大數(shù)據(jù)時(shí)代下聲像檔案管理的問題及對(duì)策

譚健榮

摘 要：聲像檔案是單位檔案的重要組成部分，主要是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在各種活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的以照片、底片、電影、記錄、磁帶、光盤等材料為載體，以圖像、語音為主，并輔以文本描述的歷史記錄。隨著社會(huì)的發(fā)展和辦公條件的改善，在組織工作和各種活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。因此如何保存和使用好聲像檔案，給廣大檔案工作者提出了一個(gè)新的課題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；聲像檔案；管理

1 聲像檔案的特性

1.1 直觀的形象性

聲像檔案記錄是社會(huì)發(fā)展中人們活動(dòng)的聲音和圖像，因此反映的客觀事物直觀形象，活靈活現(xiàn)，給人以強(qiáng)烈的時(shí)空感和真實(shí)客觀的感受，與紙質(zhì)檔案相比，可以說聲像檔案進(jìn)一步凸顯了檔案的原始記錄性。

1.2 收集的特殊性

聲像檔案難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。如一盤重要的錄音磁帶，母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。又如區(qū)別照片檔案中的原版底片和制作精良的翻版底片。有時(shí)也很困難。并且顯示手機(jī)和相機(jī)的普及，人人都是攝影師，對(duì)自己拍攝的素材只保存在個(gè)人的電腦里面，缺乏歸檔意識(shí)，這給聲像檔案的收集和保管工作帶來了一定的難度。

1.3 保管條件要求高

由于傳統(tǒng)聲像檔案是由感光材料和磁性材料構(gòu)成的，它與紙質(zhì)載體材料所要求的保管條件有很大的區(qū)別。而隨著科技發(fā)展，現(xiàn)時(shí)的攝影、攝像設(shè)備能產(chǎn)生高像素、高質(zhì)量的圖片和視頻，隨之而然聲像檔案的文件大小也隨之增加，并且可以瞬間拍攝出多張照片，拍攝一小時(shí)視頻也接近40Gb，導(dǎo)致對(duì)聲像檔案保存的磁盤空間也有大量的要求。

2 當(dāng)前聲像檔案管理中存在的主要問題

2.1 聲像設(shè)備的利用效率不高

自本世紀(jì)初以來，所有單位都配備了聲像設(shè)備，基本上每個(gè)部門都有數(shù)碼相機(jī)，設(shè)備裝備相對(duì)較強(qiáng)，但很少有單位開發(fā)聲像設(shè)備管理系統(tǒng)，這樣就會(huì)造成部分設(shè)備處于閑置的狀態(tài)，部分設(shè)備儲(chǔ)存在本部門或個(gè)人手中，無法得到充分的利用；有些設(shè)備使用者不清楚如何使用，造成一些重要活動(dòng)無法及時(shí)拍攝，相應(yīng)的聲像材料也不能及時(shí)形成。

2.2 聲像檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)

視頻記錄人員在各自單位直接從事聲像檔案的制作，最終決定了聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。當(dāng)前在聲像檔案管理中，一些視頻記錄人員對(duì)傳統(tǒng)的高級(jí)通信和紅頭的檔案不夠了解，不知道官方活動(dòng)中的照片等檔案資料應(yīng)該如何處理。在進(jìn)行錄音的時(shí)候，錄像帶屬于聲像檔案的范圍，誤以為處理這些聲像檔案是個(gè)人行為，誰拿的錄音，資料就屬于誰。當(dāng)新聞發(fā)布會(huì)結(jié)束以后，如果信息收集工作已經(jīng)結(jié)束，那么就會(huì)使一些聲像文件長(zhǎng)期保存在個(gè)人或部門內(nèi)，而不是轉(zhuǎn)移到檔案或檔案館進(jìn)行統(tǒng)一保存。特別是隨著人員的變化和組織的調(diào)整，音頻視頻文件出現(xiàn)丟失的情況時(shí)有發(fā)生，這樣就會(huì)導(dǎo)致單位文件不完整，嚴(yán)重影響了聲像文件的長(zhǎng)期保護(hù)和開發(fā)。

3 聲像檔案管理建議

3.1 增強(qiáng)管理意識(shí)

聲像檔案作為數(shù)碼信息化的產(chǎn)物，見證著時(shí)代前進(jìn)的堅(jiān)定步伐，也必將在檔案管理中占據(jù)愈加重要的位置。因此，各個(gè)單位要從思想上高度重視聲像檔案的管理，充分認(rèn)識(shí)到聲像檔案在單位發(fā)展乃至社會(huì)進(jìn)步中所發(fā)揮的重要作用。

3.2 健全制度規(guī)范

結(jié)合單位自身特點(diǎn)，制定切實(shí)可行的《聲像檔案管理辦法》，明確細(xì)化聲像檔案各項(xiàng)規(guī)定，強(qiáng)化檔案管理的科學(xué)性和合理性。加大對(duì)《檔案法》和《聲像檔案管理辦法》的宣傳推廣力度，組織相關(guān)部門做好宣貫、培訓(xùn)。真正做到有章可循、權(quán)責(zé)清晰，切實(shí)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員的法律意識(shí)和檔案法制觀念。

3.3 提升人員素養(yǎng)

全媒體時(shí)代下，數(shù)碼設(shè)備正在以驚人的速度推陳出新，這就要求聲像檔案管理員必須緊跟時(shí)代發(fā)展的脈搏，定期進(jìn)行數(shù)碼影像、聲像管理系統(tǒng)、檔案管理等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)和考核，不斷提升專業(yè)能力和素養(yǎng)，提升檔案管理隊(duì)伍的整體水平，推動(dòng)檔案管理專業(yè)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。

3.4 改善存儲(chǔ)條件

針對(duì)聲像檔案保存所需的恒溫、恒濕、防磁、防震、防光等特殊要求，建議各單位設(shè)立專門的聲像檔案室，購置專業(yè)防磁柜、影像柜或密閉鐵柜，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)，確保檔案室保持適宜的溫濕度，并定期開展防火、防盜等安全檢查，嚴(yán)格確保聲像檔案安全，延長(zhǎng)其使用壽命。

3.5 數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)的目標(biāo)是資源共享，這是檔案數(shù)字化管理的特征之一，具體方法如下：1）針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類和整理，以聲像檔案為例，主要分為圖片、音頻、視頻三種，分類并歸檔，能為后續(xù)檢索、使用等活動(dòng)創(chuàng)造有利條件。2）數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，要求管理人員結(jié)合本單位的實(shí)際情況，分析檔案管理的特點(diǎn)和需求。以查詢檢索為例，可將數(shù)據(jù)分為時(shí)間信息數(shù)據(jù)庫、專題信息數(shù)據(jù)庫、項(xiàng)目工程建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫等類型，能提高數(shù)據(jù)庫的智能化、人性化。3）將實(shí)物檔案、聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案后，依然需要占用大量空間，這就要求對(duì)數(shù)據(jù)庫定期進(jìn)行升級(jí)，通過擴(kuò)展內(nèi)存，提供充足的存儲(chǔ)空間。4）對(duì)于磁盤數(shù)據(jù)，劃分為近線、離線數(shù)據(jù)流磁帶庫兩種類型，并根據(jù)實(shí)際利用情況進(jìn)行分別存儲(chǔ)，能提高空間利用率，降低使用風(fēng)險(xiǎn)。

3.6 提高檔案人員檔案管理能力

大量的聲像材料在一個(gè)主題事件中，一般的錄像人員可能無法熟練掌握活動(dòng)的主題，但專職文件管理人員需要有較強(qiáng)的辨別能力，需要能夠引導(dǎo)相關(guān)人員從大量的聲像檔案中整理出重要的內(nèi)容，進(jìn)而準(zhǔn)確地反映信息活動(dòng)的主題。

4 結(jié)語

在科技技術(shù)進(jìn)步快速的時(shí)代，以及設(shè)備的升級(jí)對(duì)聲像檔案，隨之產(chǎn)生的各類聲像檔案的數(shù)據(jù)也猛增，產(chǎn)生大量聲像資料。在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)、設(shè)備先進(jìn)的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，首先就要在數(shù)據(jù)源頭把控，將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行定義、分類，通過精準(zhǔn)篩選進(jìn)行歸檔，加快利用檢索的精準(zhǔn)度，提高利用效率。其次就要建立、優(yōu)化聲像檔案管理系統(tǒng)，確保檔案有足夠儲(chǔ)存空間及利用平臺(tái)，同時(shí)定期做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的異地備份，確保安全。聲像檔案管理者應(yīng)不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，拓寬科技聲像檔案數(shù)字化的管理思路。在接觸新技術(shù)過程中，充分融入和發(fā)揮聲像圖文信息資源的特殊優(yōu)勢(shì)，提高聲像檔案的收集效率，做好檢索利用工作。

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