李春慧

摘 要：紙質(zhì)檔案和電子檔案各有優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理有其必然性。管理中應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)是，檔案互轉(zhuǎn)前必須經(jīng)過相應(yīng)的整理，必要時(shí)可請(qǐng)專業(yè)公司進(jìn)行檔案整理及數(shù)字化工作；檔案數(shù)字化必須注意保密安全；需要建立健全相應(yīng)的制度。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；雙套制管理

“雙套制”檔案是指同一內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案和電子載體檔案。實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件“雙套”收集歸檔模式，是當(dāng)下檔案收集歸檔的最佳選擇。如何處理好電子檔案和紙質(zhì)檔案的關(guān)系，抓好“雙套制”管理，是檔案管理者需要解決的重要問題。

1 檔案“雙套制”管理并存的必然性

電子檔案和紙質(zhì)檔案各有優(yōu)劣，兩者相輔相成，缺一不可。無論是電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后制成的兩套檔案，雖然兩者在內(nèi)容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體質(zhì)小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢(shì)，但其局限性也很明顯。如，不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個(gè)人字跡特征、無墨跡書寫的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識(shí)別；電子版可以打印出來蓋上章，掃描成pdf，解決了容易被篡改的可能，電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)各不相同，對(duì)軟硬件依賴大，壽命短，其影像記錄的穩(wěn)定期限不長。紙質(zhì)檔案雖具有真實(shí)性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢(shì)，但有信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便等弱點(diǎn)。因此說，電子文件的原始性成了轉(zhuǎn)化為電子檔案的主要障礙，而實(shí)行“雙套制”收集歸檔后正好融合了電子文件與紙質(zhì)文件的優(yōu)勢(shì)，既可發(fā)揮高效存取和快速檢索的功能，又可保證歸檔文件的原始性和憑證作用。

2 檔案“雙套制”管理應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)

2.1 檔案互轉(zhuǎn)前必須經(jīng)過相應(yīng)的整理

2.1.1 文書檔案。立卷整理編目的檔案，案卷質(zhì)量要符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-1988）的要求。以件為單位整理的檔案，案卷質(zhì)量要符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）的要求。

2.1.2 科技檔案。整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）的要求。如今的時(shí)代是共享時(shí)代，科技檔案比如展園園林設(shè)計(jì)均應(yīng)在網(wǎng)站上付費(fèi)使用，首先讓園林從業(yè)人員可以閱讀到當(dāng)前中國最優(yōu)秀的園林藝術(shù)手法，其次公眾也可以陶冶自家的小院落?？梢越梃b上海衛(wèi)視《愛的夢(mèng)想家》中老房改造很多優(yōu)秀設(shè)計(jì)案例，制作成園林造園節(jié)目。

2.1.3 會(huì)計(jì)檔案。案卷質(zhì)量應(yīng)符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字（1998）32號(hào)）、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39-2008）的要求。

2.1.4 聲像檔案。整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821一2002）的要求；照片和底片各一式一份。屬數(shù)碼拍照的，照片和數(shù)字影像各一式一份。磁性載體檔案的整理要符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）的要求。

2.1.5 實(shí)物檔案。對(duì)不同載體和不同形態(tài)的實(shí)物原件（如，領(lǐng)導(dǎo)題詞、獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆①?zèng)品等），按件編寫說明和編制目錄，同時(shí)對(duì)實(shí)物原件進(jìn)行拍照存入照片檔案。實(shí)物檔案原件及原件照片（含底片）一式一份。

2.1.6 專業(yè)檔案。其他業(yè)務(wù)檔案的整理要符合業(yè)務(wù)主管部門和檔案行政管理部門聯(lián)合制發(fā)的專門檔案管理辦法的要求。

2.2 檔案整理及數(shù)字化外包注意事項(xiàng)

檔案整理和數(shù)字化是一項(xiàng)長期而持久的工作。單位應(yīng)對(duì)此項(xiàng)工作的人、財(cái)、物作出合理的統(tǒng)籌計(jì)劃，在爭(zhēng)取完成當(dāng)年檔案整理和數(shù)字化工作的同時(shí)，分期、分批用2～3年時(shí)間將歷史遺留檔案整理和數(shù)字化完畢，檔案管理中尤其是重大項(xiàng)目的大事記應(yīng)當(dāng)緊跟會(huì)議之后在網(wǎng)站上公布，根據(jù)公開級(jí)別而發(fā)布新聞，工作進(jìn)行中同時(shí)進(jìn)行檔案的分類、公開、保存，必要時(shí)可請(qǐng)專業(yè)公司進(jìn)行此項(xiàng)工作。

2.2.1 簽訂合同。簽訂合同時(shí)除了明確數(shù)字化加工內(nèi)容、價(jià)格、完成時(shí)間外，還要對(duì)各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作明確的規(guī)定，如原文的格式、圖像分辨率、備份介質(zhì)等。

2.2.2 保密協(xié)議的簽訂。與數(shù)字化公司簽訂安全保密協(xié)議，規(guī)定其不得下載、留存、持有和使用檔案館、室的任何檔案信息，違者承擔(dān)法律責(zé)任并予以嚴(yán)厲經(jīng)濟(jì)處罰。數(shù)字化公司要對(duì)其聘用的工作人員進(jìn)行身份審查和登記備案，與其簽訂保密協(xié)議。

2.3 檔案數(shù)字化必須注意保密安全

2.3.1 事關(guān)社會(huì)公共安全的檔案、包含行業(yè)年度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的檔案以及包含敏感資料的檔案在進(jìn)行數(shù)字化整理時(shí)，如進(jìn)行檔案外包服務(wù)，應(yīng)從符合下列4項(xiàng)條件之一的檔案專業(yè)公司中優(yōu)先選擇：一是國有性質(zhì)或者國有股份占三分之一以上的；二是獲得國家保密部門認(rèn)證許可的；三是有黨組織且成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的；四是通過ISO9000系列認(rèn)證的。以確保檔案保密安全。

2.3.2 “十不準(zhǔn)”。即檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)必須是封閉性獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)，不準(zhǔn)與其他任何網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián)；數(shù)字化加工所需計(jì)算機(jī)由本單位提供，并封閉USB接口和光驅(qū)；數(shù)字化操作現(xiàn)場(chǎng)不準(zhǔn)使用私人移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)；手機(jī)集中存放，不得帶入檔案數(shù)字化操作現(xiàn)場(chǎng)；檔案不得帶離數(shù)字化操作現(xiàn)場(chǎng)；非工作人員不準(zhǔn)進(jìn)入數(shù)字化操作現(xiàn)場(chǎng)等。檔案中大事記、同時(shí)配套的照片和文檔，應(yīng)當(dāng)在網(wǎng)站上以時(shí)間軸的形式公布，科技類資料更應(yīng)該以付費(fèi)的形式公開，對(duì)于審計(jì)類、現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)類、會(huì)議詳細(xì)內(nèi)容等資料封閉保存。

筆者理解為三套制檔案管理，多了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)共享的檔案管理，其中可以公布重大項(xiàng)目的包含照片、視頻和文字的大事記，也可以有付費(fèi)的科技文檔，另外也可以有交互平臺(tái)，設(shè)立征集信息的調(diào)查問卷二維碼，讓廣大人民參與討論，集思廣益。

2.3.3 安全監(jiān)管檔案數(shù)字化處理場(chǎng)地必須在消防系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)下調(diào)卷、歸卷。調(diào)卷時(shí)要認(rèn)真做好檔案的逐盒逐卷清點(diǎn)、核對(duì)、填寫移交接收清單，雙方在交接單上驗(yàn)收簽字。歸卷時(shí)不僅要清點(diǎn)數(shù)量，還要檢查案卷質(zhì)量，檢查是否按原孔裝訂還原，是否有散頁、倒頁、漏頁等現(xiàn)象。

2.4 建立健全相應(yīng)的制度

2.4.1 建立嚴(yán)格、規(guī)范的文件內(nèi)容的“轉(zhuǎn)移”制度。及時(shí)拷貝，甚至可以不時(shí)地變換文本格式。

2.4.2 嚴(yán)格界定管理人員的職責(zé)權(quán)限。一方面，建立和完善管理人員資格審查制度。要求檔案文件管理人員必須具備良好的思想品質(zhì)、端正的工作態(tài)度、積極的專業(yè)精神以及較強(qiáng)的工作能力。對(duì)審查結(jié)果不合格的管理人員應(yīng)當(dāng)予以調(diào)離或者重新培訓(xùn)；對(duì)于審查結(jié)果合格的管理人員應(yīng)予以加強(qiáng)性培訓(xùn)以進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，減少管理操作失誤。另一方面，建立健全權(quán)限管理制度。檔案文件管理人員應(yīng)做好本環(huán)節(jié)工作并且做好與相鄰環(huán)節(jié)的銜接工作。通過一定的技術(shù)手段監(jiān)控管理人員正確行使權(quán)限，防止越權(quán)行為，從而維護(hù)電子文件的真實(shí)性。

現(xiàn)階段，從檔案實(shí)體屬性的角度出發(fā)采用檔案“雙套制”管理模式，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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[3]米士剛.加強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)工作[J].中國檔案，2006.

（作者單位：河南省鄭州市世紀(jì)游樂園 來稿日期：2019-01-20）