田鎮(zhèn)源 河南省中醫(yī)院（河南中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院、河南中醫(yī)藥大學(xué)第二臨床醫(yī)學(xué)院）

一、高校檔案管理之重要作用

在高校管理過程中，檔案管理扮演者十分重要的角色。其目的首先是在學(xué)校日常管理中能夠采集信息，對學(xué)員進(jìn)行詳細(xì)記錄，為今后的發(fā)展提供歷史檔案。其次是為了更好地推進(jìn)科學(xué)管理工作，在檔案采集過程中，學(xué)校掌握該生的一手資料，進(jìn)行科學(xué)總結(jié)和分析，是檔案的原始積累，增強(qiáng)學(xué)生的歸屬感，規(guī)范學(xué)生行為，記錄著學(xué)生曾經(jīng)取得的成就或者一些錯誤，為學(xué)生保駕護(hù)航。

二、關(guān)于新媒體環(huán)境下高校檔案管理之現(xiàn)狀

（一）重視程度有待提升

現(xiàn)階段仍然有許多院校存在著對檔案管理不重視的思想，認(rèn)為檔案管理保持現(xiàn)狀沒有什么不妥，不愿意積極適應(yīng)新媒體環(huán)境，思想落后守舊，不理解信息技術(shù)的重要性，不了解也不愿意去了解高速發(fā)展的信息技術(shù)，忽略其重要性，導(dǎo)致在檔案管理中人力資源浪費、物質(zhì)資源浪費。管理員缺乏創(chuàng)新意識，無法處理技術(shù)層面的難題，阻礙了檔案管理的效率。

（二）管理手段停滯不前

面對全球信息化的普及，高校并沒有重視起來檔案管理在新媒體環(huán)境下的發(fā)展前景，忽略了我國倡導(dǎo)的“無紙辦公”，不愿意投入資金進(jìn)行技術(shù)的引入和設(shè)備的引入，電腦配置落后，網(wǎng)絡(luò)速度跟不上，管理軟件沒有適時進(jìn)行更新，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量停滯不前，達(dá)不到新時代要求。

（三）管理人員普遍專業(yè)素質(zhì)偏低，技術(shù)不到位

面對新時代新媒體技術(shù)，要求管理人員能夠掌握熟練的軟件操作技術(shù)，對于管理員來說，這無疑是一項艱巨的挑戰(zhàn)，思維無法跟上時代的發(fā)展，學(xué)校也沒有進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，沒有及時更新教學(xué)內(nèi)容，導(dǎo)致管理人員無法進(jìn)行完整的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，因此無法跟上時代的發(fā)展。

三、運用好新媒體對高校檔案管理幾點策略

（一）重視新媒體對高校檔案管理的幫助作用，加大投入力度

隨著信息時代的高速發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用出現(xiàn)在生活中的點滴細(xì)節(jié)，對于高校檔案管理來說更是一次新的創(chuàng)新，現(xiàn)階段許多高校領(lǐng)導(dǎo)已開始注重新媒體技術(shù)，開始將新媒體技術(shù)帶到檔案管理層面，投入大量資金，購置電腦、打印機(jī)等新媒體機(jī)器，購置相應(yīng)的管理軟件系統(tǒng)，在設(shè)備完善的前提下更好的實踐新媒體管理高校檔案辦法，使愿望成為可能，將系統(tǒng)引入共享平臺，確保檔案的準(zhǔn)確和安全，大大提高了新媒體技術(shù)利用效率，優(yōu)化檔案管理。

（二）注重相應(yīng)人才的培養(yǎng)和納入，擴(kuò)充信息化人才隊伍

由于新媒體技術(shù)是新興領(lǐng)域，涉及到許多有難度的操作，這就要求高校領(lǐng)導(dǎo)培養(yǎng)引入新技術(shù)人才，對數(shù)字管理有研究，有充足的了解，熟練操作軟件系統(tǒng)。在以往的管理辦法中，并不需要對高新技術(shù)的掌握，技術(shù)人員少之又少，要適應(yīng)新媒體環(huán)境，還是需要重視對電子管理人才引入，在進(jìn)行檔案管理建設(shè)時，可以熟練操作軟件，具備扎實的基本功，在實踐時有強(qiáng)大的學(xué)習(xí)應(yīng)用能力。因此在引入新技術(shù)人員的同時，還應(yīng)當(dāng)注意對其進(jìn)行專項的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)其能力建設(shè)，提高實踐能力和服務(wù)水平。

（三）建立專業(yè)團(tuán)隊，素質(zhì)化要求

在納入新媒體技術(shù)人員的同時，還應(yīng)當(dāng)打造一個專校的專業(yè)團(tuán)隊，由優(yōu)先接觸檔案人員、整理人員、納入系統(tǒng)人員等專業(yè)人士組成，分工明確，環(huán)環(huán)相扣，形成檔案管理體系。在接觸檔案的同時，專業(yè)人員僅僅有正確檔案管理知識是不夠的，同時更重要的是素質(zhì)要求。高校在建立團(tuán)隊時應(yīng)當(dāng)切實對檔案管理人員進(jìn)行考核，分別是能力考核和素質(zhì)考核，缺一不可。應(yīng)設(shè)立嚴(yán)格的考核制度，綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)的檔案管理人員一定不能選擇，檔案關(guān)乎著高校的地基，是每一個校內(nèi)人員的保障，一旦出現(xiàn)披露，后果不堪設(shè)想。

（四）實行標(biāo)準(zhǔn)化管理制度

面對仍然沒有妥善進(jìn)行新媒體檔案管理的院校，政府應(yīng)當(dāng)出臺相關(guān)政策，鑒于新媒體帶來的改變是重要的也是以往的舊模式無法匹及的，應(yīng)當(dāng)硬性要求高校院校進(jìn)行新媒體管理系統(tǒng)，響應(yīng)時代的號召，與時俱進(jìn)，對國家政策和時事動向可以進(jìn)行實時更新追蹤，滿足高速發(fā)展的時代，鼓勵檔案的新媒體化，制定相關(guān)法律法規(guī)，在整體上形成一套完善的管理系統(tǒng)，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的檔案管理模式，結(jié)合院校自身的情況，具有針對性的開展新媒體引領(lǐng)的檔案管理之路。

（五）實時更新，進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)

針對檔案管理中的數(shù)字化建設(shè)會是一個很好的切入點。在人才和制度的基礎(chǔ)上，對專業(yè)設(shè)備進(jìn)行配置，實時更新管理軟件，發(fā)展管理策略，設(shè)計創(chuàng)新出新的查詢模式，便利高校師生的日常使用，在數(shù)字化建設(shè)過程中，把握好需要注意和調(diào)整的關(guān)鍵點，將檔案管理新媒體建設(shè)迭代更新，日趨完善，將信息化管理貫徹到底，引用先進(jìn)技術(shù)和軟件，提高信息保密程度，分類項目細(xì)化，便于查找和評估。