淺析辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理

吳云

摘 要：在辦公室的工作過(guò)程中，文書(shū)檔案的收集與歸檔是最為基本的管理工作，而且它有著較為重要的作用。在當(dāng)前的現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，其工作內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜，而且它對(duì)于事業(yè)單位而言是不可缺少的一部分。本文對(duì)當(dāng)前辦公室文檔案存在的問(wèn)題進(jìn)行淺析，并提出相應(yīng)的解決策略，以供相關(guān)人員進(jìn)行參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;收集與歸檔;工作管理

文書(shū)檔案管理工作是記錄事業(yè)單位存在的一些問(wèn)題，并且是通過(guò)哪種決策或方法來(lái)進(jìn)行解決的全過(guò)程中，其在事業(yè)單位有著十分重要的地位，是不可缺少的一部分。在管理的工作的過(guò)程中，通常情況下，他具有較強(qiáng)的科學(xué)技術(shù)搭配，并運(yùn)用良好的服務(wù)展開(kāi)調(diào)整。在當(dāng)前綜合發(fā)展的過(guò)程中，文書(shū)檔案工作已經(jīng)獲得了大家的認(rèn)可，這也使得不少事業(yè)單位或事業(yè)單位都在不斷地提升檔案管理的整體質(zhì)量。并利用相應(yīng)的內(nèi)容展開(kāi)調(diào)整，提升其質(zhì)量，為自身更好的展開(kāi)工作。

1 辦公室文書(shū)檔案管理中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題

1.1 文書(shū)檔案管理意識(shí)差

由于傳統(tǒng)工作制度的影響，大多數(shù)事業(yè)單位在這方面的重視程度相對(duì)較低，都沒(méi)能給予較好的重視程度，這也使得文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有得到較好的發(fā)展，在收集和歸檔方面都存在較多的問(wèn)題，像一些事業(yè)單位的重要的文件內(nèi)容，會(huì)受到相關(guān)工作人員的重視，將其進(jìn)行歸放并備份，同時(shí)還要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行梳理。不過(guò)其他文件內(nèi)容并沒(méi)有進(jìn)行完整的整理，這也使得其他文件的整理比較散亂，而且文書(shū)檔案收集工作整體形式上相對(duì)較差，工作效率相對(duì)較低。往往會(huì)出現(xiàn)一些其他問(wèn)題，像是檔案丟失，檔案內(nèi)容不全，檔案時(shí)間不準(zhǔn)確等，由于事業(yè)單位的影響，大部分管理人員都對(duì)于這方面的內(nèi)容不夠重視，缺少較好的責(zé)任態(tài)度，從而導(dǎo)致其工作不夠認(rèn)真，出現(xiàn)較多的問(wèn)題[1]。

1.2 檔案收集、歸檔工作存在問(wèn)題

從當(dāng)前的整體來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作都存在較為明顯的問(wèn)題，在收集和歸檔方面存在以下幾點(diǎn)主要問(wèn)題：1）其形式和內(nèi)容以及手段相對(duì)比較落后，目前大部分工作人員仍采用傳統(tǒng)的方式來(lái)進(jìn)行管理，缺少科學(xué)合理的處理方式，使得工作內(nèi)容展開(kāi)存在較多的問(wèn)題。2）整理方面存在較多的問(wèn)題，在整理方面大多數(shù)都采用一種形式和一種方法，這樣會(huì)使得其內(nèi)容過(guò)于單一，而且相關(guān)人員在整理和分析上仍存在采用一種手段。不過(guò)在當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展過(guò)程中，其事業(yè)內(nèi)容越來(lái)越多變，文書(shū)檔案的內(nèi)容也比較復(fù)雜，但是依靠傳統(tǒng)的手法無(wú)法將內(nèi)容進(jìn)行整理。3）在檔案資料收集的過(guò)程中應(yīng)該對(duì)完整的內(nèi)容進(jìn)行收集，但實(shí)際上沒(méi)能對(duì)資料的內(nèi)容進(jìn)行全面收集，而且存在大量的段長(zhǎng)、斷頁(yè)以及不連貫的情況，這也使得其工作內(nèi)容難度不斷升高。4）一些檔案內(nèi)容無(wú)法保證其真實(shí)性，其自身的價(jià)值存在問(wèn)題，如果是檔案內(nèi)容相對(duì)比較的情況下，如果沒(méi)有較好的真實(shí)性會(huì)造成較大的影響，其涉及范圍相對(duì)比較廣泛，如果資料不完整也會(huì)給整理工作加大難度，導(dǎo)致檔案工作無(wú)法順利展開(kāi)[2]。

1.3 文書(shū)檔案管理工作的工作人員綜合素質(zhì)不高

當(dāng)前的文檔內(nèi)容越來(lái)越多，其文檔資料形式復(fù)雜性也越來(lái)越高，管理人員綜合素質(zhì)已難以滿足當(dāng)前的需求，這也使得其工作無(wú)法有效展開(kāi)。管理人員素質(zhì)不高具體可以表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1）大部分工作人員沒(méi)教好的上進(jìn)心，安于當(dāng)前現(xiàn)狀，沒(méi)有明確的工作目標(biāo)，許多人員對(duì)于相關(guān)內(nèi)容的重視程度較低，而且不能對(duì)文檔內(nèi)容負(fù)責(zé)。對(duì)于內(nèi)容沒(méi)有進(jìn)行明確的歸類，而且歸納內(nèi)容存在問(wèn)題。2）工作人員對(duì)這方面的認(rèn)知存在偏見(jiàn)，對(duì)于其重要性的認(rèn)知相對(duì)較低，只是覺(jué)得簡(jiǎn)單的整理工作，這種錯(cuò)誤的理念在認(rèn)識(shí)上存在較多的問(wèn)題，導(dǎo)致其工作不能有效展開(kāi)[3]。

2 辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔工作的有效措施

2.1 構(gòu)建文書(shū)檔案管理體系

做好辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作需要相應(yīng)的文書(shū)檔案管理體系，在構(gòu)建文書(shū)檔案管理體系的過(guò)程中應(yīng)該根據(jù)不同的文檔內(nèi)容定制不同的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)定相應(yīng)的管理規(guī)則，讓相應(yīng)的工作人員按照相應(yīng)的內(nèi)容展開(kāi)相關(guān)工作，從而實(shí)現(xiàn)良好的管理狀態(tài)。與此同時(shí)，在構(gòu)建相應(yīng)的體系過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位部門之間存在的問(wèn)題進(jìn)行不斷調(diào)整，并對(duì)管理的職能進(jìn)行明確，將各部門的工作有效落實(shí)。另外，在管理的過(guò)程中應(yīng)該建立一個(gè)有效的考核體系，可以制定相應(yīng)的周考核、月考核、年考核，并其內(nèi)容整合到管理體系當(dāng)中。根據(jù)考核制度可以不斷地加強(qiáng)相關(guān)人員的工作態(tài)度，從而有效提高他們的工作效率。在開(kāi)展相關(guān)工作的過(guò)程中，可以根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理》來(lái)展開(kāi)，另外還要配套相應(yīng)的法律法規(guī)，讓相關(guān)工作有序的展開(kāi)，按照系統(tǒng)、完整的內(nèi)容來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。另外，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員也應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行高度重視，對(duì)其自身存在的問(wèn)題進(jìn)行管理，并找到有效的解決措施進(jìn)行處理。

2.2 改變文書(shū)檔案收集與歸檔的形式

在以往的工作過(guò)程中，利用傳統(tǒng)的管理模式很容易出現(xiàn)各種問(wèn)題，特別是在收集與歸檔文書(shū)檔案工作很容易出現(xiàn)遺漏、丟失等現(xiàn)象，基于此，我們應(yīng)該找到更好的處理方式，加強(qiáng)這方面的工作的創(chuàng)新工作。首先，事業(yè)單位相關(guān)人員應(yīng)該明確文書(shū)檔案收集和歸檔工作的重要性，并對(duì)文檔的資料內(nèi)容進(jìn)行管理，保證文檔的完整性和連貫性，避免出現(xiàn)其他問(wèn)題，另外還要保證文檔的真實(shí)性和歷史性。其次，對(duì)于新文檔內(nèi)容應(yīng)該及時(shí)的進(jìn)行收集與歸檔，并根據(jù)其內(nèi)容形式進(jìn)行有效分類，及時(shí)做好相應(yīng)內(nèi)容能夠避免其他問(wèn)題的產(chǎn)生，不然很可能會(huì)造成較大的問(wèn)題，從而嚴(yán)重限制事業(yè)單位的整體發(fā)展。最后，要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理方式，而且相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該積極的吸取其他事業(yè)單位的成功經(jīng)驗(yàn)，相應(yīng)的事業(yè)單位應(yīng)該加大這方面的投入力度，積極引進(jìn)相應(yīng)的管理設(shè)備和管理軟件，這樣能夠保證這方面工作更好的展開(kāi)，從而提高其工作質(zhì)量。因此，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，運(yùn)用多渠道的方式來(lái)開(kāi)發(fā)信息資源，將相關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行不斷完善。另外，一些先進(jìn)的設(shè)備搭配好的軟件能夠減少人為工作上的失誤，并且能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供更好的數(shù)據(jù)內(nèi)容，相應(yīng)的事業(yè)單位應(yīng)該不斷的去尋找適合自己事業(yè)單位的方案，從而改變當(dāng)前的服務(wù)質(zhì)量。

2.3 加強(qiáng)相關(guān)人員的綜合素質(zhì)

為有效提升當(dāng)前辦公室檔案管理工作，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)人員的管理培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提升相關(guān)人員的工作態(tài)度，并提升其整體工作質(zhì)量。具體分為兩大點(diǎn)：1）專業(yè)培訓(xùn)，了解業(yè)務(wù)知識(shí)，進(jìn)修相關(guān)內(nèi)容等。2）深入了解臨床的一些醫(yī)療內(nèi)容，并通過(guò)專業(yè)內(nèi)容對(duì)檔案信息進(jìn)行深入了解。首先，相關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該落實(shí)這方面的內(nèi)容，并根據(jù)事業(yè)單位的需求建立起相應(yīng)的檔案工作培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提升他們的專業(yè)能力，并安排他們實(shí)踐內(nèi)容，提升他們的責(zé)任心，從而提高整體工作的水平。其次，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該定期展開(kāi)這方面的會(huì)議，通過(guò)會(huì)議來(lái)調(diào)整他們的工作形式，還能通過(guò)會(huì)議發(fā)現(xiàn)近期工作中存在的主要問(wèn)題，再通過(guò)商議找到較好的處理辦法。這樣能夠改正他們當(dāng)前存在的諸多問(wèn)題，從而改善他們的工作形式。最后，在條件允許的情況下，可以建立起獎(jiǎng)罰機(jī)制，對(duì)于認(rèn)真對(duì)待工作內(nèi)容態(tài)度積極者給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作不夠重視且不能完成任務(wù)者進(jìn)行處罰。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前辦公室檔案收集和歸檔工作仍存在較多的問(wèn)題，需要相關(guān)人員找到較好的處理措施進(jìn)行有效解決，從而提高相關(guān)事業(yè)單位的工作效率。

參考文獻(xiàn)

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