淺析中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

鐘志陽(yáng)

【摘 要】會(huì)計(jì)電算化是一種把計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作中的應(yīng)用，簡(jiǎn)單地說(shuō)，它通過(guò)會(huì)計(jì)軟件實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的收集、整理、分析、輸出、決策。在經(jīng)濟(jì)貿(mào)易全球化的今天，會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)的重要性不言而喻，它改變了企業(yè)會(huì)計(jì)核算方式，提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理效率，降低企業(yè)成本，無(wú)數(shù)人體會(huì)到了它在信息處理方面的快捷性和精準(zhǔn)性。近年來(lái)，會(huì)計(jì)電算化高速發(fā)展的同時(shí)，也暴露出中小企業(yè)內(nèi)部控制尚存在不少問(wèn)題，如何有效利用會(huì)計(jì)電算化加強(qiáng)中小企業(yè)的內(nèi)部控制越來(lái)越引起人們的關(guān)注。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制；中小企業(yè)

一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)中小企業(yè)內(nèi)部控制的影響

（一）改變內(nèi)部控制對(duì)象及范圍

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的對(duì)象是人與計(jì)算機(jī)之間的聯(lián)系，由計(jì)算機(jī)代替人工完成前期繁瑣重復(fù)的基礎(chǔ)工作，數(shù)據(jù)處理的方式變成了一個(gè)人機(jī)結(jié)合的過(guò)程，大大節(jié)省了企業(yè)的人力、物力成本。企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容也更加復(fù)雜化，內(nèi)部控制節(jié)點(diǎn)從單一變成雙向，即人與計(jì)算機(jī)的雙面控制，牽涉到了人員分工、職能分離、計(jì)算機(jī)的維護(hù)、會(huì)計(jì)檔案保存等；與傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)模式相比，電算化系統(tǒng)所控制的范圍趨于寬泛，比如新增了信息錄入控制、電腦授權(quán)控制、防止病毒控制等，會(huì)計(jì)信息已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全過(guò)程無(wú)紙化，相關(guān)會(huì)計(jì)信息由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿轉(zhuǎn)變?yōu)閮?chǔ)存在硬盤(pán)里，這樣既方便保存又節(jié)約成本，使信息傳送工作更加便捷，方便中小企業(yè)內(nèi)部控制的追根究底。

（二）改變內(nèi)部控制重心及形式

企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的首要目標(biāo)是合理處理相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，便于管理者能夠及時(shí)掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，并制定合適的發(fā)展方針。由于電算化系統(tǒng)的特點(diǎn)為數(shù)據(jù)自動(dòng)處理，這就要求財(cái)務(wù)人員的工作重點(diǎn)是對(duì)數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，所以企業(yè)內(nèi)部控制的重心轉(zhuǎn)變?yōu)閺哪┒讼蚯岸宿D(zhuǎn)移。憑證庫(kù)包含了一切數(shù)據(jù)，只要原始憑證信息輸入，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行過(guò)賬、轉(zhuǎn)賬和編表處理，中間環(huán)節(jié)在機(jī)內(nèi)自動(dòng)操作，在一定范圍內(nèi)減少了傳統(tǒng)工作形式下賬賬不符、賬證不符等情況的發(fā)生，本質(zhì)上已經(jīng)更改了企業(yè)內(nèi)部控制的形式及重心。另一方面，計(jì)算機(jī)的工作質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人工，這有效規(guī)避了人工內(nèi)部控制的主觀性引起的一系列問(wèn)題，為中小企業(yè)的內(nèi)部控制奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的現(xiàn)存問(wèn)題

（一）未充分利用與開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)電算化

我國(guó)應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)相比發(fā)達(dá)國(guó)家起步較晚，以前我國(guó)一直通過(guò)傳統(tǒng)手工來(lái)記賬、算賬，管理者和員工也都已習(xí)慣了這種工作方式。因此，有些中小企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化使用深度還不夠，如費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、發(fā)放工資、報(bào)表編制等，僅僅停留在做賬、財(cái)務(wù)核算上，還沒(méi)有全面應(yīng)用到其他財(cái)務(wù)分析管理活動(dòng)中；也就是說(shuō)，財(cái)務(wù)軟件目前只是實(shí)現(xiàn)了它的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)作用，管理預(yù)測(cè)和經(jīng)營(yíng)分析功能尚未得到充分利用與開(kāi)發(fā)。部分中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)電算化的了解比較有限，在他們看來(lái)，會(huì)計(jì)電算化僅僅是將電腦數(shù)據(jù)運(yùn)算功能應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算工作中，進(jìn)而減輕財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度，卻沒(méi)有真正理解到會(huì)計(jì)電算化工作的真實(shí)內(nèi)涵。事實(shí)上，不同的企業(yè)都會(huì)有符合自身管理要求和內(nèi)部控制的模式，如果能夠建立一套完整的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)，科學(xué)合理地反映出企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，使現(xiàn)有的會(huì)計(jì)信息能準(zhǔn)確、有效地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供服務(wù)，這對(duì)企業(yè)制定精準(zhǔn)合理的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略具有寶貴的參考價(jià)值。

（二）缺乏合格的會(huì)計(jì)電算化專(zhuān)業(yè)人才

會(huì)計(jì)電算化體系具有人機(jī)協(xié)調(diào)一致的工作特點(diǎn)，人是決定性的因素；但是很多中小企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)重缺乏既精通會(huì)計(jì)電算化又熟悉企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的復(fù)合型人才，這無(wú)疑成為了企業(yè)走向高效電算化道路的一塊絆腳石。有些財(cái)務(wù)人員年齡老化，計(jì)算機(jī)知識(shí)十分薄弱，會(huì)計(jì)電算化熟悉程度不足，只能對(duì)日常的會(huì)計(jì)核算、記賬、報(bào)賬進(jìn)行處理，對(duì)財(cái)務(wù)軟件更多的高端功能掌握得不夠熟練，不能靈活運(yùn)用軟件處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工和分析，無(wú)法將工作經(jīng)驗(yàn)有效發(fā)揮，難以凸顯會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)效應(yīng)。另外，少數(shù)員工對(duì)電算化學(xué)習(xí)的熱情不夠、不積極，進(jìn)而導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員水平與時(shí)代發(fā)展呈現(xiàn)滯后效應(yīng)，盡管財(cái)務(wù)軟件里包含許多研發(fā)成熟的功能，可是卻不能被充分利用，那么內(nèi)部控制的措施就會(huì)沒(méi)有依附的土壤，更加無(wú)法得到落實(shí)。

（三）電算化信息系統(tǒng)缺乏安全性、可靠性

企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)軟件上的數(shù)據(jù)是要求絕對(duì)保密的，這些信息和企業(yè)的生存發(fā)展息息相關(guān)。目前市場(chǎng)上財(cái)務(wù)軟件繁多，少許企業(yè)由于經(jīng)驗(yàn)不足，財(cái)力、精力有限，并不能尋找到非常適合自身情況使用的電算化系統(tǒng)，經(jīng)常會(huì)碰到令人頭疼的問(wèn)題。比如缺乏操作日志記錄功能，這會(huì)讓個(gè)別職業(yè)道德不良的會(huì)計(jì)人員有機(jī)可乘，以多重身份登錄系統(tǒng)，非法修改、盜用涉密數(shù)據(jù)，威脅企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全；因?yàn)殡娝慊到y(tǒng)的信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)之中，倘若承載數(shù)據(jù)的硬盤(pán)發(fā)生損壞而沒(méi)有備份，那么對(duì)于企業(yè)而言，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失無(wú)疑是一次災(zāi)難性的打擊；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是開(kāi)放、不斷升級(jí)的，大批會(huì)計(jì)信息要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信傳輸，所以系統(tǒng)經(jīng)常會(huì)面臨著被病毒侵襲、黑客攻擊的威脅。會(huì)計(jì)信息一旦被非法竊取或者篡改，就會(huì)加劇會(huì)計(jì)信息失真的風(fēng)險(xiǎn)，很大程度上降低了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性、可靠性，嚴(yán)重影響整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制的工作效果。

三、加強(qiáng)中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的具體措施

（一）建章立制，完善中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)工作

相關(guān)主管部門(mén)要制定完善的規(guī)章制度，督促財(cái)務(wù)部門(mén)嚴(yán)格予以執(zhí)行，操作人員的權(quán)限應(yīng)該根據(jù)級(jí)別加以劃分，操作權(quán)限控制一般要采用設(shè)置口令來(lái)執(zhí)行，操作規(guī)章要明確職責(zé)、操作程序以及注意事項(xiàng)，并形成一部電算化系統(tǒng)文件，主要內(nèi)容有建立計(jì)算機(jī)管理規(guī)章和會(huì)計(jì)管理制度，明確崗位責(zé)任制，落實(shí)機(jī)房管理規(guī)章。會(huì)計(jì)工作人員不可違反制度規(guī)定，不能逾越自身職責(zé)，必須按照規(guī)定的操作流程予以執(zhí)行和控制，會(huì)計(jì)人員記錄操作日志、處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，姓名和操作內(nèi)容要詳細(xì)的記錄和存檔，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可明確問(wèn)責(zé)。此外，還要定期調(diào)查內(nèi)部管理制度的執(zhí)行情況，為中小企業(yè)的內(nèi)部控制保駕護(hù)航。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化復(fù)合型人才培養(yǎng)

因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化是一門(mén)融合計(jì)算機(jī)技術(shù)、會(huì)計(jì)學(xué)知識(shí)為一體的綜合型應(yīng)用，所以對(duì)電算化從業(yè)人員的綜合能力要求非常高，財(cái)務(wù)人員不僅應(yīng)掌握并精通財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，還必須要能熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作。為了推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)程，中小企業(yè)務(wù)必要對(duì)財(cái)會(huì)人員進(jìn)行繼續(xù)教育、定期培訓(xùn)，以此提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力、職業(yè)道德，樹(shù)立正確的思想認(rèn)識(shí)，使會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制作用得到有效發(fā)揮。為了推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化的健康發(fā)展、降低風(fēng)險(xiǎn)，中小企業(yè)必須重視對(duì)財(cái)務(wù)人員的崗位培訓(xùn)，強(qiáng)化復(fù)合型人才的培養(yǎng)力度，積極研究、探討，使培訓(xùn)實(shí)之有效，以適應(yīng)新形勢(shì)下的會(huì)計(jì)電算化管理工作。

（三）強(qiáng)化系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的安全控制

強(qiáng)化系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的安全控制是中小企業(yè)維持穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展的必然選擇，具體強(qiáng)化措施包括：第一，對(duì)企業(yè)中的電腦設(shè)置操作權(quán)限、操作密碼、身份識(shí)別，使操作人員只能對(duì)規(guī)定的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，防止工作人員違規(guī)操作；第二，嚴(yán)格機(jī)房管理，注意機(jī)房的防火、防潮、防磁等，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)，并且將系統(tǒng)設(shè)置為自動(dòng)在其他硬盤(pán)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，把完整有效的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)存，確保數(shù)據(jù)不會(huì)遺失；第三，注意對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)或補(bǔ)漏，定期開(kāi)展病毒檢測(cè)，使用安全可靠地“防火墻”，并安裝殺毒軟件，防范外部網(wǎng)絡(luò)帶來(lái)的安全隱患。

四、結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，會(huì)計(jì)越重要。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展完善的當(dāng)下，電算化系統(tǒng)的出現(xiàn)是社會(huì)的需要，也是新時(shí)代的要求。中小企業(yè)要根據(jù)自身情況建立合理的內(nèi)部控制體系，完善并規(guī)范公司的會(huì)計(jì)制度，緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，更好地適應(yīng)新環(huán)境；有效地把會(huì)計(jì)電算化和內(nèi)部控制進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，以電算化促進(jìn)中小企業(yè)內(nèi)部控制的加強(qiáng)，以期促進(jìn)公司經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)。

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