新時期機關(guān)單位辦公室工作的高效性探析

宋屹峰

【摘要】辦公室工作是整個管理層面的核心，在日常管理中起著舉足輕重的作用，辦公室人員在現(xiàn)代管理中起著參與政務、管理事務的作用。辦事人員必須具備強烈的責任感和使命感，良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，這樣才能真正提高工作的質(zhì)量和水平。如何更好地當好助手、搞好協(xié)調(diào)、做好服務，已經(jīng)成為擺在辦公室人員面前迫切需要解決的問題。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)單位;辦公室工作;高效管理

辦公室是反映單位綜合形象的一個重要窗口，既擔負著執(zhí)行、調(diào)研、智囊等宏觀管理職能，又擔負著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務接待、通信收發(fā)等微觀服務任務，新的形勢對辦公室強化政務、搞好事務、規(guī)范服務等方面提出了更高的要求。結(jié)合工作實際，本文就如何做好新時期的辦公室工作進行了一些思考。

一、認清形勢，增強緊迫感

做好辦公室工作，必須認清形勢，把握大局、立足大局、服務大局，要增強責任感、緊迫感、使命感，提高工作的自覺性、主動性。為此，辦公室工作人員要解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、敢于創(chuàng)新，對日常工作不要循規(guī)蹈矩，要敢于打破舊框框，面對新問題、新情況，勇于思考和探索。要思考如何加快辦公自動化建設(shè)，提高機關(guān)工作效率;如何發(fā)揮好職能作用，更好地為領(lǐng)導當好參謀;參與政務如何摸索內(nèi)在規(guī)律管理好行政事務，服務好領(lǐng)導、機關(guān)和基層;如何加強自身建設(shè)，提高綜合素養(yǎng)和工作水平，提高服務質(zhì)量和服務水平;如何在日常工作中做到急事急辦，特事特辦，提高辦事效率，運用靈活多變的手段使辦公室工作富有成效。這些都是需要我們學習思考、不斷探索研究的內(nèi)容。

二、強化意識，充分認識辦公室工作的重要地位

辦公室是一個單位的“窗口”，地位和作用非常重要。作為辦公室人員，必須充分認識辦公室的地位和作用，適應新的形勢和任務的需要，努力提高服務政府工作的綜合素質(zhì)。一方面，從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個單位正常運轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”，經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進行的，行政管理崗位往往被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上，它擔負著日常的辦公室事務工作，盡管大多是瑣碎的事務、重復的服務，然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價單位的工作。比如，習以為常的電話接轉(zhuǎn)，看似很簡單，但它卻代表著聯(lián)系內(nèi)外、左右的單位第一形象，它有上級指示、有各種問訊有情況反映等等，只有做到了既了解單位的整體基本情況，又注意講話的態(tài)度、藝術(shù)，才能使來電者滿意、信服。因此它不僅代表和影響辦公室的工作，而且直接影響到單位的形象和威信。

三、與時俱進，高效優(yōu)質(zhì)的創(chuàng)新工作

新形勢下做好辦公室工作，首先要堅持與時俱進，對日常工作不要循規(guī)蹈矩，要敢于打破舊條條框框。面對新問題、新情況，要勇于探索創(chuàng)新，不斷學習和創(chuàng)造新方法、新思路和新舉措，要具備適應時代潮流的能力。適應時代潮流，做好辦公室工作要有清晰思路，抓住重點工作，分清輕重緩急，做到急事急辦、特事特辦、統(tǒng)籌兼顧、合理安排、忙而不亂、緊張有序。對工作中的矛盾要善于思考，要具有強烈的事業(yè)心和責任感，踏實工作，力減浮夸，在工作任務較重較多時要冷靜思考，緊抓重點，一一落實，運用靈活多變的手段使辦公室工作富有成效，科學合理地提高辦公室的整體辦事效率。在實際工作中做到由被動應付上級所安排工作的方式向主動創(chuàng)造性開展工作的方式轉(zhuǎn)變，要勇于思考探索，運用科學發(fā)展觀將繁雜的辦公室工作事務簡單化，從其中解放出來，理清思路，想領(lǐng)導之所想及未想，凡事想在前、做在前，不斷提高工作的主動性和預見性，充分發(fā)揮辦公室的橋梁紐帶作用。

四、提升素質(zhì)，著力塑造良好形象

辦公室的工作作風、精神面貌和隊伍素質(zhì)，直接關(guān)系到單位的形象，辦公室人員必須要努力提高自身綜合素質(zhì)，進一步增強學習的自覺性和緊迫感，牢固樹立終身學習理念，克服為學習而學習的思想傾向，既要精學，又要博學;既要現(xiàn)在

“實用”，又要今后“有用”，努力使“筆頭”成為“插頭”、

“人腦”變成“電腦”，不斷擴充知識存量，豐富知識內(nèi)涵。不斷加強法律法規(guī)、社會主義市場經(jīng)濟理論、公共管理、計算機網(wǎng)絡等各方面知識的學習，不斷向書本學、向領(lǐng)導學、向同事學、向?qū)嵺`學，全面提高業(yè)務能力。結(jié)合實際情況，立足當前、著眼長遠，健全各項規(guī)章制度，使辦公室工作逐步實現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學化;切實加強干部隊伍作風建設(shè)，努力做到“政治上不糊涂、思想上不松懈、作風上不出格、工作上不缺位”，塑造政治過硬形象。要不斷強化服務意識，端正服務態(tài)度，落實首問責任制、限時辦結(jié)制、責任追究制，做到來有迎聲、問有回聲、走有送聲，塑造誠摯熱情的形象。

五、妥善處理各方關(guān)系，是辦公室工作的重要內(nèi)容

辦公室工作涉及面廣，牽扯人員多，與每個干部員工切身利益密切相關(guān)，工作情況千變?nèi)f化。關(guān)系錯綜復雜，內(nèi)外聯(lián)系密切，每天都要處理許多繁雜的事情。在這種復雜的情況下，需要妥善處理好與各方面的關(guān)系：在處理和對待組織關(guān)系時，要把個人擺在從屬的位置，一切以集體為重，以大局為重;在處理和對待領(lǐng)導的關(guān)系時，首先是要絕對尊重和服從，聽從領(lǐng)導指派，認真完成領(lǐng)導交辦的任務，但作為下級發(fā)現(xiàn)問題時應善言提出自己的觀點和合理的建議;在處理和對待同事關(guān)系時，要多看別人的長處，并虛心請教學習，在對待自己的態(tài)度上，要擺正位置，看到并克服自己的弱點，增強自我調(diào)節(jié)的能力。理順了這些關(guān)系，工作起來就會得心應手，工作效率就會大大提高。

六、結(jié)語

總之，辦公室是機關(guān)工作的“參謀部”“協(xié)調(diào)部”“信息部”，處于承上啟下的樞紐位置，具有協(xié)調(diào)各方的重要職責，承擔著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、后勤保障等工作任務和服務事項。只有堅持與時俱進，才能適應新形勢;只有堅持開拓創(chuàng)新，才能順應新常態(tài)。