事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑

王丹丹

摘 要：事業(yè)單位內(nèi)部管理中檔案管理是不可缺少的重要內(nèi)容，通過科學(xué)的管理方法提高檔案管理質(zhì)量，可以有效推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作順利開展。在新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理工作需要不斷優(yōu)化其方法和對(duì)策，本文以事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化為內(nèi)容，對(duì)其途徑進(jìn)行幾點(diǎn)分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；工作

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位在國家各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)中的作用也更為重要?；诖?，事業(yè)單位檔案管理工作從理念到方法都需要進(jìn)一步完善和創(chuàng)新。事業(yè)單位內(nèi)部管理者需要從單位實(shí)際情況出發(fā)，積極運(yùn)用信息技術(shù)、構(gòu)建信息化、自動(dòng)化管理系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作實(shí)效和質(zhì)量，從而更好的發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理作用。

1 事業(yè)單位中檔案管理概述

1.1 內(nèi)涵

在國家向前發(fā)展的過程中事業(yè)單位作為重要機(jī)關(guān)部門，是我國各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，人民群眾安居樂業(yè)都離不開事業(yè)單位。在事業(yè)單位之中檔案管理則是其所有檔案信息安全、完整保管和運(yùn)用的關(guān)鍵。事業(yè)單位檔案管理分為五個(gè)部分，分別是行政檔案、技術(shù)檔案、認(rèn)識(shí)檔案、安全檢查與組織交辦保管等，所以確保事業(yè)檔案管理質(zhì)量，對(duì)單位可持續(xù)發(fā)展有著巨大的現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)今社會(huì)，經(jīng)濟(jì)與文化事業(yè)高速發(fā)展，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，不斷優(yōu)化檔案管理方法，對(duì)國家各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)發(fā)展以及事業(yè)單位本身可持續(xù)運(yùn)營都具有巨大的推動(dòng)作用。

1.2 意義

近年來，隨著事業(yè)單位改革進(jìn)程的不斷加快，在體制改革、人事管理、機(jī)構(gòu)簡化等方面相繼獲取一定成效。在信息化發(fā)展時(shí)代，國內(nèi)事業(yè)單位開展檔案管理工作也面臨諸多挑戰(zhàn)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展帶來新的契機(jī)，這也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式方法帶來一定的沖擊。檔案管理可以直接反映事業(yè)單位人力資源情況，事業(yè)單位人力資源管理者可通過匯總、分析人事檔案，全面了解本單位員工數(shù)量、學(xué)歷分布、工齡等信息。在單位內(nèi)部考核上，事業(yè)單位可通過對(duì)員工定級(jí)、任免、晉升等檔案資料進(jìn)行匯總，以此當(dāng)做考核的重要依據(jù)。因此，事業(yè)單位必須認(rèn)真做好檔案資料的收集、分類、保管等工作，便于為事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理、利用提供良好的條件，為規(guī)范化管理人事檔案提供基礎(chǔ)保障。而對(duì)員工個(gè)人來說，員工調(diào)動(dòng)工作、調(diào)整工資等，各項(xiàng)手續(xù)、證明均通過檔案形式實(shí)施保存和管理。近些年，國家各項(xiàng)改革政策使檔案管理的重要性日益顯現(xiàn)出來，例如：國家退休待遇調(diào)整后，部分高級(jí)職稱的人員或退休較早者，要進(jìn)行職稱及工齡材料確認(rèn)，上述做法均要依賴人事檔案展開。所以，檔案管理在事業(yè)單位管理中占據(jù)重要位置，其伴隨每位員工一生的重要材料，對(duì)每位員工的發(fā)展其事業(yè)單位選拔優(yōu)秀人才產(chǎn)生重要的影響。

2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的途徑

2.1 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

檔案管理工作同時(shí)具有管理服務(wù)型和業(yè)務(wù)型工作的特點(diǎn)，這促使檔案管理工作的難度就更高了。因此，作為一名合格的檔案管理工作人員，首先要具有先進(jìn)的管理意識(shí)，專業(yè)的檔案管理技能和正確的價(jià)值素質(zhì)，良好的調(diào)整自己的服務(wù)意識(shí)，才能臨危不亂的面對(duì)繁雜的檔案管理工作，同時(shí)接受發(fā)展快速的社會(huì)的沖擊。檔案管理人員要不斷更新自己的知識(shí)體系和技能結(jié)構(gòu)，結(jié)合自己傳統(tǒng)形式的工作形式，很好的調(diào)整自己的檔案管理方式和技術(shù)，促使檔案管理的質(zhì)量和效率都得到切實(shí)的保障。

專職檔案人員面對(duì)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的情況，對(duì)自己傳統(tǒng)形式上的管理方式進(jìn)行良好的調(diào)整，不要害怕改變，不要畏懼接受新事物，突破自己工作當(dāng)中固有的形式，不斷創(chuàng)新自己，促使自己能夠面對(duì)繁瑣復(fù)雜的工作仍有高效的工作能力。針對(duì)這個(gè)方面，事業(yè)單位在錄入檔案管理工作人員時(shí)，從其所具有的專業(yè)能力和素養(yǎng)，以及創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)等因素綜合考慮。并且對(duì)于在職的工作人員要為其提供經(jīng)常性的交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，管理人員也應(yīng)該具有相當(dāng)?shù)男畔⒒夹g(shù)操作能力，事業(yè)單位也應(yīng)該為在職人員安排計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，促使管理人員能夠很好的將計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通訊技術(shù)信息運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，有效的利用信息化技術(shù)能夠簡化管理流程，避免重復(fù)性工作，減少主觀的認(rèn)知錯(cuò)誤。而在與現(xiàn)代化信息技術(shù)結(jié)合的同時(shí)，也是在與社會(huì)接軌，只有符合社會(huì)發(fā)展的工作形式，才能切實(shí)的推動(dòng)自己和單位發(fā)展。

2.2 積極構(gòu)建信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)

建立健全事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫，其所具有的功能包括檢索，共享，計(jì)算，借閱等，促使檔案管理工作開展的更為規(guī)范化和高效化。除此之外，還可以充分利用信息化平臺(tái)進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的宣傳工作。其次，檔案管理部門還可以建立一個(gè)內(nèi)部的信息共享平臺(tái)，為內(nèi)部工作人員查閱信息提供了充分的條件。檔案管理人員要樹立良好的安全管理的意識(shí)，經(jīng)常性的對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行檢查，避免一些計(jì)算機(jī)病毒對(duì)檔案資料進(jìn)行破壞。針對(duì)發(fā)展不夠良好的事業(yè)單位，可以申請(qǐng)政府部門給予一定的幫助，建立完善的檔案管理部門。

2.3 積極創(chuàng)新單位檔案管理服務(wù)手段

嚴(yán)格的按照檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行相應(yīng)的工作，事業(yè)單位的檔案管理資源無論對(duì)于自身的發(fā)展還是相關(guān)社會(huì)部門都具有十分重要的作用，因此，不斷完善自己的信息化共享平臺(tái)，促使自身得到良好的發(fā)展的同時(shí)，為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步也貢獻(xiàn)自己的力量。除此之外，事業(yè)單位的檔案資料對(duì)外共享的程度和方式都是需要進(jìn)一步商榷的，與政府相關(guān)部門進(jìn)行有效的聯(lián)系，對(duì)于免費(fèi)共享的程度做出明確規(guī)定，而為了促使所共享的資料能夠被認(rèn)可，共享的手段也要符合現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的形式，促使推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的目的得到切實(shí)的踐行。

2.4 重視事業(yè)單位管理觀念的實(shí)時(shí)革新

觀念可以支配行動(dòng)，在事業(yè)單位開展檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，提高領(lǐng)導(dǎo)和員工們的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)和管理者需要將此項(xiàng)工作提上日程，通過適當(dāng)?shù)母吕砟?，解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的各種問題，為事業(yè)單位的發(fā)展起到良好的宣傳作用。通過對(duì)管理觀念的革新，可以營造出優(yōu)質(zhì)的工作氛圍，使領(lǐng)導(dǎo)們擁有科學(xué)的發(fā)展意識(shí)，作出適當(dāng)?shù)臎Q策。不管是領(lǐng)導(dǎo)層還是基層的工作人員，都應(yīng)該重視檔案管理工作的信息資源整合，由此為事業(yè)單位的決策提供有效的支持，確保相關(guān)的數(shù)據(jù)信息更加準(zhǔn)確可靠，在檔案收集和管理的時(shí)候，往往需要傾注更多的精力，保證此項(xiàng)工作可以發(fā)揮出基本的實(shí)效性。

3 結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理涉及眾多環(huán)節(jié)，其中包括很多事業(yè)單位的重要信息，一旦檔案信息丟失，那么對(duì)事業(yè)單位會(huì)產(chǎn)生極為惡劣的影響?；诖耍?jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作必須要不斷優(yōu)化和創(chuàng)新，通過引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)滿足時(shí)代對(duì)檔案管理工作的需求。

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