淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案文獻(xiàn)編纂工作的新特點(diǎn)

張國(guó)鈺

摘 要：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案文獻(xiàn)編纂工作是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展與檔案編研工作相結(jié)合的產(chǎn)物，它是編者經(jīng)過對(duì)檔案信息的加工，通過網(wǎng)絡(luò)以電子文獻(xiàn)的形式提供給利用者的工作，是檔案工作中的新生事物。

關(guān)鍵詞：檔案文獻(xiàn)編纂；新特點(diǎn)

檔案文獻(xiàn)編纂工作是按照一定的題目，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、挑選、審核、加工、整序和評(píng)價(jià)，以檔案文獻(xiàn)出版物的形式向社會(huì)用戶提供檔案信息的工作。它是系統(tǒng)地、有針對(duì)性地提供檔案利用的一種方式，是較高層次的檔案信息資源開發(fā)與利用工作。

1 檔案文獻(xiàn)編纂手段更加現(xiàn)代化

1）材料搜集更全面、準(zhǔn)確、快速。傳統(tǒng)檔案編纂堅(jiān)持全面查找，寧多毋漏，博約得當(dāng)?shù)脑瓌t進(jìn)行各種直接或者間接資料的查找，運(yùn)用因地以求，因家以求，求之公，求之私，因人以求，因代以求等方法，或者通過檢索卡片的一張張翻閱進(jìn)行材料搜集。這種方式既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，而最后得到的有效信息也是很有限的。采用網(wǎng)絡(luò)搜集方式，通過一臺(tái)連接于網(wǎng)絡(luò)上的計(jì)算機(jī)就可以利用世界各地檔案館、圖書館、博物館的資料，而不必親臨現(xiàn)場(chǎng)一一查找。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)檢索工具以及搜索引擎的迅速發(fā)展使得我們可以利用各種檢索工具或者在檢索框內(nèi)直接輸入檢索詞即可查找與題目有關(guān)的文獻(xiàn)資料，迅速、準(zhǔn)確地了解到相關(guān)的情況，實(shí)現(xiàn)了大編研概念下資源利用的整體效果，為檔案編研工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2）檔案文獻(xiàn)加工效率高。對(duì)于傳統(tǒng)文獻(xiàn)編纂而言，在對(duì)檔案文獻(xiàn)加工時(shí)，首先要將原件抄寫下來(lái)，之后在抄件上進(jìn)行加工，最后還要譽(yù)寫清楚，由此可見加工的勞動(dòng)強(qiáng)度之大。傳統(tǒng)文獻(xiàn)編纂加工一般分為三個(gè)層次，即一次加工、二次加工、三次加工。對(duì)于一次編纂工作來(lái)說(shuō)，往往只能是一個(gè)層次上的加工。而對(duì)于網(wǎng)絡(luò)編纂而言，可以從網(wǎng)上直接獲取所需材料，再運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電腦內(nèi)的底本進(jìn)行校勘，由于電腦上校點(diǎn)可以邊讀邊點(diǎn)，邊校邊注，字號(hào)可大可小，行距、字距可寬可窄，橫豎版面自由選擇。這大大減輕了編纂人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率，而且網(wǎng)絡(luò)編纂可以將檔案文獻(xiàn)信息建立數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)信息多次利用，多次編輯，甚至是一次編纂，多次利用，產(chǎn)生多個(gè)成果，突破傳統(tǒng)加工方式束縛，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)編纂的同時(shí)更有利于保護(hù)檔案原件。

3）編纂成果傳播方式快捷。傳統(tǒng)編纂成果傳播的方式往往是以書籍，報(bào)刊的形式印刷出版，這樣就要依靠出版發(fā)行部門的協(xié)助，這不但增加了中間繁瑣的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，加重了工作人員的負(fù)擔(dān)，還拖延了編纂成果與用戶交流的時(shí)間。網(wǎng)絡(luò)編纂以其傳播快，范圍廣的特點(diǎn)解決了上述問題。利用網(wǎng)絡(luò)可以迅速將編纂成果上傳于網(wǎng)絡(luò)，供用戶直接查找，下載利用。用戶還可以在電腦上直接對(duì)查找結(jié)果進(jìn)行加工處理，還可以通過網(wǎng)絡(luò)與文獻(xiàn)編纂者互動(dòng)， 由傳統(tǒng)的被動(dòng)地接受信息轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)地接受信息、發(fā)布信息、傳播信息， 甚至還可以與文獻(xiàn)編纂者進(jìn)行交流、對(duì)話。因此，網(wǎng)絡(luò)編纂成果傳播方式更為快捷，方便。

4）編研群體擴(kuò)大化。利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)進(jìn)行用戶反饋信息調(diào)查是檔案文獻(xiàn)編纂工作反饋調(diào)查的重要方式。反饋調(diào)查貫穿整個(gè)編纂工作的全過程，與用戶構(gòu)成良性互動(dòng)模式。檔案編研者可以將自己的編研工作計(jì)劃與編研成果發(fā)布在網(wǎng)上，而后在政府信息網(wǎng)站或檔案館網(wǎng)中列出調(diào)查問卷，由瀏覽者提出自己的意見與具體要求。一般進(jìn)入這類網(wǎng)站的大都是有檔案文獻(xiàn)利用需求的，而且由于這種問卷不具有強(qiáng)制性，不會(huì)因?yàn)橛脩粲捎诘K于調(diào)查人員在場(chǎng)而不得不填寫甚至填寫不真實(shí)的信息。由于調(diào)查對(duì)象具有針對(duì)性，這樣收集到的信息就有真實(shí)性、可靠性的特點(diǎn)，有很高的研究?jī)r(jià)值和參考價(jià)值。編研者由此可以最大限度地獲得社會(huì)各階層的檔案需求信息，并據(jù)此決定檔案編研工作的進(jìn)度與安排。這樣，利用者參與檔案編研活動(dòng)的始終，真正做到群策群力、集思廣益，使檔案編研工作真正做到全方位的為社會(huì)服務(wù)。

2 檔案文獻(xiàn)編纂成果公布形式更加多樣化

1）電子出版物形式。電子出版物是以光盤為載體，運(yùn)用媒體技術(shù)采編，通過鐳射刻錄制作，憑借電腦進(jìn)行閱讀的電子視聽讀物。針對(duì)不同內(nèi)容的檔案和不同的讀者群可采用三種類型：第一，電子書籍，以脫機(jī)的光盤、軟盤為載體的檔案文獻(xiàn)出版物，大都屬多篇文獻(xiàn)匯編，也有的是單行的長(zhǎng)篇文獻(xiàn)。第二，電子期刊，這是以脫機(jī)載體為重點(diǎn)的定期的連續(xù)出版物，每一期可容納若干個(gè)社會(huì)公眾所關(guān)心的問題，以及時(shí)滿足不同方面的讀者獲得新穎的小專題檔案文獻(xiàn)的需要。第三，電子報(bào)紙，那些帶有普遍教育意義、重要紀(jì)念意義或能緊密配合現(xiàn)實(shí)斗爭(zhēng)、現(xiàn)實(shí)工作的需要的單篇或一組檔案文獻(xiàn)，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公布，最能引起全國(guó)各界甚至國(guó)外的廣泛注意。

2）電子檔案文獻(xiàn)庫(kù)。電子檔案文獻(xiàn)庫(kù)是指存儲(chǔ)有大量檔案原文和信息的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，以最少的時(shí)間、經(jīng)費(fèi)和精力獲得最滿意的資料。它由三大部分構(gòu)成：第一，檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以自由文本方式儲(chǔ)存檔案文獻(xiàn)的原文，并根據(jù)檔案全文的自然狀況直接設(shè)置檢索點(diǎn)，以方便檢索；第二，信息庫(kù)，類似于組織檔案全宗，即集中儲(chǔ)存有關(guān)某一事件或人物或機(jī)構(gòu)的各種研究成果，包括論文和專著、索引；第三，經(jīng)驗(yàn)庫(kù)，主要儲(chǔ)存前人及今人對(duì)研究方法的總結(jié)。目前，人們已取得了一些可喜的研究成果。

3）影視聲像作品。根據(jù)社會(huì)需要，依據(jù)檔案文獻(xiàn)，運(yùn)用高科技手段進(jìn)行的檔案文獻(xiàn)編纂創(chuàng)作。如：中國(guó)第一歷史檔案館聯(lián)合故宮博物院、北京金水滴文化有限公司和湖南廣電集團(tuán)合作拍攝的25集大型電視文獻(xiàn)紀(jì)錄片《清宮秘檔》，首次系統(tǒng)利用中國(guó)第一歷史檔案館所藏的一千余萬(wàn)件清代檔案，沿循清王朝二百六十余年由盛而衰的歷史軌跡，真實(shí)再現(xiàn)了為人關(guān)注的歷史人物、宮廷內(nèi)幕和皇家隱私。通過該片，觀眾不僅可以目睹大內(nèi)秘檔的真容，而且還可以了解許多重大事件的來(lái)龍去脈。這種形式有別于傳統(tǒng)的編纂方式，不僅重視編而且也作適當(dāng)創(chuàng)作；也不同于純文學(xué)創(chuàng)作，是在保持內(nèi)容真實(shí)性的同時(shí)，把零散的、孤立的人和事串連起來(lái)，給予枯燥的史實(shí)以更加亮麗的色彩。它在一定程度上可拓展檔案文獻(xiàn)編纂的功能，應(yīng)視為是對(duì)傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)編纂成果的重要補(bǔ)充。

3 檔案文獻(xiàn)編纂利用方式更加便捷化

1）有利于完善檔案信息網(wǎng)站建設(shè)。檔案信息網(wǎng)站是檔案館室在相互互聯(lián)的公共信息網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，它以主頁(yè)方式提供相關(guān)信息和相關(guān)服務(wù)，構(gòu)成公共信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。一個(gè)綜合性的檔案信息網(wǎng)站，是該地區(qū)檔案工作、尤其是檔案館工作發(fā)展水平的一個(gè)綜合性的展示，在一定程度上反映出一個(gè)地區(qū)檔案工作的全貌。因此，今后檔案部門應(yīng)以建立檔案信息網(wǎng)站工作，發(fā)揮網(wǎng)站宣傳服務(wù)功能，為用戶提供高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品為網(wǎng)站建設(shè)的根本宗旨。

2）有利于增強(qiáng)館際網(wǎng)站聯(lián)系。傳統(tǒng)環(huán)境下的各個(gè)檔案館實(shí)體囿于環(huán)境的因素，彼此之間除了一些業(yè)務(wù)上的往來(lái)基本上沒有什么聯(lián)系，這大大限制了館際之間檔案文獻(xiàn)信息的共享與開發(fā)工作。在互聯(lián)網(wǎng)的廣泛普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，通過加強(qiáng)館際間的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)彼此間的聯(lián)網(wǎng)工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)彼此間檔案信息資源的共享。另外，由于館際之間的緊密聯(lián)系，在檔案文獻(xiàn)編纂成果形成后，用戶在單個(gè)的檔案館網(wǎng)站中瀏覽時(shí)，也可以通過這些鏈接，針對(duì)某個(gè)檔案文獻(xiàn)編纂專題進(jìn)行更廣泛的了解。這種方式不僅滿足利用者的信息需求，也實(shí)現(xiàn)檔案編纂成果的最大化共享。

3）有利于進(jìn)行檔案匯編在線展覽。日益增多的網(wǎng)民數(shù)量使得檔案匯編在線閱覽室的建立以及網(wǎng)上檔案及匯編展廳的設(shè)立成為可能，使得原本設(shè)置在固定地點(diǎn)的檔案匯編展覽被搬到網(wǎng)上的虛擬空間。這一新的方式無(wú)疑滿足了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人們的利用心理，也激發(fā)了人們利用檔案資源的熱情，因?yàn)檫@種自控、多采、生動(dòng)的方式給檔案信息用戶帶來(lái)了極大的便利和新鮮的感受，也為檔案信息資源開發(fā)帶來(lái)了新的生命力。網(wǎng)上檔案及匯編展廳的建立，將珍貴檔案及匯編上網(wǎng)展覽，加強(qiáng)了檔案匯編的宣傳力度，發(fā)揮了檔案的文化作用，擴(kuò)大了社會(huì)影響，有利于人們對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)，也有利于檔案信息的傳播和繼承，拉近了檔案與社會(huì)之間的距離。