基于數(shù)據(jù)資源管理的企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)問題研究

王亞旭

摘 要：隨著企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的日益發(fā)展，數(shù)字館藏資源呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型多、利用高效等特點，從根本上改變了傳統(tǒng)檔案館的工作模式和服務(wù)方式，使得檔案工作從業(yè)者角色從傳統(tǒng)意義上的“管檔案”向“管數(shù)據(jù)”方面拓展，為檔案服務(wù)工作的開展提供了更為廣闊的發(fā)展空間。本文對企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)中如何對構(gòu)建數(shù)據(jù)資源管理體系進行了研究。介紹了數(shù)字檔案館建設(shè)中數(shù)據(jù)資源管理方面存在的問題，并分別從管理層面、數(shù)據(jù)的長期保管和高效利用等技術(shù)層面對數(shù)據(jù)資源管理體系的建設(shè)等進行探討與分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；數(shù)據(jù)資源；問題研究

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)中的數(shù)據(jù)資源是指通過對企業(yè)各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔和對紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲的各種數(shù)據(jù)檔案信息。是企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營活動的重要見證和記錄，是一種不可再生的信息資源，具有重要的社會價值和經(jīng)濟價值。近年來，大數(shù)據(jù)、云計算、云存儲技術(shù)作為新興計算機信息技術(shù)受到社會的高度關(guān)注，對傳統(tǒng)的生產(chǎn)、生活方式帶來了巨大的沖擊，檔案管理工作同樣也不例外，在數(shù)字檔案館建設(shè)背景下如何做好館藏數(shù)據(jù)資源的管理，推動檔案管理服務(wù)工作的核心業(yè)務(wù)和管理模式向數(shù)字化、信息化進行轉(zhuǎn)變，具有十分重要的研究意義。

1 數(shù)字檔案館下館藏數(shù)據(jù)資源的特征

大數(shù)據(jù)時代背景下數(shù)字檔案館建設(shè)能夠?qū)崟r捕獲具有歸檔價值的電子文件，能夠?qū)崟r對電子文件進行自動標引，使得檔案的歸檔范圍得以進一步擴大，各種類型的檔案資源庫建設(shè)也日趨成熟。檔案收集由傳統(tǒng)模式下的移交歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shù)據(jù)實時、自動歸集的接收，歸檔范圍的擴大和大量信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的積累使得企業(yè)數(shù)字檔案館中的數(shù)據(jù)資源同樣具有通常人們所認為的大數(shù)據(jù)的4V特征。

1.1 大量（Volume）

2013年10月10日，楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上的指出，至2012年底，北京市和各區(qū)縣檔案館共完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化8759.5萬頁，接收電子檔案約48TB（萬兆字節(jié)），市檔案館已完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化4397萬頁，占館藏63%。上海17個區(qū)縣檔案館檔案數(shù)字化共超過3.6億頁，占館藏50%以上，部分區(qū)縣達90%以上，民生檔案數(shù)字化率全部達100%。數(shù)據(jù)資源存儲單位從過去的GB到TB，直至PB、EB。隨著信息化技術(shù)手段的不斷完善和應(yīng)用，企業(yè)辦公自動化（OA）、計算機輔助設(shè)計（CAD）、計算機輔助制造（CAM）等方面等多種信息系統(tǒng)的應(yīng)用，伴隨著大量的數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，這些都將成為數(shù)據(jù)資源的來源。

1.2 高速（Velocity）

數(shù)字檔案館利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，使館藏數(shù)據(jù)資源信息實現(xiàn)共享化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，用戶可以突破傳統(tǒng)檔案館在時間和空間上的限制，借助于網(wǎng)絡(luò)終端來獲取所需的各種數(shù)據(jù)信息，加快了信息傳遞的速度。在數(shù)字檔案館環(huán)境下，人們不用到檔案館就能夠查詢到所需要的檔案信息，滿足人們多方面的信息需求，甚至可以通過分析用戶行為主動提供個性化信息定制推送服務(wù)。

1.3 多樣（Variety）

大數(shù)據(jù)時代下的數(shù)據(jù)格式越來越多樣化，涵蓋了文本、音頻、圖片、視頻等不同類型的數(shù)據(jù)。目前，國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）中規(guī)定了8種電子文件類型作為長期保存推薦格式，包括文本文件（T）、圖像文件（I）、圖形文件（G）、影像文件（V）、聲音文件（A）、超媒體鏈接文件（O）、程序文件（P）和數(shù)據(jù)文件（D）。從數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)專業(yè)分類的上呈現(xiàn)出多樣性的特點。

1.4 價值（Value）

這是企業(yè)數(shù)字檔案館中館藏數(shù)據(jù)資源的核心所在，其包含的社會價值和經(jīng)濟價值無法估量。因此需要對這些寶貴的數(shù)據(jù)資源信息開展安全、有效地存放與保管，做好備份工作，確保數(shù)據(jù)資源的安全、長期可用和高效利用。

2 數(shù)字檔案館下數(shù)據(jù)資源管理存在的問題

2.1 數(shù)據(jù)資源的長期存取問題

技術(shù)的發(fā)展使得檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)量急劇增長，但是關(guān)于數(shù)字檔案長期保存的問題仍然沒有得到全面的解決，數(shù)字檔案信息是記錄在一定物理載體上，需要借助一定的軟硬件才能被讀取和利用，其存儲時間的長短在很大程度取決于物理載體性能的好壞，而計算機技術(shù)的更新?lián)Q代速度很快，在過時的計算機軟硬件平臺上能讀取出的不一定能在當(dāng)前或未來的平臺上讀取出，這種不能被存取的信息，其壽命再長也是無用，因此，如何延長數(shù)字檔案的壽命成為數(shù)字檔案館建設(shè)研究的重要問題。

2.2 電子文件的真實性問題

“原始記錄性”作為檔案的本質(zhì)屬性，正是由于這一特性 ，使得檔案區(qū)別于其他事物從而具有了憑證作用，具有了法律效力。然而，在大數(shù)據(jù)背景下，電子文件的表現(xiàn)形式則多種多樣，如音頻、視頻文件，圖形、圖像、數(shù)據(jù)庫文件，以及超媒體文件等，內(nèi)容和載體的可分離性，如何確保此類電子文件在產(chǎn)生、處理、保管和遷移過程中能夠繼續(xù)保持原有的固化形式，確保內(nèi)容信息完整且不被篡改，具備紙質(zhì)檔案的原始性、完整性和真實性，成為數(shù)字檔案館建設(shè)中數(shù)據(jù)資源管理需要解決的首要問題之一。

2.3 潛在的網(wǎng)路安全風(fēng)險

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下影響數(shù)字檔案館正常運行的因素主要有以下幾個方面：一是計算機軟硬件及相關(guān)組件故障產(chǎn)生的問題。如元器件老化或損壞，系統(tǒng)不穩(wěn)定等；二是人為破壞與干擾產(chǎn)生的問題。如黑客侵入、惡意信息等，導(dǎo)致非法訪問、非授權(quán)訪問，竊取、篡改或者偽造相關(guān)數(shù)據(jù)信息，造成文檔泄密。三是木馬病毒和間諜程序所產(chǎn)生的安全問題，通過截獲、竊取、破譯等手段來獲得重要機密信息。這些潛在的安全隱患是數(shù)字檔案館建設(shè)過程中不可回避而且要需要解決的。

2.4 重大自然災(zāi)害的威脅

在數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，同時要面臨一個重要的問題，即數(shù)字檔案館遇到自然災(zāi)害破壞時所帶來的巨大損失。構(gòu)成數(shù)字檔案館的計算機硬件、軟件及其相關(guān)組件對環(huán)境具有較強的依賴性，在其使用和保管過程中會受到主客觀因素的影響，一旦發(fā)生如水災(zāi)、火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害時，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有續(xù)存儲狀態(tài)，就會對數(shù)字檔案館館藏數(shù)據(jù)資源產(chǎn)生很大的破壞，有的甚至是毀滅性的。

3 具體應(yīng)對措施

數(shù)字檔案館下數(shù)據(jù)資源的長期有效保存與維護，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。在建立一套技術(shù)與管理并重的數(shù)據(jù)資源安全保障體系的同時，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子文件的特點等綜合條件，制訂好應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難備份、恢復(fù)機制，提高應(yīng)急處置能力，建立一套科學(xué)的、可行的、指導(dǎo)性的數(shù)據(jù)管理安全規(guī)范，使數(shù)字檔案館的建設(shè)有章可循，有法可依，確保數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法篡改等，確保檔案數(shù)據(jù)原始記錄性的本質(zhì)屬性。

3.1 管理層面

從管理層面上來說，關(guān)鍵是要建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴密的數(shù)據(jù)資源管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞數(shù)據(jù)資源在信息安全上可能存在的漏洞，這些環(huán)節(jié)包括從電子文件形成、處理、傳輸、收集、積累、歸檔，到電子檔案的保管、提供利用的全過程，即電子文件全生命周期管理，任何一個環(huán)節(jié)疏于管理，都有可能導(dǎo)致電子文檔信息的丟失或失真。

具體措施應(yīng)該包括加強對與電子文件形成、傳輸、管理、保存等活動相關(guān)的責(zé)任者的管理；電子文件的全生命周期必須是可控的或者是可以追溯的，防止電子文件被非法的更改或破壞；電子文件形成后要及時積累；建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度；制定和嚴格執(zhí)行電子文檔的鑒定、保管制度和標準；加強對電子文件利用活動的管理；建立數(shù)據(jù)資源管理記錄系統(tǒng)等。

3.2 技術(shù)層面

1）建立用戶訪問控制體系。訪問控制是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文檔信息安全防范和保護的主要措施和手段，主要是為了保證包括電子文檔信息在內(nèi)的數(shù)據(jù)資源不被非法訪問和非法使用。具體措施包括：（1）訪問控制。根據(jù)用戶角色（工作性質(zhì)、崗位職責(zé)、涉密等級、職務(wù)等級等）對用戶數(shù)據(jù)權(quán)限進行限定，通過系統(tǒng)管理員配置，實現(xiàn)對用戶ip地址身份進行自動識別來控制訪問內(nèi)容和時間；（2）權(quán)限控制。用戶對于被授權(quán)訪問的內(nèi)容（目錄、文件和其它資源）能夠執(zhí)行哪些操作，如只讀、修改、創(chuàng)建、刪除、復(fù)制和打印等。（3）防火墻控制。通過設(shè)置安全策略，對用戶客戶端IP地址或者網(wǎng)卡的MAC地址進行判斷和識別或?qū)梢蓴?shù)據(jù)包進行檢測過濾，控制（允許、拒絕、檢測）出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)包，實現(xiàn)限制未被授權(quán)的用戶進入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，過濾掉不安全的數(shù)據(jù)包，保證整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運行。

2）加密技術(shù)。通過加密技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息的安全傳輸，以確保電子文檔內(nèi)容的非公開性。在多數(shù)情況下，通常采用“雙密鑰碼”的方式進行加密，將常規(guī)密碼和公鑰密碼結(jié)合在一起進行使用，發(fā)送方使用公開的加密密鑰對文件加密，收方使用嚴格保密的解密密鑰對收文進行解密，由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中破解原文的內(nèi)容，從而確保電子文檔在傳輸過程中的安全。

3）數(shù)字簽名技術(shù)。通過符合《電子簽名法》中規(guī)定要求的第三方機構(gòu)提供的簽名及簽名驗證技術(shù)，給電子文件附加一些特征固化的標識性信息，以便對電子文件的完整性和真實性進行驗證，來確認其內(nèi)容是否被篡改或是否為偽造。其目的是通過數(shù)字簽名技術(shù)可對網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臄?shù)據(jù)信息進行加密和解密、數(shù)字簽名和簽名驗證，來阻止非法用戶和合法用戶的非合法操作，確保傳遞過程中數(shù)據(jù)信息的保密性、完整性，以及信息交換實體身份的真實性、簽名信息的不可否認性，從而保障數(shù)據(jù)資源信息的安全性。

4）備份和恢復(fù)技術(shù)。通過在線備份，本地備份、異地保存，異質(zhì)異地保存等多種技術(shù)手段建立備份與恢復(fù)機制，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)信息丟失或失真，也能做到有備無患，只要啟動該機制，系統(tǒng)就能重新恢復(fù)到原來的面貌。這是一種防止電子文檔信息丟失或失真的補救措施，可以在應(yīng)急和重大災(zāi)害發(fā)生時保障重要數(shù)據(jù)的安全、有效可用。

4 結(jié)論

數(shù)字檔案館的建設(shè)使得傳統(tǒng)理論下對實體保管對象的關(guān)注，轉(zhuǎn)變成對文件、文件形成者及其過程的有機聯(lián)系和可靠性的關(guān)注，即我們所說的“后保管時代”。這些超出了傳統(tǒng)檔案管理范疇，給檔案工作也帶來了諸多挑戰(zhàn)，檔案工作者要適應(yīng)未來的工作挑戰(zhàn)，必須要加強對數(shù)字檔案館建設(shè)背景下數(shù)據(jù)資源管理問題的研究，盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識和技術(shù)以適應(yīng)未來檔案工作的新變化。

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