網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息研究工作

王璐

摘 要：檔案信息是社會信息的原生信息源。伴隨著網(wǎng)絡技術在全球范圍內(nèi)的廣泛應用普及，人類已進入了信息時代，同時檔案信息在網(wǎng)絡環(huán)境下的利用率也越來越高。如今，檔案信息管理的網(wǎng)絡化已成為發(fā)展的必然趨勢，同時在網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息管理模式也發(fā)生了重大變化。本文就從網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息的特點入手，探討了網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息的發(fā)展及全新的管理模式。另外，由于網(wǎng)絡自身開放性、共享性等特征，也使得檔案信息的安全存在著很大隱患，因此，如何做好網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息安全工作也是當前檔案行業(yè)的重要課題。

關鍵詞：網(wǎng)絡環(huán)境；檔案信息；管理模式；安全對策

網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息管理是在網(wǎng)絡時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐，以檔案信息資源為核心內(nèi)容。隨著科學技術的不斷發(fā)展，人們對檔案信息的需求量日益加大，對檔案信息的關注程度以及傳播速度的要求也越來越高。為適應社會和時代的發(fā)展需求，我們要實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化，以提高檔案信息服務，這對進一步推動檔案信息網(wǎng)絡化建設和管理都具有重要的意義。

1 網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息的特點

第一，隨著錄音和攝影技術的出現(xiàn)，用聲音、圖像和文字一起記錄歷史的人越來越多。近幾年，檔案館保存的音像檔案數(shù)量迅速增長。在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案信息也不再是單純的文字信息，而是由文字、圖像和聲音等多媒體組成的綜合信息。第二，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡環(huán)境下，一個地方檔案館不再只是構建自己的各種級別的檔案信息資源體系，還可以通過網(wǎng)絡與其他信息系統(tǒng)交流，可實現(xiàn)不同領域及行業(yè)的信息資源共享。第三，隨著計算機信息網(wǎng)絡的發(fā)展以及檔案科學管理的進步，網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息數(shù)據(jù)庫也開始出現(xiàn)面向對象的數(shù)據(jù)庫，而不再僅僅是單機環(huán)境下的只用來存儲及處理數(shù)據(jù)，卻要由另外的程序來完成的關系型數(shù)據(jù)庫。同時，檔案信息數(shù)據(jù)庫也逐步產(chǎn)生分布式數(shù)據(jù)庫。第四，在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案信息通過網(wǎng)絡系統(tǒng)可以直接轉變?yōu)殡娮訖n案全文信息，由傳統(tǒng)的要到庫房去索取案卷來查看檔案文獻原文方式，以目錄級二次信息為主轉變?yōu)槿募壱淮涡畔橹鞯摹？梢哉f，這是檔案信息管理的一大進步，是傳統(tǒng)檔案走向現(xiàn)代檔案的一個重要標志。

2 網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息的管理模式

2.1 數(shù)據(jù)庫模式

這是一種利用數(shù)據(jù)庫技術對檔案信息進行統(tǒng)一管理、實現(xiàn)用戶遠程異地檢索的模式。由于網(wǎng)絡環(huán)境下絕大多數(shù)的檔案信息是以數(shù)據(jù)庫的形式存在的，因此，可以認為數(shù)據(jù)庫管理模式是檔案信息管理的主要形式。當今時代是計算機與通訊一體化、語音傳輸與數(shù)據(jù)傳輸一體化、有線網(wǎng)絡與無線網(wǎng)絡一體化的時代，所以新的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應當具有開放性、共享性、集成性等特點。檔案館將館藏檔案資源組成各種通用或專用型數(shù)據(jù)庫，并將多種檢索工具集成統(tǒng)一到用戶界面，實現(xiàn)網(wǎng)上信息檢索?？傊脭?shù)據(jù)庫技術組織信息資源，可最大限度的提高檔案信息資源開發(fā)的完整性、有序性以及可讀性。

2.2 主頁模式

這是一種將有關的某一機構、部門、人物以及事件等多種信息組織在一起，進行全面的介紹和綜述的管理模式。同時這也是一種類似于按檔案全宗的形式來管理檔案信息。在網(wǎng)絡環(huán)境下，一般是將一個機構、部門和人物信息主頁設置成網(wǎng)絡中的一個結點，用戶用鼠標點擊這個結點，就可進入相應的主頁。此外，主頁信息的詳略程度，取決于建立主頁的各機構、部門或人物的實際需要。

2.3 超媒體及聯(lián)機編目模式

超媒體模式是一種將網(wǎng)上相關的多媒體信息有機地編制在一起的信息管理模式。超媒體模式是以節(jié)點為基本單位，節(jié)點間以鏈路聯(lián)系，將網(wǎng)上信息組織為某種網(wǎng)狀結構，使用戶可以從任意的節(jié)點開始，根據(jù)網(wǎng)絡中信息間的聯(lián)系，從不同角度瀏覽和查詢?nèi)魏蚊襟w所載的各種信息。其次，聯(lián)機編目模式是入網(wǎng)的檔案機構根據(jù)統(tǒng)一的規(guī)則和格式進行編目，各單位生成的書目數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡進行實時地傳遞和交換，形成一個邏輯上的書目庫，實行書目數(shù)據(jù)的規(guī)范化和大規(guī)模生產(chǎn)化。

2.4 自由文本模式

這是一種不需對檔案特征進行格式化描述，也不需用規(guī)范化的語言對檔案信息進行復雜的前處理的管理模式。這種模式主要適用于檔案全文數(shù)據(jù)庫的管理，同時也符合人們的語言習慣，它主要是依據(jù)檔案文獻全文的自然狀況直接、靈活的設置檢索點，用自然語言深入揭示檔案文獻內(nèi)部的知識單元，完整地反映一次文獻的全貌。在網(wǎng)絡環(huán)境下，傳統(tǒng)的固定文本管理模式是無法用數(shù)據(jù)庫語言進行描述的，而自由文本模式卻可以對非結構的文本信息進行有效地控制和管理?？梢哉f，自由文本模式在檔案信息管理中占有重要位置，更是網(wǎng)絡環(huán)境下人們檢索檔案信息的重要方式。

2.5 電子商務模式

這是一種利用電子方式對網(wǎng)上用戶提供檔案信息的有償服務的管理模式。事實上，有償服務是檔案行業(yè)一直在討論的話題，也是電子商務引入檔案信息網(wǎng)絡的前提。雖然檔案館提供的大多數(shù)網(wǎng)上信息是免費的，用戶可以自由的瀏覽和下載，但與此同時也有不少資源需要付費才能夠獲得。總的來說，適當引進電子商務有助于館藏文獻的深層次開發(fā)，促進檔案信息管理工作的數(shù)字化和電子化，從而為用戶提供多方位的信息服務。

3 網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息的安全問題及對策

第一，根據(jù)檔案信息的安全級別和保密程序的不同，必須分門別類地制定不同的管理規(guī)范，確定不同的存儲方式。同時，除了要保證檔案信息資源的網(wǎng)上傳播所需要的硬件設備的無故障運行外，還必須建立網(wǎng)絡化的病毒防范體系，實現(xiàn)病毒庫的同步升級。第二，對于絕密和保密的數(shù)據(jù)應當采取物理隔離，不允許上網(wǎng)操作；對于檔案數(shù)據(jù)的安全問題，必須實行加密、隔離等具體措施。第三，對于系統(tǒng)安全問題，不僅要定期檢查系統(tǒng)的各項設置，還要使用正版軟件，增強安全意識，及時升級及打補丁，做到無漏洞運行。第四，采取災難恢復與數(shù)據(jù)備份。異地備份也是確保檔案信息安全必不可少的重要措施，比如，發(fā)生火災、地震等突發(fā)事件時，這就是避免可能造成的檔案數(shù)據(jù)損毀的重要防范措施。另外，檔案信息安全建設中，往往是由于工作人員疏于管理造成巨大損失，其發(fā)生率也遠遠超過外部的攻擊。因此，還必須加強行政管理，提高各級領導和工作人員的安全意識是檔案數(shù)據(jù)安全的關鍵。檔案部門要建立定期的信息安全學習交流和人員培訓制度，提升檔案管理人員的安全意識和技術水平。