淺談醫(yī)院檔案的信息化管理

張艷娜

摘 要：隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入發(fā)展，對醫(yī)院的全面管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理方面，作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料、數(shù)據(jù)來源的醫(yī)院檔案部門，檔案管理信息化成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理工作的重要手段之一，本文針對目前醫(yī)院檔案管理信息化的必要性進(jìn)行分析，并提出了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入發(fā)展，對醫(yī)院的全面管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理方面，作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料、數(shù)據(jù)來源的醫(yī)院檔案部門，必然要面臨一場劃時(shí)代的變革。而檔案管理信息化建設(shè)做為醫(yī)院發(fā)展管理體系中不可或缺的組成部分，必然占有越來越重要的地位，發(fā)揮越來越重要的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

檔案管理正面臨著現(xiàn)代技術(shù)的挑戰(zhàn)和難得的發(fā)展機(jī)遇。信息資源在管理模式上正在實(shí)現(xiàn)向網(wǎng)絡(luò)動態(tài)的改變，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理能使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，并提高勞動效率和工作質(zhì)量。因此，如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與醫(yī)院檔案管理相結(jié)合，加快檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是醫(yī)改形勢下大數(shù)據(jù)時(shí)代必不可少的一部分。

1 醫(yī)院檔案信息化存在的問題

1.1 人力資源力量薄弱，政策支持不夠

信息化建設(shè)離不開軟、硬件的大力建設(shè)和開發(fā)，然而上級沒有統(tǒng)一的醫(yī)療檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo)，電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院基本上根據(jù)自己的能力和技術(shù)條件自行規(guī)劃和建設(shè)，造成了醫(yī)院的檔案信息化水平參差不齊，大多數(shù)醫(yī)院還處于原始的手工操作或單機(jī)歸檔階段，軟硬件都不到位。另外，檔案信息化覆蓋的廣度和深度不夠，并且檔案信息管理系統(tǒng)大多獨(dú)立于醫(yī)院的整個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之外，沒有能有效的進(jìn)行資源整合，系統(tǒng)也缺乏對檔案信息的再加工和自行處理能力。

1.2 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不完善

大部分醫(yī)院的基本上建設(shè)了局域網(wǎng)建設(shè)，但還有待完善，有的辦公自動化系統(tǒng)尚未實(shí)施，形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系，或且在設(shè)計(jì)時(shí)不考慮檔案的收集，因此檔案信息化管理也由此受到制約。

1.3 檔案信息化建設(shè)意識不足，檔案管理人員的思想觀念落后

檔案部門在醫(yī)院各部門中長期處于比較弱勢地位，單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作重視不夠，特別是對檔案信息化作用的認(rèn)識更不到位，也沒有將其納入醫(yī)院崗位責(zé)任和考核內(nèi)容中。在檔案信息化建設(shè)總體設(shè)計(jì)上還處于初級狀態(tài)，檔案信息化還普遍停留在簡單的錄入，查詢等階段，沒有考慮建設(shè)能滿足部門和醫(yī)生護(hù)士更多用戶對檔案信息的利用需求。

1.4 醫(yī)院檔案管理格局較為混亂

目前，我國大多數(shù)醫(yī)療部門的檔案管理基本都是多部門管理檔案的格局。醫(yī)院的綜合檔案室一般只管理一些文書檔案、科技檔案和財(cái)務(wù)檔案等，隸屬行政辦公室管理。而由于這些管理部門所采用的管理方式不同，其在管理職責(zé)上也不明確，沒有納入醫(yī)院的綜合目標(biāo)管理的考核中，這種多頭管理，各有政策的現(xiàn)象，在很大程度上造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的難以進(jìn)行。

1.5 檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后

目前，我國關(guān)于檔案管理軟件方面的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展，尤其是在醫(yī)院檔案管理軟件方面顯得更為欠缺。隨著醫(yī)療檔案數(shù)量和種類的快速增長，以及對檔案信息化的利用需求的不斷增加，單版機(jī)計(jì)算機(jī)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前形勢的發(fā)展，缺乏可兼容性和可擴(kuò)張性，急需升級和更新。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的思路和措施

2.1 加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全管理

檔案信息要有區(qū)別地分類、應(yīng)用和公布。在信息與公眾分享上，要考慮到醫(yī)療問題不能一概舉一反三，病癥存在個(gè)體和治療的差異性，為避免以偏概全地應(yīng)用，就要從信息等級分類方面進(jìn)行甄選。其次，在整個(gè)醫(yī)院的信息化系統(tǒng)中，包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)，必須要加強(qiáng)信息安全保障，特別是檔案具有原始性，不得被篡改，由于電子信息應(yīng)用會受到來自能源、病毒和黑客等問題的影響。

2.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

醫(yī)院普遍建立了單位局域網(wǎng)絡(luò)，但局域網(wǎng)的建立沒有按規(guī)范和系統(tǒng)的總體要求建設(shè)，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備快速掃描、復(fù)制、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，統(tǒng)一納入醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套系統(tǒng)的，包含文秘、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，也就是醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2.3 加大檔案管理人才培養(yǎng)力度。掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的保證

信息化技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。加強(qiáng)對人才的專業(yè)化培養(yǎng)，將醫(yī)療工作者與信息技術(shù)工作者整編入列。醫(yī)療信息的精準(zhǔn)關(guān)乎健康與生命，檔案信息化工程是一項(xiàng)結(jié)合專業(yè)知識與職業(yè)技能的系統(tǒng)工程。要不斷提高檔案工作者的知識水平和業(yè)務(wù)技能，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)。滿足檔案信息化建設(shè)工作的需要。

2.4 建立規(guī)范化的醫(yī)療檔案管理體系

醫(yī)院應(yīng)該依據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定和規(guī)范，建立規(guī)范化的檔案管理軟件，適應(yīng)多種文件存儲格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽，具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、借閱管理、權(quán)限控制、檢索瀏覽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足醫(yī)院檔案的一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要，從而保證醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)、衛(wèi)生系統(tǒng)網(wǎng)和檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間的檔案信息存儲、交換工作的順利進(jìn)行。

2.5 檔案資料收集和整理

我們把收集在檔案室的信息資料進(jìn)行分類、細(xì)化，整理為兩大類：一是原始手段形成的紙質(zhì)檔案，它分三部分組成，第一是日常應(yīng)用溝通的文書檔案、照片檔案、人事檔案；第二是具有法律效力需專門保管的病歷檔案和司法簽訂檔案；第三是數(shù)據(jù)精確相對專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、藥品目錄檔案以及最近才納入檔案管理的醫(yī)療保險(xiǎn)、新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案。二是在利用現(xiàn)代化設(shè)備基礎(chǔ)上產(chǎn)生的高新成果檔案，主要包括科研檔案、X光膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查圖文檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案和利用計(jì)算機(jī)磁盤、數(shù)據(jù)等形成的電子檔案。

3 結(jié)束語

總而言之，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保我國醫(yī)療事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院現(xiàn)代化信息管理的重要組成部分。醫(yī)療檔案管理工作者要充分認(rèn)識到加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性的同時(shí)，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平，熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備和信息技術(shù)，創(chuàng)造性地開展檔案管理工作，從而促進(jìn)醫(yī)院的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。

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