高校教學(xué)檔案管理的問題與對策

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了教育制度的改革步伐，同時(shí)高效檔案管理工作也時(shí)代的推動下發(fā)生了很大的變化，各種各樣的管理模式、管理理念逐漸受到了更多學(xué)校的青睞。想要抓好高校教育管理體制，就需要從思想、教育、體制、管理等多個(gè)方面來進(jìn)行加強(qiáng)。文章中探討了當(dāng)前高校檔案管理工作中所存在的問題，同時(shí)也就提高檔案管理的工作效率提出了幾點(diǎn)建議，給予參考。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué)；檔案管理；問題；對策

高校檔案管理是高校教學(xué)管理的主要內(nèi)容之一，其反映了教學(xué)活動過程中的客觀材料，同時(shí)也是衡量教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理多以紙質(zhì)文獻(xiàn)為主，效率不高且效果不佳。所以在信息化全覆蓋的教育體系中，傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理也面臨了巨大的挑戰(zhàn)，因此高校檔案管理必須要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，在管理模式上進(jìn)行調(diào)整與完善。

1 高校教學(xué)檔案管理存在的問題

1.1 教學(xué)檔案管理制度不健全

高校教學(xué)檔案是教學(xué)整個(gè)過程的真實(shí)記錄，當(dāng)前有些高校對教學(xué)檔案的管理工作較為忽視，管理意識模糊，管理制度也不健全。甚至很多高校沒有建立教學(xué)檔案管理制度，只是依靠日常對于教學(xué)檔案的認(rèn)識進(jìn)行教學(xué)檔案的建立與管理。同時(shí)也存在一些院系、教師沒有在平時(shí)對保存教學(xué)檔案管理的習(xí)慣，沒有建立相關(guān)的明文規(guī)定，所以領(lǐng)導(dǎo)方面對此也不予關(guān)注，更不要說去督促和監(jiān)管，再加上一些部門及教師只為省事，教學(xué)檔案管理工作并不規(guī)范。

1.2 部分高校教學(xué)檔案管理設(shè)備落后

很多高校在教學(xué)檔案管理中依然采用著傳統(tǒng)的管理模式。如教師教學(xué)信息整理完畢后交至教務(wù)處，而教務(wù)處并沒有按照檔案管理的要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類等；教師在檔案使用時(shí)，檢索信息的效率較低、準(zhǔn)確性不高、材料不完善、流程也非常復(fù)雜，教學(xué)檔案管理處于原始狀態(tài)。這些高校的管理模式并沒有緊隨時(shí)代的發(fā)展，利用現(xiàn)代化的科學(xué)管理設(shè)備及系統(tǒng)平臺。對于圖片、視頻教學(xué)信息，沒有進(jìn)行信息化管理，使教學(xué)檔案管理利用占用的時(shí)間長，管理效率不高，造成教師檢索信息花費(fèi)的時(shí)間較長 。

1.3 高校教學(xué)檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不盡合理

很多高校教學(xué)檔案的管理工作人員都是由年齡較大的教師負(fù)責(zé)，他們在新穎的教學(xué)方法、管理方法上的接受能力不足，無法針對不同教學(xué)檔案進(jìn)行合理的歸類整理。此外，即便有一些年輕的一線教師及行政人員也兼任教學(xué)檔案管理工作，但是他們的檔案管理專業(yè)知識不足，思想及管理經(jīng)驗(yàn)不到位，具體職能較為模糊。

2 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的建議

2.1 提高對教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識

首先，思想觀念的提升時(shí)提高檔案管理工作重視程度的關(guān)鍵，要求相關(guān)的教學(xué)管理部門、各院系的負(fù)責(zé)人等都需要加強(qiáng)對教學(xué)檔案工作重要性的認(rèn)識，定期組織學(xué)習(xí)關(guān)于《高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)內(nèi)容，完善教學(xué)檔案管理制度，明確責(zé)任，由上至下的提高對教學(xué)檔案管理的關(guān)注度，支持和重視教學(xué)檔案管理工作。其次，要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的資金量，設(shè)置專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，及時(shí)更新軟硬件設(shè)施，配備檔案室及檔案管理儀器，給予教學(xué)檔案管理工作基礎(chǔ)方面的保障。最后。要配備專業(yè)的檔案管理人員，提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)。學(xué)校相關(guān)部門也要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，將科級管理人員納入到檔案管理專項(xiàng)管理當(dāng)中。并且注重檔案管理軟件的開發(fā)與研究，提高教學(xué)檔案的收集、整理、立卷及檢索，從而提高教學(xué)檔案的利用率。

2.2 規(guī)范教學(xué)檔案內(nèi)容，促進(jìn)管理規(guī)范化、系統(tǒng)化

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷的更新與提高每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，而教學(xué)檔案也不例外。當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理辦法及手段都存在一定的問題，而這些問題嚴(yán)重的阻礙了教學(xué)檔案信息化管理的良好發(fā)展。所以規(guī)范教學(xué)檔案內(nèi)容，形式及類型極為重要。例如，在教學(xué)檔案管理當(dāng)中業(yè)務(wù)檔案包含了教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、課程計(jì)劃、教案、講稿、課件等相關(guān)的文件材料。教師從備課開始就需要將各方面的材料依照統(tǒng)一的格式上傳至教務(wù)管理系統(tǒng)當(dāng)中，以此來實(shí)行電子化、數(shù)字化管理。而教學(xué)檔案也要依照格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于閱讀及共享的基本原則，制定出合理的、統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)及歸檔分類標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，高校教學(xué)檔案管理也要積極的采用國際標(biāo)準(zhǔn)答案管理體系，并定期檢查和梳理各類檔案。根據(jù)國家出臺的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CGD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，及各個(gè)高校的實(shí)際情況，建立適合自己學(xué)校的教學(xué)檔案管理規(guī)定，制定出統(tǒng)一性，科學(xué)性的歸檔，閱讀，歸還等相關(guān)流程。通過這樣的方式來給予教學(xué)檔案的權(quán)威性及真實(shí)性的有力保障。

2.3 建立合理的教學(xué)檔案管理制度

一套完善的規(guī)章制度是教學(xué)檔案管理工作有序開展及促進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行的有力保障，因此建立合理的、切實(shí)可行的規(guī)范性管理制度十分必要。此外，也要配備專業(yè)的、專職的教學(xué)檔案管理人員，并明確他們教學(xué)檔案管理所要承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)。同時(shí)對相關(guān)的軟件、硬件配套設(shè)施進(jìn)行完善，對教學(xué)檔案管理工作的開展進(jìn)行定期的考核，也要主動積極的向上級業(yè)務(wù)管理部門提出合理化的建議，接受上級業(yè)務(wù)管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。將教學(xué)檔案管理工作及教學(xué)管理工作有效地結(jié)合在一起，從而促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量及效率的提高。

2.4 提升管理人員的素質(zhì)水平。

想要提高教學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)，首先思想最為重要。而思想素質(zhì)的提升不止是指政治立場也包括對其本職工作的認(rèn)真態(tài)度。教學(xué)檔案管理人員要具備強(qiáng)烈的責(zé)任感與敬業(yè)精神，尤其是對上層領(lǐng)導(dǎo)所提供的教學(xué)管理決策要具備一定的執(zhí)行力，同時(shí)，幫助領(lǐng)導(dǎo)制定相關(guān)的教學(xué)管理措施，以及每學(xué)年度的教學(xué)計(jì)劃?？梢娙绻麤]有過硬的思想素質(zhì)對整個(gè)學(xué)校未來發(fā)展的影響將是災(zāi)難性的。其次，教學(xué)檔案管理人員必須具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力。很多教學(xué)檔案管理人員多為半路出家的老教師，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)。這就要求相關(guān)部門做好他們的再教育工作，比如可以通過進(jìn)修、脫產(chǎn)上研究生班，也可以通過自學(xué)來不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3 結(jié)束語

高校教學(xué)檔案管理是對高校教學(xué)活動的真實(shí)記錄，是教學(xué)反思過程中的重要依據(jù)，其中蘊(yùn)含著豐富的教學(xué)和科研價(jià)值。高校檔案管理還需要不斷的提高與完善，從管理隊(duì)伍到基本設(shè)施都須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，加強(qiáng)制度的創(chuàng)新及思想的創(chuàng)新，才能促進(jìn)高校的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

尹丹丹，國防大學(xué)政治學(xué)院，上海，工程師，碩士。