《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 ?企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

五、企業(yè)檔案整理工作要求

7.5.3 類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。

類別號即檔案類目號，是表示檔案類別的一組代號。類別號的編制：編制類別號就是依據(jù)企業(yè)檔案分類劃定的類目層次，對各級類目給定一個特定的字母或數(shù)字，并用一定的間隔符號標(biāo)明其各級類目層次關(guān)系的過程。類別號主要有四個作用：一是可以標(biāo)明企業(yè)檔案的分類層次;二是可以反映企業(yè)檔案分類各級類目內(nèi)容;三是可以固定類目在分類層次中的位置與排列順序;四是在組織企業(yè)檔案分類目錄時，固定各級類目在目錄中的位置與排列順序。企業(yè)檔案類別號的編制方法沒有作統(tǒng)一要求，但是提出了兩種可以參考的標(biāo)識方法：

1.類別號采用漢語拼音或英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合編號方法。就是基本大類或二級類目采用漢語拼音或英文字母標(biāo)識，用漢語拼音或英文字母順序反映類目順序;二級或三級以下的類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，用數(shù)字的位數(shù)反映類目層次。

2.類別號采用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編號方法。就是統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字來標(biāo)識企業(yè)檔案分類中各級類目的級位和排列順序。

實際工作中，混合編號的方法在企業(yè)中應(yīng)用較為普遍。如，一級類目的黨群工作類設(shè)定用A作標(biāo)識，則其二級類目中的組織工作類即用A02作標(biāo)識，其三級類目中的組織管理類則用A02.01或A02-01作標(biāo)識。等等，依此類推。

2003年，國家檔案局下發(fā)了《關(guān)于企業(yè)執(zhí)行〈科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求〉和〈歸檔文件整理規(guī)則》的意見》，對企業(yè)檔案立卷改革工作提出了一些具體要求，提出年歸檔量較少的企業(yè)可將黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等四大類合并為一大類，暫稱為“管理類”。自此，為便于企業(yè)檔案與機關(guān)檔案檔號的統(tǒng)一標(biāo)識，尤其是為便于企業(yè)檔案進地方綜合檔案館后的統(tǒng)一管理，企業(yè)檔案類別號發(fā)生了一些變化。目前，企業(yè)檔案一級類目號多采用其類目中有代表性的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編寫，即管理—GL、產(chǎn)品類—CP、科學(xué)技術(shù)研究類—KY、基本建設(shè)類—JS、設(shè)備儀器類—SB、會計檔案類—KJ、干部職工檔案類—ZG;二級及二級以下類別號采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫，其中產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類檔案其項目有代號的，優(yōu)先采用代號（型號）進行編寫，無代號的，采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。

7.5.4 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。

排列：指全宗檔案在分類基礎(chǔ)上進行的排列。企業(yè)檔案的排列要盡量減少不必要的案卷排列空架或頻繁倒架的現(xiàn)象，同時也要滿足用戶按問題查詢利用檔案的客觀需要。企業(yè)檔案實體上架應(yīng)按大類分別排列，不能交叉混排。

1.管理類檔案的排列

經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理等管理類檔案，可以按大類分年度、保管期限排列，也可以按年度分大類排列。如，按大類——年度——保管期限——屬類——問題——案卷排列，或按年度——保管期限——大類（機構(gòu)）——屬類——時間排列（按件整理時）。其中會議文件、案件文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性較強的檔案應(yīng)集中排列。會計類檔案可以按大類分屬類分年度排列;大中型企業(yè)的干部職工檔案可以按大類分屬類以姓氏筆劃或部門或工號順序排列，小型企業(yè)的干部職工檔案可以按大類以姓氏筆劃順序排列。（應(yīng)在每一職工檔案內(nèi)，首先按其歸檔范圍的十大類順序排列，在各大類內(nèi)再按文件形成時間順序排列。）

2.科技類檔案的排列

（1）產(chǎn)品類檔案可以按大類分系列、型號排列，系列或型號內(nèi)可按產(chǎn)品設(shè)計（含初步設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計、技術(shù)設(shè)計）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)排列。

（此部分未完待續(xù)）