如何做好儀器設備檔案管理

文/鄭艷林

儀器設備檔案管理是檢測實驗室質量體系管理的組成部分，規(guī)范有序的設備檔案管理有助于實驗室最高管理者準確地掌握本單位的檢測資源，節(jié)約大量的資金，保證資源的合理高效配置，提高實驗室的工作質量和工作效率，促進實驗室質量體系的穩(wěn)定、可持續(xù)運行。

近些年，各級專業(yè)纖維檢驗機構為了適應檢測業(yè)務發(fā)展的需要，在實驗室能力建設方面投入了大量的人力、物力、財力，購置了大量的檢驗檢測儀器。然而由于儀器設備檔案管理人員專業(yè)知識欠缺以及管理能力上的不足，對實驗室儀器設備的原始資料收集不及時、不完整，有關規(guī)章制度規(guī)定執(zhí)行不到位，以至于設備在后續(xù)的使用過程中相關資料缺失，無法溯源，不能真實地反映出儀器的使用狀況，直接影響到檢測工作的順利開展，影響到檢驗數(shù)據(jù)的準確性、可靠性。因此必須高度重視儀器設備的檔案管理。

準確掌握儀器設備檔案的內(nèi)容

1.購置申請計劃書。在采購過程中注意收集使用部門提出的儀器購置申請，其內(nèi)容應包括生產(chǎn)廠家、儀器型號、采購價格、領導批示，還有采購合同，如果涉及到政府采購合同的項目，要按照《政府采購法》《檔案法》等的要求，將招投標過程中形成的文件和材料收集齊全，保證資料的真實性和完整性。

2.安裝驗收記錄。儀器到貨后，開箱時要收集裝箱單、產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品使用說明書、維修說明書及工作線路圖，并仔細檢查到貨的儀器設備和配件是否與采購合同清單上的要求相符，如有短缺或損壞應立即溝通解決。對于儀器設備出廠的各項技術指標，要逐項進行調試和驗收，安裝調試完畢后，儀器安裝調試人員、實驗室負責人要在驗收報告上簽字，并加蓋單位公章。如有遺留問題，應一并載明，簽字后留存歸檔。

3.檢定（或校準）記錄。儀器設備安裝好后，實驗室應提出申請，由有資質的檢定（或校準）機構對其進行檢定或校準，合格后方可投入使用，檢定（或校準）記錄應及時歸檔。

4.操作規(guī)程及作業(yè)指導書。根據(jù)儀器使用說明，及時編制操作規(guī)程，對于大型復雜儀器，可制定更為詳細的作業(yè)指導書，方便檢測人員操作使用。

5.使用記錄。儀器移交給使用部門后，使用過程中要有專人負責保管，做好使用記錄，內(nèi)容包括檢測樣品的名稱、檢測項目、使用時間、儀器狀態(tài)、操作人員。使用記錄完成后要及時歸檔。

6.維護保養(yǎng)記錄。各種儀器的日常保養(yǎng)、定期維護、階段性的大保養(yǎng)應實時記錄，期間核查和檢定記錄等都應歸檔留存。

7.設備故障及維修記錄。儀器設備運行過程中出現(xiàn)故障，尤其是高精尖設備，一定要將每次的故障原因、維修時間、故障排除方法、更換的零配件、維修人員的資料登記清楚歸檔，以便相關人員查閱學習。

8.停用和報廢。實驗室的一些儀器設備由于使用的年代較長，零部件老化或者干脆長時間沒有使用，也沒有進行維護保養(yǎng)，還有些儀器由于所測試的指標滿足不了新標準的要求，或者是指標已由更先進的儀器替代檢測，屬于淘汰設備。對于這類設備，實驗室要申報停用或報廢，通知有關部門進行處理。

建立健全儀器設備的各項規(guī)章制度

儀器設備檔案涵蓋了儀器設備采購、驗收、使用、校準、維修、維護保養(yǎng)等各個環(huán)節(jié)所形成的文字資料，因此必須建立完善的管理制度，統(tǒng)一管理、各負其責、緊密配合，要及時建立儀器設備檔案。設備投入使用后，要不斷充實更新檔案材料，建立起完整的技術檔案。

加強設備檔案的數(shù)字化、信息化管理

對檔案實行電子化管理，能夠充分利用現(xiàn)代信息技術傳輸與網(wǎng)絡技術，建立儀器設備信息的管理平臺，通過自動識別不同的用戶，控制其存取權限，實現(xiàn)資源共享。檔案管理人員可以借助平臺更新和錄入檔案資料，確保檔案信息的完整、齊全，設備使用人員可以查詢儀器設備的具體信息，從而提高工作質量和工作效率。

嚴格執(zhí)行檔案借閱登記制度

檔案的使用應嚴格履行調閱手續(xù)，并且按規(guī)定查閱，遵守檔案的保管、借閱、歸還登記制度。歸還時要認真翻頁檢查，防止缺頁及涂畫現(xiàn)象，要做到檔案存放場所環(huán)境整潔、存放有序、查找方便。嚴防檔案損壞和散失。

加強專業(yè)知識的學習，提高檔案管理人員的知識水平

儀器設備檔案管理人員的業(yè)務素質水平直接關系著其工作的質量，為了適應檔案管理工作發(fā)展的需要，要從實際出發(fā)，開展多渠道、多形式的教育培訓，強化對信息技術、計算機軟件等相關知識的學習，加快知識更新，不斷提高檔案管理能力，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化。