淺析住房公積金檔案的特點及檔案管理

陳育紅

摘 要：近幾年，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，我國住房公積金提取數(shù)額也在不斷增長。眾所周知，住房公積金是市場經(jīng)濟的主要組成部分，在檔案管理中一些問題相繼出現(xiàn)，如何加強檔案管理是工作人員急需面對與解決的重要問題。筆者根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗，就當前住房公積金的管理工作現(xiàn)狀，提出了一些問題與解決方案，供同業(yè)人士借鑒與參考。

關鍵詞：住房公積金；檔案工作；問題；對策

隨著制度的完善，國家住房公積金管理工作不斷深化開展，為保證人們的利益，公積金檔案管理變得更加重要，作為為人們提供有效服務的工作，如何發(fā)揮出有效的利用價值，需要進一步分析，本文將通過相關工作經(jīng)驗總結，提出如何提高公積金檔案管理的路徑，希望分析能夠助力相關工作人員有效開展檔案管理工作。

1 住房公積金檔案的特點

1.1 形成過程具有動態(tài)性

就住房公積金檔案的特點來說，它與普通的檔案還有著一定的差異，尤其是住房公積金檔案具有的動態(tài)性，簡單來說，住房公積金檔案與普通檔案相比，住房公積金檔案分為貸款前、貸款中及貸款后，并且在時間方面也相對較長，所以，在對住房公積金檔案進行管理時，并不能根據(jù)還款時間進行管理，這樣就會大大延長檔案管理時間，也給相應的工作人員在檔案管理過程中加大了工作量。因此，對住房公積金檔案進行管理時，都是在借款者提出貸款需求和申請后，檔案就自動形成，然而住房公積金檔案形成后并不是說明貸款工作的結束，而是在還款過程中要不斷將新的內(nèi)容增加到檔案中，直到借款者將住房公積金貸款還清為止。所以，住房公積金檔案具有動態(tài)性，無論是內(nèi)容還是時間方面都明顯表現(xiàn)出這一特點。

1.2 檔案使用十分頻繁

住房公積金檔案在管理時間方面相對較長，所以在這個過程中也會經(jīng)常將檔案調(diào)出使用，在對住房公積金檔案使用上會出現(xiàn)十分頻繁的現(xiàn)象。例如在還款過程中出現(xiàn)問題就要對檔案進行使用、在抵押物品時也要對檔案進行使用等等，所以，在還款過程中無論在哪個步驟出現(xiàn)問題都要使用住房公積金檔案。

1.3 檔案材料具有特殊性

在住房公積金檔案中，因為所涉及的內(nèi)容相對較多，并且較為復雜，在辦理的過程中也要與多個部門進行溝通交涉，所以在檔案材料方面也會存在一定的差異性，也就是說明了住房公積金檔案材料具有一定的特殊性。例如，用戶想要使用住房公積金進行買房，在使用住房公積金。

2 住房公積金檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案資源沒有做到合理與充分的利用

住房公積金檔案管理工作由于硬件與軟件兩方面的落后，也就從很大程度上導致了檔案資源無法得到充分的利用，另一方面，檔案文件一般都是來自于其它社會部門，每個部門的管理系統(tǒng)都不一樣，所以在實際管理中很難做到融合。

2.2 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

隨著公積金檔案管理工作的業(yè)務量增大，導致工作人員匱乏的現(xiàn)象發(fā)生，因此，有一些管理人員是臨時委派或從別的部門調(diào)遣，在專業(yè)知識方面很匱乏，在實際檔案管理工作中也只能做一些日常的工作，對于計算機技術與一些專業(yè)技能知識并不了解，這會嚴重影響到檔案部門的工作效率。還有一個原因，有些地方的檔案管理人員文化程度不達標，知識面比較窄，思想與管理水平己經(jīng)嚴重落伍，接受培訓的機會也比較少，這一系列的原因都己經(jīng)成為檔案管理工作混亂的根源。

3 加強住房公積金檔案管理的策略

3.1 提高對公積金檔案管理的認識

在對住房公積金檔案進行管理時，很多檔案管理人員都將住房公積金檔案與普通檔案放在同一位置，忽視了公積金檔案管理的重要性。因此，對于這樣的情況，有必要提高檔案管理人員對公積金檔案管理的認識。首先將住房公積金檔案與普通檔案進行分區(qū)放置，并針對檔案管理工作人員的具體情況科學合理的制定管理條例，不但可以對檔案管理工作人員進行一定的約束，還能更好的促進檔案管理人員的工作，另外，也要不斷完善獎懲機制，更能有效提高檔案工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，還能有效提高管理人員對公積金檔案管理的認識。

3.2 加強檔案管理軟件與硬件設施的建設

針對當前住房公積金檔案管理基礎設施落后的情況，國家機關和地方政府應當加強對檔案管理軟硬件設施的建設工作。首先，要加快檔案管理配套的軟件建設，如先進的檔案檢索系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)平臺、檔案監(jiān)測系統(tǒng)等等。其次，為順應信息時代發(fā)展的需要，加強數(shù)字檔案管理建設，實現(xiàn)檔案的無紙化管理，并對特別重要的檔案采取紙質(zhì)和數(shù)字雙保險的存檔方式，推進檔案管理更好地為住房公積金管理服務。再次，要加大在這方面的資金投入，按照《檔案法》“十一防”的要求建設檔案室，通過增加各種設施來改善檔案室的環(huán)境，同時為了建設現(xiàn)代化的檔案管理體系，必須配備足夠的計算機、服務器、防盜系統(tǒng)等一系列的硬件設施。

3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務技能與綜合素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理工作的核心力量，占據(jù)著主導地位，所以我們必須高度重視工作人員的專業(yè)知識技能與綜合素質(zhì)的提高，這就體現(xiàn)在實際工作中，要不斷對工作人員進行專業(yè)培訓，使他們可以熟練掌握各項工作技能與知識，在思想上，還要培養(yǎng)他們與時俱進的意識，不斷適應現(xiàn)代化工作的進程，在工作中善于學習與實踐，逐漸學會各項業(yè)務知識。專業(yè)人員都知道，住房公積金檔案管理工作是具有很強的專業(yè)性的工作，因此，工作人員的專業(yè)知識技能與綜合素質(zhì)的加強是非常有必要的。

4 結語

綜上所述，住房公積金直接關系到職工的利益，因此，若想提高住房公積金的管理效率，就需要我們加強檔案管理，要及時了解其發(fā)展態(tài)勢，掌握其發(fā)展規(guī)律，才可以清楚其中所存在的問題，因地制宜地解決問題，創(chuàng)新其管理方式，更好地為我國公積金事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展作出貢獻。另一方面，當前的公積金檔案管理工作存在著一系列問題，如果各級相關部門能夠重視起來，管理工作會得到很大的提高，一些工作當中的困難也就不再是難以克服的問題，各方面的工作也能得到很大的提升。

參考文獻

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