加強信息化檔案管理的思考

王均亮

隨著我國信息化技術的發(fā)展，相關信息設備不斷被人們所依賴。不論是在工作還是在學習過程中，信息化技術已離不開人們的日常。檔案管理工作是一項謹慎性的工作，為了更好確保其相關信息的安全，利用當下相關技術設備，將信息技術與檔案保管工作相結合，從而達到更安全、有效的管理。

1 改進管理手段

檔案部門中相關管理人員，不僅要對檔案資料進行保管，還要合理安排資料的采集、安放以及交接工作，確保在這些環(huán)節(jié)中對檔案信息的安全、保密性，防止資料泄漏產(chǎn)生帶來的影響。

1.1 加強機密檔案資料的安全管理

在檔案部門中，根據(jù)檔案信息的輕重可分為機密檔案與普通檔案，相對于機密檔案而言，對其安全保密性要求更為嚴格，加上我國機密檔案種類繁多，為管理工作的開展帶來一定難度。所以在對機密檔案進行保管時，應采取不同的方法進行有序監(jiān)管，從而確保機密檔案信息的安全。首先，檔案部門應針對機密檔案制定相關管理制度，嚴格要求工作人員在制度的標準下執(zhí)行先關管理工作，提高管理人員的保管意識，使其認知到機密檔案信息的重要性；其次，在實施機密檔案管理工作時，應對其資料進行分類并設有專人進行保管，分工明確，采用責任制安排保管工作，增強管理人員的責任心，確保機密檔案的保密性；最后，對機密檔案資料應進行定期檢查，避免突發(fā)情況的發(fā)生，為機密檔案管理工作提供保障。

1.2 加強檔案傳遞期間的安全管理

一般情況下，在檔案信息所處的位置不發(fā)生變動的前提下，相關管理工作的開展是較為平穩(wěn)的，對檔案的管理工作也能持續(xù)、穩(wěn)定的進行。不過，在現(xiàn)實生活中，避免不了因工作地點發(fā)生變化，或者是相關工作人員的臨時調(diào)動，導致對檔案信息進行一定轉(zhuǎn)移。針對于這些檔案信息的重要性，對有關檔案進行轉(zhuǎn)移過程中，所走流程較為復雜。檔案資料畢竟不屬于個人產(chǎn)物，因此，要想對檔案信息進行轉(zhuǎn)移，需通知所有關部門進行接管工作，確保檔案資料在轉(zhuǎn)移過程中的安全。

因此，管理人員應提高警惕，確保在檔案資料轉(zhuǎn)移過程中的安全，增強對檔案信息的安全保護意識，做好對檔案資料的保管工作，促進檔案管理整體工作的有效運行。

1.3 創(chuàng)新技術手段

在當前檔案的管理工作中，不斷運用現(xiàn)代化技術手段，借助計算機等信息工具，實現(xiàn)檔案信息化管理模式。不過，利用這一手段進行檔案管理也存在一定風險，如果計算機相關程序被病毒侵入，導致檔案資料泄漏，嚴重影響檔案保管工作的正常開展。因此，在使用信息化技術手段的同時，應不斷挖掘出更多方法，切實保證檔案信息的安全。

2 不斷更新加密技術

為促使檔案信息能夠得到更好的安全保護，在利用現(xiàn)代化技術手段中，運用互聯(lián)網(wǎng)中的加密技術，有利于管理人員更好的開展工作，從而對相關數(shù)據(jù)進行控制與監(jiān)管。另外，為了防止病毒入侵導致相關信息泄漏的情況發(fā)生，運用加密技術將有關數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)變成亂碼的形式進行保存。更有效提高了對資料的安全防護，有利于管理人員工作的正常開展。因此，在進行對檔案信息的管理工作過程中，應不斷探尋新的方法，在現(xiàn)代科技水平的基礎上，與人為控制管理方式相結合的方法，對其有關信息進行加密保存，確保檔案資料能夠得到妥善處理，從而增強檔案信息化管理模式，帶動檔案部門信息化發(fā)展。

3 不斷加強防寫技術

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，對有關資料進行仿寫的功能也不斷加強。從字面意思進行理解，就是在原有的基礎上進行略微改動，使其整體意思不變。為了確保檔案信息的安全，在運用互聯(lián)網(wǎng)工具對其進行儲存時，可將其設為只讀模式，在只讀模式下，仿寫資料無法進行，只能對資料進行閱讀，沒有辦法進行保存或是改寫，以此加強對檔案資料的保密性管理工作。雖然，在計算機工具中只讀模式下存在兩種形式，但相對于我國而言這項技術仍有待加強，在原有的模式上運用更多手段進行創(chuàng)新，使其防寫功能更加強大，為檔案信息保管工作做出工作，從而實現(xiàn)檔案信息化管理模式，促進我國信息化發(fā)展水平。

我國經(jīng)濟仍在發(fā)展，對相關信息的保密要求也越來越嚴格，為了保障國家利益不被侵犯，防止個人信息泄漏，應認真對待檔案信息管理工作。在當下社會背景下，根據(jù)國家相關制度的要求，不斷完善檔案部門相關管理制度體系，增加對工作人員的培訓工作，提高相關人員的保管意識，確保其安全保密性。另外，為了適應當今信息化社會發(fā)展的需求，采用將信息化技術與管理方式相結合的方法，不斷創(chuàng)新各種技術手段，利用計算機加密技術對檔案進行安全管理，與相關部門共同配合的前提下做好檔案保密工作，從而促進檔案信息化發(fā)展。