淺談推進(jìn)檔案數(shù)字化和信息化的重要性

付小娟

摘 要：檔案管理工作繼續(xù)保持A級水平，進(jìn)一步增強(qiáng)作業(yè)區(qū)全員檔案意識(shí)，明確工作職責(zé)，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，完善檔案工作責(zé)任制，深化檔案資源的建設(shè)和開發(fā)利用，推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，促進(jìn)作業(yè)區(qū)檔案工作整體水平再上新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；信息化

檔范圍確認(rèn)”為依據(jù)，加大各類檔案的收集力度，加強(qiáng)數(shù)字化和信息化的作用。把歸檔部門的應(yīng)交與檔案部門的應(yīng)收緊密聯(lián)系在一起，形成雙向制約機(jī)制，并以E6檔案系統(tǒng)、聲像檔案系統(tǒng)、勘探開發(fā)V3.0系統(tǒng)為平臺(tái)，做好實(shí)體檔案與電子檔案的同步收集、整理、歸檔，確保檔案齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整。 檔案工作從以下面幾方面著手：

1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集成共享

1.1 積極開展檔案管理系統(tǒng)的上線應(yīng)用

為加快檔案信息化進(jìn)程，今年公司研發(fā)《新疆油田檔案信息網(wǎng)絡(luò)集成V3.0系統(tǒng)》，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與專業(yè)數(shù)據(jù)庫的對接和數(shù)據(jù)的邏輯歸檔、在線利用，形成統(tǒng)一、專業(yè)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)集成平臺(tái)。5月完成了對E6檔案系統(tǒng)導(dǎo)出勘探開發(fā)檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)的檢查整改、對電子文件的整理備份等準(zhǔn)備工作，6月集中遷移導(dǎo)入勘探開發(fā)單井檔案數(shù)據(jù)1453卷、37389件，勘探開發(fā)綜合檔案數(shù)據(jù)1284卷，掛接電子文件12394件。

1.2 嚴(yán)把新增檔案數(shù)字化關(guān)，保持作業(yè)區(qū)檔案數(shù)字化率

作業(yè)區(qū)檔案按照“增量電子化”的要求，做好新增各種類型、各種載體檔案數(shù)字化工作。在接收實(shí)體檔案的同時(shí)，加大接收電子文件的力度，要求移交實(shí)體檔案的同時(shí)必須提交相應(yīng)的電子文件，特別是基建檔案，要求資料形成單位必須提交與卷內(nèi)目錄一一對應(yīng)的PDF格式掃描文件，本著審核合格再辦理交接手續(xù)的原則。

1.3 做好各類檔案入庫數(shù)據(jù)脫機(jī)備份，實(shí)現(xiàn)異地保管

按照《關(guān)于做好各類檔案入庫數(shù)據(jù)脫機(jī)備份的通知》要求，做好各類檔案入庫數(shù)據(jù)的備份工作。備份數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)電子目錄、入庫電子文件。系統(tǒng)電子目錄的備份，采取年度備份的形式，每年歸檔工作完成以后，導(dǎo)出準(zhǔn)確無誤的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，形成《企業(yè)檔案目錄》，并打印出紙質(zhì)目錄，與往年企業(yè)檔案目錄合并存放。

1.4 層層把關(guān)，加強(qiáng)電子文件質(zhì)量控制

隨著檔案信息化的深入，通過系統(tǒng)借閱電子檔案已逐漸成為日常。歸檔電子文件的質(zhì)量關(guān)系到查借閱數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度、可信度。為了做好歸檔電子文件的質(zhì)量，嚴(yán)把歸檔電子文件的審核關(guān)，兼職檔案員對歸檔電子文件初審，檔案員再進(jìn)行終審的，對電子文件存在不是最終版、與原件不一致、掃描不清晰、掃描缺頁漏頁等問題的，堅(jiān)決要求整改合格后，才辦理檔案移交手續(xù)。切實(shí)做到了層層把關(guān)、層層落實(shí)的歸檔管理機(jī)制，電子文件的合格率達(dá)到了100%。

2 深化數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理水平

2.1 《檔案信息網(wǎng)絡(luò)集成系統(tǒng)》數(shù)據(jù)檢查及應(yīng)用

《檔案信息網(wǎng)絡(luò)集成系統(tǒng)》今年進(jìn)行了系統(tǒng)升級，保證作業(yè)區(qū)勘探開發(fā)類檔案、聲像檔案數(shù)據(jù)在升級后條目準(zhǔn)確無誤、電子文件不漏不丟，對升級后系統(tǒng)中數(shù)據(jù)進(jìn)行條目數(shù)量、著錄項(xiàng)、電子文件掛接情況核對，共核對勘探開發(fā)綜合和單井類檔案2774卷38554卷內(nèi)件、聲像檔案1053件數(shù)據(jù)，對發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，共整改條目233卷件，重新上傳電子文件106個(gè)，確保了全庫數(shù)據(jù)齊全準(zhǔn)確。

2.2 歷史電子文件，完善E6檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)

為確保E6系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性、確保備份電子文件數(shù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性，針對E6檔案系統(tǒng)做整體遷入時(shí)沒有掛接電子文件的檔案類別，即文書類、科研類、實(shí)物類檔案，今年統(tǒng)一手工進(jìn)行上傳電子文件。共整理上傳電子文件3727個(gè)，確保了E6系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

2.3 核對整改檔案系統(tǒng)著錄項(xiàng)，確保檢索無遺漏

隨著檔案信息化、數(shù)字化的不斷深入，目錄數(shù)據(jù)庫的檢索已代替了手工檢索，這對檔案系統(tǒng)著錄的也提出了更高的要求。為了更好地為作業(yè)區(qū)檔案查、借閱服務(wù)，提高查全、查準(zhǔn)率，今年開展了管理類檔案著錄項(xiàng)的檢查整改工作，針對文件內(nèi)容中包含多人的，而文件名中不能全部體現(xiàn)多人的文件，如“任免通知”“調(diào)動(dòng)介紹信”“表彰決定”等，查閱原始文件后，將文件涉及到的人名補(bǔ)充進(jìn)檔案系統(tǒng)“題名”著錄項(xiàng)或“備注”著錄項(xiàng)中，確保檔案系統(tǒng)檢索更精準(zhǔn)、無遺漏。

3 結(jié)論

檔案員承擔(dān)著每個(gè)部門文件材料的收集整理、歸檔工作，是檔案形成的關(guān)鍵點(diǎn)，特別是信息化項(xiàng)目檔案的管理，發(fā)揮對項(xiàng)目檔案資料的指導(dǎo)檢查職能，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，及時(shí)指導(dǎo)檢查文件材料的收集、整理，保證項(xiàng)目檔案歸檔的及時(shí)、齊全、完整。

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