王文新
【摘 要】如今檔案信息化建設(shè)正處于突飛猛進(jìn)的階段,其發(fā)展?jié)摿κ怯心抗捕玫?,但同時(shí),我們也必須清晰地認(rèn)識(shí)到現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的明顯的問題和不足,只有解決好這些問題,才能保證檔案信息化建設(shè)的完整性,不斷提高檔案管理的水平。以下就目前檔案管理中存在的一些問題,進(jìn)行詳細(xì)的闡釋,提出關(guān)于檔案信息化建設(shè)和檔案管理的幾點(diǎn)思考,供相關(guān)人員參考。
【關(guān)鍵詞】檔案信息化;建設(shè);檔案管理;幾點(diǎn)思考
隨著科技的進(jìn)步,我國(guó)的社會(huì)也已經(jīng)逐漸由工業(yè)化時(shí)代進(jìn)入到了信息數(shù)據(jù)時(shí)代。作為信息的載體,檔案中包含很多信息,而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的模式已經(jīng)逐漸被社會(huì)淘汰。為了在信息化時(shí)代能夠更好地為生活生產(chǎn)服務(wù),因此我們必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),采取一定的管理措施,不斷加快我國(guó)的檔案信息化建設(shè)的腳步。
一、檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容概述
(一)服務(wù)意識(shí)
檔案信息化建設(shè)首先需要提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。檔案的管理是加速社會(huì)文化發(fā)展的重要?jiǎng)恿?,檔案人員需要具備相應(yīng)的服務(wù)意識(shí),才能夠服務(wù)于大眾,服務(wù)社會(huì)。檔案的信息化建設(shè)需要在深度和廣度上進(jìn)行改革,廢除傳統(tǒng)的單一的管理模式,從而滿足檔案管理發(fā)展的需要。不斷加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí),從理論和實(shí)踐方面提高檔案管理人員的素質(zhì),激發(fā)檔案管理人員的工作動(dòng)力。
(二)硬件設(shè)施
檔案管理的信息化建設(shè)首先需要從硬件設(shè)施進(jìn)行改革,硬件設(shè)施是檔案管理工作能夠開展的前提要素,如果不能保障硬件設(shè)施的質(zhì)量,檔案管理的質(zhì)量也會(huì)受到影響。檔案管理的硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)區(qū)域、數(shù)據(jù)庫(kù)、局域網(wǎng)等,這些組成了檔案管理的支撐平臺(tái)。
(三)管理水平
檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是提高檔案管理水平,檔案管理水平的提升也是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。在科技信息迅猛發(fā)展的今天,檔案管理中高新科技出現(xiàn)的越來越多。目前常見的管理模式就是電子化檔案管理,電子化檔案管理模式使得經(jīng)濟(jì)飛速進(jìn)步,也不斷促進(jìn)檔案管理邁向更高的階層。除此之外,檔案的管理水平提高還包括對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行不斷地創(chuàng)新擴(kuò)展,不斷豐富檔案管理內(nèi)容,不斷提高檔案管理的管理水平,對(duì)社會(huì)的進(jìn)步起到更好的促進(jìn)作用。
二、檔案管理信息化的運(yùn)用現(xiàn)狀
(一)管理員綜合素質(zhì)不高
目前由于一些單位的檔案管理人員對(duì)檔案的管理工作未進(jìn)行深入的了解,導(dǎo)致絕大多數(shù)的檔案管理工作還是按照最傳統(tǒng)的方法開展。相比較于專業(yè)的檔案管理人員,缺乏先進(jìn)的理論實(shí)踐知識(shí),較少掌握先進(jìn)的檔案管理方法,未能意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。除此之外,部分檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的熱情,不思進(jìn)取,不擅于主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法。所以,目前的檔案管理人員資質(zhì)不足。
(二)檔案檢索效率不高
雖然檔案的檢索已經(jīng)不斷趨向自主化,但目前仍有很多單位還是采用的傳統(tǒng)的信息檢索手段,一般采用效率較低的人工檢索手段。人工檢索不僅效率較低,而且對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員也需要一定的時(shí)間才能夠正確檢索。雖然很多單位在原有的檢索方式上不斷進(jìn)行創(chuàng)新,編制出新的檢索工具,但在效率上還是無法追趕信息化檔案管理模式。
(三)重視程度不夠
隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進(jìn)步,不少單位都已引進(jìn)檔案信息化管理模式,但是實(shí)際的運(yùn)行效果卻并不是那么理想。最主要的原因是單位的檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理的重視程度并不高,不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的便利性和重要性,對(duì)于很多檔案未能及時(shí)進(jìn)行歸檔處理,從而導(dǎo)致了信息的遺漏。由于很多單位的檔案管理人員不是善于接受新事物的年輕人,思想模式較為陳舊,對(duì)檔案的管理仍然堅(jiān)持紙質(zhì)檔,人工操作,不能意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)處理的方便和準(zhǔn)確,對(duì)檔案的信息化管理起不到促進(jìn)作用。
(四)檔案管理信息資源缺乏整合與長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃
目前,部分檔案管理部門缺乏長(zhǎng)久規(guī)劃,缺乏信息資源整合的意識(shí),不具備科學(xué)有效的管理辦法,對(duì)于檔案的信息化建設(shè)還停留在基本的目錄錄入工作,依賴網(wǎng)絡(luò)和信息化的保管形式,在最近幾年未能得到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。此外,對(duì)于檔案的管理信息,未能做到資源整合,導(dǎo)致開發(fā)的信息資源未能做到與互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享,檔案的管理局面呈現(xiàn)出分散的狀態(tài)。
三、檔案管理信息化的完善措施
(一)積極壯大檔案信息管理隊(duì)伍
檔案信息化管理若要發(fā)展壯大,需要優(yōu)秀的專業(yè)團(tuán)隊(duì)和高水平的管理專業(yè)人才,因此,我們需要重視檔案信息化管理隊(duì)伍人員的選拔、培訓(xùn)和考核工作,制定科學(xué)合理的競(jìng)爭(zhēng)篩選機(jī)制,培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心和進(jìn)取心,同時(shí),從專業(yè)知識(shí)和管理電子文件、檔案等方面加大培訓(xùn)的力度,提高管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí),不斷提高檔案信息管理的安全性和完整性。
(二)優(yōu)化管理手段
為確保檔案管理工作能夠順利高效的開展,需要不斷提高對(duì)信息的管理手段。主要體現(xiàn)在:其一,健全管理制度。檔案管理制度的制定可以讓管理工作有依有據(jù),避免模糊的管理制度降低了管理效率。健全管理規(guī)章制度,有利于提高管理效率。其二,改變管理模式。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)逐漸被社會(huì)淘汰,不能滿足時(shí)代的發(fā)展,掌握對(duì)已知檔案信息進(jìn)行管理分類,是目前管理方式的重點(diǎn)。
(三)提高檔案管理技術(shù)支持與資金保證
在目前的檔案管理信息化建設(shè)階段,對(duì)檔案管理的技術(shù)和資金保證提出了新的要求。需要不斷完善檔案管理的信息化建設(shè),保證檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。不斷增強(qiáng)檔案管理信息化技術(shù),對(duì)檔案管理的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置,保證檔案管理的安全性。對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行資金預(yù)算,對(duì)建設(shè)資金進(jìn)行科學(xué)合理的管理。
(四)提高從業(yè)人員的素質(zhì)
從業(yè)人員的素質(zhì)決定了行業(yè)的水準(zhǔn)。在進(jìn)行檔案管理人員的聘用時(shí),需要結(jié)合實(shí)際工作需要,選擇優(yōu)秀的綜合性人才。
首先,專業(yè)對(duì)口性,不了解行業(yè)的人看來,檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行分類整理,登記存檔。但實(shí)際上,隨著檔案的信息化建設(shè),從業(yè)人員在計(jì)算機(jī)的能力上有了更多的要求,需要從業(yè)者能熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)、修改、統(tǒng)計(jì)等操作,因此從業(yè)者最好具有專業(yè)對(duì)口性。
其次,適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,合適的管理競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制能夠激發(fā)管理人員工作的積極性,為崗位招募合適的從業(yè)人才,健全激勵(lì)機(jī)制,具備適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的能力。
再者,學(xué)習(xí)能力,隨著時(shí)代的進(jìn)步,行業(yè)也處于更新?lián)Q代的時(shí)代,管理人員只有不斷學(xué)習(xí),充實(shí)自己,才能適應(yīng)社會(huì)的進(jìn)步,滿足檔案管理人才的需求。因此具備學(xué)習(xí)能力對(duì)行業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)十分重要。
四、結(jié)語(yǔ)
總之,隨著對(duì)檔案信息化建設(shè)的不斷完善,現(xiàn)階段的檔案管理方式更加高效,不僅相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式節(jié)省了大量的人力、物力,同時(shí)也降低了很大經(jīng)濟(jì)成本。雖然目前的檔案信息化管理的運(yùn)用尚未達(dá)到最理想的狀態(tài),但隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展壯大,檔案的信息化管理是不可阻擋的發(fā)展趨勢(shì),相較于傳統(tǒng)的手工檢索等方式,檔案的信息化管理會(huì)更加安全、高效。
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