淺析計(jì)算機(jī)在人事檔案方面上的管理

摘 要：計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)起步較晚，但是發(fā)展迅速。我國(guó)于上世紀(jì)九十年代開始普及算計(jì)機(jī)技術(shù)，到如今已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中重要的應(yīng)用技術(shù)。計(jì)算機(jī)的用途比較廣泛，對(duì)于數(shù)據(jù)的記錄和處理是其中常用的一個(gè)功能。通過計(jì)算機(jī)的處理技術(shù)對(duì)于數(shù)據(jù)的整理和分析變得更加高效，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄，是重大的進(jìn)步和升級(jí)。本將會(huì)著重討論計(jì)算機(jī)技術(shù)中對(duì)人事檔案方面的管理，希望可以幫助到相關(guān)行業(yè)的從事人員和機(jī)關(guān)單位。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；人事檔案管理；分析研究

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)改革開放四十余年的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中重要的應(yīng)用環(huán)節(jié)。人事檔案管理往往涉及到復(fù)雜的人員調(diào)配和薪資記錄情況在，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，對(duì)于人事檔案記錄來說工作繁瑣，容易出現(xiàn)疏漏。如果改用計(jì)算機(jī)技術(shù)，則能夠有效的對(duì)人事檔案進(jìn)行記錄分析，提升檔案記錄管理的效率。隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)人事記錄的數(shù)據(jù)要求和因素越來越多，計(jì)算機(jī)技術(shù)的信心化和高效率的特性，可以有效的解決人事檔案記錄龐雜帶來的問題。

1 人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建立和管理軟件的設(shè)計(jì)工作

1.1 人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立

數(shù)據(jù)庫(kù)建立是對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息輸入和儲(chǔ)存的過程。數(shù)據(jù)庫(kù)在建立的過程，首先是需要對(duì)數(shù)據(jù)的條目數(shù)量和信息量進(jìn)行總結(jié)分析，確定收集到足夠完整真實(shí)的數(shù)據(jù)。然后按照設(shè)計(jì)的條目對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理編排，建立數(shù)據(jù)分層和檢索系統(tǒng)，方便對(duì)數(shù)據(jù)的整理和查找。

1.2 管理軟件的設(shè)計(jì)工作

使用VFP軟件進(jìn)行程序設(shè)計(jì)。人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，一般建立為人員數(shù)據(jù)庫(kù)、部門數(shù)據(jù)庫(kù)、處科室數(shù)據(jù)庫(kù)。按照不同的數(shù)據(jù)庫(kù)名稱進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理編輯工作。在數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)過程中，應(yīng)該遵照“從上到下”的設(shè)計(jì)原則，從級(jí)別較高的部門單位開始設(shè)計(jì)，以助于對(duì)數(shù)據(jù)的分層管理和保證對(duì)數(shù)據(jù)記錄的完整性和真實(shí)性[1]。在底層的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)中對(duì)數(shù)據(jù)收集條目的收集設(shè)計(jì)工作，保證數(shù)據(jù)收集的完整性。條目包括：入職時(shí)間、員工姓名、年齡、性別、職務(wù)、政治面貌、入職時(shí)間、工作記錄、工薪記錄、學(xué)歷等一系列關(guān)于人事檔案記錄的條目。計(jì)算機(jī)人事檔案的編程設(shè)計(jì)一般為兩個(gè)程序，一個(gè)是數(shù)據(jù)的錄入整理程序，第二個(gè)為數(shù)據(jù)的檢索分析程序，兩個(gè)系統(tǒng)的配合使用，能有有效的促進(jìn)人事檔案管理的效率。

2 通過計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的進(jìn)行人事檔案管理的特點(diǎn)

2.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)具備更好的保密性

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，紙質(zhì)的檔案信息可能因?yàn)榉N種原因造成泄漏。人事檔案記錄著人事調(diào)用中個(gè)人的工作業(yè)績(jī)和處罰獎(jiǎng)勵(lì)明細(xì)，被泄漏可能造成一些嚴(yán)重的問題和麻煩。計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)據(jù)處理有效的避免了數(shù)據(jù)泄漏的問題，雖然也有一定的風(fēng)險(xiǎn)，但是相比于傳統(tǒng)方式而言，已經(jīng)是巨大的進(jìn)步。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以通過多種加密方式對(duì)人事記錄檔案進(jìn)行保護(hù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檢索調(diào)用的安全性。

2.2 計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)記錄可以保證人事檔案記錄數(shù)據(jù)的真實(shí)和全面

經(jīng)過計(jì)算機(jī)輸入的真實(shí)數(shù)據(jù)可以進(jìn)行長(zhǎng)期的保護(hù)，減少數(shù)據(jù)發(fā)生丟失和篡改的可能。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理記錄著每一個(gè)工作人員的詳細(xì)檔案，對(duì)于每個(gè)人的數(shù)據(jù)都是獨(dú)一無二的，任何對(duì)數(shù)據(jù)的調(diào)用和修改都會(huì)生成瀏覽記錄和修改痕跡，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性。2計(jì)算機(jī)技術(shù)可以提升數(shù)據(jù)檢索統(tǒng)計(jì)的效率。在進(jìn)行業(yè)績(jī)考評(píng)和工作發(fā)放的過程中，通過計(jì)算機(jī)檢索可以快速的分析出匹配的人員，完成對(duì)工資發(fā)放的統(tǒng)計(jì)工作，極大的提升統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)效率。另外計(jì)算機(jī)可以對(duì)人員的調(diào)動(dòng)情況和績(jī)效考評(píng)進(jìn)行評(píng)估分析，方便管理人員對(duì)單位運(yùn)行狀況的了解。

2.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)提升了人事檔案管理的效率

當(dāng)出現(xiàn)人事安排調(diào)動(dòng)等管理變動(dòng)時(shí)，可以對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的數(shù)據(jù)修改，確保數(shù)據(jù)檔案的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄修改手段，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，無疑提升了數(shù)據(jù)運(yùn)行的效率，減少了人工的工作時(shí)間和工作量。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用分析

3.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)提升了人事檔案管理的效率

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)控制管理技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)的處理和分析能力大大的加強(qiáng)，通過計(jì)算機(jī)的處理能力，有效的提升了數(shù)據(jù)處理效率，解放了人的腦力勞動(dòng)。3人事檔案管理是數(shù)據(jù)管理中比較龐雜的數(shù)據(jù)管理項(xiàng)目，人事檔案的記錄必須保證對(duì)每個(gè)在職人員的工作經(jīng)歷負(fù)責(zé)，數(shù)據(jù)的調(diào)動(dòng)和修改頻率也比較高，造成了人事檔案管理工作冗長(zhǎng)復(fù)雜。另外對(duì)在職人員的檔案調(diào)用和查看也是檔案管理的重要任務(wù)之一。通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索功能，可以輕松的實(shí)現(xiàn)以上的數(shù)據(jù)管理要求。當(dāng)面對(duì)人事檔案管理較多的情況時(shí)，通過計(jì)算機(jī)的輔助大大提升了人事檔案管理的效率，相比于傳統(tǒng)方式實(shí)現(xiàn)了本質(zhì)的飛躍。

3.2 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的普及，節(jié)省了一定的時(shí)間和人工成本

人事檔案管理的復(fù)雜性體現(xiàn)在：人事檔案是對(duì)每個(gè)工作人員的工作履歷記錄、人事檔案面臨著多次查看調(diào)用的情況、人事檔案涉及的記錄廣度非常龐雜，以上這些原因使人事檔案管理工作成為繁重復(fù)雜的工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，不僅占用了大量的資源和空間，同時(shí)在保存的過程中，還有注意防潮防蛀的工作。對(duì)數(shù)據(jù)的整理和調(diào)用消耗了大量的資源。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)有效的緩解以上資源消耗的問題，通過計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)整合不僅提升了工作效率，同時(shí)節(jié)省了大量的資源成本。4同時(shí)對(duì)認(rèn)識(shí)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)線上管理，通過網(wǎng)絡(luò)的傳輸分享功能，既減少了重復(fù)勞動(dòng)，同時(shí)減少了紙質(zhì)材料的使用，提升了人事檔案管理調(diào)用的效率。

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理人事檔案工作中應(yīng)該注意的問題

4.1 不斷優(yōu)化計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理程序，建設(shè)更加高效的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理能力在不斷的進(jìn)行發(fā)展，新的編程程序和軟件也在不斷的開發(fā)和應(yīng)用。通過對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和翻新，提升計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析能力，優(yōu)化錄入數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和完整性。

4.2 錄用一批熟悉檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才進(jìn)行人事檔案管理工作

在人事檔案管理的工作中，需要工作人員對(duì)檔案記錄和計(jì)算機(jī)程序檢索進(jìn)行熟練的操作，同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)發(fā)展和程序編輯有一定的了解，保證人事檔案管理系統(tǒng)能夠正常的運(yùn)行，保證數(shù)據(jù)調(diào)用的效率。

4.3 加強(qiáng)對(duì)人事信息檔案的保密工作

對(duì)人事檔案的管理人員進(jìn)行保密方面的教育和考核，防止工作人員泄漏檔案數(shù)據(jù)的可能出現(xiàn)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)人事信息檔案的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)，和調(diào)用保護(hù)，防止人事檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上遭到攻擊而泄漏，或者在調(diào)用分享的過程中，出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄漏的情況。對(duì)存放數(shù)據(jù)的機(jī)器設(shè)施進(jìn)行必要的監(jiān)控，防止數(shù)據(jù)出現(xiàn)無端的損毀或者篡改的情況。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)現(xiàn)代化道路上的不斷進(jìn)步，對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的使用和應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大。人事檔案管理在傳統(tǒng)方法是耗時(shí)耗力的工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，極大的方便了人事檔案信息的處理。人事檔案管理工作在新的要求下，面臨著新的挑戰(zhàn)和問題，不斷加深對(duì)計(jì)算技術(shù)和檔案數(shù)據(jù)相結(jié)合的處理方法的研究，是高效進(jìn)行人事檔案管理的必然要求。在現(xiàn)今的人事檔案管理中，我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事數(shù)據(jù)處理方面已經(jīng)取得了巨大的進(jìn)步，提升了企業(yè)單位的人事檔案管理效率，但是計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的能力也在不斷的發(fā)生著變化，需要檔案管理人員和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行緊密的聯(lián)系和配合，不斷的提升人事檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)

[1]謝阿秋.淺析醫(yī)院人事檔案的計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用[J].中國(guó)市場(chǎng)，2017（7）：180-181.

[2]黃梅英.淺析計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].人力資源管理，2017（12）：308-309.

[3]路海玉.淺析計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2016（20）：158-158.

[4]陳思音.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2017（15）：55-55.

作者簡(jiǎn)介

朱永瓊（1975-），女，興山縣中醫(yī)醫(yī)院（興山縣昭君鎮(zhèn)衛(wèi)生院），副院長(zhǎng)，館員，研究方向檔案管理和運(yùn)用。