智慧城市背景下城建檔案管理研究分析

莊瑞興 陳哲 林秀蓮 曾淑娟

摘 要：近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)我國(guó)科技水平的提升。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)代信息技術(shù)的影響下，城建檔案管理也逐漸走上了制度化、規(guī)范化的管理之路。本文就智慧城市背景下城建檔案管理展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：智慧城市;城建檔案;檔案管理

城建檔案作為城市發(fā)展的重要憑證，屬于科技檔案范疇，是人類(lèi)智慧的結(jié)晶。城建檔案的有效利用，不僅能夠推進(jìn)城市規(guī)劃與建設(shè)，促進(jìn)城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展，也能夠節(jié)省人力物力以及財(cái)力，推進(jìn)智慧城市建設(shè)。城建檔案管理工作的開(kāi)展從整體上展現(xiàn)城市建設(shè)以及發(fā)展水平，涉及城市建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域，貫穿于城市規(guī)劃的每一個(gè)細(xì)節(jié)。

1 智慧城市的意義

智慧城市是指通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算衍生的新型信息技術(shù)和各類(lèi)社交網(wǎng)絡(luò)，由這些信息技術(shù)和社交網(wǎng)絡(luò)，將城市的資源、環(huán)境、文化等一系列內(nèi)容融合成一個(gè)整體，進(jìn)行智能化發(fā)展和管理。這樣一來(lái)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)在城市運(yùn)行過(guò)程中對(duì)于核心信息的預(yù)測(cè)，還能進(jìn)行快速的感知和智能分析，創(chuàng)造出更適宜的人類(lèi)居住環(huán)境。智慧城市是在工業(yè)化、數(shù)字化城市基礎(chǔ)上進(jìn)化的一種高級(jí)城市發(fā)展形勢(shì)，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用賦予了其無(wú)所不知的感知能力，云計(jì)算使其擁有了將應(yīng)用進(jìn)行融合的強(qiáng)大功能，這樣一個(gè)全新、智能的模式，為人們的創(chuàng)新和發(fā)展奠定了重要基礎(chǔ)。

2 城建檔案管理相關(guān)論述分析

城建檔案是城市規(guī)劃建設(shè)和管理的主要依據(jù)和條件，城建檔案的管理水平是城市管理水平高低的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，是城市管理科學(xué)化的主要渠道。城建檔案優(yōu)化管理，是城市人們正常生活的保障，人們生活中所涉及到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的正確性與完整性，直接作用于人們的正常生活。城市檔案是預(yù)防自然災(zāi)害，減少城市損失的重要基礎(chǔ)。城建檔案在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，占據(jù)舉足輕重的地位，完整的城建檔案是城市在破壞后及時(shí)恢復(fù)與重建的依據(jù)。城建檔案從科學(xué)的角度反映城市的發(fā)展規(guī)律，是城市科學(xué)研究與發(fā)展的重要信息資源。城建檔案集中反映城市規(guī)劃建設(shè)和管理的過(guò)程，對(duì)于城市規(guī)劃與發(fā)展以及城市建設(shè)科學(xué)研究水平具有重要作用。1960年在城市建設(shè)基本建設(shè)檔案規(guī)劃中，明確城建檔案范圍包括工業(yè)建筑工程、民用建筑工程、交通運(yùn)輸工程、市政工程以及城市規(guī)劃五分方面。其中國(guó)城市規(guī)劃?rùn)n案包含城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案、城市規(guī)劃?rùn)n案以及國(guó)土整治規(guī)劃?rùn)n案三大方面。城建檔案管理工作具有綜合性、完整性、專(zhuān)業(yè)性以及特殊性的特點(diǎn)，城市的本身就是一個(gè)綜合體，城市規(guī)劃的各項(xiàng)工作以城市為基礎(chǔ)展開(kāi)?；A(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程各項(xiàng)內(nèi)容相互交錯(cuò)，通過(guò)單行工程互相配合，實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃以及城市規(guī)劃管理工作?；诔鞘幸?guī)劃的綜合性，城建檔案管理工作必須要與城市規(guī)劃需求相符合。工程項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目眾多，涉及內(nèi)容甚廣，城市規(guī)劃發(fā)展與建設(shè)需要基于城市的歷史情況開(kāi)展，因此檔案在管理過(guò)程中應(yīng)注重其完整性。城鎮(zhèn)檔案項(xiàng)目具有專(zhuān)業(yè)性特征，因此在開(kāi)展管理工作時(shí)，必須要注重檔案的專(zhuān)業(yè)區(qū)分，保證其專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。城市規(guī)劃中，以特殊性事件為對(duì)比，規(guī)避傳統(tǒng)規(guī)劃過(guò)程中存在的弊端。因此城鎮(zhèn)檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)注其特殊性，為城市規(guī)劃發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3 智慧城市背景下城建檔案管理

3.1 制定規(guī)范化的管理制度

任何工作都離不開(kāi)制度和規(guī)范，做好檔案工作首先就要從“提高認(rèn)識(shí)、強(qiáng)化制度”上下功夫。首先，要做好檔案管理的宣傳教育工作，明確檔案管理的嚴(yán)肅性和重要性。各級(jí)檔案負(fù)責(zé)人都要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保密法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)的法律法規(guī)，將城建檔案的規(guī)范化管理作為檔案管理的首要任務(wù)來(lái)抓，要做到從檔案收集的第一步開(kāi)始就嚴(yán)格按照制度規(guī)范進(jìn)行，每一個(gè)流程、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行程序化管理?？梢岳矛F(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，按照制度設(shè)定好程序，確保人員在檔案管理過(guò)程中按照步驟進(jìn)行。其次，要注重城建檔案管理中的細(xì)節(jié)管理。如立卷與案卷的裝訂工作要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，保證檔案的時(shí)效性和完整度;再如檔案的移交時(shí)間、收集范圍、業(yè)務(wù)檔案類(lèi)別和保管期限等，都要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行，切不可憑經(jīng)驗(yàn)隨意進(jìn)行。

3.2 拓寬應(yīng)用渠道，完善檔案信息系統(tǒng)

城建檔案管理信息化、智能化建設(shè)是智慧城市建設(shè)的重要體現(xiàn)，也是城建檔案適應(yīng)社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的關(guān)鍵。城建檔案信息化建設(shè)，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，以現(xiàn)代化城市規(guī)劃與建設(shè)需求為基礎(chǔ)，建立城建檔案信息化平臺(tái)管理。檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，強(qiáng)化檔案管理、收集以及利用各個(gè)方面。強(qiáng)化城建檔案宣傳力度，拓寬檔案管理應(yīng)用渠道，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享，有效發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃中的重要作用。城建檔案信息化管理，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量效率的同時(shí)，提升城建檔案管理工作的服務(wù)水平，滿足城市規(guī)劃的實(shí)際需求。

3.3 電子化檢索，降低檔案管理與調(diào)取成本

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)生活質(zhì)量的要求也逐漸提高，檔案館是人們查找信息的主要機(jī)構(gòu)，為信息利用者提供高效準(zhǔn)確的管理是檔案館發(fā)展原則之一。通過(guò)數(shù)字化的檔案存貯，可以最大化實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)節(jié)約，數(shù)字化存儲(chǔ)能夠有效地節(jié)約空間租金，發(fā)揮其空間小、經(jīng)濟(jì)效益強(qiáng)優(yōu)勢(shì)。個(gè)性化管理可以根據(jù)信息利用者的特征愛(ài)好，結(jié)合檢索的習(xí)慣，為信息利用者呈現(xiàn)智慧化的檢索結(jié)果。個(gè)性化管理的提供主要有三個(gè)原因。1）在社會(huì)的蓬勃發(fā)展下，檔案館存儲(chǔ)的信息不斷增加，類(lèi)型也逐漸增多，由于信息資源量過(guò)于龐大，致使信息利用者在進(jìn)行檢索時(shí)不能有效地查找到自身想要的信息資源，這就要求檔案館提供的信息要具備一定的針對(duì)性和較高的準(zhǔn)確性。2）隨著信息利用者綜合素質(zhì)的提高，對(duì)檢索結(jié)果的要求也越來(lái)越高。因此，通過(guò)檢索提供更加優(yōu)質(zhì)有效的信息資源是檔案館需要優(yōu)化的內(nèi)容之一，個(gè)性化管理可以使檔案信息管理更加具備人性化的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)精確有效的檢索結(jié)果。3）實(shí)現(xiàn)“智慧”建設(shè)，“智慧”二字體現(xiàn)了創(chuàng)新與優(yōu)化，智慧城市檔案館的建設(shè)不只是單一方面的創(chuàng)新與優(yōu)化，而是要通過(guò)多方面的發(fā)展實(shí)現(xiàn)“智慧”檔案館。個(gè)性化管理通過(guò)對(duì)多種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的融合，在一定程度上將檢索的過(guò)程和結(jié)果實(shí)現(xiàn)了智慧化，但個(gè)性化管理是開(kāi)始并不是結(jié)束，由點(diǎn)及面，只有通過(guò)不斷的優(yōu)化與創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程的智慧化建設(shè)。龐大的信息資源經(jīng)過(guò)智慧的檢索，按照信息利用者的習(xí)慣近些年提供，很大程度上了體現(xiàn)了人性化管理，這種人性化還體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)效益角度，通過(guò)“智能”“智慧”化的檢索，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的投入與使用，節(jié)約空間成本及紙質(zhì)檔案成本的同時(shí)，提升整體檢索與使用效率。同時(shí)，信息利用者即使通過(guò)手機(jī)終端，也能實(shí)現(xiàn)信息資源所需，隨時(shí)隨地進(jìn)行網(wǎng)上自由檢索，無(wú)論是本地還是異地的檔案館，為信息利用者提供了很大程度上的便捷性。

4 結(jié)語(yǔ)

雖然城建檔案館與公共檔案館保管檔案的門(mén)類(lèi)不同，但其共同的目的都是為檔案利用者服務(wù)，因此對(duì)于智慧城市背景下城建檔案的研究應(yīng)該側(cè)重于城建檔案信息資源的整合與共享、服務(wù)與利用。在智慧城市背景下，研究者應(yīng)該從城建檔案信息資源服務(wù)與利用的角度出發(fā)，探求如何在基于智慧城市的基礎(chǔ)之上更加科學(xué)、合理地整合城建檔案信息資源，以便為用戶提供高效、快捷的信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]曾智.基于移動(dòng)終端的城建檔案利用平臺(tái)的研究與實(shí)踐[J].中國(guó)建設(shè)信息，2017（11）：62-63.

[2]張晉周.建立新型智慧城市下的城建檔案管理工作[J].中國(guó)檔案，2017（8）：30-31.