淺談如何做好辦公室行政工作

楊俊玲

[摘要]企業(yè)的內(nèi)部管理和可持續(xù)發(fā)展都離不開辦公室。辦公室擔(dān)負(fù)著商情傳達(dá)、對外聯(lián)絡(luò)、后勤服務(wù)等繁重的工作，處于協(xié)調(diào)各職能部門、連接管理層和基層員工的樞紐地位，是企業(yè)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。提高辦公室工作水平，應(yīng)充分發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督辦督查、服務(wù)保障等主要職能，這就要求辦公室工作人員要具有較強(qiáng)的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的超前預(yù)見性和較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

[關(guān)鍵詞]綜合協(xié)調(diào);服務(wù);工作能效

辦公室具備管理服務(wù)、內(nèi)控外聯(lián)、信息傳達(dá)等多項綜合職能，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。辦公室工作人員既是管理參與者也是服務(wù)提供者，要求具備過硬的綜合協(xié)調(diào)能力和文字能力。隨著時代的發(fā)展，企業(yè)辦公室也應(yīng)不斷發(fā)展，不斷創(chuàng)新，跟上時代的潮流。因此，如何創(chuàng)造性地開展工作，提高企業(yè)辦公室的管理水平一直是辦公室工作的重點。從筆者的工作經(jīng)驗來看，要著重在以下幾個方面強(qiáng)化意識，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，提高能力，圍繞企業(yè)中心工作，發(fā)揮好樞紐和窗口作用。

一、增強(qiáng)大局意識，圍繞中心工作做好服務(wù)

辦公室肩負(fù)著企業(yè)參謀決策、工作督察、形象展示和后勤服務(wù)保障等職責(zé)，是企業(yè)的“樞紐”和“窗口”。作為直接服務(wù)基層、服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)，必須具備把握大局的意識和總攬全局的眼光，要具備研判形勢、認(rèn)清形勢的能力，工作的開展要緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展的中心。

（一）堅定政治立場，注重維護(hù)公司黨委、領(lǐng)導(dǎo)班子的權(quán)威和形象

辦公室工作人員是領(lǐng)導(dǎo)身邊“曝光率”較高的人群，要有別于一般的“員工”，尤其國有企業(yè)，辦公室工作人員首先要做到政治立場堅定，時刻與黨中央保持高度一致，堅決貫徹公司黨委的決策部署。工作中，尊重領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)、意見和決策部署，主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格，要學(xué)會適當(dāng)補(bǔ)償領(lǐng)導(dǎo)在精力、知識、能力上的不足，建立好與領(lǐng)導(dǎo)“對話”的工作語言，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和幫手。

（二）胸懷大局，全面系統(tǒng)看問題、積極穩(wěn)妥辦事情

領(lǐng)導(dǎo)和員工滿意是衡量辦公室工作成效的基本標(biāo)準(zhǔn)，這要求辦公室人員必須把服務(wù)全局、服務(wù)全體職工作為開展各項服務(wù)保障工作的出發(fā)點和落腳點，把參政謀事、管理服務(wù)等職能統(tǒng)籌兼顧、合理安排，做到調(diào)研圍繞任務(wù)轉(zhuǎn)、信息圍繞決策轉(zhuǎn)、協(xié)調(diào)圍繞領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)、服務(wù)圍繞員工轉(zhuǎn)，促使工作目標(biāo)準(zhǔn)確，責(zé)任清晰，工作落實到位。要善于把本部門的工作放到公司發(fā)展和穩(wěn)定全局中來謀劃，善于從全局上分析問題，處理好各種矛盾，提高綜合管理水平，增強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力。要對本單位的整體情況做到清晰掌握、心中有數(shù)，創(chuàng)造性地開展工作。要善于“了解上情，吃透下情”，圍繞中心工作目標(biāo)，把握改革發(fā)展思路，積極主動做好決策服務(wù)。

（三）當(dāng)好“參謀”，一心為公，敢于進(jìn)言

“參謀”的角色定位決定了辦公室要積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，做到善于發(fā)現(xiàn)問題，合理提出解決問題的辦法建議，要注意工作方式方法，做到“獻(xiàn)策不決策”。要站在服務(wù)企業(yè)發(fā)展的角度，積極領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，提供有價值的信息，為決策提供參考資料，做到有理有據(jù)。當(dāng)遇到領(lǐng)導(dǎo)決策不妥或有誤時，辦公室應(yīng)出于公心，給予合理的提醒或建議，避免為博得領(lǐng)導(dǎo)的歡心而迎合屈從，因為只有出于公心，所提出的意見建議才能經(jīng)得起推敲，才會有價值，才會被領(lǐng)導(dǎo)采納采用。只有“重實際、說實話、辦實事、講實效”，服務(wù)才能贏得滿意。

二、樹立服務(wù)意識，提高工作效率

辦公室是協(xié)調(diào)、銜接和溝通各職能部門及公司各環(huán)節(jié)的綜合性管理機(jī)構(gòu)，辦公室工作人員應(yīng)筑牢全方位服務(wù)意識，進(jìn)一步提高工作效率，確保辦公室各項工作健康有序開展，并在對外聯(lián)絡(luò)中樹立良好的工作形象。

（一）堅持“馬上就辦”的工作作風(fēng)

辦公室是公司對外的門面和窗口，工作人員說話辦事、言談舉止、待人接物等各種行為，不僅代表著辦公室，還代表著整個企業(yè)的形象。因此日常工作中的待人接物要態(tài)度誠懇、充滿熱情。

辦公室的工作質(zhì)量主要體現(xiàn)在工作作風(fēng)、工作態(tài)度和辦事效率上。要落實“馬上就辦”的工作精神，做到不拖沓懶散，不推諉扯皮。做事要雷厲風(fēng)行、精益求精，認(rèn)真履行好職責(zé)，出色完成各項任務(wù)。

辦公室事務(wù)性工作較多，大多煩瑣而緊急，工作過程中既要嚴(yán)格履行規(guī)則程序，又需要態(tài)度誠懇友善，同時說話辦事要講求效率，能辦的事務(wù)不推諉不拖沓不積壓，短期不能辦理的事情要動腦筋想辦法，違反原則辦不了的事情要立場堅定、厘清思路耐心解釋。工作中要多聽取群眾的意見建議，并及時準(zhǔn)確地反饋給管理層，為決策提供參考。

（二）堅定“辦公室里無小事”的信念

辦公室工作中要秉持“四心”，即細(xì)心、耐心、決心和熱心，要堅持一絲不茍、縝密思考的工作態(tài)度。要有高度的敬業(yè)意識和強(qiáng)烈的責(zé)任感，認(rèn)真做好辦文、辦會、辦事等日常工作，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，把工作想在前，做在前，要講效率，嚴(yán)于律己，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，樹立良好形象。

（三）規(guī)范工作流程，確保工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化

辦公室工作紛繁復(fù)雜，缺少連貫性，隨機(jī)性大，加上人員少，工作量比較大，工作程序不規(guī)范就難以高效率完成任務(wù)。為此，要把規(guī)范管理、推行工作制度化放在辦公室建設(shè)的重要位置。

一是規(guī)范流程。對每一項政務(wù)工作如文件管理、會議管理、待人接物、工作督辦、后勤保障、調(diào)研服務(wù)等，要細(xì)化業(yè)務(wù)程序，必走的步驟不丟，該有的細(xì)節(jié)兼顧，形成標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)程序。

二是建章立制，把“制度化、標(biāo)準(zhǔn)化”作為推進(jìn)精細(xì)管理的重要抓手，堅持思想意識通過制度來強(qiáng)化，文明敬業(yè)通過制度來養(yǎng)成，業(yè)務(wù)管理通過制度來規(guī)范，奮斗目標(biāo)通過制度來保障，廉潔從業(yè)通過制度來約束。

（四）堅持公平辦事、公正對人

辦公室工作中要堅持懂規(guī)矩、講秩序，平等對人、公平辦事，不重此輕彼、制造矛盾、產(chǎn)生不和諧的音符。特別是嚴(yán)格遵守紀(jì)律，清楚哪些能辦，哪些不能辦;哪些可以表態(tài)，哪些不可以表態(tài);哪些該說，哪些不該說;做到辦事有規(guī)定，不能越“雷池”、破規(guī)矩。

三、注重自身道德修養(yǎng)，保持良好形象

中華民族自古崇尚道德，無論是以孔子為代表的儒家思想，還是以老子為代表的道家思想，高尚的道德都是為人至高的思想境界。因此，在加強(qiáng)組織紀(jì)律性，做到步調(diào)一致這方面，辦公室每一個同志都要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，從自己做起，處處以身作則，嚴(yán)格要求自己，以無私奉獻(xiàn)的精神做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的每一件事。

（一）堅持實事求是

實事求是是辦公室人員必備的職業(yè)素養(yǎng)，處理任何工作，必須做到全面準(zhǔn)確，反饋信息必須實事求是，沒有任何虛假成分，經(jīng)得起實踐檢驗。嚴(yán)禁欺上瞞下、添枝加葉、謊報成績、掩蓋問題的行為。

（二）堅持愛崗敬業(yè)

愛崗敬業(yè)是做好各項工作的前提，工作人員要牢固樹立服務(wù)企業(yè)發(fā)展、服務(wù)廣大員工的宗旨，遵紀(jì)守法、誠實誠信、廉潔自律、克己奉公。

四、樹立創(chuàng)新意識，優(yōu)化工作方法、提升工作效能

辦公室工作人員常常被事務(wù)性工作牽著鼻子轉(zhuǎn)，容易墨守成規(guī)，容易養(yǎng)成謹(jǐn)小慎微、但求無過、被動從屬的思維方式。新形勢下，傳統(tǒng)思維和做法已不適應(yīng)辦公室工作的需要，要進(jìn)一步做好各項工作，就必須打破常規(guī)、開放思路，加強(qiáng)工作實踐中的開拓創(chuàng)新，大膽探索新形勢下打開工作新局面的有效途徑。

（一）強(qiáng)化超前服務(wù)的意識

要善于分析、總結(jié)工作規(guī)律，以超前思維和新價值觀去審視和觀察社會生活中的新事物、研究新情況、提出新觀點，同時通過把握規(guī)律，增強(qiáng)工作主動性;要善于把領(lǐng)導(dǎo)意圖、群眾意愿與首創(chuàng)精神相結(jié)合，突破千篇一律、一成不變的慣性思維模式和做法，開拓研究新情況、發(fā)現(xiàn)新問題、揭示新規(guī)律的思路，結(jié)合實踐，增強(qiáng)工作計劃性、科學(xué)性;要未雨綢繆，想領(lǐng)導(dǎo)之所想和領(lǐng)導(dǎo)之未想，及早發(fā)現(xiàn)工作中可能出現(xiàn)的困難和問題，并提出相應(yīng)的對策，

掌握工作主動權(quán)。

（二）強(qiáng)化創(chuàng)新服務(wù)的意識

辦公室行政人員要時刻以改革的精神去思考研究本職工作，立足實踐創(chuàng)新，在工作中努力探索新形勢下開創(chuàng)局面的有效途徑，力求新突破、新發(fā)展。要積極探索建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息快捷、高效優(yōu)質(zhì)的工作機(jī)制，創(chuàng)造性地利用互聯(lián)網(wǎng)、微信等科技手段和信息技術(shù)服務(wù)中心工作。要緊緊圍繞廣大員工關(guān)注的熱點，提出工作新思路、新對策和新舉措。在督辦督查、綜合協(xié)調(diào)上要有新辦法、新手段，在文字工作上要做到思想觀點新穎獨到，應(yīng)變求新、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地做好每一項工作，力求“零差錯”，實現(xiàn)由按慣例辦事向開拓新局面轉(zhuǎn)變，為企業(yè)發(fā)展提供全程優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

五、樹立學(xué)習(xí)意識，提高綜合素質(zhì)

辦公室的工作性質(zhì)，決定了辦公室工作人員的綜合素質(zhì)需要符合更高的要求。“境界決定眼界、眼界決定手界”，辦公室各個崗位，不論工作職責(zé)異同，都應(yīng)養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)、系統(tǒng)學(xué)習(xí)的習(xí)慣，只有不斷提高自身素質(zhì)，才能增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平。

（一）加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)

辦公室工作，必須要具備較高的政治理論素質(zhì)和水平。注重政治理論學(xué)習(xí)，要在日常努力做到堅持看新聞、讀黨報黨刊，通過了解新動向、新政策，獲取信息指導(dǎo)工作。要注重自身思想修養(yǎng)和黨性鍛煉，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到實事求是、公道正派、清正廉潔。正確理解掌握國家和企業(yè)的大政方針和政策，保持清醒的政治頭腦，在實際工作中把握正確的政治方向。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

辦公室的文稿起草、信息傳達(dá)、外聯(lián)內(nèi)控、接待服務(wù)、督辦落實等各項工作職能，要求辦公室工作人員具備豐富的知識面和知識深度。辦公室工作人員，只有深入掌握企業(yè)管理、社會管理、心理學(xué)、計算機(jī)等知識，才能更好地拓寬視野，才能做到謀劃全局，只有考慮問題更周到，辦事更認(rèn)真，才能更好地?fù)?dān)負(fù)工作職能和崗位職責(zé)，工作起來才會更加得心應(yīng)手。

結(jié)語

辦公室工作沒有小事，稍有不慎就有可能“捅婁子”，影響企業(yè)形象。在日常服務(wù)工作中，辦公室工作人員要筑牢“四個意識”，善于發(fā)現(xiàn)問題、謀劃解決之道，注重多渠道、多方位學(xué)習(xí)，刻苦鉆研多領(lǐng)域?qū)I(yè)知識，提升自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，在實踐中，不斷提高本職崗位勝任能力。

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