關(guān)于事業(yè)單位檔案管理問題的思考

毛仲魯

[摘要]事業(yè)單位的檔案管理效率往往決定著這個(gè)單位的行事效率，檔案管理做得好能推動(dòng)事業(yè)單位高效、有序地進(jìn)行工作。隨著事業(yè)單位的不斷創(chuàng)新發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)滿足不了新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展要求。本文將具體研究事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中出現(xiàn)的問題，并結(jié)合時(shí)代的要求，提出一些有助于事業(yè)單位更好地管理檔案的意見。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位;檔案管理;思考

引言

檔案一般記錄著事業(yè)單位在發(fā)展中遇到的重大問題，檔案里都藏著事業(yè)單位最重要的信息，在之后的發(fā)展中，如若事業(yè)單位再遇難題，便可將檔案翻出來，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便于能更好地處理問題。檔案的隱私性極高，因此事業(yè)單位應(yīng)在保證檔案安全保密的情況下，將檔案管理結(jié)合現(xiàn)代化的信息管理，努力做好檔案管理，促進(jìn)自身的發(fā)展。

一、事業(yè)單位在管理檔案時(shí)出現(xiàn)的問題

（一）檔案管理的設(shè)備落后且低效，與現(xiàn)代信息化技術(shù)結(jié)合較少

科技和時(shí)代在不斷發(fā)展變化，可檔案管理的設(shè)備卻沒有跟上時(shí)代的潮流，依舊停留在老舊的環(huán)節(jié)。有很多科室的硬件設(shè)備較差，設(shè)備配置也不夠齊全，一些現(xiàn)代化的電子設(shè)備和電子檔案處理需求得不到滿足?，F(xiàn)代化的檔案管理僅對(duì)相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)保存，并未實(shí)現(xiàn)信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。檔案管理對(duì)事業(yè)單位非常重要，但是很多事業(yè)單位的檔案管理水平還停留在過去的階段，這些老舊的管理設(shè)備如不及時(shí)更換，會(huì)降低檔案管理的效率。隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，一些現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)已經(jīng)普及，事業(yè)單位如果不積極主動(dòng)地將檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，那么就會(huì)影響到自身的發(fā)展進(jìn)步。

（二）檔案管理模式落后

傳統(tǒng)的檔案管理模式雖然用起來得心應(yīng)手，但已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化的潮流，檔案管理部門對(duì)于檔案信息的管理缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，傳統(tǒng)的檔案處理流程也無法對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行及時(shí)整理、裝訂和歸檔。檔案管理工作是十分煩瑣的，如果再依照落后的管理模式繼續(xù)管理，很可能會(huì)造成檔案混亂或者損失。而隨著事業(yè)單位的發(fā)展，只會(huì)出現(xiàn)越來越多的重要檔案，長(zhǎng)久下來，舊的檔案得不到好的歸納管理，新的檔案只會(huì)讓原本煩瑣的工作更加混亂。落后的檔案管理模式注定跟不上事業(yè)單位的發(fā)展，是要被淘汰的。

二、對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出的建議

（一）更新檔案管理理念并提高管理人員素質(zhì)

檔案管理對(duì)事業(yè)單位的重要性不容置疑，事業(yè)單位更應(yīng)該重視檔案管理，更新檔案管理理念。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)要求加強(qiáng)檔案管理機(jī)制，更新檔案管理理念，并努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作絕不只是簡(jiǎn)單地將檔案進(jìn)行歸納、整理、分類，還有很多先進(jìn)的管理技術(shù)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)看到現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的發(fā)展，并讓檔案管理部門努力順應(yīng)現(xiàn)代化潮流。檔案工作者應(yīng)當(dāng)主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化高科技的管理技術(shù)，不能只是每日重復(fù)枯燥的檔案收集和分類工作，工作者應(yīng)當(dāng)有專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，既要將檔案進(jìn)行合理歸納和分類，還要注意保護(hù)檔案的相關(guān)內(nèi)容，防止事業(yè)單位的一些重要信息泄漏。只有單位領(lǐng)導(dǎo)入重視了檔案管理工作，督促檔案工作者們認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作，才能讓檔案管理得到更好的發(fā)展。

（二）更新檔案管理設(shè)備，強(qiáng)化與現(xiàn)代信息化技術(shù)的結(jié)合

老舊的檔案管理設(shè)備會(huì)拉低檔案管理的效率，因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理部門的經(jīng)濟(jì)投入，給予檔案管理更多的經(jīng)濟(jì)支持，為檔案管理部門引進(jìn)適合自身發(fā)展需要的現(xiàn)代檔案管理的軟硬件設(shè)備。檔案管理部門的工作量必然很大，因此，檔案部門可以結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，安裝計(jì)算機(jī)、掃描儀等儀器，將檔案進(jìn)行紙質(zhì)化和數(shù)據(jù)化的雙重保管，這樣一來，即使檔案的紙質(zhì)版被破壞了也可以通過信息技術(shù)查找到它的具體內(nèi)容?，F(xiàn)代信息化技術(shù)雖然便捷但也存在著一定的危險(xiǎn)性。檔案管理人員在運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)時(shí)一定要注意重要檔案的保密工作，對(duì)于一些重要檔案要進(jìn)行加密保存，以免信息泄漏給單位帶來不好的影響。

（三）創(chuàng)新檔案管理思路與管理模式

檔案管理不應(yīng)當(dāng)只是停留在檔案收集和分類的層面上，而應(yīng)該創(chuàng)新思維，為管理檔案提出更多更好的新方法。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)入也不應(yīng)當(dāng)輕視檔案，而是應(yīng)該更加看重檔案管理工作，對(duì)檔案管理投入更多的精力。檔案管理在現(xiàn)代化技術(shù)的幫助下可以變得簡(jiǎn)單且高效，管理部門應(yīng)當(dāng)擴(kuò)寬思路，想想應(yīng)當(dāng)如何借著現(xiàn)代技術(shù)，在不破壞和泄漏檔案內(nèi)容的前提下提高檔案管理的效率。另外，在信息化的時(shí)代，檔案管理部門應(yīng)該緊隨潮流，可以將一些不涉及事業(yè)單位機(jī)密的檔案發(fā)布在網(wǎng)上，促進(jìn)檔案資源的共享，在大眾網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)督下，也能更好地管理檔案。新穎的管理思路和管理模式對(duì)檔案管理的作用十分巨大，希望事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)入和檔案管理人員都能意識(shí)到它的重要性，并共同努力促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

結(jié)語

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自己在檔案管理中出現(xiàn)的問題，明確檔案管理的重要性，更新檔案管理理念，更新檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新檔案管理思路和模式，在確保檔案的安全性和準(zhǔn)確性的同時(shí)，促進(jìn)檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的融合，這樣才有利于事業(yè)單位的檔案管理，也更有利于事業(yè)單位的發(fā)展。

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