新時(shí)期文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策探討

王天巧

摘 要：文書檔案管理，是社會(huì)信息體系整合的重要環(huán)節(jié)，它具有系統(tǒng)性、連貫性、階段性等特征?；诖耍疚慕Y(jié)合新時(shí)期文書檔案管理的相關(guān)理論，著重對(duì)如何在社會(huì)數(shù)字化信息高頻率互動(dòng)狀態(tài)下，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率提升的策略進(jìn)行探究，以達(dá)到綜合把握學(xué)科教學(xué)要點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息資源系統(tǒng)性調(diào)配的目的。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；文書檔案管理；優(yōu)化策略

信息化時(shí)代的到來，不僅加快了信息溝通的速度，還為社會(huì)資源體系整合提供了趨向引導(dǎo)。研究發(fā)現(xiàn)，結(jié)合檔案管理要點(diǎn)，實(shí)施有效的資源管理策略，是新時(shí)期檔案信息管理工作持續(xù)性推進(jìn)的有效方式。由此，關(guān)于文書檔案管理方法的分析，將為國內(nèi)文化資源整合提供指導(dǎo)。

1 新時(shí)期文書檔案管理中存在的問題

文書檔案管理工作持續(xù)性開展，在社會(huì)信息資源綜合調(diào)控中占有不可忽視的地位[1]。但隨著數(shù)字化技術(shù)社會(huì)普及程度逐步增加，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作實(shí)施中，逐步暴露出諸多不足，筆者將當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題歸納為：

1）文書檔案管理方式落后。新時(shí)期的檔案管理工作全面性推進(jìn)，不僅在資源管理實(shí)踐速率上有了較大水平的提升，還在實(shí)踐手段上進(jìn)行了相應(yīng)的優(yōu)化。傳統(tǒng)的以人工管理為主導(dǎo)的管理方法，自然無法滿足自動(dòng)化、人工智能化的程序生產(chǎn)需求，繼而也就出現(xiàn)了人員實(shí)踐方法不當(dāng)，技術(shù)實(shí)際應(yīng)用效果不佳的問題。

2）文書檔案管理機(jī)制更新速率緩慢。新時(shí)期的文書檔案管理工作的實(shí)施，應(yīng)是文案內(nèi)容管理、資源應(yīng)用、檔案安全管理、日常管理機(jī)制等多方面內(nèi)容同時(shí)調(diào)控的過程。但從當(dāng)前實(shí)踐的具體情況來說，文書檔案管理工作開展期間，似乎并未注重對(duì)檔案管理資源的運(yùn)用、安全管理等方面進(jìn)行相應(yīng)的防護(hù)，由此，原有的檔案管理機(jī)制，在實(shí)際中所發(fā)揮的作用自然是越來越小。

3）文書檔案管理人員能力有待提升。隨著數(shù)字化技術(shù)的逐步融合于時(shí)代發(fā)展各個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)的“固定化”思維管理模式，逐步暴露出信息管理內(nèi)容不夠科學(xué)，管理要素把握與實(shí)際不相符的問題，這些從文書檔案管理實(shí)踐主體-人的層面，延伸出來檔案管理實(shí)踐趨向缺失，自然也是文書檔案管理人員能力實(shí)施時(shí)需要把握的要點(diǎn)之一。

2 新時(shí)期優(yōu)化文書檔案管理策略的有效方法

新時(shí)期文書檔案管理工作的有序性開展，在于彌補(bǔ)以上文書檔案管理中存在的問題，實(shí)行有效的檔案管理實(shí)踐戰(zhàn)略。

2.1 更新文書檔案方式

新時(shí)期的文書檔案管理工作，應(yīng)隨著社會(huì)文化結(jié)構(gòu)體系的完善進(jìn)行整合改革，由此，有效的解決文書檔案管理當(dāng)前實(shí)踐中的問題，就應(yīng)從更新文書管理方式層面入手[2]。具體來說，一方面是指將文書檔案管理方式，要轉(zhuǎn)換為無紙化辦公體系；另一方面，做好文書檔案管理資料層面的承接工作。

如，某地區(qū)檔案館進(jìn)行資源管理時(shí)，為了充分發(fā)揮新型檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，檔案館采取了文書檔案管理方式數(shù)字化建設(shè)。其具體的建設(shè)策略點(diǎn)可歸納為：

1）借助數(shù)字化編程技術(shù)，建立檔案館專用文書檔案信息程序，該程序內(nèi)不僅可提供各類文書樣本模式，還可以實(shí)行文書資料的自動(dòng)篩選，用戶可依據(jù)自身需求創(chuàng)建有效的文字檔案管理模式。

2）打造多方補(bǔ)充、記錄的文書檔案管理方法。即，用戶可通過圖片信息上傳、紅外線掃描等方式，將原有的紙質(zhì)文件傳輸?shù)诫娮映绦蛑小?/p>

3）建立大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的，檔案信息應(yīng)用、信息整合、信息調(diào)控等多方協(xié)調(diào)的信息溝通實(shí)踐渠道。該地區(qū)檔案館進(jìn)行檔案信息管理方式數(shù)字化的調(diào)控過程，不僅充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)踐資源的綜合調(diào)節(jié)，還解決了傳統(tǒng)文書檔案管理中資源管理中的非連貫性文件處理問題。從這一層面來說，該種以數(shù)字化技術(shù)為核心的技術(shù)應(yīng)用方式，充分發(fā)揮了數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，在推進(jìn)社會(huì)文書檔案信息結(jié)構(gòu)完善的方面發(fā)揮著重要作用。

2.2 整合文案檔案管理機(jī)制

檔案管理機(jī)制的科學(xué)性調(diào)節(jié)，在于檔案管理制度、檔案管理崗位工作職務(wù)、以及檔案安全調(diào)控三方面。更詳細(xì)的說，文書檔案管理制度的調(diào)節(jié)，在于將原有的檔案管理調(diào)用憑證考察，到檔案存儲(chǔ)、整合、應(yīng)用三方面同步監(jiān)管的管理機(jī)制。而檔案管理崗位工作職務(wù)管理，是突破頻繁性的崗位工作調(diào)動(dòng)體系，創(chuàng)建專業(yè)性、針對(duì)性、穩(wěn)定性的檔案管理機(jī)制，盡量避免文書檔案管理期間，出現(xiàn)多次檔案管理信息“轉(zhuǎn)手、交接”的問題。檔案安全調(diào)控，是指實(shí)際進(jìn)行檔案管理時(shí)，除了從檔案管理的具體視角上尋求到有效的資源調(diào)控渠道，也應(yīng)對(duì)數(shù)字化系統(tǒng)、虛擬文書檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的安全問題進(jìn)行分析。

如，某地區(qū)檔案館進(jìn)行文書檔案管理策略優(yōu)化時(shí)，為充分發(fā)揮新時(shí)期檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的作用，就采取了如下文書檔案管理策略：

1）檔案館的文書管理機(jī)制建立時(shí)，一方面保留了原有的檔案信息應(yīng)用階段的證件信息考察管理要求，另一方面也增加了檔案存儲(chǔ)、檔案信息輸入、檔案運(yùn)用等方面的應(yīng)用管理機(jī)制。若檔案文書資料應(yīng)用人員并未達(dá)到“證件齊全”的狀態(tài)，需要進(jìn)行臨時(shí)檔案“借用”備案。

2）檔案館采取檔案管理崗位職務(wù)長期性任職制度，且設(shè)定專業(yè)的聘用技術(shù)審核要求，對(duì)在職人員的能力進(jìn)行考察，以最大限度確保每一次組織崗位調(diào)動(dòng)，均實(shí)現(xiàn)長效性的人員應(yīng)用趨向。

3）檔案館全面實(shí)行檔案信息的綜合調(diào)控，也采用數(shù)字化密碼、檔案館專用IP等方法，加強(qiáng)對(duì)檔案館內(nèi)文書檔案信息的管理。

以上案例中所提到的，科學(xué)、合理的進(jìn)行文書檔案管理方法的優(yōu)化戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、管理職務(wù)、安全防護(hù)等方面工作的協(xié)調(diào)性開發(fā)，由此，新時(shí)期的文書檔案管理策略的優(yōu)化方法，具有較大的社會(huì)實(shí)踐可行性戰(zhàn)略。

2.3 檔案管理人員能力提高

文書檔案管理工作的有序性實(shí)施，與文書檔案管理人員實(shí)踐能力的全面時(shí)代化更新有直接聯(lián)系，其實(shí)踐要點(diǎn)在于加強(qiáng)在職人員工作的職業(yè)認(rèn)知高度和檔案管理操作技術(shù)實(shí)踐兩方面。

如，某地區(qū)檔案管理部門進(jìn)行新時(shí)期檔案整合戰(zhàn)略。一方面，檔案管理人員相應(yīng)的進(jìn)行了檔案管理理念教育，讓在職人員看到個(gè)人工作實(shí)踐的價(jià)值；另一方面，當(dāng)?shù)貦n案管理部門，著重從數(shù)字化程序、現(xiàn)代化文書檔案管理方法的層面上進(jìn)行職員實(shí)踐能力的提升。以上案例中所提到的實(shí)施方法，也是新時(shí)期優(yōu)化文書檔案管理策略的有效渠道。

3 結(jié)論

綜上所述，新時(shí)期文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策探討，是社會(huì)資源持續(xù)性整合與開發(fā)的理論代表。在此基礎(chǔ)上，本文通過更新文書檔案方式、整合文案檔案管理機(jī)制、檔案管理人員能力提高，解決當(dāng)前文書檔案管理中存在的問題。因此，本篇文章的研究結(jié)果，將為社會(huì)資源綜合開發(fā)提供趨向指導(dǎo)。

參考文獻(xiàn)

[1]馬鵬程.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理中存在的問題及解決對(duì)策[J].人才資源開發(fā)，2019（02）：83-84.

[2]高榮欣.新時(shí)期文書檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）：83.