聘用制下醫(yī)院人事檔案管理問題及其對策研究

鄭娜

摘 要：隨著社會大環(huán)境所發(fā)生的變化，醫(yī)院人事檔案所具有的功能也不斷被弱化，人事檔案管理工作也受到了較大的沖擊，所以醫(yī)院人事檔案管理工作也應(yīng)該從被動改革的局面走出來，積極探索發(fā)展和改革的更好前景。本研究對當(dāng)前聘用制下醫(yī)院人事檔案管理工作當(dāng)中表現(xiàn)出的突出問題進(jìn)行了深入的分析，最后給出了有效加強(qiáng)人事檔案管理的舉措。

關(guān)鍵詞：聘用制；人事檔案管理；問題；對策

當(dāng)前醫(yī)院的人事制度改革已經(jīng)成為了新一輪管理體制改革的重點(diǎn)，其改革的目的是為了實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)優(yōu)化、效益的提高、機(jī)制的轉(zhuǎn)換，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院深入發(fā)展。而推進(jìn)醫(yī)院人事制度改革的關(guān)鍵就是盡快的實(shí)現(xiàn)聘用制，在聘用制人事制度改革進(jìn)程中，必然會引發(fā)一系列管理制度的變革，為了適應(yīng)人事改革的需求，人事檔案作為人事管理工作一大重要的組成部分，也必然隨著聘用制的推行而進(jìn)行變革。

1 聘用制對醫(yī)院人事檔案管理起到的重大影響

醫(yī)院實(shí)施聘用制對人事檔案所起到的影響是較大的，不僅僅會對其檔案的內(nèi)容產(chǎn)生影響，而且還會對人事檔案的工作程序產(chǎn)生影響。

1.1 聘用制實(shí)施對人事檔案內(nèi)容產(chǎn)生的影響

醫(yī)院實(shí)施聘用制后人才流動性將會增強(qiáng)，所以人才的誠信了解將顯得尤為重要。人事檔案則可以作為個人信用體系建設(shè)的一大重要環(huán)節(jié)，以個人信用數(shù)據(jù)作為信用的重要媒介。另外對于醫(yī)院來說如何在原有的人事檔案管理制度下選拔出更有信用的人才，則是應(yīng)該重點(diǎn)思考的問題。醫(yī)院人事檔案應(yīng)該對原有的收集內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)展，對人員的社會信用、個人信用狀況原始記錄進(jìn)行搜集，具體的可以借鑒別的國家的優(yōu)秀做法，在人事檔案當(dāng)中進(jìn)行個人信用情況記錄的增加，這些檔案內(nèi)容包括有用人單位針對個人建立的職業(yè)信用、個人信用記錄、員工績效評估、信譽(yù)評估等記錄。

1.2 聘用制實(shí)施對人事檔案工作程序產(chǎn)生的影響

聘用制的實(shí)施必然會使得醫(yī)院人事檔案管理流程進(jìn)行重組。醫(yī)院原有的人事檔案文件在收集、價(jià)值鑒定、保管以及利用等程序中都會出現(xiàn)新的特征。當(dāng)聘用制不斷深化，醫(yī)院人才流動也越來越頻繁，故檔案收集工作也應(yīng)該走出只重視政治表現(xiàn)而忽視業(yè)績的現(xiàn)象，作為醫(yī)院檔案管理者應(yīng)該與檔案人之間建立緊密的聯(lián)系，將具有保存價(jià)值的人事檔案及時(shí)的進(jìn)行收集、整理歸檔。比如人事檔案提取利用的時(shí)候，應(yīng)規(guī)定人事檔案的提取應(yīng)該憑借組織的介紹才可以進(jìn)行查閱，同時(shí)人事檔案管理還應(yīng)該盡可能的要實(shí)現(xiàn)高效、多樣化、快捷的服務(wù)。

2 聘用制下醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識較為淡薄

當(dāng)前醫(yī)院普遍的缺乏歸檔意識，而隨著聘用制的實(shí)施，人事檔案被分散、游離的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。例如由于歸檔意識缺乏而導(dǎo)致的后果就曾經(jīng)出現(xiàn)過，某報(bào)紙?jiān)?jīng)報(bào)道過小李在畢業(yè)后就正式的進(jìn)入到某大型公立醫(yī)院進(jìn)行工作，但是當(dāng)年他決定跳槽到另外的醫(yī)院，因?yàn)檗D(zhuǎn)換工作單位需要進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)接，但是直到其換工作才知道原來醫(yī)院一直未收到自己的檔案，于是小李開始向?qū)W校找檔案，但是他的檔案卻丟失了。檔案的丟失也就是意味著過去將會成為白紙，他也將成為聘用制體制實(shí)施后職場黑戶，之所以會導(dǎo)致這種現(xiàn)象就是因?yàn)闅w檔意識不強(qiáng)導(dǎo)致的，若醫(yī)院人員在人員入職后就對其檔案進(jìn)行查詢，保證員工能夠及時(shí)的將檔案交到醫(yī)院人事檔案管理中心，那么這樣的事情就會早發(fā)現(xiàn)早處理。

2.2 重新建檔現(xiàn)象頻發(fā)

重新建檔本來屬于人事檔案管理工作中的非常措施，針對的是那些人事檔案丟失、無從查考人員而說的，屬于人事檔案管理的一種補(bǔ)救性措施，聘用制在醫(yī)院的實(shí)施使得醫(yī)院人員流動性不斷增強(qiáng)，很多單位為了留住人才則會采取重新建檔，將其作為抓手，而一些人才在流動的時(shí)候還會采取人事檔案扣留的手段。但是新的單位為了留住人才就會為人才重新建檔，這種方式也取得了很好的效果，且有蔓延的趨勢。但是此種做法則會導(dǎo)致一人多檔、有檔無人、人檔不統(tǒng)一等現(xiàn)象，這和人事檔案管理的原則是相違背的，一方面對于原單位來說，大量的檔案人棄檔現(xiàn)象就會出現(xiàn)檔案的積壓，這些積壓的檔案不能轉(zhuǎn)出去也不能進(jìn)行銷毀處理，使得人事檔案應(yīng)有的作用無法發(fā)揮出來。另外一方面對于新單位來說，因?yàn)槿耸聶n案缺乏，所以必然會加大員工考查的難度。

2.3 檔案信息失真現(xiàn)象嚴(yán)重

在當(dāng)前醫(yī)院已經(jīng)歸檔完成的人事檔案資料當(dāng)中，假檔案的現(xiàn)象尤為嚴(yán)重，因?yàn)槿耸聶n案關(guān)乎工資待遇、職稱晉升、職務(wù)安置、福利等利益，大量假檔案的出現(xiàn)則為上述利益的實(shí)現(xiàn)帶來了困難，比如某醫(yī)院急需要一名管理人員，經(jīng)過層層考核之后，認(rèn)為其各項(xiàng)條件均符合崗位要求，但是當(dāng)人到崗后卻發(fā)現(xiàn)檔案與其提供的信息大相徑庭，后來單位繼續(xù)審查發(fā)現(xiàn)其材料造假現(xiàn)象非常的嚴(yán)重，這使得招收單位面臨著巨大的損失。

3 提高醫(yī)院人事檔案管理工作成效的舉措

3.1 實(shí)現(xiàn)用人和檔案管理分離

在聘用制下，醫(yī)院的檔案管理改革應(yīng)該實(shí)現(xiàn)人檔分離，基于醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)行體制，將人檔分離、集中統(tǒng)一管理作為檔案管理改革發(fā)展的思路，將醫(yī)院人事檔案管理部門、人才流動機(jī)構(gòu)、勞動服務(wù)部門、政府其他相應(yīng)的機(jī)關(guān)的檔案管理職責(zé)剝離出來，專門成立檔案管理的機(jī)構(gòu)，將各個單位的人事檔案管理中心設(shè)置為公益性的單位，建立相應(yīng)的管理設(shè)施并提供經(jīng)費(fèi)，從過去的以檔養(yǎng)檔轉(zhuǎn)變成為全額撥款，確保人事檔案管理的獨(dú)立性、專業(yè)性、無償性，逐步建立起公信力較強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。

3.2 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，第一步就是要進(jìn)行人員信息數(shù)據(jù)庫的建立，第二是對那些利用頻率較高、重要的原件進(jìn)行掃描數(shù)據(jù)化建設(shè)。例如對員工的學(xué)位、職稱評聘、證書、工作實(shí)績等數(shù)字化處理。第三步還應(yīng)該對當(dāng)前的人事檔案進(jìn)行再開發(fā)，并對開發(fā)后的檔案信息進(jìn)行深度加工、綜合分析，確保醫(yī)院人事檔案部門能夠向著信息建設(shè)、服務(wù)部門進(jìn)行轉(zhuǎn)化。另外為了保證醫(yī)院人事檔案盡量實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理還應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)手段，建立起與當(dāng)前人事檔案數(shù)據(jù)相適應(yīng)的加密、終端識別、用戶識別、簽名掃描等技術(shù)，避免信息出現(xiàn)被泄露、修改等現(xiàn)象。

3.3 做好檔案的把關(guān)工作

真實(shí)性是人事檔案得以有效運(yùn)用的生命，所以檔案的內(nèi)容必須要保證可靠性和準(zhǔn)確性，必須保證其能夠真實(shí)的反映出檔案人的情況，使得檔案成為人才錄用、調(diào)薪、干部提拔、職稱晉升等的依據(jù)。所以必須做好檔案的嚴(yán)把關(guān)，第一是要嚴(yán)把審查關(guān)，確保人事檔案材料真實(shí)和完整，對已經(jīng)形成的檔案材料要嚴(yán)格審查，對于發(fā)現(xiàn)問題的檔案要及時(shí)的進(jìn)行更正，對那些個人進(jìn)行填寫、需要組織落實(shí)核查的則應(yīng)該派專人進(jìn)行調(diào)查并給出結(jié)論，保證檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確之后進(jìn)行簽字蓋章的確認(rèn)。第二應(yīng)該對檔案轉(zhuǎn)入關(guān)嚴(yán)把，做到去偽求真，對于新檔案要細(xì)致的鑒別。

4 總結(jié)

當(dāng)前醫(yī)院正走在聘用制改革的道路上，人事檔案作為人事管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)行改革，面對著當(dāng)前存在的管理意識較為淡薄、重新建檔現(xiàn)象頻發(fā)、檔案信息失真現(xiàn)象嚴(yán)重要及時(shí)采取必要的措施進(jìn)行有效的整改，通過檔案管理分離實(shí)現(xiàn)檔案管理成效的提高、通過人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化確保人事檔案的真實(shí)性、通過加強(qiáng)檔案的把關(guān)確保檔案管理工作更為細(xì)致化。

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