信息化時(shí)代檔案管理的安全問題探析

摘 要：信息時(shí)代的來臨，使網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，但同時(shí)也給一些管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，檔案管理工作就是其中之一。雖然信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案管理工作的效率，使其工作流程更加的便捷，工作方法更加的豐富，但利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)本身存在的一些安全問題也必然會(huì)被帶入到檔案管理工作中。因此，本文以檔案管理工作為立足點(diǎn)，通過對信息時(shí)代中該項(xiàng)工作安全問題的簡單分析，從而就如何解決各類安全問題提出相應(yīng)的對策，以期在提升檔案管理效率和水平的基礎(chǔ)上，保證檔案信息的安全性。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；檔案管理；安全問題

在信息時(shí)代中，檔案管理工作同以往相比最大的變化就是信息變化速度在不斷的加快，檔案信息已經(jīng)由原來的紙質(zhì)變?yōu)閿?shù)字化的形式。在此種狀況下，社會(huì)各界人士對于人們檔案信息安全性的關(guān)注度也在不斷提高。由于受到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)安全性的影響，使現(xiàn)代檔案管理信息安全一直都是影響該項(xiàng)工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素。因此，找出當(dāng)前檔案管理工作存在的安全問題并提出相應(yīng)的解決方法勢在必行。

1 檔案信息管理的安全問題

1.1 合法性和真實(shí)性問題

從傳統(tǒng)檔案管理工作的角度來看，由于在檔案管理部門中歸檔的各類檔案都屬于用紙質(zhì)媒介記錄的檔案資源，所以，單位內(nèi)負(fù)責(zé)檔案建立和歸納的工作人員，必須要先核實(shí)檔案資源中的各類信息，在確定信息沒有錯(cuò)誤之后再蓋章和簽名，確保單位內(nèi)歸檔的所有檔案資源在內(nèi)容的真實(shí)性與合法性。但在對檔案資源進(jìn)行信息化管理之后，受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)本身不安全性的影響，使得其本身的真實(shí)性與合法性也成為檔案管理信息化必須要關(guān)注的問題，采用怎樣的處理方案來保證檔案資源的合法性與真實(shí)性，就成為我國負(fù)責(zé)檔案管理的部門必須要認(rèn)真思考與應(yīng)對的問題。

1.2 信息資源存儲(chǔ)和傳輸問題

作為經(jīng)過信息化技術(shù)進(jìn)行處理之后的檔案資源，當(dāng)前檔案資源在信息的存儲(chǔ)方式和運(yùn)輸方式方面，同以往由紙質(zhì)媒介承載的檔案信息資源相比不同，現(xiàn)代檔案資源本身是由數(shù)字化信息作為承接媒介的，這種媒介的特殊性，要求檔案資源必須要借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成傳輸，利用數(shù)據(jù)庫的方式對檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)[1]。在這種存儲(chǔ)模式下就出現(xiàn)了一個(gè)重要的問題：如何避免信息化的檔案資源信息在數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化傳輸?shù)倪^程中，不會(huì)出現(xiàn)被黑客惡意盜取或者是篡改信息內(nèi)容的問題。

1.3 病毒威脅

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息基礎(chǔ)的出現(xiàn)，為現(xiàn)代社會(huì)公眾人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)和生活過程的開展提供了較大的便利，但同時(shí)也帶來了一個(gè)比較突出的問題。即各類不同的網(wǎng)絡(luò)病毒也應(yīng)運(yùn)而生，這些病毒的存在也誘發(fā)了各類計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫的安全問題，對計(jì)算機(jī)傳輸檔案資源和數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)資源信息的安全性造成了極大的威脅[2]。因此，作為我國的檔案管理部門，其在促進(jìn)自身檔案管理工作信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)著重提升自身檔案管理中信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全性，以此來避免由于受到病毒入侵問題的影響，造成信息系統(tǒng)中存儲(chǔ)的各類檔案信息資源產(chǎn)生無法被彌補(bǔ)的損失。

2 解決檔案管理安全問題的對策

2.1 利用技術(shù)加強(qiáng)防范

在信息化時(shí)代，我國檔案管理部門要想保證工作的安全性，就必須要從做好技術(shù)方案措施方面入手，借助加密技術(shù)的方式來對檔案信息資源的安全性進(jìn)行有效的保護(hù)。所謂的加密技術(shù)，指的就是借助特定算法對于檔案信息資源的源文件展開加密處理，以此來將源文件變?yōu)椴荒軌虮恢苯幼x取的一種計(jì)算機(jī)代碼。這樣一來，當(dāng)使用者在訪問這些經(jīng)過了加密處理之后的檔案信息文件時(shí)，就必須要輸入正確密鑰才能夠順利訪問，從而確保數(shù)字化處理后的檔案信息資源具有較高的安全性。在檔案管理部門中的工作人員對于經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)化的檔案信息資源進(jìn)行傳輸時(shí)，也可以借助加密傳輸?shù)哪Ｊ?，以此來確保即便部分?jǐn)?shù)字化檔案資源被非使用者截取，也會(huì)因?yàn)槿鄙倜荑€無法順利讀取文件中的內(nèi)容。其次，檔案管理部門可以借助權(quán)限控制法時(shí)檔案信息資源安全性能夠得到提升，這主要是由檔案管理部門根據(jù)檔案信息設(shè)定其數(shù)據(jù)庫和信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，若信息使用者本身不具備訪問條件，就不能夠正常的訪問信息內(nèi)容，從而最大化避免一些無關(guān)的ID進(jìn)入到檔案信息系統(tǒng)中[3]。檔案管理部門需要針對訪問者身份的不同設(shè)定訪問權(quán)限等級，以此來確保不同秘密級別程度的檔案信息資源能夠就此得到最大化的保護(hù)。最后，檔案管理部門可以借助安全監(jiān)督控制技術(shù)對信息系統(tǒng)設(shè)定防火墻，避免黑客和其他人員非法訪問檔案信息的管理系統(tǒng)，并避免機(jī)密級別高的數(shù)字化檔案可以從系統(tǒng)中輸出出去。

2.2 培養(yǎng)和提升檔案管理人員綜合能力

對檔案資源的信息化工作建設(shè)來講，要想順利實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化建設(shè)，我國檔案管理部門就必須要構(gòu)建起一直掌握了相關(guān)信息化技術(shù)，且技術(shù)應(yīng)用能力相對較強(qiáng)的人力資源隊(duì)伍。即檔案管理人員在已經(jīng)具備了扎實(shí)、豐富的檔案管理理論知識(shí)和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，還要掌握充足信息技術(shù)操作能力[4]。為避免檔案管理工作人員利用自己的職務(wù)之便濫用檔案資源信息的問題，檔案管理部門必須要面對部門內(nèi)眾多的從業(yè)人員展開有關(guān)職業(yè)道德和素質(zhì)的培訓(xùn)教育工作，在提升檔案管理人員職業(yè)倫理意識(shí)的基礎(chǔ)上，使其能自覺保持勤勉敬業(yè)的工作態(tài)度。

2.3 做好檔案管理監(jiān)督工作

我國檔案管理部門負(fù)責(zé)人需要建立完善的檔案管理制度，確保檔案管理制度化工作的順利展開。部門內(nèi)各級檔案管理部門都需要嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》中的相關(guān)內(nèi)容規(guī)定，在結(jié)合自身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，出臺(tái)細(xì)致的管理規(guī)則，以此來保證檔案管理工作的各項(xiàng)責(zé)任都能夠得到切實(shí)的貫徹，最大化減少日常管理工作中紕漏出現(xiàn)的概率[5]。此外，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要安排專人來負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)監(jiān)督工作具體規(guī)定，形成常態(tài)制度，以便能夠借助這種管理制度及早的發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的各類安全問題，從而及時(shí)的解決相應(yīng)的問題，進(jìn)而將各類安全隱患消滅在萌芽中。

2.4 提升硬件建設(shè)水平

作為檔案管理部門，其負(fù)責(zé)人必須要明確檔案資源信息化建設(shè)需要依靠相關(guān)硬件設(shè)備的支撐。因此，各個(gè)地區(qū)檔案管理部門在促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須要從提高自身硬件設(shè)備建設(shè)水平入手，通過為檔案室提供高端計(jì)算機(jī)設(shè)備和相關(guān)零部件的方式確保檔案室中硬件設(shè)備建設(shè)水平符合信息化建設(shè)條件標(biāo)準(zhǔn)[6]。此外，為避免檔案管理部門安全管理工作負(fù)荷相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做好突發(fā)性災(zāi)害的應(yīng)急處理，部門管理人員還應(yīng)當(dāng)同本單位實(shí)際工作情況相結(jié)合，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案并配備硬件設(shè)備，降低突發(fā)性災(zāi)害對工作帶來的不利影響。

3 結(jié)論

總而言之，面對檔案管理工作中網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用越發(fā)廣泛的發(fā)展背景，現(xiàn)代檔案管理的思想理念、管理手段、檔案信息載體等都發(fā)生了極大的改變。面對此種情況，檔案信息管理難度也在進(jìn)一步增加，作為檔案管理工作者要想保證檔案信息的安全性，就必須要努力發(fā)掘當(dāng)擔(dān)管理中的各類安全問題，并做好信息安全保密工作，以此來將檔案管理工作中信息技術(shù)的作用發(fā)揮出來，使檔案管理工作效率得到明顯的提升。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

王浩（1962-），男，漢，山東濱州人，檔案管理初級，助理館員。