推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

張鵬飛

摘 要：我國(guó)科技水平和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平均呈現(xiàn)出了良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，在這樣的大背景下，人才雖然能夠得以更好的流動(dòng)，使得資源在整個(gè)社會(huì)發(fā)展背景下更好的交融，而科學(xué)技術(shù)若不加以?xún)?yōu)化利用，亦會(huì)出現(xiàn)負(fù)面作用，如對(duì)檔案管理工作形成沖擊，因而必須做好檔案管理的政策革新工作，而信息化技術(shù)水段的出現(xiàn)無(wú)疑是為事業(yè)單位的檔案管理提供了助力。為此，本文就當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的不足之處進(jìn)行分析，并針對(duì)性的提出相應(yīng)解決對(duì)策，以期與廣大相關(guān)工作人員共勉。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

自第三次科技革命發(fā)展以來(lái)，社會(huì)呈現(xiàn)出了“井噴式”的發(fā)展態(tài)勢(shì)，不同社會(huì)領(lǐng)域與行業(yè)的變化巨大，其中以計(jì)算機(jī)為依托的互聯(lián)網(wǎng)新媒體充斥著整個(gè)社會(huì)，為各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也帶來(lái)了諸多的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理工作效率較低，沒(méi)能將檔案管理工作的作用真正發(fā)揮出來(lái)，如若工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行抽調(diào)時(shí)，不僅需要花費(fèi)一定的時(shí)間，更不便于管理人員的日常保存。而信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建不僅解決了這些問(wèn)題，還減少了各種內(nèi)外因素的制約，使事業(yè)單位檔案管理工作得以順利推進(jìn)。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的不足

1）檔案管理機(jī)制改革力度小，改革作用較小。我國(guó)諸多事業(yè)單位開(kāi)始革新傳統(tǒng)的檔案管理模式，從現(xiàn)有的檔案管理工作問(wèn)題中尋找改革突破口，積極對(duì)傳統(tǒng)管理問(wèn)題和現(xiàn)代管理改革標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)接，從而有效的扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)檔案管理中的問(wèn)題，使之能夠順利的過(guò)渡到現(xiàn)代化檔案管理信息化建設(shè)中去。在如此改革與創(chuàng)新的發(fā)展思路中，雖然傳統(tǒng)檔案管理中的部分顯著問(wèn)題得到了有效的解決，但從機(jī)制層面看，其管理模式中仍然存在著諸多的問(wèn)題沒(méi)有被解決。主要表現(xiàn)為檔案管理機(jī)制的改革雖然已經(jīng)漸漸走向了正軌，但其改革力度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足檔案管理信息化建設(shè)的根本需求和標(biāo)準(zhǔn)，從而使得其改革后的信息化管理作用無(wú)法得到有效的發(fā)揮?，F(xiàn)代信息化發(fā)展浪潮中，很多從事檔案管理的工作人員并沒(méi)有接受系統(tǒng)的信息化管理培訓(xùn)，從而使其改革的真正作用未被充分發(fā)揮出來(lái)[1]。

2）缺乏實(shí)用性人才，人才隊(duì)伍建設(shè)落后。在事業(yè)單位檔案管理中，一定要將人才隊(duì)伍建設(shè)作為首要的工作重點(diǎn)進(jìn)行推進(jìn)，而很多事業(yè)單位恰恰忽視了人員在事業(yè)單位檔案管理工作中的地位，從而使得檔案管理工作的質(zhì)量和效率失去了應(yīng)有的保障。對(duì)于檔案管理工作人員而言，其不僅要與單位內(nèi)其他部門(mén)的工作人員構(gòu)建密切的聯(lián)系，還要全面掌握檔案管理的工作流程和信息化服務(wù)流程，并善于熟練應(yīng)用信息化技術(shù)操作方法推動(dòng)檔案管理工作。而當(dāng)前很多工作人員缺乏信息化專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不僅對(duì)信息化檔案管理模式較為陌生，甚至在工作中缺乏責(zé)任感，進(jìn)而限制了檔案管理機(jī)構(gòu)的整體工作水平。

3）信息技術(shù)不完善，難以提升檔案管理的效率。通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理是確保檔案管理工作高效推進(jìn)的重要保證，而我國(guó)諸多事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏技術(shù)性指導(dǎo)，對(duì)信息化技術(shù)手段的應(yīng)用也存在著諸多的不足，嚴(yán)重影響檔案管理工作的順利進(jìn)行。由于檔案管理信息化建設(shè)在我國(guó)事業(yè)單位的日常工作中應(yīng)用不夠成熟，從而使得一些較為重要的檔案信息仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔方法，這種檔案管理方法對(duì)其長(zhǎng)期的保存和完整性的保留十分不利，甚至加劇了日后對(duì)檔案翻閱查找的難度。

4）信息化建設(shè)不合理，缺少信息化建設(shè)規(guī)范性。目前我國(guó)各個(gè)事業(yè)單位的信息化建設(shè)不夠合理，不同的單位檔案管理系統(tǒng)對(duì)接性較差，不同的單位和部門(mén)之間缺乏信息化資源的交流，從而使得其檔案管理在缺少統(tǒng)一性的問(wèn)題下無(wú)法協(xié)調(diào)統(tǒng)一和資源共享。通常情況下，檔案管理工作無(wú)法借助管理軟件進(jìn)行信息管理，同時(shí)其檔案工作的內(nèi)容比較復(fù)雜多變，這就讓信息化建設(shè)的規(guī)范性無(wú)法得到保證，長(zhǎng)此以往，其檔案管理工作中的問(wèn)題和困難便難以有效得到解決和優(yōu)化，嚴(yán)重影響檔案管理工作的順利推進(jìn)。[2]

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策分析

1）規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)，為檔案管理指明方向。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)一定要做好規(guī)劃，讓信息化改革按照規(guī)范的程序推進(jìn)，從而減少改革過(guò)程中出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。此外，在檔案管理信息化建設(shè)中，其規(guī)范的要求和標(biāo)準(zhǔn)能夠?yàn)楦母镏该鞣较?，讓整個(gè)檔案管理改革的成效彰顯出來(lái)，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)職能得以長(zhǎng)久發(fā)揮。因而在信息化建設(shè)革新之間，一定要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作形式進(jìn)行確切的分析，從科學(xué)的角度進(jìn)行改革規(guī)劃，這樣便能夠讓檔案管理信息化建設(shè)在科學(xué)的指導(dǎo)下順利完成。此外，在檔案管理信息化建設(shè)中，事業(yè)單位的各個(gè)部門(mén)之間一定要加強(qiáng)合作，讓信息化管理工作呈現(xiàn)出更完善的靈活性和實(shí)用性，這樣的檔案管理信息化建設(shè)更能獲得信息資源的支持[3]。

2）完善檔案管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。在檔案管理信息化水平的不斷深入背景下，其信息化建設(shè)整體服務(wù)水平已經(jīng)有了顯著的提升，并讓檔案管理中的服務(wù)型作用充分實(shí)現(xiàn)。但是，在信息化建設(shè)的過(guò)程中，我們要注意網(wǎng)站系統(tǒng)建設(shè)重要性，在現(xiàn)代化信息管理模式中，網(wǎng)站系統(tǒng)的建設(shè)能夠更有效的幫助信息化服務(wù)模式發(fā)揮其作用，如在檔案管理工作中，通過(guò)其網(wǎng)站系統(tǒng)建設(shè)來(lái)進(jìn)行查詢(xún)、查閱、共享信息資源等功能，是檔案管理工作更加完善，更加迅捷。此外，網(wǎng)站系統(tǒng)建設(shè)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的一體化管理模式，讓檔案管理中的各類(lèi)資源實(shí)現(xiàn)充分共享，這對(duì)日后事業(yè)單位各類(lèi)工作的發(fā)展和優(yōu)化大有裨益。

3）加強(qiáng)數(shù)字化手段的應(yīng)用，提升檔案管理信息資源的處理效率。在檔案管理信息化建設(shè)改革中，除了要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行靈活管理，還要盡快促進(jìn)其信息資源向數(shù)字化資源的靈活轉(zhuǎn)化，這樣才能促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。為此，在信息化建設(shè)前，需要對(duì)檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行詳細(xì)分析，了解現(xiàn)有檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展情況，并就其實(shí)際情況進(jìn)行分析和改革，以及建立健全檔案管理信息化體系。需要注意的是，在將檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)管理與數(shù)字化轉(zhuǎn)化前，一定要凸顯管理的重要內(nèi)容，將檔案管理中的各類(lèi)資源進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量[4]。

4）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)，建設(shè)良好的人才隊(duì)伍。檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的構(gòu)建，通過(guò)完善人才隊(duì)伍建設(shè)能夠讓檔案管理質(zhì)量、效率得到質(zhì)的提升，對(duì)此，需要對(duì)從事檔案管理的工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，尤其是信息化技術(shù)類(lèi)別培訓(xùn)工作，這樣便能夠讓廣大檔案管理工作人員更順利的運(yùn)用信息化技術(shù)去做好檔案管理工作的各項(xiàng)任務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了廣大事業(yè)單位發(fā)展的主流思路，但仍有部分單位應(yīng)用傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案，一定要對(duì)其進(jìn)行引導(dǎo)改革和創(chuàng)新，通過(guò)引進(jìn)信息化技術(shù)設(shè)備來(lái)促進(jìn)其檔案管理工作的進(jìn)步。為了能夠保證其工作人員能夠?qū)崟r(shí)保持專(zhuān)業(yè)化技術(shù)水平，事業(yè)單位需要定期舉辦信息化技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，如電腦操作技能和計(jì)算機(jī)計(jì)算理論等，以此來(lái)建設(shè)一支檔案管理人才隊(duì)伍[5]。

3 結(jié)語(yǔ)

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位的檔案管理要不斷提升自身的信息化管理能力，讓檔案管理工作能夠呈現(xiàn)出高效、高質(zhì)的狀態(tài)，從而讓其工作的職能得以有效發(fā)揮。但不同的單位有著不同的發(fā)展問(wèn)題，因而在其檔案管理信息化建設(shè)中，一定要充分結(jié)合每個(gè)單位檔案管理的實(shí)際情況，堅(jiān)持實(shí)事求是，結(jié)合本單位實(shí)際發(fā)展要求進(jìn)行改革，并針對(duì)性的進(jìn)行了對(duì)策探討，具有一定的研究?jī)r(jià)值，希望能為廣大檔案管理工作人員提供些許幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]趙錦秀.試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：95.

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[3]顏銳，楊帆，董鍵.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2019（08）：36-37.

[4]郝文娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：69.

[5]甄美英.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（14）：63.