關(guān)于新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性思考

裴莉

摘 要：隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案的管理也發(fā)生了翻天覆地的變革，檔案的傳統(tǒng)物質(zhì)載體形式逐漸被數(shù)字載體所取代，數(shù)字化檔案引領(lǐng)了無紙化檔案發(fā)展過程；新形勢下的檔案管理模式也得到極大創(chuàng)新和發(fā)展?；鶎訖C(jī)關(guān)事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式中，工作效率低，準(zhǔn)確率不高，不利于檔案信息的使用。重視檔案管理工作創(chuàng)新，是每一位事業(yè)單位管理者應(yīng)當(dāng)重視的問題。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新策略

回顧我國近年來的發(fā)展歷程，新的歷史時(shí)期和新的發(fā)展階段已經(jīng)到來，事業(yè)單位的發(fā)展和管理必須順應(yīng)時(shí)代的趨勢，緊密結(jié)合現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段，有效地保證管理過程中的效率和質(zhì)量。檔案管理工作是事業(yè)單位日常運(yùn)營中涉及部門較多，對專業(yè)化程度要求較高的一項(xiàng)內(nèi)容。對于檔案管理工作者來說，必須具備較高的綜合素質(zhì)和專業(yè)化的操作技能。在檔案管理方式方面的發(fā)展則需要新穎高效的管理模式和高成熟度的管理思想配合完成。二者的有機(jī)結(jié)合將從根本上創(chuàng)新檔案管理的方法和思路，是當(dāng)前階段發(fā)展事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的迫切需求，并且具有極高的現(xiàn)實(shí)意義。這也是事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化進(jìn)程中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。

1 新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的不足與問題

1.1 思想認(rèn)識不足

在傳統(tǒng)思想認(rèn)識的局限下，人們對于機(jī)關(guān)檔案管理認(rèn)識存在誤區(qū)，對于檔案管理的專業(yè)化和技術(shù)性要求缺乏重視，認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案管理是一種缺乏技術(shù)含量的純粹事務(wù)性的工作，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值未能有效全面發(fā)揮作用，同時(shí)也制約了現(xiàn)代機(jī)關(guān)檔案管理的科學(xué)發(fā)展。這一方面表現(xiàn)為機(jī)關(guān)單位或領(lǐng)導(dǎo)對機(jī)關(guān)檔案管理缺乏重視，將其作為一種附屬性工作來抓，機(jī)關(guān)檔案管理處于一種被動(dòng)發(fā)展的格局，導(dǎo)致管理創(chuàng)新能力不足。領(lǐng)一方面，機(jī)關(guān)檔案管理人員也欠缺響應(yīng)的管理和責(zé)任意識，方法上墨守陳規(guī)，態(tài)度上缺乏重視，如歸檔材料疏于審查，損害了真實(shí)性和客觀性；主動(dòng)收集或保管意識差，對于歸檔材料明顯缺失卻疏于補(bǔ)全完整，損害了完整性。

1.2 缺乏科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃

很多事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)缺乏科學(xué)性和合理性，脫離了單位整體的發(fā)展戰(zhàn)略，從而導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃難以落到實(shí)處。二是缺乏科學(xué)有效的調(diào)研論證，有的事業(yè)單位在制定單位檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，沒有考慮到單位目前根本不具備實(shí)施這些規(guī)劃的必要條件。三是沒有重視檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)效，規(guī)劃設(shè)計(jì)不夠靈活，缺乏拓展性，一定程度上限制了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展空間。

2 新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性策略

2.1 提升機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的認(rèn)識

檔案管理工作越來越受到各個(gè)單位的重視，人們也越來越認(rèn)識到檔案管理在單位發(fā)展中所起到的重要作用。因此，在信息化不斷發(fā)展的新時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和干部更要充分認(rèn)識到信息化已經(jīng)是一種發(fā)展潮流，檔案管理工作必須擺脫傳統(tǒng)的管理方式，只有積極參與到各項(xiàng)工作的信息化建設(shè)中，為單位的檔案管理信息化提供有效的檔案配備、經(jīng)費(fèi)等方面的保障，才能為實(shí)現(xiàn)本單位檔案管理信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 創(chuàng)新檔案管理制度

結(jié)合大量事業(yè)單位檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)和管理工作的開展過程來說，檔案管理工作必須具備明確的管理機(jī)制和規(guī)范的工作流程，按照特定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。在檔案管理過程中也要有專門的負(fù)責(zé)人員對其全過程進(jìn)行監(jiān)管。完善的管理制度是保證工作效率的必備基礎(chǔ)，對于事業(yè)單位來說，建立一套適合自身特點(diǎn)的，符合發(fā)展實(shí)際的檔案管理制度是當(dāng)前管理方面的實(shí)際需求。管理制度的內(nèi)容和條例必須做到思路創(chuàng)新和管理方式的創(chuàng)新。合理設(shè)置管理機(jī)構(gòu)和崗位，并不斷與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置和利用。時(shí)刻保障檔案管理工作具有規(guī)范性和獨(dú)立性的創(chuàng)新管理方式。

2.3 建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站主要作用是通過網(wǎng)頁的形式，向檔案管理工作人員提供檔案服務(wù)功能，方便相關(guān)人員利用網(wǎng)絡(luò)完成對檔案資料的查詢、歸檔和下載等操作。這種網(wǎng)頁服務(wù)的方式是檔案信息化管理中極其重要的一種手段和標(biāo)志。與此同時(shí)，事業(yè)單位的檔案信息化管理中又將檔案管理操作系統(tǒng)納入事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)之中，使其形成一個(gè)全方位的傳送系統(tǒng)，有效提升網(wǎng)絡(luò)信息資源共享的效率。事業(yè)單位要建立檔案信息網(wǎng)站，首先在選擇檔案信息管理操作系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)盡可能選擇具有升級功能和再開發(fā)能力的系統(tǒng)，以方便之后檔案信息化管理更新和發(fā)展的需要，以及更好地凸顯檔案信息網(wǎng)站的服務(wù)功能。其次，在設(shè)備設(shè)施的選擇上，必須要求其符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，且盡可能是當(dāng)前市場占有率相對較高的產(chǎn)品，如果有條件的話，還可以盡量與國內(nèi)外相關(guān)的科技公司取得練習(xí)，量身打造最適合本單位檔案管理工作的操作系統(tǒng)，以保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)取得更好的成效，確保檔案信息化管理系統(tǒng)能夠不斷進(jìn)行升級更新，從而在一定程度上降低成本。

2.4 強(qiáng)事業(yè)單位檔案資料的安全管理

針對檔案系統(tǒng)安全管理的有效完善措施，主要可以分為以下方面：第一，事業(yè)單位在為檔案資料建立數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，一定要對各生產(chǎn)廠家和供應(yīng)商做出仔細(xì)認(rèn)真的篩選，并根據(jù)自身的管理特點(diǎn)以及設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)選擇合適的、有安全保證的設(shè)備，這樣才能使建立出來的檔案資料數(shù)據(jù)庫很好的為自身服務(wù)；第二，事業(yè)單位應(yīng)該時(shí)刻關(guān)注設(shè)備的使用情況，及時(shí)添置數(shù)字化檔案管理軟件設(shè)施，為后續(xù)的功能升級做好充分的準(zhǔn)備，這樣才能保證這一數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的與時(shí)俱進(jìn)；第三，事業(yè)單位需要根據(jù)檔案資料的重要程度設(shè)置不同級別的保護(hù)設(shè)施，防止不法分子打入事業(yè)單位內(nèi)部竊取機(jī)密信息。

3 結(jié)束語

新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理工作必須以創(chuàng)新為重點(diǎn)攻關(guān)的內(nèi)容。從管理制度和方法以及管理建設(shè)和人才等方面，加大創(chuàng)新的投入力度，改善當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理效率低下的狀況。新型的管理方式和創(chuàng)新思維也能夠培養(yǎng)管理人員的工作積極性，讓他們能在自己的崗位中發(fā)光發(fā)熱，勇于承擔(dān)起自己的責(zé)任，共同為我國事業(yè)單位檔案管理事務(wù)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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