流動人員人事檔案代理工作重要性淺析

劉興

摘 要：改革開放40周年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，中國特色社會主義進(jìn)入了新時(shí)代，流動人員人事檔案代理工作面臨新的挑戰(zhàn)，提出新的要求。為實(shí)現(xiàn)“以人為本”的服務(wù)理念，必須建立一個(gè)主動適應(yīng)新形勢、滿足新需要的流動人員檔案代理管理制度。逐步實(shí)現(xiàn)服務(wù)對象全覆蓋，服務(wù)功能全方位，服務(wù)規(guī)范全統(tǒng)一。

關(guān)鍵詞：流動 人員 檔案 代理 人事 管理 信息

改革 利益

1、引言

流動人員人事檔案代理是檔案管理的重要組成部分

1.1流動人員人事檔案代理是代理部門按照黨的政策方針要求，遵循實(shí)事求是的原則，將每個(gè)流動人學(xué)習(xí)、工作中形成的記錄個(gè)人經(jīng)歷的資料，收集起來，經(jīng)過嚴(yán)格程序統(tǒng)一集中管理。是反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與發(fā)展的重要依據(jù)，是企業(yè)之間、部門之間、地區(qū)之間、國與國之間人才合理流動和開發(fā)的重要依據(jù)。

1.2隨著改革開放的深入和全球一體化進(jìn)展，人員流動日益頻繁，大規(guī)模的人力資源流動需要科學(xué)管理，有效掌握和控制流動人員的信息，是構(gòu)建和諧社會的重要內(nèi)容。1.3隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。黨的十九大對公共就業(yè)和人才服務(wù)中心提出新的要求，流動人員人事檔案代理面臨新的形勢，首先人員流動越來越頻繁。

2.當(dāng)前流動人員人事檔案代理工作存在的主要短板

2.1流動人員人事檔案代理工作意識有待增強(qiáng)

流動人員人事檔案代理工作直接關(guān)系到流動人員的切身利益，不能有一點(diǎn)疏忽，但是當(dāng)前對流動人員人事檔案代理工作的重要性認(rèn)識還不夠充分，認(rèn)識程度還有待加深。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一檔案工作意識淡薄，檔案法制意識不強(qiáng)：其中（1）單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識有待深化，缺乏指導(dǎo)和監(jiān)督。一些領(lǐng)導(dǎo)把該工作簡單地曲解收集、借閱、轉(zhuǎn)檔等，缺乏整體管理和長遠(yuǎn)規(guī)劃。一些檔案代理部門缺少經(jīng)費(fèi)、缺少專業(yè)人員配置以及專用設(shè)施和場地。（2）基層管理人員管理意識淡薄，檔案代理管理專業(yè)人才缺乏，有些管理人員是兼職人員，有些工作人員管理認(rèn)識不到位，隨意放置檔案。

2.2流動人員人事檔案代理管理制度有待完善

流動人員人事檔案材料內(nèi)容廣泛，流程復(fù)雜，這些不同的內(nèi)容和程序形成了種類繁多的人事檔案。但是目前流動人員檔案代理管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段我國的流動人員人事檔案代理部門眾多，缺乏系統(tǒng)性，責(zé)任分散，相互推諉的現(xiàn)象，時(shí)有發(fā)生。同時(shí)也影響辦事效率，流動人員辦理業(yè)務(wù)存在多次往返于不同管理部門現(xiàn)象，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，“互相推諉”現(xiàn)象有時(shí)發(fā)生，“以流動人員為中心”的服務(wù)目標(biāo)落實(shí)不夠，此外檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)，不規(guī)范，檔案管理方面：檔案編號不規(guī)范、案卷標(biāo)題不嚴(yán)謹(jǐn)、部分案卷缺少目錄、組卷比較亂。檔案利用率不高。這些問題有待于制度完善，才能確保流動人員的切身利益。

2.3流動人員人事檔案代理管理方式有待更新

當(dāng)前流動人員人事檔案代理硬件投入不足，檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)，不規(guī)范，檔案廚陳舊老化，檔案代理?xiàng)l件簡陋，缺乏防潮、防盜、保密、存儲等設(shè)備。同時(shí)檔案代理管理技術(shù)相對落后，缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)施，沒有隨著現(xiàn)代科技、信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及大數(shù)據(jù)的發(fā)展而更新，現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備與系統(tǒng)、信息儲存量、儲存速度跟不上新時(shí)代發(fā)展的需要。并且電子檔案（光盤、膠片、磁帶、存儲卡、硬盤）的儲存也存在新的挑戰(zhàn)，增加了流動人員人事檔案代理工作的難度。

3、加強(qiáng)和完善流動人員人事檔案代理工作的措施

3.1強(qiáng)化流動人員人事檔案代理工作意識，促進(jìn)專業(yè)化人才培養(yǎng)

第一加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍的建設(shè)。加深單位領(lǐng)導(dǎo)對流動人員人事檔案代理工作重要性認(rèn)識，積極爭取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案代里工作的支持。改善檔案專業(yè)人員缺乏，資金不足，場地、設(shè)備落后等實(shí)際問題。第二流動人員人事檔案代理工作好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要注意自身專業(yè)水平的提高，通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、交流等方式，提升相關(guān)工作人員的自覺性、責(zé)任感以及專業(yè)素質(zhì)，積極開展檔案管理專業(yè)知識學(xué)習(xí)，經(jīng)驗(yàn)交流會議，典型事列分析討論活動，加強(qiáng)各種形式的專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變舊的思想觀念，拓展檔案管理人員工作視野，增強(qiáng)服務(wù)意識，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.2完善流動人員人事檔案代理體系，規(guī)范檔案管理程序和標(biāo)準(zhǔn)

第一當(dāng)前部分流動人員人事檔案代理工作中，流動人員人事檔案代理制度存在不完整、不統(tǒng)一、不規(guī)范等問題，不利于新時(shí)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化建設(shè)的進(jìn)程。因此在當(dāng)前流動人員人事檔案代理工作中，需要針對流動人員人事檔案代理的實(shí)際狀況，來構(gòu)建一套完善的流動人員人事檔案代理標(biāo)準(zhǔn)化體系，盡快統(tǒng)一制定流動人員人事檔案代理管理辦法和管理機(jī)構(gòu)，將流動人員人事檔案代理工作規(guī)范化，對管理內(nèi)容及范圍、配套設(shè)施、人員的職責(zé)、軟件開發(fā)與應(yīng)用等作出祥實(shí)的規(guī)定。第二規(guī)范流動人員檔案代理管理程序{參考魯人社辦發(fā)【2018】36號附件1}，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，應(yīng)制定出科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度，做到依法建檔，明確各類人員檔案的采集、整理、保管、移交、存檔、查閱、借閱程序，遵循流動人員檔案代理管理原則，切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

3.3革新流動人員人事檔案代理管理技術(shù)，拓展檔案代理管理模式

目前隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人事制度的進(jìn)一步改革以及全球經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展，一帶一路的逐步形成，促使人員跨企業(yè)、部門、地區(qū)、國家之間的流動進(jìn)一步加大，要求不斷完善流動人員人事檔案代理管理技術(shù)，擴(kuò)展流動人員檔案代理系統(tǒng)方式。首先要進(jìn)一步建立完善對檔案信息進(jìn)行規(guī)范整理，分析數(shù)據(jù)庫，完成歷史檔案的錄入，不斷更新自我觀念，加深對檔案信息的重視，規(guī)范檔案信息的利用制度，提高檔案信息的安全性。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展、云計(jì)算大數(shù)據(jù)以及社交媒體等網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，必須要求強(qiáng)化新的檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和現(xiàn)代化數(shù)據(jù)管理。其次開發(fā)更加先進(jìn)的檢索軟件，完善檔案信息檢索系統(tǒng)功能，改進(jìn)檔案檢索方式。

4、總結(jié)

在新時(shí)代新形勢下，流動人員人事檔案代理工作面臨新的問題和挑戰(zhàn)，為了更好的“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”和“以人為本”的人性化服務(wù)目標(biāo)，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，更新觀念，規(guī)范程序，創(chuàng)新方式，不斷升級流動人員人事檔案代理管理方式，促進(jìn)公共就業(yè)和人才服務(wù)事業(yè)穩(wěn)定、健康、可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

孫士議。流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策（齊魯檔案論從）

張杰。深化社會保障認(rèn)識完善社保檔案管理（齊魯檔案論壇）

魯人社辦發(fā)[2018] 36號 附件1附件2

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