肖鴻強(qiáng)
(廣東省粵東高級(jí)技工學(xué)校人事處,廣東 汕頭 515000)
在社會(huì)進(jìn)入到高速的互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代之下,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為各行各業(yè)開(kāi)拓了更為廣闊的視野,創(chuàng)新了綜合檔案管理的交流平臺(tái),為綜合檔案管理提供了良好的技術(shù)支撐,使綜合檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展[1],我們要全面分析和把握綜合檔案管理中存在的不足和缺陷,建構(gòu)和完善綜合檔案管理電子化系統(tǒng),引入新型的綜合檔案管理理念和模式,更好地促進(jìn)綜合檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和電子化。
在互聯(lián)網(wǎng)+迅猛發(fā)展的背景下,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)綜合檔案的快速搜索和查找,在統(tǒng)一的綜合檔案管理系統(tǒng)搜索引擎之下,使用者可以在自己的權(quán)限之內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)綜合檔案資料的查詢和閱覽,減少人工查找的難度,快速便捷地獲得綜合檔案相關(guān)信息,提升綜合檔案信息資料查找效率,更好地提升綜合檔案管理質(zhì)量,快速實(shí)現(xiàn)綜合檔案資料的價(jià)值。
在互聯(lián)網(wǎng)+快速發(fā)展的時(shí)代下,可以充分利用電子信息技術(shù),全面地采集綜合檔案資料,并逐漸淘汰傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,引入音視頻檔案信息資料形式,向電子化檔案的趨勢(shì)邁進(jìn),電子化綜合檔案利用信息的傳輸方式可以使綜合檔案資料鏈接形成一個(gè)整體,極大地節(jié)約綜合檔案資料采集的時(shí)間,并使綜合檔案資料的采集更為全面和完整。
互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下可以充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)綜合檔案資料的采集、歸納和整理,這就使綜合檔案服務(wù)的范疇得以擴(kuò)大,在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)綜合檔案管理系統(tǒng)中,利用其網(wǎng)絡(luò)化管理的方式,可以為更多的綜合檔案信息需求者服務(wù),提升綜合檔案管理的服務(wù)效能,更好地促進(jìn)綜合檔案信息之間的融合,挖掘不同綜合檔案信息的交互、協(xié)同的潛在價(jià)值。[1]
在綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式下,可以充分利用現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和自動(dòng)信息化技術(shù),使綜合檔案信息記錄的方式不再單一,以極為豐富的圖案、音頻、視頻等形式,呈現(xiàn)出豐富多樣的綜合檔案信息內(nèi)容,為工作人員對(duì)綜合檔案的研讀創(chuàng)造條件。
首先,我國(guó)有著豐富的檔案資源,受傳統(tǒng)體制影響,大部分單位對(duì)綜合檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為這是一項(xiàng)附屬性工作內(nèi)容,在時(shí)代前瞻性上重視不足,仍然沿襲傳統(tǒng)的手工檔案處理方式和工作模式,導(dǎo)致綜合檔案管理工作不到位;其次,在檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)方面未形成合理梯隊(duì),以廣東省人力資源和社會(huì)保障廳廳屬12 所技工學(xué)校為例,辦公室、人事處等部門(mén)專職檔案管理人員只有6 名,尚存在學(xué)歷不高、專業(yè)不強(qiáng)、兼職過(guò)多等情況;第三,檔案管理人員培訓(xùn)力度不足,導(dǎo)致檔案管理人員的管理思想和理念相對(duì)陳舊,缺乏工作積極性和主動(dòng)性,缺少創(chuàng)新的綜合檔案管理意識(shí)和服務(wù)能力,沒(méi)有樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的思想,與互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求不相吻合。
在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景之下,綜合檔案管理工作的資金投入還存在不足,相關(guān)的設(shè)施設(shè)備投入極為有限,導(dǎo)致綜合檔案的信息化查詢、歸檔、存儲(chǔ)等工作受到極大的限制,難以實(shí)現(xiàn)綜合檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理。以廣東省10 所高水平技師學(xué)院為例,通過(guò)調(diào)查,大部分單位雖然配備了計(jì)算機(jī)等硬件,但是綜合檔案的信息化管理大多還處在脫機(jī)檢索的層次,尚未普及智能檢索和聯(lián)網(wǎng)檢索,導(dǎo)致綜合檔案信息管理平臺(tái)缺乏有效的整合,難以形成綜合檔案信息的交互與共享,存在綜合檔案管理各模塊的信息孤島現(xiàn)象,導(dǎo)致綜合檔案信息的內(nèi)容不夠及時(shí)、全面和完整,極大地降低了綜合檔案信息化管理的效能[2]。
基于綜合檔案的資金投入有限等條件,綜合檔案管理模式還無(wú)法實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與變革,主要沿襲傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式對(duì)綜合檔案資料進(jìn)行采集、分類、校對(duì)和存儲(chǔ),這種綜合檔案管理模式要花費(fèi)極大的時(shí)間和精力,相關(guān)模塊的檔案信息又無(wú)法充分而深入地溝通和共享,存在綜合檔案信息不相匹配的現(xiàn)象和問(wèn)題,這就使綜合檔案的管理效能相對(duì)低下,僅限于綜合檔案的分類與保存,而無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)綜合檔案的信息化查詢、分析和挖掘。為此,需要對(duì)綜合檔案的管理模式加以改革和創(chuàng)新。[2]縱觀國(guó)外的檔案數(shù)字化建設(shè),其網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)絡(luò)資源服務(wù)是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,也是信息資源的價(jià)值體現(xiàn)。如加拿大魁北克省已經(jīng)開(kāi)始將文字記載的檔案數(shù)字化處理,丹麥等地也開(kāi)始將文字資料進(jìn)行掃描,存儲(chǔ)在光盤(pán)與硬盤(pán)之中。[3]而我國(guó)檔案網(wǎng)站多是檔案管理部門(mén)的介紹和目錄檢索,服務(wù)大眾功能較弱,資源利用不足。另外,綜合檔案管理中的安全管理模式也有待進(jìn)一步更新和完善,面對(duì)國(guó)內(nèi)外信息安全形勢(shì)的緊迫性,要充分重視綜合檔案管理模式中的安全管理問(wèn)題。諸如檔案信息失真、篡改、竊取等檔案管理安全問(wèn)題。由此可見(jiàn),在現(xiàn)有的綜合檔案管理模式創(chuàng)新中還要進(jìn)一步完善自身的安全管理系統(tǒng)和模式。環(huán)境因素、硬件因素、技術(shù)因素、管理因素、人的因素、社會(huì)因素是主要影響檔案信息安全的因素。[4]檔案信息安全保障體系的建設(shè),必須從以上幾方面采取針對(duì)性措施防范檔案管理中的安全管理問(wèn)題。對(duì)此就要不斷優(yōu)化綜合檔案管理模式,積極避免綜合檔案信息不匹配等問(wèn)題。
在綜合檔案管理過(guò)程中,檔案管理人員是不可忽視的重要部分。但目前大部分單位的綜合檔案管理人員中,以廣東省內(nèi)國(guó)家重點(diǎn)以上高級(jí)技工院校的檔案管理人員為調(diào)查對(duì)象,在調(diào)研的28所院校中,科班出身的管理人員只有1 名,且存在兼職過(guò)多現(xiàn)象,而其他院校的檔案管理人員普遍存在學(xué)歷不高、非科班出身的現(xiàn)象,大部分管理人員存在相對(duì)落后的思想觀念,缺乏先進(jìn)的綜合檔案管理意識(shí),僅僅是將綜合檔案管理工作視為檔案的簡(jiǎn)單分類及保管工作,而沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到綜合檔案對(duì)于決策的支持作用和意義,并在綜合檔案管理的知識(shí)技能層面缺乏相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析及信息化操作技能,難以勝任綜合檔案資料的信息化分類、檢索和存儲(chǔ)工作。
在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景之下,要全面樹(shù)立綜合檔案管理意識(shí),更新綜合檔案管理觀念,具體來(lái)說(shuō),應(yīng)當(dāng)樹(shù)立和培育以下幾方面的意識(shí)。
1.檔案開(kāi)放性意識(shí)。充分認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代中綜合檔案管理的開(kāi)放性特征,轉(zhuǎn)變?cè)械木C合檔案“神秘性”的認(rèn)知和態(tài)度,將其從部分特權(quán)群體中解放出來(lái),務(wù)必使綜合檔案面向全體需求者開(kāi)放,僅將部分機(jī)密檔案資源進(jìn)行封存管理,以更好地與綜合檔案需求利用者相貼近,滿足檔案利用者的需求,更好地提升綜合檔案管理工作的服務(wù)性與開(kāi)放性。
2.時(shí)效意識(shí)。迎合時(shí)代的要求,在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下加快步伐,及時(shí)全面地采集和整理綜合檔案資料,提升綜合檔案管理服務(wù)的時(shí)效性,第一時(shí)間開(kāi)放綜合檔案信息,使檔案利用者可以在最短的時(shí)間內(nèi)獲取到自己所需的檔案信息內(nèi)容,完成檔案研讀的目的,充分彰顯綜合檔案資料信息的價(jià)值和效能。
3.服務(wù)意識(shí)。提升綜合檔案管理人員的服務(wù)意識(shí),要充分認(rèn)識(shí)到知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下檔案服務(wù)的重要性,全面了解和把握檔案利用者的現(xiàn)實(shí)需求,為綜合檔案需求者提供及時(shí)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。同時(shí),檔案管理工作人員要樹(shù)立資源共享的意識(shí),更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)綜合檔案利用者的檔案管理需求,要注重不同部門(mén)之間的檔案信息交流與溝通,使綜合檔案服務(wù)在檔案資源共享的前提下,形成服務(wù)的整體化和網(wǎng)絡(luò)共享化,從而為檔案需求者提供優(yōu)質(zhì)的檔案共享資源服務(wù)。
在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景下,要以完善而先進(jìn)的綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備為前提并強(qiáng)化物質(zhì)基礎(chǔ),這就需要加大對(duì)綜合檔案管理的投資力度,加強(qiáng)對(duì)綜合檔案管理的信息化維護(hù)和管理,淘汰老舊的設(shè)備,以滿足綜合檔案信息化、數(shù)字化管理的需求。同時(shí),要轉(zhuǎn)變?cè)械募堎|(zhì)檔案管理方式,完善綜合檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施,使不同的綜合檔案管理模塊得以對(duì)接和互通,更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的互補(bǔ)和共享,從而最大化地節(jié)約綜合檔案管理的成本,充分發(fā)揮綜合檔案信息的價(jià)值。綜合檔案管理工作的發(fā)展,必須積極圍繞數(shù)據(jù)核心,資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用協(xié)調(diào)發(fā)展,實(shí)現(xiàn)綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的作用最大程度發(fā)揮。首先夯實(shí)館藏?cái)?shù)字檔案資源基礎(chǔ),突出數(shù)字檔案開(kāi)發(fā)利用特色。其次落實(shí)安全保管體系基礎(chǔ)設(shè)施,優(yōu)化中心機(jī)房升級(jí)改造項(xiàng)目,構(gòu)建檔案信息管理制度,強(qiáng)化高監(jiān)管工作效能。
制度是提高綜合檔案管理的重要保障,更是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)。新形勢(shì)下規(guī)劃?rùn)n案管理工作及發(fā)展,必須注重制度的完善,如規(guī)劃?rùn)n案管理制度[5]。落實(shí)檔案管理制度至關(guān)重要,可實(shí)現(xiàn)用制度管人、約束人,繼而創(chuàng)新綜合檔案管理工作模式;利于檔案管理工作人員工作積極性、主動(dòng)性的提升;利于綜合檔案管理工作流程的優(yōu)化。任何管理工作都必須有制度、規(guī)范保障。在綜合檔案管理中,任何主管部門(mén)都應(yīng)積極貫徹相關(guān)制度與規(guī)范,科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理。
最后圍繞創(chuàng)新動(dòng)力,夯實(shí)科研與項(xiàng)目發(fā)展基礎(chǔ),積極圍繞“十三五”期間發(fā)展目標(biāo)掌握前沿抓牢課題研究,夯實(shí)智慧檔案館建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施,構(gòu)建現(xiàn)代化、智能化的綜合檔案管理。作為政府等相關(guān)部門(mén),必須緊密配合,注重對(duì)互聯(lián)網(wǎng)+綜合檔案發(fā)展的重視,增加綜合檔案管理方面的投入,切實(shí)解決基礎(chǔ)設(shè)施缺乏問(wèn)題。
在互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代背景之下,要針對(duì)不同的電子文件及紙質(zhì)文件,制定統(tǒng)一的檔案信息編碼體系,實(shí)現(xiàn)對(duì)綜合檔案的分類管理和存儲(chǔ),提升綜合檔案服務(wù)利用的高效性,設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)綜合檔案管理系統(tǒng)平臺(tái),采用合理而穩(wěn)妥的權(quán)限設(shè)計(jì),支持各種檔案查詢方法,實(shí)現(xiàn)對(duì)綜合檔案的模糊查詢和精準(zhǔn)查詢,并可以在全新的綜合檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)之中,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的修改及刪除操作、檔案信息存檔操作等,提高綜合檔案檢索效率,減輕綜合檔案管理人員的工作強(qiáng)度。綜合檔案管理創(chuàng)新模式還應(yīng)融入互聯(lián)網(wǎng)思維,側(cè)重于對(duì)綜合檔案管理相關(guān)信息的充分的挖掘和整合,為綜合檔案信息需求者提供良好的增值服務(wù),更好地為綜合檔案的研讀、決策提供依據(jù)和參考;在管理體系方面,必須積極構(gòu)建信息安全管理機(jī)構(gòu),細(xì)化落實(shí)安全管理職責(zé)[4]。一是創(chuàng)新綜合檔案管理模式,優(yōu)化檔案工作流程,實(shí)現(xiàn)工作流信息化、程序化;二是強(qiáng)化實(shí)施保密要害部門(mén)或部位的監(jiān)管力度,定期分析信息安全評(píng)估風(fēng)險(xiǎn),建立動(dòng)態(tài)管理風(fēng)險(xiǎn)的防御體系,確保檔案信息安全、完整,提高本文研究的可行性。
在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景下,要制定綜合檔案信息安全管理機(jī)制,如《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保密法》等,落實(shí)綜合檔案信息的價(jià)值鑒定工作,以對(duì)綜合檔案信息的價(jià)值鑒定為前提,實(shí)現(xiàn)對(duì)綜合檔案開(kāi)放服務(wù)與控制的范疇。同時(shí),要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理,嚴(yán)格信物檔案審批手續(xù),嚴(yán)格控制綜合檔案開(kāi)放和利用的范圍,不可隨意擴(kuò)大或擅自開(kāi)放,較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的開(kāi)放使用與服務(wù),對(duì)于已經(jīng)解密或尚未確定密級(jí)的檔案要實(shí)施控制性的利用;對(duì)于涉密的綜合檔案信息系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)的隔離處理,并注意不可鏈接處理國(guó)家秘密信息的計(jì)算機(jī)或電子信息設(shè)備。另外,還要做好綜合檔案管理的電子設(shè)備及應(yīng)用系統(tǒng)的安全防護(hù)管理,要建構(gòu)和完善綜合檔案管理系統(tǒng)及安全防護(hù)體系,有效檢驗(yàn)并認(rèn)證綜合電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì),開(kāi)發(fā)行之有效的綜合檔案電子安全管理技術(shù),以避免綜合檔案信息被竊取或篡改,較好地保障綜合檔案信息的安全與有效性。
服務(wù)快捷化、管理數(shù)字化、平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)化、人才專業(yè)化分別是“互聯(lián)網(wǎng)+綜合檔案”之魂、之道、之基、之本。同時(shí)更是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案工作發(fā)展的重要方向。國(guó)務(wù)院發(fā)布的《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見(jiàn)》對(duì)未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行了表述,認(rèn)為《意見(jiàn)》是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)消費(fèi)領(lǐng)域、生產(chǎn)領(lǐng)域轉(zhuǎn)變及發(fā)展的重要基礎(chǔ),是綜合檔案管理行業(yè)創(chuàng)新能力提升,促使經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要舉措[6]。對(duì)此在展開(kāi)綜合檔案安全管理工作時(shí),可圍繞《意見(jiàn)》規(guī)范展開(kāi),積極采取“云計(jì)算”手段,解決檔案數(shù)字管理的來(lái)源、標(biāo)準(zhǔn)、有效及安全問(wèn)題。在平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)化方面,積極借鑒網(wǎng)絡(luò)空間發(fā)展網(wǎng)上電子平臺(tái),利用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)、館際互借等方式,構(gòu)建虛擬資源提高文檔服務(wù)。借助檔案門(mén)戶網(wǎng)站、“微”媒體等公眾網(wǎng)構(gòu)建檔案服務(wù)平臺(tái),促使館際檔案信息,在交流方面能與社會(huì)共享。同時(shí)構(gòu)建如館藏檔案管理系統(tǒng)的基于局域網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái),切實(shí)發(fā)揮檔案館收集保管等基本功能,為公眾檔案信息查詢利用奠定良好基礎(chǔ)。構(gòu)建如電子文件中心的基于黨政網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái),提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)、在線查閱等基本服務(wù),滿足黨政機(jī)關(guān)用戶的使用需要,可見(jiàn)做好互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的綜合檔案安全管理對(duì)社會(huì)發(fā)展有著現(xiàn)實(shí)意義。
結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)+形勢(shì)下的綜合檔案管理特點(diǎn),基于檔案利用者的實(shí)際需求,全面提升綜合檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和信息化操作技能,增強(qiáng)綜合檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)+思維,提升檔案管理人員對(duì)綜合檔案電子信息產(chǎn)品開(kāi)發(fā)及設(shè)計(jì)的思維能力,使其能夠熟練運(yùn)用電子化檔案信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),進(jìn)而切實(shí)有效地實(shí)現(xiàn)綜合檔案信息的傳輸、分析和存儲(chǔ)管理,并能夠?yàn)榫C合檔案利用者提供定向、定題的檔案信息資源,最終實(shí)現(xiàn)綜合檔案信息的全面共享,為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的增值服務(wù),從而更好地促進(jìn)綜合檔案管理的數(shù)字化、電子化、信息化的發(fā)展。另外,要擬定綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理人才的培訓(xùn)計(jì)劃和方案,為綜合檔案管理的電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的人才儲(chǔ)備基礎(chǔ)[7]。通過(guò)培訓(xùn)提高管理人員駕馭綜合檔案管理能力的同時(shí),更要吸引、開(kāi)發(fā)高素質(zhì)信息安全人才,不斷調(diào)整人員結(jié)構(gòu)。強(qiáng)化安全人員的崗位、職責(zé)管理,編制管理規(guī)則,實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)利一體。積極構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制,創(chuàng)建有事業(yè)心、有自創(chuàng)力的復(fù)合型團(tuán)隊(duì)。積極完善考核和評(píng)價(jià)制度。構(gòu)建考核、評(píng)價(jià)制度,必須將綜合檔案管理人員的職能表現(xiàn),以及工作內(nèi)容、態(tài)度、檔案管理能力都?xì)w置考核、評(píng)價(jià)制度內(nèi),將考核的結(jié)果,以及工作人員的個(gè)人目標(biāo)實(shí)現(xiàn),與其薪酬掛鉤,實(shí)現(xiàn)新時(shí)代下綜合檔案管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)。
總而言之,互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景下的綜合檔案管理理念和思想應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),融合互聯(lián)網(wǎng)+的創(chuàng)新思維,創(chuàng)新綜合檔案管理模式,加強(qiáng)綜合檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),完善綜合檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái),全面提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì),從而更好地發(fā)揮綜合檔案信息的價(jià)值,為檔案利用者提供及時(shí)、開(kāi)放性的增值服務(wù),更好地推動(dòng)綜合檔案管理的電子化、數(shù)字化、信息化發(fā)展。
汕頭大學(xué)學(xué)報(bào)(人文社會(huì)科學(xué)版)2019年11期