事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

褚麗娜

摘 要：事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是有利于緩解紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存壓力，提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理效率的工作，在信息化的時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一種必然的趨勢(shì)。完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有利于進(jìn)一步提升事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量，也有利于促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有效開展。本文將對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行簡(jiǎn)單分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)有利于提升其檔案管理能力，進(jìn)而提高事業(yè)單位工作效率的內(nèi)容，具有較高的價(jià)值。在開展事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，有很多需要注意的問題，除了事業(yè)單位自身的屬性和工作情況以外，還有眾多信息化建設(shè)中常見的問題，只有不斷地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題才能夠更好的完成檔案管理信息化建設(shè)工作[1]。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中對(duì)制度、人員、設(shè)備等方面的管理控制，以及科學(xué)性原則的應(yīng)用，都是關(guān)系到檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的重要內(nèi)容。

1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

1）優(yōu)化檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有利于優(yōu)化其檔案管理工作的質(zhì)量，能夠進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理的效率。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)通過計(jì)算機(jī)應(yīng)用與信息數(shù)據(jù)處理等技術(shù)，可以對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行重新整合與管理，信息化檔案管理最大的優(yōu)勢(shì)就在于其儲(chǔ)存、查詢與資源共享方面的便捷性，這種在信息存儲(chǔ)和調(diào)閱方面的優(yōu)勢(shì)很大程度上提高了檔案管理工作的工作效率[2]?，F(xiàn)代化的檔案信息化管理，在信息化應(yīng)用中優(yōu)化了檔案資料的保管、提高了查詢速度、便利了資源共享，對(duì)檔案管理工作優(yōu)化而言具有重要的意義，理應(yīng)進(jìn)行推廣使用。

2）信息化的必然趨勢(shì)。檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代背景下發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)于事業(yè)單位而言加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)也有利于推動(dòng)整個(gè)事業(yè)單位信息化水平，提升事業(yè)單位的綜合質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，也有利于促進(jìn)事業(yè)單位的整體工作的進(jìn)展[3]。當(dāng)今時(shí)代愈來愈重視信息化建設(shè)工作，事業(yè)單位特別是人力社會(huì)保障機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)對(duì)于其工作的便利性以及便民性都有良好的促進(jìn)作用，人力社會(huì)保障局中的檔案信息與群眾生活息息相關(guān)，加強(qiáng)其信息化建設(shè)有利于優(yōu)化和改進(jìn)事業(yè)單位的工作質(zhì)量。

2 檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1）管理結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀。現(xiàn)階段我國(guó)很多事業(yè)單位在工作過程中已經(jīng)逐漸注意到檔案管理信息化的重要性和必要性，但在具體進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中仍然存在需要改進(jìn)的內(nèi)容。在制度方面，目前的檔案管理信息化建設(shè)缺少比較科學(xué)系統(tǒng)的管理制度，這在一定程度上制約了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的發(fā)展，另外也有一部分管理制度在實(shí)際應(yīng)用過程中并不很適應(yīng)事業(yè)單位的當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r，未能夠做到同化效果，也不利于信息化建設(shè)[4]。在檔案管理信息化建設(shè)中最重要的內(nèi)容之一就是硬件設(shè)施的建設(shè)，部分檔案管理中所配備的硬件設(shè)施往往不能與時(shí)俱進(jìn)，做不到定期更新維護(hù)，影響了信息化建設(shè)質(zhì)量。除了硬件之外，檔案管理信息化軟件工作也同樣重要，而目前針對(duì)檔案管理的軟件數(shù)量和質(zhì)量上參差不齊，這也在一定程度上困擾了檔案管理的信息化建設(shè)。

2）管理人員現(xiàn)狀。檔案管理信息化建設(shè)也是依托相應(yīng)管理人員開展的工作，管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及工作能力很大程度上影響著信息化建設(shè)的最終水平，而目前管理人員的工作能力還可以進(jìn)一步提升和改進(jìn)[5]。管理人員的專業(yè)素養(yǎng)問題是檔案管理信息化建設(shè)的重要影響因素，管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平以及檔案管理能力等都會(huì)限制著信息化建設(shè)的結(jié)果，當(dāng)前在檔案管理中存在的一個(gè)問題是，管理人員的技術(shù)參差不齊，部分管理人員在檔案管理方面才華出眾，而信息化處理能力較差，也有部分管理人員在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)方面具有比較突出的天賦，而檔案管理方面缺乏經(jīng)驗(yàn)。管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、工作能力、工作態(tài)度等都影響著檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)行，為了更好的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，必須對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行處理與優(yōu)化。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容

1）完善管理制度。完善檔案管理信息化建設(shè)的制度是提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵之一，通過制度規(guī)范人員行為、明確工作內(nèi)容以及信息化建設(shè)中的要點(diǎn)等，能夠有效的提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。要完善管理制度需要從事業(yè)單位的自身角度出發(fā)，如在縣級(jí)人力社會(huì)保障局中，檔案管理工作是惠及民生且數(shù)量龐大的內(nèi)容，在制定管理制度中，應(yīng)當(dāng)關(guān)注到相關(guān)信息的數(shù)量達(dá)以及復(fù)雜性等特點(diǎn)，從而選擇更加合適的信息化建設(shè)管理制度[6]。在管理制度上不要一味的提高要求和標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)當(dāng)實(shí)事求是，選擇最適合本單位的制度，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)力所能及的完成部分紙質(zhì)檔案的信息化工作，或者根據(jù)發(fā)展情況進(jìn)行硬件軟件的更新?lián)Q代等。

2）檔案管理信息化設(shè)備。檔案管理信息化建設(shè)離不開設(shè)備和技術(shù)的支持，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)當(dāng)對(duì)其硬件設(shè)備和軟件支持進(jìn)行充分的準(zhǔn)備。目前檔案管理信息化建設(shè)中最主要的管理設(shè)備是計(jì)算機(jī)，通過計(jì)算機(jī)可以將人力社會(huì)保障局中的相關(guān)數(shù)據(jù)資料錄入，并進(jìn)行調(diào)閱和查找，而隨著傳播媒體的不斷發(fā)展，電子公告欄、信息化宣傳板等設(shè)備的應(yīng)用也對(duì)人力社會(huì)保障工作中的各種檔案管理提出了新的要求，將儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的基礎(chǔ)檔案進(jìn)行整合與優(yōu)化，可以方便進(jìn)行及時(shí)有效的調(diào)閱和查找，成為信息化建設(shè)中應(yīng)當(dāng)考慮到的內(nèi)容。除了硬件建設(shè)外，軟件建設(shè)工作同樣不可缺少，而進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中的軟件選擇工作是一項(xiàng)需要格外注意的內(nèi)容，檔案管理軟件種類的數(shù)量越來越多，并且在人性化設(shè)計(jì)、反應(yīng)能力方面也在不斷優(yōu)化，提升檔案管理信息化建設(shè)，也應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況選擇與事業(yè)單位相適應(yīng)且反應(yīng)處理速度快的軟件。

3）信息化管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理信息化設(shè)備建設(shè)中的工作人員隊(duì)伍建設(shè)是提升工作效率的重點(diǎn)，通過招聘、集訓(xùn)、考核等方式提高工作人員的質(zhì)量以及素質(zhì)，能夠更好的改善檔案管理工作質(zhì)量。在優(yōu)化管理人員中，也應(yīng)當(dāng)遵循實(shí)事求是的原則，不要要求過優(yōu)過極，而應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，選擇合適的人才。培訓(xùn)是提升工作人員專業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)的重要途徑，定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，讓工作人員掌握最新的軟件應(yīng)用技術(shù)和硬件相關(guān)知識(shí)能夠提升其工作效率。另外，考核工作的進(jìn)行不僅有利于提升其工作能力，還可以幫助提升其注意力。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)比較重要且繁瑣的工作，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)能夠提升這一工作的效率，并且有利于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要注意建設(shè)原則以及建設(shè)中的注意事項(xiàng)，通過對(duì)管理方法、管理人員以及信息安全等方面的優(yōu)化和升級(jí)，全面提升檔案信息化建設(shè)水平，進(jìn)而改善事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，通過科學(xué)、系統(tǒng)的對(duì)單位檔案進(jìn)行有效管理，進(jìn)一步提升了事業(yè)單位的協(xié)調(diào)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]吳灼之.事業(yè)單位檔案信息化管理策略探討[J].中國(guó)管理信息化，2019，12（04）：166-167.

[2]姚珊.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)初探[J].城建檔案，2018，18（12）：29-30.

[3]劉青松.事業(yè)單位檔案管理信息化要點(diǎn)研究[J].管理觀察，2018（35）：63-64.

[4]王俊.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].智庫(kù)時(shí)代，2018，20（48）：42-43.

[5]彭媛媛.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018，24（22）：69.

[6]孫蓮荷.檔案信息化建設(shè)與檔案管理探析[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（22）：151-152.