淺談做好人事檔案管理工作的途徑

陳云

摘 要：人事檔案在人力資源管理中具有重要作用，新時(shí)期采取切實(shí)有效措施做好人事檔案管理，能夠更好地促進(jìn)人事檔案管理工作走向良性發(fā)展的軌道，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的信息保障。

關(guān)鍵詞：檔案 管理

檔案工作是維護(hù)歷史記憶、傳承社會(huì)文明的重要事業(yè)。因此，我們要做好人事檔案工作，改變檔案管理設(shè)施陳舊落后的狀況，采取集中時(shí)間、集中人力，多措并舉的工作方針，使檔案管理水平得到進(jìn)一步提高。

一、提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度

要通過我們的工作，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理在國(guó)家建設(shè)中的重要作用。這項(xiàng)工作如果做不好，就不可能給政府管理決策提供可靠的依據(jù)，各級(jí)黨委在考察使用干部時(shí)就無法客觀、準(zhǔn)確地做出評(píng)價(jià)。檔案部門自己要重視，通過努力積極去爭(zhēng)取，讓干部人事檔案工作引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，這樣才能進(jìn)一步把這項(xiàng)工作抓實(shí)、抓好，做出成效。

二、牢固樹立責(zé)任意識(shí)

各級(jí)檔案管理部門和工作人員，要充分認(rèn)識(shí)到檔案查借閱工作的重要性，不能混事，要想事、干事，工作細(xì)致、到位、不出事，認(rèn)真做好檔案的保管、保密等項(xiàng)工作。審批表不規(guī)范的不予查閱;轉(zhuǎn)遞理由不充分的不轉(zhuǎn)遞、無轉(zhuǎn)遞通知單的不轉(zhuǎn)遞、案卷材料凌亂的不轉(zhuǎn)遞、案卷材料不齊全的不轉(zhuǎn)遞。

三、充分發(fā)揮檔案作用

通過不斷提高服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)造性地開展工作，改進(jìn)提供案卷利用的方式，加大提供利用案卷的深度和廣度，充分發(fā)揮檔案的信息資源庫(kù)作用，把死檔案變成活檔案，更好地為人事工作、人才工作服務(wù)。要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，這是提高檔案管理利用水平的重要措施，是信息時(shí)代組織工作對(duì)檔案信息的需要。按照上級(jí)總體規(guī)劃，要逐步建設(shè)完成內(nèi)容齊全、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)規(guī)范、安全保密的數(shù)字檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、存儲(chǔ)、借閱、檢索電子化。這項(xiàng)工作需要大量人力、物力和資金的支撐，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。要按照上級(jí)信息化建設(shè)要求，結(jié)合單位實(shí)際，研究制定數(shù)字檔案建設(shè)工作方案，采取有效措施，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大資金投入，全力推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

四、穩(wěn)定隊(duì)伍，提高素質(zhì)

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政治性、政策性、保密性很強(qiáng)的工作，而且艱苦細(xì)致，要做好此項(xiàng)工作，就必須建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍。首先，選好人。要在選配人員方面下些功夫，努力建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍，“選適合的人到合適的崗位”，選好配齊檔案工作人員。在管檔人員的挑選上，首要一條是有較高的政治素質(zhì)，能夠自覺遵守組織紀(jì)律，就是“心要紅、嘴要嚴(yán)”。要能耐得住寂寞，甘于奉獻(xiàn)，就是“坐得住板凳、守得住攤”。其次，培訓(xùn)人。要通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察等活動(dòng)的開展，不斷加強(qiáng)檔案工作人員自身建設(shè)，使檔案工作人員不斷增強(qiáng)政治觀念，提高政治理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣和法制意識(shí);不斷加強(qiáng)檔案管理基本功訓(xùn)練，努力創(chuàng)新工作思路。要以高度的政治責(zé)任感和使命感，以扎實(shí)的工作作風(fēng)，認(rèn)真做好工作。再次，要關(guān)心人。要在政治上關(guān)心他們，工作上支持他們，生活上照顧他們。努力形成好的用人導(dǎo)向，讓默默無聞、踏實(shí)工作的人員也能得到提拔重用。另外，生活上要幫助他們多解除一些后顧之憂，使他們?nèi)硇牡赝度氲綑n案管理工作中去，充分體現(xiàn)組織上的溫暖，不斷提高檔案工作者隊(duì)伍建設(shè)的整體水平。最后，要穩(wěn)住人。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，人員的頻繁變動(dòng)勢(shì)必會(huì)對(duì)一個(gè)部門的檔案工作造成不良影響。因此，要堅(jiān)持用事業(yè)留人、用感情留人、用適當(dāng)?shù)拇隽羧说脑瓌t，保持檔案工作人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。

五、加大軟硬件建設(shè)

檔案管理必須達(dá)標(biāo)晉級(jí)，必須引起主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門的高度重視。要加大對(duì)檔案晉級(jí)工作給予的物力、財(cái)力的大力支持。近年來，我們?cè)诨A(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，投入大量資金，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行了裝修改造，新購(gòu)置了卷柜，并配備了電腦、打孔機(jī)、切紙機(jī)等檔案整理工具以及空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度表、防盜門等配套設(shè)施。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面改善了檔案保管環(huán)境。工作的開展都離不開強(qiáng)大財(cái)力的支撐;成績(jī)的取得是管理水平提高的標(biāo)志，檔案管理人員做了大量工作，注重加強(qiáng)了制度建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，有力推動(dòng)了檔案管理工作制度化、規(guī)范化，使案卷質(zhì)量得到顯著提升。制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案整理制度，定期從有關(guān)部門借調(diào)政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志，集中對(duì)檔案進(jìn)行整理。針對(duì)部分填寫不完整、不齊全的突出問題，我們和人事部門認(rèn)真查實(shí)核對(duì)、重新修訂，使案卷質(zhì)量得到較大提高。同時(shí)，我們制定了嚴(yán)格的案卷準(zhǔn)入制度，本著精益求精的指導(dǎo)思想，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，對(duì)不合格的干部檔案一律發(fā)回重新整理，直到合格為止，使案卷質(zhì)量從源頭上得到保證;根據(jù)檔案材料形成的時(shí)間規(guī)律，建立了檔案材料收集信息網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)與人事管理部門聯(lián)系，主動(dòng)收集檔案材料，進(jìn)一步理順了檔案材料收集的渠道。根據(jù)自身檔案管理的特點(diǎn)，針對(duì)人事、文書檔案同置一室、案卷多而雜的狀況，建立“統(tǒng)一管理，分類擺放，專人負(fù)責(zé)”的檔案管理制度，提高案卷質(zhì)量。

綜上所述，我們要清醒地看到，在人事檔案管理工作中，還存在著不足，人事檔案管理是一項(xiàng)經(jīng)常性工作，是動(dòng)態(tài)管理，工作任務(wù)仍然十分艱巨。我們不要驕傲，繼續(xù)努力，把工作做實(shí)、做好。