試論實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法

王翠萍

摘 要：檔案管理信息化主要是在現(xiàn)代計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)之上建立的，可以說是一種全新的檔案管理模式，只有對現(xiàn)代信息技術(shù)以及科學(xué)手段進(jìn)行應(yīng)用才能促使檔案管理工作在真正意義上實(shí)現(xiàn)智能化、技術(shù)化以及規(guī)范化。本文主要對檔案管理信息化的途徑與方法進(jìn)行探究，這對檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展打下堅實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；途徑；方法

1 國內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 館藏檔案存儲的問題

館藏檔案信息化工作處于起步階段，其主要儲存介質(zhì)是紙張，磁帶以及影像帶等主要作為輔助介質(zhì)存在。紙質(zhì)文件在實(shí)際進(jìn)行保存時會受到各種客觀因素的影響，很難做到長久保存以及備份，多數(shù)館藏的主要介質(zhì)都是紙質(zhì)文件。在數(shù)量不斷增加的情況下倉儲費(fèi)用以及管理成本也呈現(xiàn)出不斷增加的趨勢。

1.2 檔案管理模式的問題

現(xiàn)階段檔案館在實(shí)際對檔案進(jìn)行管理時主要以手動模式為主，計算機(jī)只是其輔助管理模式。其中主要包括檔案接受、整理以及保管等工作，需要注意的是上述工作都是通過手工改的形式完成。這種工作方式會在一定程度上造成工作效率的降低，檔案資源的價值與意義也不能在這一過程中實(shí)現(xiàn)最大限度的發(fā)揮。

1.3 信息查詢困難的問題

在實(shí)際對檔案信息進(jìn)行檢索時也主要通過手工的形式，檢索流程主要從檢查案卷目錄開始一直到辦理相關(guān)手續(xù)結(jié)束，其中還包括查文件目錄，在庫房中查找檔案存放位置以及通知庫房調(diào)卷等。紙質(zhì)文件會在一定程度上給檢索調(diào)閱工作帶來難度。同時在實(shí)際進(jìn)行檢索工作時普遍面臨查全率低、查準(zhǔn)率低以及容易出現(xiàn)文件丟失等現(xiàn)象，政府不能對檔案資源進(jìn)行充分利用，同時也不能將良好的服務(wù)提供給人民。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法

2.1 配備統(tǒng)一、專業(yè)的管理設(shè)備

為在真正意義上促使檔案資源成為有生命力的資源，必須借助科學(xué)的手段以及措施促使檔案信息逐漸實(shí)現(xiàn)向信息化信息的轉(zhuǎn)變。在實(shí)際開展上述工作時需要得到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，同時還需要統(tǒng)一的管理設(shè)備，促使計算機(jī)對檔案部門進(jìn)行全面的覆蓋。只有在結(jié)合實(shí)際情況的基礎(chǔ)上對科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用才能在真正意義上實(shí)現(xiàn)對檔案自動全文檢索與儲存，最終促使文檔一體化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。對計算機(jī)規(guī)格以及型號進(jìn)行統(tǒng)一就是將硬件保障提供檔案管理工作，對該工作的順利開展有積極意義。

2.2 建立科學(xué)的安全管理制度

從本質(zhì)上來說檔案管理具有一定的服務(wù)性，這也決定檔案部門應(yīng)該對檔案信息進(jìn)行盡可能的開發(fā)，這可在一定程度上提升利用的方便程度。檔案信息利用功能的最大化就是在這一過程中實(shí)現(xiàn)，最終促使檔案資源共享目標(biāo)的形成。在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時首先需要滿足的條件就是建立健安全管理制度，并將信息化檔案作為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)對安全措施的合理制定。從細(xì)節(jié)著手促使整體實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的目標(biāo)。

2.3 健全與檔案管理信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

促使用戶對檔案數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行高效快捷的獲取是檔案信息化建設(shè)的目的與實(shí)質(zhì)，這對檔案數(shù)據(jù)信息的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化提出較高要求，也就是說為在真正意義上實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)必須在對其規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行不斷的提高。檔案資源的重復(fù)開發(fā)以及利用率低等問題會在這一過程中實(shí)現(xiàn)有效的避免，同時為檔案資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下堅實(shí)基礎(chǔ)。

2.4 加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)和引進(jìn)

檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，就是開發(fā)利用檔案信息資源，并與檔案管理工作有機(jī)整合。檔案信息化建設(shè)是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感。良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能，全面了解和自覺執(zhí)行檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)。因此.面對新的形勢，迫切需要造就一支高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。

3 我國檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向

隨著全球信息化、信息化技術(shù)的發(fā)展，信息的信息化可共享程度要求也越來越高。我國的檔案管理正在向著全面的信息化發(fā)展.所謂的全面信息化不僅僅是讓檔案資料成為電子化文檔.而是要利用網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)讓檔案信息化資料成為可利用、可開發(fā)、可共享的優(yōu)質(zhì)化信息資源。因此在信息化建設(shè)中應(yīng)當(dāng)著重建立規(guī)范的統(tǒng)一的信息化轉(zhuǎn)化、管理、利用的標(biāo)準(zhǔn)。以此便于信息化檔案資料能夠被合理的利用和開發(fā)。檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向是建設(shè)信息化檔案館。所謂的信息化檔案館，不是單指某一個檔案館，而是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接在一起的若干檔案館群體。信息化檔案館將使檔案信息與其他各類信息更為緊密地結(jié)合在一起，成為—個有機(jī)的整體，從而對信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化、管理過程的—體化和服務(wù)對象的社會化等提出更高的要求。建立信息化檔案館的最終目的是方便人們能最大限度地利用檔案信息，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對人民生活水平以及生活質(zhì)量的提高。

參考文獻(xiàn)

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