周遠(yuǎn)波

山東省五蓮縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化推廣服務(wù)中心 山東 五蓮 262300

引言：在公共服務(wù)機(jī)構(gòu)的各種日常工作和活動(dòng)中，大量的工作人員檔案不斷地產(chǎn)生，包括所有管理人員和雇員的基本情況，教育程度，職業(yè)技能，業(yè)務(wù)水平，獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰等等都在檔案中被一一記錄，這些檔案信息的重要性是毋庸置疑的，它可以成為公共服務(wù)機(jī)構(gòu)選人用人的參考依據(jù)之一，為人才的選任提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息，并促進(jìn)單位所有工作的高效開展。 在這方面，公共服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人員檔案信息的重要意義，在人事檔案的管理環(huán)節(jié)，積極引入新技術(shù)、新設(shè)備和新的管理方式，有效提高人事檔案管理的效率，對(duì)于人事檔案做到物盡其用，為機(jī)構(gòu)人才的培養(yǎng)和選拔提供可靠的數(shù)據(jù)和資料的支撐。

1 人事檔案信息化存在的優(yōu)勢(shì)

1.1 引進(jìn)先進(jìn)理念

在公共服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作中，有必要以為實(shí)際需要為出發(fā)點(diǎn)，以檔案的管理為核心，公共服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府機(jī)構(gòu)的人事檔案的管理水平與負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的工作人員的管理能力和專業(yè)素質(zhì)直接掛鉤。因此，在當(dāng)前公共服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府機(jī)構(gòu)的人事檔案管理的工作中，檔案管理的工作人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，全面提升人事檔案管理的效率?？茖W(xué)技術(shù)的不斷革新，帶來了很多技術(shù)上和設(shè)備上的新突破，這也要求人事檔案的管理工作人員不僅要有專業(yè)扎實(shí)的檔案管理技能，還要掌握最先進(jìn)的人事檔案的管理理念和管理方法，同時(shí)還要具備良好的職業(yè)修養(yǎng)和責(zé)任心。只有這樣，我們才能更好地滿足公共服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府機(jī)構(gòu)對(duì)于人事檔案管理工作的需要。

1.2 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)

電子信息技術(shù)在公共服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府機(jī)構(gòu)的人事檔案管理中引入后，人事檔案管理的效率和水平得到很大的提升，人事檔案的全面性、準(zhǔn)確性和及時(shí)更新性得到了明顯的改善，具備更好地開發(fā)和使用的潛能。但是，隨著人事檔案內(nèi)容的豐富，在使用個(gè)人檔案調(diào)取相關(guān)個(gè)人信息時(shí)，缺乏必要的保密意識(shí)導(dǎo)致人事檔案的信息泄露事件時(shí)有發(fā)生。由于存儲(chǔ)設(shè)備的不穩(wěn)定，很容易造成源文件的損壞，這將嚴(yán)重影響人事檔案的信息安全性。因此，在公共服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作中，一定要做好檔案信息的安全保護(hù)工作。充分利用檔案管理系統(tǒng)內(nèi)預(yù)設(shè)的加密功能，對(duì)特定的區(qū)分了檔案信息保密級(jí)別的數(shù)據(jù)庫，做出不同的保密安全防護(hù)，及時(shí)查找系統(tǒng)漏洞，并進(jìn)行修補(bǔ)和殺毒，確保人員檔案信息的安全。

1.3 完善人事檔案信息化管理的規(guī)范和制度

為了完善人事檔案管理的規(guī)章制度，提高人事檔案的管理水平，有必要根據(jù)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，建立人事檔案信息管理系統(tǒng)的一套標(biāo)準(zhǔn)先進(jìn)的管理制度，并且不斷地結(jié)合檔案管理工作遇到的一些問題，及時(shí)對(duì)檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行完善和更新。在從工作人員進(jìn)行檔案中各項(xiàng)信息的收集時(shí)，應(yīng)實(shí)施監(jiān)督制度，始終遵守檔案管理相關(guān)的制度和法規(guī)，特別是在機(jī)要部門的檔案管理工作中，做好檔案信息的收集工作，然后進(jìn)行歸納和整理，以盡可能的做到人事檔案把各個(gè)方面的信息都囊括進(jìn)來。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化管理的問題

2.1 軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不全

由于不同的單位部門對(duì)人事檔案信息的要求有所不同，大多數(shù)單位在人事檔案管理的系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié)，基本都是采取購買社會(huì)服務(wù)的形式，打包給社會(huì)的一些計(jì)算機(jī)系統(tǒng)服務(wù)商。由于各地、各部門的人事檔案信息管理系統(tǒng)都是相對(duì)獨(dú)立的，這就會(huì)妨礙管理系統(tǒng)之間的交互， 開發(fā)通用和標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理軟件在當(dāng)今看來還比較困難。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理方式落后

為了提高公共服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府機(jī)構(gòu)的人事檔案的信息管理工作，有必要明確日常檔案管理工作的制度和規(guī)范。 但是，根據(jù)目前各個(gè)單位對(duì)人事檔案管理工作的實(shí)際情況，每個(gè)單位大多只考慮自己本單位對(duì)檔案信息的實(shí)際需要，導(dǎo)致了人事檔案管理工作的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)有很大的偏差，一個(gè)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作，導(dǎo)致了不同地區(qū)、不同部門的人事檔案之間不能進(jìn)行互聯(lián)互通，信息共享。這很大程度上降低了現(xiàn)代化的人事檔案管理工作的發(fā)展水平。

2.3 人事檔案利用率不高

人事檔案管理的主要目的是利用，將全面真實(shí)的人事信息提供給人事部門，便于制定科學(xué)合理的人事決策。從現(xiàn)階段檔案管理工作來看，人事檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)不強(qiáng)，如此一來，不能真正發(fā)揮出人事檔案的作用。

2.4 人事檔案管理人員素質(zhì)不高

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，在這個(gè)信息時(shí)代的大背景下，人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，對(duì)人事檔案信息管理人員的能力和水平提出了更嚴(yán)格的要求。人事檔案信息的管理人員不僅要具備較高的人事檔案的管理水平，還要具備信息化時(shí)代人事檔案文件管理的電子化知識(shí)。熟練運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，然而公共服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府機(jī)構(gòu)仍然缺乏高水平、高技能的專業(yè)性的人事檔案管理工作人員，缺乏足夠的專業(yè)能力，包括技術(shù)和管理在內(nèi)的綜合人才非常稀缺。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略

3.1 加強(qiáng)重視、完善管理

公共服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府機(jī)構(gòu)應(yīng)充分了解人事檔案管理工作中，應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)的重要性，逐步推動(dòng)人事檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，并提供足夠的專項(xiàng)資金，使其在現(xiàn)有軟硬件水平的基礎(chǔ)上，得到升級(jí)和開發(fā)，以確保人事檔案的管理工作可以提升效率。另外，還要努力使得人事檔案信息管理更高效率和更加簡便[5]。

3.2 構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理制度

這要求業(yè)務(wù)單位高效率的管理人事檔案，做好信息管理工作，改善檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用流程，加強(qiáng)對(duì)人事檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)的支持，規(guī)范人事檔案的收集和存檔，以及使用和借閱。并建立完整的內(nèi)部控制系統(tǒng)和相應(yīng)人員責(zé)任的編制系統(tǒng)，以確保人事檔案管理和使用的安全性和可靠性。

3.3 提高檔案信息化管理安全性

人事檔案涉及到個(gè)人方方面面的信息，在信息安全越來越受到人們重視的當(dāng)今社會(huì)。檔案信息的管理工作務(wù)必要注重保障檔案信息的安全不受侵害，確保檔案信息系統(tǒng)不存在安全漏洞，不會(huì)被黑客攻擊導(dǎo)致個(gè)人檔案的信息外泄。檔案的管理工作人員必須要對(duì)人事檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)做定期的維護(hù)和更新，保障檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性和可靠性。

3.4 提升人事檔案管理人員綜合素質(zhì)

對(duì)于人事檔案的管理來說，最重要的決定性因素就是檔案管理工作的專門負(fù)責(zé)人，他們的人事檔案管理技能和先進(jìn)的管理模式以及管理手段，將會(huì)直接決定檔案管理工作能否高效、高質(zhì)量的展開。因此，需要特別注重人事檔案管理人才的選聘，注重它們的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，并在日常的管理工作之外，加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)學(xué)習(xí)支持，確保人事檔案的管理工作人員可以接觸到最為先進(jìn)的額人事檔案管理模式，并且通過學(xué)習(xí)，把這種管理模式應(yīng)用到日常的工作中來。提升人事檔案管理的質(zhì)量和效率。

4 結(jié)語

總之，公共服務(wù)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)人事檔案中的信息管理非常重要，可以提高工作效率，更好地發(fā)揮檔案的作用。公共服務(wù)機(jī)構(gòu)要完善各種管理制度，檔案管理人員還應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，為公共服務(wù)機(jī)構(gòu)的人事檔案的發(fā)展創(chuàng)造有利條件。