蘇曉英

中圖分類(lèi)號(hào)：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）12-121-01

摘 要 目前事業(yè)單位改革不斷深入的情況下，檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，對(duì)檔案管理規(guī)范化提出了更高的要求，檔案管理規(guī)范化不僅有利于事業(yè)單位工作決策的精準(zhǔn)度，還可以確保事業(yè)單位的有效運(yùn)行，為事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展，提供合理的決策依據(jù)。本文主要針對(duì)當(dāng)前形勢(shì)下，如何有效提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化水平進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化

事業(yè)單位屬于智力密集型的單位，每一位員工都是單位寶貴的資源與財(cái)富，做好事業(yè)單位檔案管理工作顯得十分重要，它對(duì)事業(yè)單位人事管理水平的提高有很大的促進(jìn)作用。在對(duì)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，實(shí)際工作中有很多管理不規(guī)范的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了檔案管理工作不能有效發(fā)揮應(yīng)有的作用，還會(huì)連累事業(yè)單位的整體管理水平。目前，隨著事業(yè)單位改革進(jìn)度的不斷深入，人事檔案管理的重要性也在不斷展現(xiàn)出來(lái)，需要事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中，重視檔案管理的重要性，進(jìn)一步提升檔案管理規(guī)范化工作，提高檔案管理的整體水平。

一、提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平的意義

（一）檔案管理規(guī)范化，有利于提高檔案管理的效率

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，我國(guó)經(jīng)濟(jì)也在飛速發(fā)展，企業(yè)及事業(yè)單位用人制度也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位用人脫離了之前鐵飯碗的范疇，也采用合同制的形式接收更優(yōu)秀的人員。因此，在事業(yè)單位運(yùn)行過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)大量的人員流動(dòng)，人事檔案就成為了事業(yè)單位識(shí)別人才、實(shí)施人才調(diào)動(dòng)的主要參考依據(jù)，所以建設(shè)高效、規(guī)范化人才管理檔案顯得特別重要。事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理，可以提高用人單位識(shí)別人才的有效率，確保很短時(shí)間內(nèi)查閱出所需要的人才檔案信息，同時(shí)能夠保證信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，減少中間查閱時(shí)間，提高單位的工作效率。

（二）檔案管理規(guī)范化，能有效反映事業(yè)單位發(fā)展情況

檔案記錄著事業(yè)單位整體人員流動(dòng)的情況，通過(guò)檔案可以見(jiàn)證每一個(gè)時(shí)期的發(fā)展歷程，反映出單位發(fā)展過(guò)程中的變化。事業(yè)單位的發(fā)展都是從小到大，底蘊(yùn)由弱變強(qiáng)，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展壯大，人員也在不斷增多，人員流動(dòng)性也逐漸變大，側(cè)面反映了事業(yè)單位的發(fā)展情況，這是事業(yè)單位的無(wú)形資本，對(duì)于單位人才培訓(xùn)，挑選符合要求的人才具有重要的指導(dǎo)意義。

（三）檔案管理規(guī)范化，有利于優(yōu)化人才選擇機(jī)制，吸納人才

事業(yè)單位人事檔案記錄著員工的入職、崗位輪換、升遷、離職等重要信息，對(duì)于單位選擇合適人才具有指導(dǎo)作用。單位可以通過(guò)人事檔案的記錄，經(jīng)過(guò)綜合判斷，決定選擇哪種類(lèi)型的人才，在人員招聘過(guò)程中有針對(duì)性進(jìn)行招聘。事業(yè)單位還可以通過(guò)人事檔案，發(fā)行哪些人才存在的不足，方便開(kāi)展集中化培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。根據(jù)檔案記錄，可以發(fā)現(xiàn)表現(xiàn)優(yōu)異的人員，對(duì)這些人員可以進(jìn)行表彰；表現(xiàn)惡劣的員工，進(jìn)行批評(píng)教育，提高單位的綜合素質(zhì)。

二、提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平的措施

（一）強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)

實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，需要在日常工作中，向檔案管理人員做好檔案規(guī)范化宣傳工作，將管理精細(xì)化工作模式引入檔案管理工作中來(lái)，提高檔案管理人員的精細(xì)化管理意識(shí)。在實(shí)際工作中，加強(qiáng)檔案管理人員的宣傳與教育工作，從小事、細(xì)節(jié)做起，提升單位內(nèi)部重視程度，讓檔案管理人員了解到規(guī)范化管理的重要作用，以及對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的意義。將檔案規(guī)范化管理落實(shí)情況納入到員工年終考核中去，借助年終考核評(píng)價(jià)手段，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的規(guī)范化管理意識(shí)。

（二）優(yōu)化檔案管理機(jī)制

優(yōu)化檔案管理機(jī)制，對(duì)于檔案規(guī)范化管理來(lái)說(shuō)影響非常大，是提高事業(yè)檔案規(guī)范化水平的重要保證。在優(yōu)化檔案管理機(jī)制過(guò)程中，需要對(duì)管理責(zé)任進(jìn)行明確與區(qū)分，使其將檔案管理人員的工資待遇聯(lián)系在一起，這樣可以充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工資的積極性，確保員工工作過(guò)程中更具有責(zé)任心，使檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的不嚴(yán)格、不規(guī)范的現(xiàn)象有所改善。

（三）提升檔案管理技術(shù)水平

事業(yè)單位檔案管理經(jīng)歷了一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程，在發(fā)展過(guò)程中需要對(duì)整個(gè)單位的人事檔案進(jìn)行管理，所以需要做大量的工作。傳統(tǒng)檔案管理的方法依靠人力勞動(dòng)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，整個(gè)過(guò)程非常繁瑣，勞動(dòng)量較大，效率較低。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，規(guī)范化使用計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，使其代替了繁重的人力勞動(dòng)，很多人工管理時(shí)存在的問(wèn)題都得到了及時(shí)解決，電子檔案取代了紙質(zhì)檔案，方便了檔案的儲(chǔ)存、管理，也突破了地域的限制，實(shí)現(xiàn)了跨地域檔案信息共享。傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的遺漏、檔案丟失、效率低下的問(wèn)題得到有效解決，通過(guò)規(guī)范化操作，提升了檔案管理的整體水平。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的工作。由于我國(guó)檔案規(guī)范化管理起步較晚，發(fā)展比較滯后，在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中還會(huì)遇到各種情況下的阻礙，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該做好面對(duì)各種挑戰(zhàn)的準(zhǔn)備，提高檔案規(guī)范化水平，在以后工作中提升檔案的利用效率，促進(jìn)事業(yè)單位的有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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