淺談存量檔案數(shù)字化工作中的安全管理

林微微

摘 要：隨著科技不斷更新發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作也出現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，逐步的實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化。檔案存量數(shù)字化，增量電子化已成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。由于存量檔案數(shù)字化依托于計(jì)算機(jī)、掃描儀等外部設(shè)備，因此在存量檔案數(shù)字化工作中的安全管理不容小覷，本文分析闡述了存量檔案數(shù)字化的含義和特點(diǎn)，以及存量檔案數(shù)字化建設(shè)中常見的安全問題，根據(jù)存在的問題提出存量檔案數(shù)字化的安全保障。希望可以提高存量檔案的安全和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：存檔檔案；數(shù)字化；安全管理

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，存量檔案數(shù)字化逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理，存量檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)的檔案管理相比操作方便，檔案不易丟失，可以隨時(shí)隨地查看，不受環(huán)境限制，也提高了檔案的利用率。但是檔案的安全問題也尤為重要，我們應(yīng)時(shí)刻重視存量檔案數(shù)字化工作中的安全管理。

1 存量檔案數(shù)字化的含義

在信息時(shí)代下，存量檔案數(shù)字化主要利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在硬盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像。

2 存量檔案數(shù)字化的特點(diǎn)

存量檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)是顯而易見的，通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換借助于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行整理、查詢，提高了工作效率?？梢砸暂^低成本，通過多個(gè)介質(zhì)進(jìn)行儲(chǔ)存，節(jié)約存儲(chǔ)的空時(shí)，提高存儲(chǔ)的效率，有利于檔案文件的數(shù)字化備份。檔案數(shù)字化還可以為更多的用戶提供檔案信息服務(wù)，加快了檔案的開發(fā)步伐，為檔案的利用提供了便利，因此受到很多單位的青睞。

3 存量檔案數(shù)字化工作中常見的安全問題

3.1 技術(shù)原因帶來的安全問題

在檔案的管理中，由于技術(shù)原因造成安全問題不占少數(shù)，存量檔案數(shù)字化首先是建立在計(jì)算機(jī)、掃描儀、相機(jī)等外部設(shè)備的基礎(chǔ)上，因此在掃描和拍攝中如果設(shè)置的參數(shù)不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化檔案出現(xiàn)失真的現(xiàn)象，同時(shí)由于存量檔案數(shù)字化通過計(jì)算機(jī)可以對(duì)其進(jìn)行修改和編輯，所以存量檔案的原始性很容易受到改變，修改人員通過相應(yīng)的處理軟件，可以不漏痕跡的進(jìn)行修改，并且技術(shù)較高的人員修改后一般很難發(fā)現(xiàn)，這也會(huì)給數(shù)字化檔案的安全造成隱患。其次，用計(jì)算機(jī)錄入檔案數(shù)據(jù)時(shí)，也會(huì)由于軟件的掛接操作不當(dāng)，造成檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)變化或丟失。

3.2 管理不到位帶來的安全保密風(fēng)險(xiǎn)問題

在檔案室中，很多的存量檔案會(huì)涉及一些單位的信息，在存量檔案數(shù)字化工作中，要將以前的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，轉(zhuǎn)化的過程中，涉及了很多的工作環(huán)節(jié)，稍有不慎，就會(huì)造成檔案的泄露，同時(shí)如果沒有對(duì)檔案的安全管理制定相應(yīng)的制度，在檔案數(shù)字化工作中也容易破壞數(shù)字化檔案的真實(shí)性和完整性。同時(shí)檔案數(shù)字化依托外部設(shè)備進(jìn)行錄入和儲(chǔ)存，如果設(shè)備管理和維修不當(dāng)，也會(huì)給檔案數(shù)字化帶來安全問題。

3.3 檔案實(shí)體的安全問題

存量檔案室在數(shù)字化工作中經(jīng)歷很多繁瑣的程序，如出庫(kù)、清點(diǎn)、折卷、掃描等，過程中會(huì)有多人多次直接接觸檔案實(shí)體的情況，一旦操作不當(dāng)可能造成對(duì)檔案的嚴(yán)重的損害，同時(shí)也會(huì)由于人為的失誤導(dǎo)致儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)檔案的丟失。

4 提高存量檔案數(shù)字化安全的措施

4.1 完善檔案收集制度，實(shí)施前端控制

數(shù)字化檔案形成后，對(duì)于檔案的收集工作比較簡(jiǎn)單，只需要相應(yīng)的剪切和復(fù)制就可以進(jìn)行移交，在移交的過程中，要盡快的進(jìn)行，這樣才不會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化檔案的丟失，所以數(shù)字化檔案的管理和收集人員一定要對(duì)收集過程進(jìn)行把控，并且及時(shí)的對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行歸檔。同時(shí)數(shù)字化檔案在管理上要明確嚴(yán)謹(jǐn)，歸檔的數(shù)字化要根據(jù)單位的自身特點(diǎn)進(jìn)行目錄的編輯和儲(chǔ)存，并且在交接的過程可以通過網(wǎng)絡(luò)、U盤等媒介進(jìn)行移交，方便檔案部門對(duì)單位地?cái)?shù)字化檔案進(jìn)行總目錄的編輯，歸檔后及時(shí)辦理移交手續(xù)，以保證數(shù)字化檔案的真實(shí)性。

4.2 對(duì)存量檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查

由于存量檔案數(shù)字化的文件數(shù)量較多，因此要保證數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄和文件一一對(duì)應(yīng)。對(duì)于有重要聯(lián)系的存量檔案可以做一些關(guān)聯(lián)，保證存量檔案的完整性。并且，在檔案完成掃描后，要對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行查實(shí)，確保存量檔案沒有進(jìn)行原始的修改，逐頁(yè)的檢查，保證檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行檔案出庫(kù)和交接確認(rèn)手續(xù)，避免交接途中帶來檔案數(shù)據(jù)的損害。并且在檔案需要借閱時(shí)必須經(jīng)過有關(guān)部門的批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后才可借閱，并按照規(guī)定時(shí)間進(jìn)行歸還。保障數(shù)字化檔案的安全性。

4.3 嚴(yán)格管理制度，保證存量檔案安全保存

數(shù)字化檔案在儲(chǔ)存上一般采用硬盤或刻錄光盤等方式。在保存硬盤時(shí)，一定要保證硬盤安全，防止木馬和病毒侵害檔案數(shù)據(jù)。如果要刻錄成光盤，在刻錄光盤時(shí)，要按年度、保管期限分開刻錄。備份數(shù)據(jù)時(shí)一般要一式三份，一份用于歸檔，一份用于查閱，一份用于異備份。對(duì)于硬盤或光盤的保管，一般放置在防磁防潮柜中，減少磁場(chǎng)的損害，同時(shí)，在對(duì)存儲(chǔ)進(jìn)行整理時(shí)，要佩戴棉質(zhì)的手套，并且輕拿輕放。

4.4 加強(qiáng)數(shù)字化檔案安全管理

由于目前我國(guó)數(shù)字化檔案的安全性存在隱患，因此在數(shù)字化檔案管理中，必須保障數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全性，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的管理。在對(duì)數(shù)字化檔案查看和下載時(shí)，可以設(shè)置一定的權(quán)限限制。同時(shí)檔案管理人員還要對(duì)計(jì)算機(jī)安裝防火墻，并進(jìn)行實(shí)時(shí)維護(hù)，防止黑客和木馬入侵，為存量檔案數(shù)字化營(yíng)造良好的環(huán)境。

4.5 提升檔案管理人員的素質(zhì)，保證檔案的安全性

數(shù)字化檔案對(duì)于計(jì)算機(jī)的要求較高，同時(shí)也需要檔案管理人員有較高自身的素質(zhì)。由于數(shù)字化檔案工作中，會(huì)存在很多的交接，因此想要保證檔案的安全性，必須完善工作流程。單位需要加大對(duì)數(shù)字化檔案管理人員的培訓(xùn)，使數(shù)字化檔案管理人員能熟練對(duì)檔案進(jìn)行歸類存儲(chǔ)，避免認(rèn)為操作失誤帶來的數(shù)字化檔案的損害。

5 總結(jié)

綜上所述，存量檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，存量檔案數(shù)字化工作傳輸速度快、工作效率高，同時(shí)儲(chǔ)存比較方便，但是也存在一定安全問題，因此應(yīng)積極規(guī)范存量檔案數(shù)字化管理的程序，加大對(duì)存量檔案數(shù)字化的安全管理，使存量檔案數(shù)字化更加的安全，實(shí)現(xiàn)存量檔案工作的專業(yè)化、安全化。

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