淺談疏勒河流域檔案管理與開發(fā)利用

趙源博

摘 要：本文通過對(duì)疏勒河流域檔案的管理和利用兩個(gè)方面中存在問題的闡述，對(duì)相應(yīng)問題提出了建議和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；利用

1 基本概況

甘肅省疏勒河流域水資源管理局檔案管理工作由局黨政辦公室負(fù)責(zé)，在黨政辦公室文秘科設(shè)立了檔案室。管理局成立以來，將省疏勒河建設(shè)管理局、原酒泉市疏管局的檔案合并統(tǒng)一管理，并先后接受了疏勒河項(xiàng)目農(nóng)墾指揮部、酒泉市疏建委的部分檔案。

2 檔案管理工作的主要成效

1）機(jī)制健全。省疏勒河管理局黨委本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的精神，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，落實(shí)工作措施，逐步形成了“分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，辦公室人員具體抓，相關(guān)部門配合抓”的良好格局。2016年、2017年下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔管理工作的通知》和《關(guān)于做好2017年檔案管理工作的通知》，明確了檔案管理工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)，建立完善了檔案管理人員崗位職責(zé)、檔案保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、公文處理辦法、電子檔案管理辦法等10項(xiàng)規(guī)章制度，完善了獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，把檔案工作納入到部門及人員年度工作考核，實(shí)行年度考核與個(gè)人獎(jiǎng)懲掛鉤，確保了檔案管理各項(xiàng)工作的落實(shí)。

2）設(shè)施完善。不斷加大對(duì)檔案室軟硬件設(shè)施的改造力度，投入近60萬元建成檔案室2間，閱檔室1間，榮譽(yù)室1間，檔案庫房實(shí)用面積達(dá)到了140平方米，實(shí)現(xiàn)了辦公、閱檔、庫房三分開；配備了專用管理電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、高拍儀、防磁柜等設(shè)備，檔案庫房內(nèi)共安裝密集架28列304組；為檔案室安裝了防盜門窗、視頻監(jiān)控、煙火報(bào)警器、遮光窗簾，配備了滅火器、溫濕度儀、加濕器、防蟲防鼠藥等設(shè)施設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了“八防”要求，基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善。

3）隊(duì)伍建設(shè)。注重把思想作風(fēng)好、工作扎實(shí)認(rèn)真、文化素質(zhì)高的干部調(diào)整充實(shí)到檔案工作崗位上，局黨政辦公室共有檔案管理人員3名（專職人員1名、兼職2名），全部具有上崗資格證書，但全非檔案管理專業(yè)人員。4個(gè)基層管理處、3個(gè)水庫管理所等主要檔案管理單位全部配備了專兼職檔案管理人員，管理隊(duì)伍健全。并通過組織人員每年定期參加省檔案局舉辦的檔案管理工作培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化知識(shí)；每年舉辦檔案管理人員培訓(xùn)班，使得檔案管理人員水平不斷提升。

4）信息化管理。按照檔案信息化建設(shè)要求，購置了蘭州利業(yè)網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件和專用服務(wù)器，建立了檔案室案卷級(jí)文件目錄數(shù)據(jù)庫；已完成2005-2017年度文書檔案永久卷的全文電子錄入，2010-2013年度會(huì)計(jì)檔案目錄錄入，2013-2014年照片檔案的電子錄入和部分視頻檔案的錄入工作，不僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)各類檔案資料的電子存儲(chǔ)，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)異地管理、查閱資料，不斷提高了檔案信息化水平。

5）開發(fā)利用。先后編制了各類檔案的案卷目錄30本，制作專題電視片20部，積極開展編研工作，編寫了管理局大事記、大事年表，編制了《全宗介紹》及本單位組織機(jī)構(gòu)沿革、歷屆領(lǐng)導(dǎo)名冊(cè)、歷任領(lǐng)導(dǎo)簡介等多種檔案參考資料。建立了檔案查閱借閱登記制度，通過查閱檔案資料撰寫論文的人數(shù)達(dá)百余人，形成高質(zhì)量論文82篇，編有論文集、各種匯編等十余冊(cè)。

3 檔案管理及開發(fā)利用中存在的問題

1）機(jī)制和制度有待進(jìn)一步完善。部分重點(diǎn)工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有制定應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些建設(shè)單位雖然制定，但也不健全。機(jī)關(guān)檔案管理人員忙于各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，對(duì)工程檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏應(yīng)有力度。檔案資料流向制度不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動(dòng)、變更，出現(xiàn)人走檔案走、人走檔案沒人管的現(xiàn)象。

2）管理人員管理水平有待提高。檔案人員對(duì)部分檔案缺少管理經(jīng)驗(yàn)，不知所收集上來的資料是否齊全，只是被動(dòng)的全盤接受，這中間存在著內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊，記錄不準(zhǔn)，字體不規(guī)范，整理不達(dá)標(biāo)等現(xiàn)象。在檔案管理中，由于年度人員調(diào)整變動(dòng)大，這些人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案資料比較陌生，對(duì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、制度和要求不熟悉，在一定程度上出現(xiàn)歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題，嚴(yán)重影響著歸檔質(zhì)量。

3）信息化管理水平偏低。檔案管理工作中，大多數(shù)是采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，這樣的保存有著明顯的缺點(diǎn)，不僅操作繁瑣，而且很多紙張容易受到時(shí)間因素的影響而發(fā)黃、破舊，甚至出現(xiàn)丟失的情況，在很大程度上影響著檔案管理工作的開展質(zhì)量。與此同時(shí)，對(duì)檔案管理的理念處于落后狀態(tài)，認(rèn)為檔案管理工作并不能夠帶來實(shí)際的利益，缺乏對(duì)檔案管理技術(shù)改進(jìn)的意識(shí)和內(nèi)在動(dòng)力，從而影響了整體檔案管理工作的水平。

4）館藏檔案沒有得到充分開發(fā)利用。管理局雖然在檔案開發(fā)利用上，做了一定量的編研工作，由于編研成果自身信息量就小于檔案原件，使得編研成果存在信息衰減和質(zhì)量參差不齊現(xiàn)象；同時(shí)檔案室為利用者提供資料的方式服務(wù)效率低，查找不方便，更不利于檔案的長期保存，對(duì)檔案原件的損害較大；再者通過互聯(lián)網(wǎng)異地管理實(shí)際上是另一種編研成果的利用方式，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)建立的早期工作及互聯(lián)網(wǎng)開通后的維護(hù)，都有可能出現(xiàn)檔案信息的丟失。

4 檔案管理及開發(fā)利用的對(duì)策建議

針對(duì)檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、檔案利用率不高的現(xiàn)象，我認(rèn)為目前應(yīng)從提高檔案工作者的素質(zhì)和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)兩條途徑來加以改變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用工作的新局面。

1）著力提高檔案工作者的素質(zhì)。檔案管理人員的角色之一就是在浩瀚的信息和利用者之間充當(dāng)信息中介，擔(dān)負(fù)組織管理和傳播信息的重要職能。因此，要提高檔案管理員的自身素質(zhì)。作為信息時(shí)代的檔案工作人員，一要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任心和使命感，要有開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神；二要熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)和為廣大干部職工提供方便快捷的技能；三要有良好的文化素養(yǎng)，要善于學(xué)習(xí)和吸收各種知識(shí)，使自己能為行家里手。

2）改變檔案工作者的管理理念。檔案工作者面對(duì)信息化的時(shí)代要求，必須自覺地從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向檔案信息化管理發(fā)展。檔案工作者將不再像以往那樣僅僅提供實(shí)體性的檔案服務(wù)和維護(hù)檔案的物質(zhì)安全，檔案管理人員要意識(shí)到自己的首要職責(zé)是以最高的效率給檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。

3）優(yōu)化檔案工作者的整體人員結(jié)構(gòu)和個(gè)體知識(shí)結(jié)構(gòu)。針對(duì)目前檔案管理人員實(shí)際情況，管理局應(yīng)招考引進(jìn)專業(yè)信息化技術(shù)人員，通過他們所帶來的計(jì)算機(jī)前沿知識(shí)和檔案后臺(tái)管理技能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的初步數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化過程。此外，新引進(jìn)的人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想。

4）優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏利用效率。充實(shí)和豐富館藏檔案是開發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案工作者所做的努力，無論是檔案的收集、整理、歸檔，還是保管、統(tǒng)計(jì)、檢索等環(huán)節(jié)，都為檔案信息開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。充實(shí)、豐富的館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的前提，也是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的前提。在充實(shí)館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統(tǒng)性，連貫性。在征集范圍上應(yīng)改變以往注重黨政機(jī)關(guān)文書檔案的單一性，應(yīng)擴(kuò)大到各個(gè)方面，包括具有地方特色的歷史文化檔案。

5）穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案信息資源的數(shù)字化。傳統(tǒng)的館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質(zhì)的檔案信息資源即使再充實(shí)，但未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之前，它們還將淹沒在歷史的灰塵之下，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就可突破傳統(tǒng)檔案利用的種種局限，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

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