李天鳳

[摘要] 醫(yī)院檔案管理是醫(yī)療計(jì)劃和決策實(shí)行的重要依據(jù)，是保證醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的條件之一，為臨床疾病治療方案提供了關(guān)鍵性參考依據(jù)，因而具有很高的臨床價(jià)值。隨著數(shù)字信息化的發(fā)展和應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理更加便捷和高效，不僅有利于檔案信息的整合和共享，節(jié)省了大量的人力資源，而且大大提高了醫(yī)院檔案管理工作效率。然而在有些地區(qū)醫(yī)院檔案管理中，仍然存在較多的問(wèn)題，如領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視，管理制度和管理方法落后等，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高。該文主要針對(duì)數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題和相關(guān)創(chuàng)新措施進(jìn)行分析和探究。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字信息化;醫(yī)院檔案管理;問(wèn)題;創(chuàng)新措施

[中圖分類(lèi)號(hào)] R7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）01（b）-0023-03

[Abstract] The hospital file management is an important basis for the medical plan and decision， which is one of the conditions of ensuring the normal operation of the hospitals， and it provides key reference for the clinical disease treatment plan， therefore， it is of higher clinical value. With the development and application of digital information， the hospital file management is more convenient and efficacy， not only benefit to the sorting up and sharing of file information， but also saving massive human resources， and greatly improving the work efficacy of hospital file management work， therefore， in some regions， there are still many problems， such as managers attach little importance to the file management and management system and method falling behind， therefore， the paper analyzes and studies the problems and related innovation measures of hospital file management under the digital information background.

[Key words] Digital information; Hospital file management; Problem; Innovation measure

醫(yī)院檔案中保存記錄著臨床和醫(yī)政等資料和數(shù)據(jù)，是臨床疾病治療的重要依據(jù)。而醫(yī)院檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)收集、開(kāi)放和利用，只有提高醫(yī)院檔案管理工作效率，才能更好地服務(wù)于科研和醫(yī)療工作，從而促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)的極大的便利，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院的檔案管理模式提出了更高的要求。因而醫(yī)院需要對(duì)檔案管理模式和管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，不斷提高檔案管理的水平，使之適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，滿(mǎn)足新形勢(shì)下醫(yī)院檔案工作的需要。

1? 數(shù)字信息化下醫(yī)院檔案管理工作的特征

1.1? 檔案信息處理高效性

隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院檔案信息管理范圍和內(nèi)容更加廣泛，不僅需要各個(gè)職能部門(mén)之間進(jìn)行檔案管理，而且還需要滿(mǎn)足患者、醫(yī)院人員以及其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作的需求，因而新時(shí)期醫(yī)院檔案管理需要較高的工作效率。數(shù)字信息化背景下，通過(guò)各種方式將檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，大大提高了檔案信息處理的時(shí)效性[1]。

1.2? 檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案通常采用紙質(zhì)形式進(jìn)行相關(guān)信息的存儲(chǔ)，而這種形式有很大的局限性，不僅工作量大，浪費(fèi)大量的人力資源，而且工作效率低下。在數(shù)字信息化背景下，醫(yī)院檔案信息存儲(chǔ)更加系統(tǒng)化、智能化和數(shù)字化，現(xiàn)階段，檔案管理存儲(chǔ)主要采用電子存儲(chǔ)方式，有效彌補(bǔ)了紙質(zhì)存儲(chǔ)方式產(chǎn)生的弊端，且電子存儲(chǔ)方式具有很大的靈活性和自主性，存儲(chǔ)方式變得更加多元化。

1.3? 檔案信息資源多元化

數(shù)字信息化背景下，醫(yī)院檔案管理依據(jù)信息共享化平臺(tái)，具有廣泛的信息來(lái)源，能夠最大程度上滿(mǎn)足醫(yī)院檔案管理工作中的不同需求。此外，醫(yī)院檔案管理信息來(lái)源的多元化在一定程度上影響著檔案信息管理的多元化，要想提高醫(yī)院檔案管理工作效率和水平，就必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，同時(shí)加強(qiáng)醫(yī)院各部門(mén)之間的信息共享和交流，不斷完善信息共享化平臺(tái)。

2? 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必要性

在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中有效應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)能夠大大提高系統(tǒng)運(yùn)行效率和檔案管理效率，同時(shí)明確規(guī)范了信息管理行為，使得管理信息、醫(yī)務(wù)人員信息以及患者病歷信息更加清晰，便于工作人員查找和調(diào)用。信息化背景下檔案管理方式的創(chuàng)新，能夠改變傳統(tǒng)檔案?jìng)鬟f和檔案存儲(chǔ)的弊端，不僅降低了運(yùn)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)成本，而且提高了醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力[2]。

2.1? 有利于促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展

必須對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)提供工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能水平。而數(shù)字化信息技術(shù)能夠?qū)θ瞬胚M(jìn)行合理利用和培養(yǎng)，能夠最大化發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢(shì)，提高醫(yī)院運(yùn)營(yíng)工作效率。此外，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，能夠在很大程度上延長(zhǎng)檔案使用壽命，不斷提高其自身使用價(jià)值。

2.2? 有利于提高醫(yī)院管理水平

檔案管理在醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中發(fā)揮著重要作用。相關(guān)部門(mén)需要注重醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理意識(shí)和管理途徑，對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行改革，從而提高檔案管理質(zhì)量和醫(yī)院管理工作水平。

2.3? 是社會(huì)信息化發(fā)展的需求

醫(yī)院檔案管理工作量大，且檔案數(shù)據(jù)更新頻繁，傳統(tǒng)管理方式很難滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展需要，因而只有對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，才能適應(yīng)信息化時(shí)代的需要，滿(mǎn)足人們對(duì)檔案信息的需求，保障醫(yī)院臨床工作的有效開(kāi)展。

2.4? 有利于保護(hù)醫(yī)院珍貴檔案原件

醫(yī)院檔案信息中包含很多重要文件和數(shù)據(jù)信息，如重要史料醫(yī)學(xué)圖片、病理、高尖設(shè)備檔案等，因而對(duì)醫(yī)院檔案管理和檔案信息的存儲(chǔ)和整理提出了更高的要求。而數(shù)字信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)︶t(yī)院各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理和存儲(chǔ)，通過(guò)電子存儲(chǔ)方式能夠?qū)χ匾募M(jìn)行有效保護(hù)，防止出現(xiàn)檔案破損或泄露[3]。

2.5? 有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的整合和共享

醫(yī)院檔案管理信息化和數(shù)字化，不僅能夠降低檔案管理的物力和人力資源消耗，提高管理工作效率，而且還有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。在醫(yī)院管理工作中，資源整合作為重要的管理內(nèi)容，對(duì)資源信息共享具有較高的要求。醫(yī)院檔案管理信息化為相關(guān)工作人員提供了更加方便、快捷的服務(wù)，醫(yī)院人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索或系統(tǒng)所搜快速、準(zhǔn)確地查找到自己所需要的資料和數(shù)據(jù)，有效增強(qiáng)了原始檔案的應(yīng)用范圍和應(yīng)用程度，同時(shí)檔案管理信息化有利于各個(gè)部門(mén)之間加強(qiáng)信息功效和交流，滿(mǎn)足不同科室瀏覽的需要?？偠灾?，醫(yī)院檔案管理信息化能夠最大程度優(yōu)化檔案管理資源，提高管理效率。

3? 醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1? 缺乏完善的管理體系

現(xiàn)階段，很多醫(yī)院都建立了相應(yīng)的檔案管理制度，然而實(shí)際管理體系還存在一定缺陷，不夠規(guī)范和完善。例如：在進(jìn)行檔案信息的收集、整理、保存以及資料查閱等過(guò)程中，管理人員工作較為隨意，其往往依據(jù)自身以往的工作經(jīng)驗(yàn)或在日常工作中逐漸形成的不成文規(guī)定來(lái)開(kāi)展相關(guān)工作，因而容易導(dǎo)致檔案保管資料缺失、檔案內(nèi)容參差不齊、檔案信息保密性差等問(wèn)題[4]。此外，由于醫(yī)院檔案管理工作人員以及各部門(mén)人員之間工作不協(xié)調(diào)一致，分工不明確，也容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容重復(fù)、內(nèi)容缺失、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息資源浪費(fèi)等問(wèn)題，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。

3.2? 工作人員素質(zhì)水平不高

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理人員整體綜合素質(zhì)不高。醫(yī)院檔案管理人員多數(shù)是非專(zhuān)業(yè)人員，有些人員是從行政、護(hù)理或藥房等部門(mén)調(diào)來(lái)的，有些工作人員身兼多職，人員層次和水平參差不齊，在文化素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和理論知識(shí)等方面差異較大，這就導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。此外，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)過(guò)于注重醫(yī)療和科研人才的培養(yǎng)，對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)不夠重視，加上缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，很多工作人員沒(méi)有進(jìn)行繼續(xù)教育，使得檔案管理工作較為被動(dòng)。

3.3? 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)

目前，醫(yī)院檔案管理工作雖然開(kāi)展了信息化建設(shè)，但有資金和區(qū)域的影響，一些醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)管理方式。這主要是由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)造成的，在檔案管理方面投入的資金和物力較少，在日常工作中沒(méi)有向員工宣傳新的創(chuàng)新理念，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)管理方式的真正變革，因而導(dǎo)致管理質(zhì)量仍舊落后。

3.4? 檔案管理方法沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)

在當(dāng)前信息時(shí)代條件下，醫(yī)院檔案管理工作需要緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐，而有些醫(yī)院在實(shí)際檔案管理工作中洪仍然采用傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，而且工作效率低下。此外，紙質(zhì)檔案文件很容易受到外界因素的影響而發(fā)生破損、潰爛或字跡模糊等現(xiàn)象。

4? 數(shù)字信息化背景下醫(yī)療檔案管理創(chuàng)新的有效措施

4.1? 對(duì)檔案管理體系進(jìn)行完善

要想保證醫(yī)院檔案管理工作能夠順利開(kāi)展，首先，醫(yī)院要建立健全檔案管理系，對(duì)管理體系進(jìn)行完善，依據(jù)檔案管理部門(mén)的實(shí)際情況制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料收集、分類(lèi)、錄入以及存儲(chǔ)等工作環(huán)節(jié)的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理。只有建立完善的規(guī)范性的統(tǒng)一規(guī)章制度，工作人員在實(shí)際管理工作中才能做到有章可循，有據(jù)可依。其次，醫(yī)院可以將檔案管理工作納入到績(jī)效考核中去，對(duì)管理工作質(zhì)量較高的員工給與一定物質(zhì)鼓勵(lì)，同時(shí)建立崗位責(zé)任制，明確管理職責(zé)，對(duì)管理人員的日常行為進(jìn)行規(guī)范，從而提高管理人員的責(zé)任意識(shí)和使命意識(shí)，提高其工作熱情和積極性。

4.2? 提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員要提高自身對(duì)檔案管理創(chuàng)新的正確性認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字信息化對(duì)檔案管理的重要性，掌握檔案管理的先進(jìn)方法和技術(shù)，不斷提高自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能水平。醫(yī)院相關(guān)部門(mén)需要加大對(duì)檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)的力度，加大資金投入，同時(shí)對(duì)相關(guān)員工、干部以及群眾進(jìn)行宣傳和教育，以提高人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)。此外，醫(yī)院需要積極調(diào)動(dòng)不同科室，提高各部門(mén)之間的信息化參與度，充分落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)工作，將檔案管理等同教學(xué)和醫(yī)療，共同齊抓[5]。

4.3? 提高醫(yī)院檔案科管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)階段，工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力水平直接影響著工作質(zhì)量和效率，因而在數(shù)字信息化背景下，醫(yī)院要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以保障相關(guān)工作的順利開(kāi)展。要對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的教育和培訓(xùn)，對(duì)于新任人員要保證其持證上崗，同時(shí)建立績(jī)效考核制度，以提高工作人員工作積極性，規(guī)范其管理行為，從而提高工作效率。

4.4? 對(duì)醫(yī)院檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新

醫(yī)院作為社會(huì)服務(wù)行業(yè)，需要為大眾提供個(gè)性化的服務(wù)。在醫(yī)院檔案管理工作中，需要對(duì)檔案管理方式和手段進(jìn)行創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的人工管理模式為數(shù)字信息化服務(wù)模式，對(duì)服務(wù)理念進(jìn)行創(chuàng)新，從而促進(jìn)檔案管理科學(xué)發(fā)展。醫(yī)院需要結(jié)合信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)為電子檔案存儲(chǔ)，通過(guò)利用多媒體、計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的跨地區(qū)、跨時(shí)間以及跨國(guó)界的多元化服務(wù)。此外，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)多信息的檔案管理方法，以滿(mǎn)足不同人員對(duì)檔案的查閱需求[6-7]。

5? 總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新是數(shù)字信息化時(shí)代發(fā)展的必然要求。要想促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展，提高檔案管理工作水平和效率，就必須提高領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，制定完善的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)，從而以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理的目標(biāo)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1]? 顧曉軍.信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2016（2）：34-36.

[2]? 孫丙須.信息化背景下醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新研究[J].教育現(xiàn)代化，2016（21）：21-24.

[3]? 程兵歌.信息化背景下醫(yī)院檔案管理方式創(chuàng)新[J].檔案工作，2017（9）：128-129.

[4]? 張敏.數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施[J].內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)，2016（1）：291-292.

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[7]? 劉曉華.新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新性研究[J].赤子，2015（17）：30-31.

（收稿日期：2018-10-18）