辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究

鄭琴清

摘 要：科技與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，對(duì)我國社會(huì)生產(chǎn)生活產(chǎn)生了極大影響，現(xiàn)代辦公環(huán)境已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，自動(dòng)化辦公環(huán)境對(duì)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了促進(jìn)作用。伴隨我國醫(yī)療改革的推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理也正在不斷向現(xiàn)代化辦公模式過渡，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因此，本文將針對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行分析探討，旨在不斷提高醫(yī)院檔案管理工作效率，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：自動(dòng)化辦公環(huán)境；醫(yī)院檔案管理；策略

檔案管理在醫(yī)院整體管理中的重要性逐漸突出，檔案管理對(duì)于醫(yī)院科研進(jìn)步與管理水平的提高都具有非常重要的意義，辦公自動(dòng)化環(huán)境對(duì)于提升醫(yī)院檔案管理效率，保證醫(yī)院檔案管理的安全性方面都具積極的促進(jìn)作用。辦公自動(dòng)化能夠促使醫(yī)院檔案管理不斷向現(xiàn)代化管理模式過渡，同時(shí)，促進(jìn)醫(yī)院管理水平的有效提高，落實(shí)我國醫(yī)療改革的政策和措施，為我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

1.1 效率高

辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶來的麻煩，通過信息化辦公系統(tǒng)可以將檔案按照類別進(jìn)行分別處理，有效提升了工作效率，大大的提升了檔案整理的速度。

1.2 資源共享

辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理形成一個(gè)巨大的網(wǎng)絡(luò)體系，通過網(wǎng)絡(luò)在終端設(shè)備上可以快速檢索到所需要的檔案文件，有效實(shí)現(xiàn)了資源的共享，減少了以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查找和使用的不便，提高了檔案使用效率和傳播速度，有利于提高醫(yī)院檔案管理工作效率。

1.3 安全性高

辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案都是信息儲(chǔ)存，避免了由于儲(chǔ)存不當(dāng)造成紙質(zhì)檔案的丟失與破損。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存對(duì)環(huán)境要求較高，尤其是對(duì)于一些珍貴醫(yī)療檔案的保存，要考慮保存環(huán)境的溫度、濕度以及安全情況，而辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案保存將檔案形成數(shù)據(jù)，通過計(jì)算機(jī)保存，解決了傳統(tǒng)檔案管理中的桎梏，有效保證了醫(yī)院檔案管理的安全。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 信息化管理體系不完善

辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理存在的問題之一就是信息管理體系的不健全，而產(chǎn)生這種問題的原因大部分歸結(jié)于醫(yī)院對(duì)于檔案管理資金投入的不足。醫(yī)院在整體管理中，更加偏重于對(duì)科研以及人才引進(jìn)的投資，而對(duì)于行政管理崗位的投資存在偏少的情況，尤其是對(duì)于檔案管理方面的投入，存在人才不足，設(shè)備滯后的情況，這對(duì)于提升醫(yī)院整體管理水平是具有一定阻礙的，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)療體制的構(gòu)建，整體提升醫(yī)院管理水平勢(shì)在必行。

2.2 檔案管理人員信息水平不足

人才是醫(yī)院發(fā)展的重要活力來源，而這種人才除了傳統(tǒng)意義上的醫(yī)護(hù)人員外，管理類人才也是非常急需的。檔案管理人員屬于行政管理崗位，目前人才缺口嚴(yán)重，檔案管理人員存在信息技能不足的情況，對(duì)于醫(yī)院檔案管理更加趨向于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)于現(xiàn)代化信息系統(tǒng)掌握不足，不能很好的應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理中存在的重要問題。

2.3 信息化檔案管理制度不健全

信息化檔案管理制度不健全直接影響醫(yī)院檔案管理水平，制度的不健全導(dǎo)致檔案管理流程不規(guī)范，檔案的錄入以及借出存在很大的不合理性，檔案管理人員對(duì)檔案錄入的不規(guī)范讓醫(yī)療檔案喪失了保存的意義。醫(yī)療檔案的管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，?duì)于醫(yī)療科研來講具有至關(guān)重要的作用，而對(duì)于醫(yī)療檔案的科學(xué)管理與保存是醫(yī)療進(jìn)步和攻克科研難題的有力保障，檔案管理流程的不規(guī)范讓分類模糊，造成檔案管理混亂，同時(shí)也會(huì)對(duì)資料的查詢產(chǎn)生阻礙，影響檔案管理水平的提高。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理策略

3.1 健全醫(yī)院檔案管理制度

辦公自動(dòng)化環(huán)境下，要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的有序進(jìn)行，首先要健全醫(yī)院檔案管理制度。規(guī)范檔案管理流程，對(duì)于檔案管理建立嚴(yán)格的把控制度，做好檔案的基礎(chǔ)管理工作。首先，對(duì)于檔案的錄入要制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)療檔案科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，任何紕漏都不允許出現(xiàn)，因此，在檔案錄入過程中，要實(shí)行層級(jí)式審核，反復(fù)校對(duì)檔案信息與錄入信息是否相符，確保檔案錄入萬無一失；其次，對(duì)于檔案的借閱以及線上閱讀管理，要建立一定的制度來約束檔案管理，保證檔案安全，確定系統(tǒng)層次權(quán)限，給予不同部門不同的權(quán)限進(jìn)行檔案的調(diào)取，有效提升檔案管理效率的同時(shí)確保醫(yī)院檔案管理的安全。

3.2 提高檔案管理人員信息化水平

不斷提高檔案管理人員信息化系統(tǒng)應(yīng)用能力是解決當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理中問題的關(guān)鍵，畢竟人才是發(fā)展的基礎(chǔ)，也是現(xiàn)代化管理落實(shí)的實(shí)際執(zhí)行者。首先，要營造一種信息化管理氛圍，促進(jìn)檔案管理人員自覺轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作，自覺提升信息化水平；其次，由部門或者醫(yī)院牽頭，定期開展信息化技能培訓(xùn)講座，從理論上夯實(shí)檔案管理人員信息化水平，不斷提高信息化設(shè)備的應(yīng)用能力；最后，注重現(xiàn)代化人才的引進(jìn)，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理不僅需要具有系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，還要對(duì)現(xiàn)代檔案管理軟件精通，因此，在人才招聘中，要加大對(duì)現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，注重人員信息化水平建設(shè)。

3.3 構(gòu)建信息化設(shè)備體系

“巧婦難為無米之炊”，辦公自動(dòng)化環(huán)境的構(gòu)建除了需要先進(jìn)的人才外，還需要硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)作為保障，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理發(fā)展。首先，要注重硬件設(shè)備的投入，加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的投入，及時(shí)更新設(shè)備，保證設(shè)備能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要；其次，要強(qiáng)化軟件方面的投入，及時(shí)更新相關(guān)檔案管理軟件，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不斷加強(qiáng)理論轉(zhuǎn)化為實(shí)踐的能力，用最適合本醫(yī)院的檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理效率；最后，要構(gòu)建專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，能夠?qū)浻布O(shè)備的使用過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)處理，確保醫(yī)院檔案管理的安全。

4 結(jié)束語

辦公自動(dòng)化環(huán)境有效提高了醫(yī)院檔案管理的效率，也提升了醫(yī)院檔案管理的安全，但同時(shí)，人才緊缺、投入不足也是其中存在的問題，因此，面對(duì)新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理，要不斷與時(shí)俱進(jìn)，提高對(duì)檔案管理的重視程度，不斷平衡醫(yī)院的投入比例，將醫(yī)院檔案管理工作落到實(shí)處，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提高，落實(shí)我國醫(yī)療改革的相關(guān)政策，為我國醫(yī)療科研水平的提高和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。

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