干青青

【摘要】隨著互聯(lián)網的出現(xiàn)，計算機技術飛速發(fā)展，這也給檔案庫房一體化建設提供了基礎，若將互聯(lián)網與庫房管理相結合，實現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理，能大大提高檔案管理效率。本文將對檔案庫房一體化智能管理做簡要研究與探討。

【關鍵詞】檔案庫房;一體化;智能管理

所謂一體化，是指將原本互相獨立的個體通過某種方式進行結合，從而形成一個共同體的過程。檔案庫房一體化智能管理是指將檔案庫房使用互聯(lián)網手段與電子文件形成一個共同體，從而進行檔案庫房的管理工作，這是一種智能的管理方法，是現(xiàn)代科技發(fā)展的產物，也是檔案庫房必然的發(fā)展趨勢。與傳統(tǒng)檔案庫房相比較，傳統(tǒng)檔案庫房管理相對笨拙，在使用時相當繁瑣與麻煩，其對檔案的保護效果也是極其不樂觀的。與其同時，檔案的數量也在日益增多，傳統(tǒng)檔案庫房已經無法滿足人們對信息效率的要求，這就注定了傳統(tǒng)檔案庫房管理終將被取代。檔案庫房一體化智能管理是一個以“互聯(lián)網+”為基礎，改善檔案庫房的管理，實現(xiàn)智能化管理，從而省時省力。在日常工作中，使用傳統(tǒng)庫房檔案管理，為了保持檔案的完整性，人們要及時做好檔案的整理與分類歸檔，做好防火防水的措施等，以防檔案的丟失與毀壞，而檔案庫房一體化智能管理則不存在此方面的顧慮，故檔案庫房一體化智能管理將常見于生活。

一、檔案庫房一體化系統(tǒng)概述

檔案是人類活動的象征，實踐信息的傳遞，是一種豐富的信息。隨著社會的不斷發(fā)展，集服務性、科學性于一體的檔案被視為一門綜合性學科，在當下的作用也越來越重要。隨著時代的發(fā)展，互聯(lián)網已經出現(xiàn)在各種生產活動與管理部門，社會也朝著智能化發(fā)展方向。傳統(tǒng)檔案庫房，不管在其對檔案的環(huán)境保護，又或者是歸類存置，都是一個繁瑣的過程，與現(xiàn)代發(fā)展的腳步相違背，制約了其發(fā)展速度，這種效率低下的操作，影響了庫房檔案管理工作的發(fā)展。因此庫房管理與互聯(lián)網相結合的庫房檔案管理模式成為必然。庫房檔案一體化智能管理是用科學的手段、先進的指導思想等對庫房檔案進行合理的管理，大大提高了在工作中對庫房檔案的使用效率。

二、檔案庫房面臨的問題

（一）檔案管理手段單一問題。近幾年來，檔案數量呈翻倍模式存儲于庫房，單一的庫房已經無法滿足對檔案的保管作用。在庫房檔案管理中，檔案的存放位置、庫房的巡查、檔案的統(tǒng)計、檔案的調閱等，皆因檔案數量的日益增多而出現(xiàn)麻煩與困難。由于管理手段單一，造成工作效率低下，已經無法滿足人們對檔案管理的需求，檔案庫房需要實現(xiàn)一體化智能管理。

（二）檔案調閱需提質增效的問題。在日常工作中，人們對檔案的翻閱查找需求量極大。以某市房產檔案為例，據不完全統(tǒng)計，在2005年，其檔案館每天辦理查詢檔案業(yè)務的為0.9萬人次，在2015年，其檔案館每天辦理查詢檔案業(yè)務的竟然高達42.3萬人次?？上攵谌绱嗽鲩L速度下，使用傳統(tǒng)檔案庫房管理將無法趕上發(fā)展速度，必將被人們所摒棄與淘汰。并且，如此巨大的接待量，若以一成不變的辦法去對待，勢必會造成人力物力的極大浪費與損失。隨著科學技術的發(fā)展，人們更應該跟隨時代腳步，及時改革閱讀實體檔案的管理辦法，從而提高閱讀實體檔案的速度，降低辦理業(yè)務的時間，達到提質增效的效果。

三、實現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理功能

（一）檔案智能密集架控制系統(tǒng)。將智能電動密集架適用于檔案庫房中，這種架體控制系統(tǒng)是集工業(yè)性、科學性、可靠性等于一體的PLC集成系統(tǒng)組成的，在原單片機功能單一的基礎上進行創(chuàng)新，避免了其升級困難問題，同時也伴隨著功能的實現(xiàn)：左右雙開功能、一鍵式操控功能、應急助推功能、通風功能、自照明功能、保護功能等。針對其部分功能做詳細的分析如下：1.左右雙開功能。是指架體可實現(xiàn)左右雙開的功能。當架體在中間時，兩側支架可實現(xiàn)同時打開，滿足兩個人同時進入同一區(qū)域內的兩側，可以同時調閱檔案。2.一鍵操控的功能。是指將完成架體的開啟、停止等所有的操作按鍵任務設置為一個按鍵。3.應急助推功能。在調檔過程中，如果發(fā)生電機故障現(xiàn)象，導致架體無法打開，架體的控制系統(tǒng)能夠清楚識別故障位置，并向周圍架體發(fā)出信號，指示周圍架體推動故障位置架體移動，從而使故障處架體打開。周圍架體在完成此次操作后，可自動回到原來位置上。4.通風功能。是指自動實現(xiàn)通風來調節(jié)架體內的溫度與濕度。架體自帶感溫感濕系統(tǒng)，設置一個正常溫度及濕度范圍，當架體測得其溫度與濕度不在正常范圍內時，自動打開通風功能，調節(jié)溫度與濕度。5.自照明功能。當架體開啟，或者有人員通過架體時，架體自帶的燈將會開啟，若無人員時，燈會自動熄滅。這種自動照明功能，即環(huán)保又便捷，是十分實用的一種功能。6.保護功能。是指在電路出現(xiàn)漏電或者超負荷等現(xiàn)象時，電路自動開啟自我保護功能，實現(xiàn)回路切斷，從而保護整個系統(tǒng)中的電路及不影響其他功能正常實現(xiàn)。

（二）檔案實體管理系統(tǒng)。將智能管理應用于檔案庫房中，實現(xiàn)了便捷性操作，簡化了操作步驟，縮短了工作時間，提高了工作效率。在檔案實體管理系統(tǒng)中，通過智能化操作，在庫區(qū)內可輕松完成從檔案的入庫、借閱到位置管理等工作，使整個檔案調取過程變得方便快捷。檔案庫房一體化智能管理實現(xiàn)了檔案實體管理的便捷性、高效率性。

（三）檔案庫房智能環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)。眾所周知，檔案存放于庫房，其完整性受到了環(huán)境的影響，一個恒溫恒濕的庫房環(huán)境對檔案的保存極其重要。在實現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理的環(huán)境保護中，不僅增加了除濕器、空調、空氣凈化器等設備，還將利用新技術對其使用進行合理組合，從而達到恒溫恒濕的最優(yōu)狀態(tài)。與此同時，添加監(jiān)控系統(tǒng)，檢測其溫度與濕度，并將所有監(jiān)控點聯(lián)網，最終形成檔案庫房一體化智能管理中的監(jiān)控系統(tǒng)。此監(jiān)控系統(tǒng)具有自我調節(jié)、異常報警等功能。事先給監(jiān)控系統(tǒng)設置溫度值與濕度值，若一旦出現(xiàn)不在正常范圍內的數據時，自我調節(jié)功能開啟，進行調節(jié)，恢復正常范圍。同時，由多個設備組成的智能化環(huán)境控制庫房，還可以有效凈化空氣中的灰塵、細菌等污染物，在保證檔案完整性的同時，確保管理人員的身體健康。在除濕器進行排水作業(yè)時，采用集中排放的辦法，從而避免了人工倒水所產生的系列問題。檔案庫房一體化智能管理實現(xiàn)了環(huán)境對完整性的保護，以及對人員身體健康的保護。

（四）檔案庫房安全管控系統(tǒng)。檔案庫房是存儲檔案的地方，而檔案是記錄人們重要信息的東西，所以檔案庫房在日常生活中是極其重要的，是需要引起人們的重視，并得到保護的。檔案庫房的安全管控系統(tǒng)是指門禁系統(tǒng)、紅外線感應系統(tǒng)、視頻監(jiān)測系統(tǒng)。門禁系統(tǒng)是指在庫房門口設置磁卡門禁系統(tǒng)，授權于管理人員，管理人員方可持卡入內。對于重點庫房還需要設置指紋門禁系統(tǒng)，雙重保護重點保護檔案。紅外線感應系統(tǒng)是指在進出口設置紅外線檢測系統(tǒng)，通過此系統(tǒng)可對人體從進入庫房開始進行全方位的監(jiān)測，以及管理。而視頻監(jiān)測系統(tǒng)與紅外線感應系統(tǒng)相結合，與物業(yè)管理處進行對接，從而確保檔案庫房的安全。檔案庫房一體化智能管理保障檔案庫房的安全性。

（五）主控系統(tǒng)。主控系統(tǒng)猶如人的大腦，主控系統(tǒng)對于整個檔案庫房一體化智能管理的作用，就好像人的大腦對于整個人的作用，都是控制所有功能實現(xiàn)的中心。主控系統(tǒng)通過對整個檔案庫房管理系統(tǒng)集中管理的方式，實現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理，從而大大提高了有關檔案工作的效率。

四、總結

將檔案庫房與“互聯(lián)網+”相結合，使傳統(tǒng)檔案管理得到改善與創(chuàng)新，實現(xiàn)便捷性、安全性、完整性、有效性的特點。時代不斷進步，檔案庫房一體化智能管理是發(fā)展的必然趨勢。通過對檔案庫房一體化智能管理的功能進行分析，從而得知，檔案庫房一體化智能管理是時代的產物，也是最適合當今社會人們對檔案庫房管理的要求，滿足人們的需求。

【參考文獻】

[1]王蕾.如何解決檔案利用工作中檔案庫房管理難題的分析報告[J].赤子（上中旬），2017（01）：155.

[2]張津華.調節(jié)和控制檔案庫房濕度的實踐——本館庫房去濕循環(huán)系統(tǒng)剖析[J].浙江檔案，1988（8）：17-18.

[3]陸銀，陳茜茜，邱聰.現(xiàn)代新技術助推檔案庫房安全體系建設——以南通市農業(yè)科技檔案館為例[J].檔案與建設，2012（3）：69-70.

[4]吳慧芳，郭慶琳，余武南.檔案館智慧館庫建設研究[J].北京檔案，2016（5）：27-28.