檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

王文新

【摘 要】如今檔案信息化建設(shè)正處于突飛猛進(jìn)的階段，其發(fā)展?jié)摿κ怯心抗捕玫?，但同時(shí)，我們也必須清晰地認(rèn)識(shí)到現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的明顯的問題和不足，只有解決好這些問題，才能保證檔案信息化建設(shè)的完整性，不斷提高檔案管理的水平。以下就目前檔案管理中存在的一些問題，進(jìn)行詳細(xì)的闡釋，提出關(guān)于檔案信息化建設(shè)和檔案管理的幾點(diǎn)思考，供相關(guān)人員參考。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；建設(shè)；檔案管理；幾點(diǎn)思考

隨著科技的進(jìn)步，我國(guó)的社會(huì)也已經(jīng)逐漸由工業(yè)化時(shí)代進(jìn)入到了信息數(shù)據(jù)時(shí)代。作為信息的載體，檔案中包含很多信息，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的模式已經(jīng)逐漸被社會(huì)淘汰。為了在信息化時(shí)代能夠更好地為生活生產(chǎn)服務(wù)，因此我們必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，采取一定的管理措施，不斷加快我國(guó)的檔案信息化建設(shè)的腳步。

一、檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容概述

（一）服務(wù)意識(shí)

檔案信息化建設(shè)首先需要提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。檔案的管理是加速社會(huì)文化發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，檔案人員需要具備相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)，才能夠服務(wù)于大眾，服務(wù)社會(huì)。檔案的信息化建設(shè)需要在深度和廣度上進(jìn)行改革，廢除傳統(tǒng)的單一的管理模式，從而滿足檔案管理發(fā)展的需要。不斷加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，從理論和實(shí)踐方面提高檔案管理人員的素質(zhì)，激發(fā)檔案管理人員的工作動(dòng)力。

（二）硬件設(shè)施

檔案管理的信息化建設(shè)首先需要從硬件設(shè)施進(jìn)行改革，硬件設(shè)施是檔案管理工作能夠開展的前提要素，如果不能保障硬件設(shè)施的質(zhì)量，檔案管理的質(zhì)量也會(huì)受到影響。檔案管理的硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)區(qū)域、數(shù)據(jù)庫(kù)、局域網(wǎng)等，這些組成了檔案管理的支撐平臺(tái)。

（三）管理水平

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是提高檔案管理水平，檔案管理水平的提升也是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。在科技信息迅猛發(fā)展的今天，檔案管理中高新科技出現(xiàn)的越來越多。目前常見的管理模式就是電子化檔案管理，電子化檔案管理模式使得經(jīng)濟(jì)飛速進(jìn)步，也不斷促進(jìn)檔案管理邁向更高的階層。除此之外，檔案的管理水平提高還包括對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行不斷地創(chuàng)新擴(kuò)展，不斷豐富檔案管理內(nèi)容，不斷提高檔案管理的管理水平，對(duì)社會(huì)的進(jìn)步起到更好的促進(jìn)作用。

二、檔案管理信息化的運(yùn)用現(xiàn)狀

（一）管理員綜合素質(zhì)不高

目前由于一些單位的檔案管理人員對(duì)檔案的管理工作未進(jìn)行深入的了解，導(dǎo)致絕大多數(shù)的檔案管理工作還是按照最傳統(tǒng)的方法開展。相比較于專業(yè)的檔案管理人員，缺乏先進(jìn)的理論實(shí)踐知識(shí)，較少掌握先進(jìn)的檔案管理方法，未能意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。除此之外，部分檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的熱情，不思進(jìn)取，不擅于主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法。所以，目前的檔案管理人員資質(zhì)不足。

（二）檔案檢索效率不高

雖然檔案的檢索已經(jīng)不斷趨向自主化，但目前仍有很多單位還是采用的傳統(tǒng)的信息檢索手段，一般采用效率較低的人工檢索手段。人工檢索不僅效率較低，而且對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員也需要一定的時(shí)間才能夠正確檢索。雖然很多單位在原有的檢索方式上不斷進(jìn)行創(chuàng)新，編制出新的檢索工具，但在效率上還是無法追趕信息化檔案管理模式。

（三）重視程度不夠

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進(jìn)步，不少單位都已引進(jìn)檔案信息化管理模式，但是實(shí)際的運(yùn)行效果卻并不是那么理想。最主要的原因是單位的檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理的重視程度并不高，不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的便利性和重要性，對(duì)于很多檔案未能及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，從而導(dǎo)致了信息的遺漏。由于很多單位的檔案管理人員不是善于接受新事物的年輕人，思想模式較為陳舊，對(duì)檔案的管理仍然堅(jiān)持紙質(zhì)檔，人工操作，不能意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)處理的方便和準(zhǔn)確，對(duì)檔案的信息化管理起不到促進(jìn)作用。

（四）檔案管理信息資源缺乏整合與長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

目前，部分檔案管理部門缺乏長(zhǎng)久規(guī)劃，缺乏信息資源整合的意識(shí)，不具備科學(xué)有效的管理辦法，對(duì)于檔案的信息化建設(shè)還停留在基本的目錄錄入工作，依賴網(wǎng)絡(luò)和信息化的保管形式，在最近幾年未能得到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。此外，對(duì)于檔案的管理信息，未能做到資源整合，導(dǎo)致開發(fā)的信息資源未能做到與互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享，檔案的管理局面呈現(xiàn)出分散的狀態(tài)。

三、檔案管理信息化的完善措施

（一）積極壯大檔案信息管理隊(duì)伍

檔案信息化管理若要發(fā)展壯大，需要優(yōu)秀的專業(yè)團(tuán)隊(duì)和高水平的管理專業(yè)人才，因此，我們需要重視檔案信息化管理隊(duì)伍人員的選拔、培訓(xùn)和考核工作，制定科學(xué)合理的競(jìng)爭(zhēng)篩選機(jī)制，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心和進(jìn)取心，同時(shí)，從專業(yè)知識(shí)和管理電子文件、檔案等方面加大培訓(xùn)的力度，提高管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，不斷提高檔案信息管理的安全性和完整性。

（二）優(yōu)化管理手段

為確保檔案管理工作能夠順利高效的開展，需要不斷提高對(duì)信息的管理手段。主要體現(xiàn)在：其一，健全管理制度。檔案管理制度的制定可以讓管理工作有依有據(jù)，避免模糊的管理制度降低了管理效率。健全管理規(guī)章制度，有利于提高管理效率。其二，改變管理模式。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)逐漸被社會(huì)淘汰，不能滿足時(shí)代的發(fā)展，掌握對(duì)已知檔案信息進(jìn)行管理分類，是目前管理方式的重點(diǎn)。

（三）提高檔案管理技術(shù)支持與資金保證

在目前的檔案管理信息化建設(shè)階段，對(duì)檔案管理的技術(shù)和資金保證提出了新的要求。需要不斷完善檔案管理的信息化建設(shè)，保證檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。不斷增強(qiáng)檔案管理信息化技術(shù)，對(duì)檔案管理的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，保證檔案管理的安全性。對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行資金預(yù)算，對(duì)建設(shè)資金進(jìn)行科學(xué)合理的管理。

（四）提高從業(yè)人員的素質(zhì)

從業(yè)人員的素質(zhì)決定了行業(yè)的水準(zhǔn)。在進(jìn)行檔案管理人員的聘用時(shí)，需要結(jié)合實(shí)際工作需要，選擇優(yōu)秀的綜合性人才。

首先，專業(yè)對(duì)口性，不了解行業(yè)的人看來，檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，登記存檔。但實(shí)際上，隨著檔案的信息化建設(shè)，從業(yè)人員在計(jì)算機(jī)的能力上有了更多的要求，需要從業(yè)者能熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)、修改、統(tǒng)計(jì)等操作，因此從業(yè)者最好具有專業(yè)對(duì)口性。

其次，適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，合適的管理競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制能夠激發(fā)管理人員工作的積極性，為崗位招募合適的從業(yè)人才，健全激勵(lì)機(jī)制，具備適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的能力。

再者，學(xué)習(xí)能力，隨著時(shí)代的進(jìn)步，行業(yè)也處于更新?lián)Q代的時(shí)代，管理人員只有不斷學(xué)習(xí)，充實(shí)自己，才能適應(yīng)社會(huì)的進(jìn)步，滿足檔案管理人才的需求。因此具備學(xué)習(xí)能力對(duì)行業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)十分重要。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著對(duì)檔案信息化建設(shè)的不斷完善，現(xiàn)階段的檔案管理方式更加高效，不僅相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式節(jié)省了大量的人力、物力，同時(shí)也降低了很大經(jīng)濟(jì)成本。雖然目前的檔案信息化管理的運(yùn)用尚未達(dá)到最理想的狀態(tài)，但隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展壯大，檔案的信息化管理是不可阻擋的發(fā)展趨勢(shì)，相較于傳統(tǒng)的手工檢索等方式，檔案的信息化管理會(huì)更加安全、高效。

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