淺談工程檔案資料的有效管理措施

劉敏

摘要：工程檔案管理工作對工程質(zhì)量的控制，投資控制，項(xiàng)目建成以后的使用，維修方面都有著非常重要的作用，是企業(yè)管理工作重要的組成部分。本篇文章從工程檔案資料管理重要性出發(fā)，根據(jù)實(shí)際的情況，提出了相應(yīng)的工程檔案管理解決對策，不斷的提高工程檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：工程檔案管理;重要性;應(yīng)對措施

引言：

工程檔案資料是企業(yè)根據(jù)我國相關(guān)的法律法規(guī)要求，依照工程施工的合同，通過收集整理，編制歸檔等活動(dòng)而形成的一系列的工程資料。它記錄了工程施工的全過程以及施工的技術(shù)成果，并真正地反映工程項(xiàng)目施工的質(zhì)量以及重要的技術(shù)記錄。不斷的提高整個(gè)工程的建設(shè)水平，提升企業(yè)自身管理的水平。這項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)引起工程管理人員足夠的重視。

一、工程檔案資料管理的重要性

（1）工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以通過檔案資料來了解項(xiàng)目數(shù)據(jù)，對于整個(gè)工程的進(jìn)度進(jìn)行全面的監(jiān)控。如果在工程施工過程中發(fā)生一些問題，也可以通過收集各項(xiàng)資料和檢驗(yàn)結(jié)果，找出發(fā)生問題的原因，這樣能夠有效地減少工作人員的工作量，也可以對各項(xiàng)問題起到一定的預(yù)防作用。

（2）完善的檔案資料可以為后期的施工起到一定的參考作用。然而，資料的記錄可以將工程運(yùn)用的技術(shù)進(jìn)行全面的分析，這在后期應(yīng)用的過程中可以進(jìn)行一定的反饋。在工程檔案資料中有很多的數(shù)據(jù)和信息能夠體現(xiàn)它自身的價(jià)值，施工中也可以充分的利用自身的優(yōu)勢，在工程完成以后對檔案資料進(jìn)行仔細(xì)的分析和研究，總結(jié)施工過程中的經(jīng)驗(yàn)，不斷的提高工作的效率，保證整個(gè)工程的質(zhì)量。

二、加強(qiáng)工程檔案資料科學(xué)化管理

2.1完善相關(guān)的管理制度

在工程項(xiàng)目建立的初期，相關(guān)的工作部門要及時(shí)地制定和完善相關(guān)的檔案管理規(guī)定，并且將各項(xiàng)制度有效地落實(shí)到位。加強(qiáng)監(jiān)督和管理的職能，保證各項(xiàng)制度有效地執(zhí)行。此外，需要明確工作人員的職責(zé)和責(zé)任，保證每一項(xiàng)程序有專業(yè)的人員來搜集和整理資料，整個(gè)施工的過程要與資料的收集相同步，完整的資料收集可以為整個(gè)單位發(fā)展提供良好的決策。首先要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，工程項(xiàng)目建設(shè)和工程檔案管理要相結(jié)合起來，建立完善的管理網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目建設(shè)單位也要將施工中的各項(xiàng)信息都加入到管理網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，有效地開展工程檔案監(jiān)督和管理工作，加強(qiáng)與各個(gè)部門之間的溝通和交流，明確自身的責(zé)任。

相關(guān)單位的內(nèi)部也要強(qiáng)化責(zé)任考核制度，建立檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制，把檔案工作納入到綜合的考核范圍內(nèi)，可以采用多種形式，不斷地提高檔案管理的水平。在工程完工以后也加強(qiáng)對各項(xiàng)檔案信息的管理，對存在問題的地方要進(jìn)行及時(shí)的整改，如果不能夠按時(shí)的提交或者出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，要進(jìn)行一定的懲罰，追究相關(guān)人員的責(zé)任。

2.2推動(dòng)信息化建設(shè)

當(dāng)前社會(huì)在快速的發(fā)展，紙質(zhì)版的資料已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前發(fā)展的要求，要將各項(xiàng)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字處理。一方面要嚴(yán)格到根據(jù)我國相關(guān)的管理規(guī)定，規(guī)范檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，利用先進(jìn)的技術(shù)，將各項(xiàng)信息進(jìn)行收集和整理，統(tǒng)一的納入到數(shù)據(jù)庫建設(shè)當(dāng)中，做好檔案信息的存檔工作。也要對檔案信息進(jìn)行分類處理，這樣能夠快速的收集。安全地保管各項(xiàng)信息，保障各項(xiàng)信息不被泄露，不斷的提高各項(xiàng)信息的使用效率。相關(guān)的單位在檔案信息錄入的過程中要保證信息的準(zhǔn)確性，通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)對檔案快捷方便的查閱，真正的做到檔案內(nèi)容的現(xiàn)代化，數(shù)字化的管理，不斷地提高檔案管理的水平。

2.3強(qiáng)化工程檔案資料管理過程控制

整個(gè)工程需要的時(shí)間非常的長，要想提高檔案管理的水平，就必須實(shí)行規(guī)范化的處理。檔案管理的收集，整理和保管各個(gè)環(huán)節(jié)都要有統(tǒng)一的程序，采用科學(xué)的方法進(jìn)行，保證檔案管理和工程建設(shè)相統(tǒng)一，不斷地提高檔案管理的水平。

（1）前期階段。要堅(jiān)持從檔案材料的源頭抓起，做好檔案信息的收集工作。工程項(xiàng)目建立以后，檔案管理部門對項(xiàng)目管理部門進(jìn)行檔案的交底工作。這項(xiàng)工作的內(nèi)容為項(xiàng)目前期和工程完成以后各項(xiàng)資料的收集整理的要求。檔案管理部門要對整個(gè)施工的設(shè)計(jì)，施工的過程都要進(jìn)行同步的信息收集和整理，通過各項(xiàng)數(shù)據(jù)的整理分析，整個(gè)工程存在的各項(xiàng)問題，施工部門進(jìn)行及時(shí)的溝通和交流，制定出合理的解決方案。根據(jù)各項(xiàng)制度的要求，也要對使用的技術(shù)信息形成文件進(jìn)行儲(chǔ)存，同時(shí)也要保證各項(xiàng)信息的真實(shí)性。

（2）中期控制。工程開工以后，相關(guān)的部門要根據(jù)現(xiàn)場的實(shí)際情況，加強(qiáng)監(jiān)督和管理的力度，保障工程檔案管理的各個(gè)環(huán)都進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和管理。檔案管理部門要與其他的部門進(jìn)行溝通和交流，收集和整理各項(xiàng)材料，對于不符合要求的文件及時(shí)的提出意見，并且要進(jìn)行全面的改正。在業(yè)務(wù)的指導(dǎo)方面，工作人員要深切地了解工作的項(xiàng)目，隨時(shí)的對整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。在具體的工作當(dāng)中，要主動(dòng)地參與到整個(gè)工程的建設(shè)過程中。各項(xiàng)工作要提前的進(jìn)行解決，把問題解決在檔案提交之前，積極地向有關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，不斷的提高現(xiàn)場的監(jiān)督和管理水平。

（3）后期控制。工程完成以后要及時(shí)的向有關(guān)部門進(jìn)行移交歸檔工作保證文件的準(zhǔn)確性和完整性。并且也要在整項(xiàng)工程完工以后的質(zhì)量檢查工作進(jìn)行整理，保證整個(gè)工程的質(zhì)量符合國家的標(biāo)準(zhǔn)。

2.4提高工作人員的工作素質(zhì)

不斷的加強(qiáng)工作人員的職業(yè)道德建設(shè)，提升工作人員的積極性。增強(qiáng)他們工作的責(zé)任感，充分地實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。當(dāng)前，信息技術(shù)應(yīng)用非常的廣泛，相關(guān)的單位也要加強(qiáng)現(xiàn)代辦公設(shè)備的學(xué)習(xí)，提高工作人員使用計(jì)算機(jī)的技能，創(chuàng)新檔案管理的方式，滿足當(dāng)前社會(huì)對檔案管理工作的要求。相關(guān)單位的內(nèi)部也要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，擴(kuò)寬他們的專業(yè)知識和專業(yè)能力，提升工作效率。

結(jié)束語：

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是工程重要的資料，歸檔的目的是為了保留工程建設(shè)過程中重要的信息，也能夠?yàn)槿粘５氖褂眠^程中遇到的問題提供良好的數(shù)據(jù)支持。工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，加快城市化的建設(shè)進(jìn)程。在整項(xiàng)工作中要完善相關(guān)的制度，提高檔案管理的水平，保障檔案管理工作和工程建設(shè)相同步，確保檔案管理資料的完整性。

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