(dòng)浙江省衛(wèi)生健康信息化建設(shè)。

（作者單位：浙江省衛(wèi)生計(jì)生信息中心，高博技術(shù)與戰(zhàn)略研究所（杭州）有限公司）