新時期基層事業(yè)單位檔案管理的幾點思考

摘 要：基層事業(yè)單位的檔案管理工作落實效果較差，已經(jīng)與我國當前提出的檔案管理體系要求不符，整體的管理工作較為混亂?；趯π聲r期集成事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀的研究，本文指出了當前工作中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出針對這些問題的改善措施，提高基層事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新時期；基層事業(yè)單位；檔案管理

新時期的概念為，我國對檔案管理工作提出的新的時代要求，包括建成信息化管理系統(tǒng)，同時優(yōu)化現(xiàn)有的工作體系。對于大型事業(yè)單位來說，由于資金和人才儲備量較大，可以快速完成該項工作，而對于基層事業(yè)單位來說，很難在短期內(nèi)將其落實，所以需要從基層單位的運行與管理現(xiàn)狀角度出發(fā)，分析檔案管理工作的發(fā)展路徑。

1 新時期基層事業(yè)單位檔案管理存在的問題

在基層單位當前的檔案管理工作中，存在的問題包括兩個方面，其一為信息化建設(shè)不足，其二為檔案管理體系的建設(shè)完善度不足。這兩個問題的表現(xiàn)形式如下：

1.1 信息化建設(shè)不足方面

在當前的檔案管理工作中，基層事業(yè)單位由于硬件設(shè)施不完備，對于單位的檔案管理工作來說，需要在原有的信息化系統(tǒng)中建立檔案管理的專項體系，同時在系統(tǒng)中建成相應(yīng)的存儲系統(tǒng)[1]。

在當前的基層事業(yè)單位中，一個問題為，單位的信息化系統(tǒng)建設(shè)不完備，或者建成的信息系統(tǒng)只支持特定工作內(nèi)容，在這類信息化系統(tǒng)中，必然無法落實檔案管理工作，信息化檔案管理系統(tǒng)要求能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的收集、整理和存儲，當前很多基層事業(yè)單位的信息化系統(tǒng)無法達成這一運行目的。另一個問題為工作人員對信息化系統(tǒng)的了解程度和認識較為淺薄，檔案管理人員在工作中，未能正確操作針對檔案管理的信息化系統(tǒng)，發(fā)生這種現(xiàn)象時，除了整個系統(tǒng)無法正常穩(wěn)定運行，在一定條件下甚至會導致系統(tǒng)出現(xiàn)故障。

1.2 檔案管理體系缺失問題

在新的檔案管理體系中，建成的整個檔案管理制度需要與信息化管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，對原有的檔案管理體系進行優(yōu)化，在當前的基層檔案管理系統(tǒng)中，該項工作存在缺失。

當前的管理問題存在問題為，首先工作人員的從業(yè)素養(yǎng)參差不齊，但是整體上，檔案的管理和應(yīng)用效率較低，檔案管理工作需要涵蓋檔案的收集、管理、存儲和使用所有內(nèi)容，由于當前過于依賴管理人員落實整項工作，降低了檔案的管理效率。

其次為過于依賴工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，但是一些工作人員疏于學習，甚至在工作中出現(xiàn)檔案錯放、漏存等問題，該問題需要投入高額成本才可解決。

最后為對信息化系統(tǒng)的運維重視程度不足，無法及時發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)中的漏洞，降低了整個系統(tǒng)的運行質(zhì)量。

2 新時期基層事業(yè)單位檔案管理存在問題的改進方法

2.1 加強信息化系統(tǒng)投入

在新的基層事業(yè)單位檔案管理工作中，最基礎(chǔ)也是最重要的工作為建成信息化管理系統(tǒng)，但是基層單位受限于資金和技術(shù)儲備，為了能夠更好完成對該系統(tǒng)的建設(shè)工作，可通過以下方式落實該項工

作[2]。

首先政府的財政部門需要分析和了解當前基層事業(yè)單位信息化系統(tǒng)建設(shè)中的缺失項目，通過財政撥款的方式提高基層事業(yè)單位的信息化系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量，要求事業(yè)單位建立專項資金賬戶，同時單位自身和財政部門定期或不定期完成對賬戶資金應(yīng)用情況的審查工作，確保資金的專項專用。

其次為事業(yè)單位自身重視對信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作，要求單位本身完成對系統(tǒng)的全面研究和分析工作，找到當前系統(tǒng)運行中存在的問題，同時通過招聘社會上的互聯(lián)網(wǎng)人才方式，讓其參與到單位的信息化系統(tǒng)建設(shè)與檢修工作，增加單位的人才儲備量。

最后為落實硬件升級工作，基層事業(yè)單位當前的信息化系統(tǒng)中，由于需要建成專業(yè)的檔案管理模塊，導致硬件設(shè)備的運行負荷增加，當前的設(shè)備不能滿足整個系統(tǒng)的運行需求，尤其是針對存儲硬件設(shè)備，所以在信息化系統(tǒng)建設(shè)中，一項重要工作為完成對這類硬件設(shè)備的升級和替換。

2.2 優(yōu)化管理體系

在新的單位運行和管理體系下，可以落實信息化系統(tǒng)的完善和優(yōu)化工作，提高檔案管理工作的質(zhì)量。在管理體系的優(yōu)化和完善工作中，需要在此基礎(chǔ)上優(yōu)化管理體系。

本文提出的管理體系優(yōu)化內(nèi)容包括兩個方面，其一為整個檔案管理工作中的各類項目，包括人員培訓、檔案收集、檔案整理、檔案存儲和檔案應(yīng)用，針對檔案管理體系匯總的人員培訓內(nèi)容，需要從信息化系統(tǒng)的操作方法和運行流程角度分析，通過這種方法可以完成對整個系統(tǒng)的研究與分析工作，針對后續(xù)的檔案管理工作，要求檔案管理人員深入到各個工作部門中，按照需要存儲的檔案內(nèi)容完成檔案收集和整理工作，同時對于單位中的重要檔案來說，檔案管理人員需要定期分析是否完成檔案收集工作，并督促部門工作人員提交這類檔案。

其二為信息化系統(tǒng)運行中的各類輔助設(shè)施，包括電力系統(tǒng)管理制度、信息化系統(tǒng)的運維管理制度、信息化系統(tǒng)的應(yīng)用權(quán)限制度等，其中最重要的為運維管理制度，主要內(nèi)容為要求計算機人才參與到信息化系統(tǒng)的日常管理和維修工作中，維護的項目包括檔案的防火墻、信息化系統(tǒng)的硬件設(shè)備以及信息化系統(tǒng)的管理體系等。

3 結(jié)論

綜上所述，新時期基層事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題包括信息化系統(tǒng)建設(shè)不全和管理制度完善度較低。在今后的管理工作優(yōu)化中，單位需要與政府部門建成合作體系，讓其投入信息化系統(tǒng)的專項建設(shè)資金，在管理制度優(yōu)化中，需要從主體設(shè)施和輔助設(shè)施完成管理體系建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻

[1]鄭永波.對新時期基層事業(yè)單位檔案管理的幾點思考[J].才智，2019（07）：214.

[2]徐麗麗.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題及對策研究[J].世紀橋，2018（08）：67-68.

作者簡介

于洪（1986-），女，漢，山東省牟平市，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。