新時期檔案保密管理制度的建設研究

姚素萍

[摘 要] 新時期對檔案保密管理提出便捷和高利用率的要求，給檔案保密管理制度帶來了挑戰(zhàn)與機遇，加強檔案保密管理制度建設的研究成為大勢所趨。文章針對新時期企業(yè)實施檔案保密管理制度中存在的弊病展開論述，闡明了檔案管理保密的注意要點，對檔案保密管理制度建設進行探索和研究，提出加強企業(yè)實施檔案保密管理制度建設的有效措施，力求企業(yè)實施檔案保密管理制度建設得到健康發(fā)展。

[關鍵詞] 新時期 檔案保密 管理制度

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

企業(yè)檔案保密管理工作是檔案管理工作的重要組成部分。新時期對檔案管理提出了更高的要求，給檔案保密管理制度帶來了新的挑戰(zhàn)與機遇，因此，要加強檔案保密管理制度建設的研究，不斷完善檔案保密管理制度，使檔案保密管理變得便捷和高效，提高檔案的利用率，增強檔案保密管理的安全，杜絕檔案資料的丟失和泄密現(xiàn)象發(fā)生，確保檔案保密管理的安全保險系數(shù)，這樣才能有效地為企業(yè)發(fā)展和人才開發(fā)提供優(yōu)化服務。

一、新時期檔案保密管理制度建設中存在的弊病

第一，企業(yè)檔案管理人員對檔案保密管理制度意識淡薄，給檔案保密管理工作帶來極大的保密安全隱患。新時期企業(yè)注重經(jīng)濟發(fā)展，忽視了檔案管理制度，尤其是保密管理制度的建設，沒有從企業(yè)高度商業(yè)經(jīng)營機密的保密需要出發(fā)，制定企業(yè)檔案管理人員的保密職責制度，導致管理人員的檔案保密意識淡薄，在檔案管理和檔案利用的各個環(huán)節(jié)存在紕漏，給企業(yè)檔案保密管理帶來極大的保密安全隱患[1]。

第二，檔案管理保密制度落實乏力，是新時期企業(yè)面對的現(xiàn)狀和需要解決的問題。企業(yè)的檔案材料具備權威性、保密性的特點，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展、遠景規(guī)劃的重要依據(jù)。但據(jù)有關數(shù)據(jù)統(tǒng)計，新時期我國檔案信息泄露的案件發(fā)生原因98%是檔案管理保密制度落實乏力。由此可見，建立健全企業(yè)檔案管理保密制度的同時，堅決落實檔案保密管理制度措施，是企業(yè)面對的現(xiàn)狀和必須及時解決的現(xiàn)實問題。

第三，企業(yè)的檔案管理設備陳舊，不能滿足新時期檔案保密管理工作的需要。企業(yè)的檔案管理設備陳舊落后，跟不上社會發(fā)展步伐，不能滿足新時期實施檔案保密管理制度的需求，如大多企業(yè)沒有設立具有高度保密功能的專門檔案室，檔案室沒有進行防盜設施的安裝，沒有添置防水、防火、防雷電等設備，檔案室內(nèi)沒能安裝攝像頭、配置報警保險柜等設備，阻礙了檔案保密管理制度的有效實施。

第四，企業(yè)的檔案管理沒有執(zhí)行嚴格的查對機制，檔案管理存在安全保密的隱患。企業(yè)檔案管理保密制度不健全，沒有執(zhí)行嚴格的查對機制，給檔案管理造成安全保密漏洞。在整理檔案的過程中，對不歸檔材料的轉(zhuǎn)、退、銷毀處理沒能做到認真鑒別和登記，也沒經(jīng)過嚴格查對，檔案管理存在安全保密的隱患。

二、加強新時期企業(yè)檔案保密管理制度建設的注意要點

（一）企業(yè)領導層要把檔案保密管理工作列入日常工作日程

企業(yè)檔案保密工作關系到企業(yè)發(fā)展前景和經(jīng)濟效益的大局，企業(yè)領導層要重視檔案保密管理工作，要把檔案保密管理工作列入日常工作日程。要健全檔案管理人員的嚴格保密管理職責，適當提高檔案管理人員的待遇和完善激勵機制，充分激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，提升檔案保密管理工作效率。

（二）加強企業(yè)檔案保密管理工作的考核制度，推動檔案保密管理規(guī)范化

建立企業(yè)檔案部門保密管理考核機制，對檔案保密管理工作實行定性、定量考核，做到定期檢查和監(jiān)督，推動檔案保密管理的規(guī)范化、制度化、科學化。企業(yè)檔案管理員工要嚴格遵守檔案保密管理制度，查閱檔案要持有單位介紹信和分管領導的審批簽字；要嚴格把關，企業(yè)檔案一律不可對外出借；杜絕檔案泄密事件[2]。

（三）創(chuàng)設企業(yè)檔案安全的保管環(huán)境，確保檔案保密管理安全

企業(yè)檔案管理必須嚴格保密制度，創(chuàng)設企業(yè)檔案安全的保管環(huán)境，才能確保檔案保密管理安全。檔案管理要由相關部門專職負責，不能個人保管和擅自處理檔案材料。為了預防檔案材料的損壞、丟失和內(nèi)容的失密、泄密，要做到檔案管理的專柜保管和專室保管，使企業(yè)檔案保密保管環(huán)境安全有序。

（四）強化企業(yè)檔案保密管理隊伍建設

具有高素質(zhì)的檔案管理人員，是開展企業(yè)保密管理工作的重要保障，因此要強化檔案管理人員的隊伍建設。要培養(yǎng)檔案管理人員的高度責任感、使命感和事業(yè)心，要樹立牢固的保密意識，要保持旺盛的工作熱情，擁有較高的職業(yè)技能和處理具體問題的能力，在檔案保密安全防范達到最佳的狀態(tài)下，使檔案利用率達到最大化。

三、加強新時期企業(yè)檔案保密管理制度建設的措施

第一，在加強新時期企業(yè)檔案保密管理制度建設中，必須要求管理人員嚴格遵守檔案保密管理制度。企業(yè)檔案保密管理機制不完善，使檔案保密遇到泄密難題[3]。在加強新時期檔案保密管理制度建設中，要大力宣傳檔案保密制度管理的重要性，組織檔案管理人員認真學習國家《檔案法》和《保密法》，以社會規(guī)范和道德規(guī)范來強化其保密意識，借助法律權威來制約其保密行為，增強檔案管理人員的保密意識和保密行為，從而達到嚴格遵守檔案保密管理制度的目的。

第二，健全新時期檔案保密管理制度，實施不歸檔材料的處理記錄機制。要加強新時期企業(yè)檔案保密管理制度建設，檔案材料要做好保密等級、類別、時效的歸檔工作，對不歸檔材料要實施處理登記機制。認真遵守不歸檔材料的保密管理制度，將領導審批簽字、材料名稱、時間等項目進行記錄，并標明其轉(zhuǎn)、退、銷毀等處理方式。對需要銷毀的檔案材料，要將鑒定、審批、銷毀和監(jiān)銷人以及材料名稱、件數(shù)、銷毀理由等記錄詳細，銷毀必須徹底不留紙片、殘角，確保檔案保密管理制度措施的落實。

第三，完善新時期檔案保密管理制度，對檔案利用中容易泄密環(huán)節(jié)嚴格把關。檔案在查閱等利用環(huán)節(jié)，是最容易出現(xiàn)泄密問題的。企業(yè)在新時期要嚴格把關檔案利用者、利用的檔案和利用檔案內(nèi)容的擴散范圍等容易泄密的關鍵因素。要根據(jù)檔案利用者的權限，提供與身份相符合的檔案密級、類別和范圍服務，為了預防檔案泄密，應將與其無關的涉密材料采取密封措施。在檔案利用中要對檔案監(jiān)督管理，防止對檔案不愛護、撕頁和涂改行為，保證檔案保密管理制度的順利實行。

四、新時期企業(yè)檔案保密管理制度建設的建議

第一，企業(yè)檔案管理必須運用信息數(shù)據(jù)化，并加強網(wǎng)絡數(shù)字化安全工作。新時期檔案網(wǎng)絡數(shù)據(jù)化發(fā)展趨勢為檔案科學管理和利用帶來便利，企業(yè)檔案管理必須運用信息數(shù)據(jù)化，才能跟上新時期高科技的發(fā)展。全球性網(wǎng)絡黑客和先進科研設備，也給檔案數(shù)據(jù)化的保密安全增加了難度，因此，要加強開展網(wǎng)絡數(shù)字化安全工作。要強化企業(yè)檔案保密管理制度建設，制定檔案數(shù)據(jù)化的保密安全措施。實施檔案保密安全性管理，封堵網(wǎng)絡信息輸出接口[4]；不允許檔案利用者攜帶手機、拷貝介質(zhì)等進入檔案室；數(shù)據(jù)化信息共享信息平臺要經(jīng)過認真鑒定和領導嚴格審批；嚴防網(wǎng)絡黑客、先進科技設備給檔案保密管理造成侵害。

第二，為了確保新時期檔案保密管理制度得到落實，企業(yè)要增置國家保密部門資質(zhì)認證產(chǎn)品。在信息網(wǎng)絡化時代，企業(yè)要加大檔案保密管理設施的更新力度，增置國家保密部門資質(zhì)認證產(chǎn)品的硬件和軟件設備，才能很好地貫徹落實企業(yè)檔案保密管理制度。利于檔案保密的信息化硬件和軟件設備，要選擇經(jīng)過國家保密部門或權威部門保密資質(zhì)認證，符合檔案行業(yè)規(guī)范化標準，信譽高、資質(zhì)好的硬件、軟件產(chǎn)品，避免因產(chǎn)品設計和品質(zhì)問題造成的檔案泄密隱患。

五、結語

新時期企業(yè)檔案保密管理工作顯得尤其重要。企業(yè)檔案保密管理制度的建設，要順應新時期社會的發(fā)展潮流，培養(yǎng)檔案管理者保密的高度責任感；實施不歸檔材料的處理記錄機制；切實抓好檔案利用的泄密環(huán)節(jié)和預防數(shù)據(jù)化泄密工作，加大檔案管理運用信息化的力度，提升企業(yè)檔案保密管理制度建設的效果。

參考文獻：

[1]陳秋香.檔案信息安全的風險預測及應急預案研究[J].管理觀察，2018（4）：26.

[2]李紅.人事檔案的管理與保密初探[J].蘭臺世界，2018（4）：88.

[3]竇紅梅.新時期高校檔案保密管理工作探析[J].傳媒論壇， 2018（7）：105.

[4]黃小冊.如何做好新時期檔案館保密工作[J].檔案天地， 2018（6）：19.