談強(qiáng)化學(xué)校檔案綜合管理的作用

薛斐

摘 要：對(duì)于學(xué)校檔案的綜合管理不僅僅是將各種各樣的檔案簡單的集中在一起，而是一種把學(xué)校的全部檔案作為一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)管理以及利用的組織方式。當(dāng)前，對(duì)于大多數(shù)學(xué)校來說，檔案在綜合管理上還存在一定問題，并沒有真正的實(shí)現(xiàn)集中管理。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案 綜合管理 作用

檔案管理在學(xué)校發(fā)展中起到越來越重要的作用。在學(xué)校檔案的綜合管理中還依然是堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，將學(xué)校中各種各樣的檔案集中起來，對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行綜合管理有利于學(xué)校的發(fā)展。對(duì)于學(xué)校檔案的綜合管理不僅僅是將各種各樣的檔案簡單的集中在一起，而是一種把學(xué)校的全部檔案作為一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)管理以及利用的組織方式。當(dāng)前，對(duì)于大多數(shù)學(xué)校來說，檔案在綜合管理上還存在一定問題，并沒有真正的實(shí)現(xiàn)集中管理。

一、學(xué)校檔案管理中存在的問題

1、學(xué)校檔案管理工作中沒有完善的管理程序。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，大多數(shù)學(xué)校在檔案管理上存在不規(guī)范的行為，具體表現(xiàn)為：檔案的整理不規(guī)范。由于近幾年來，學(xué)校的規(guī)模在不斷的擴(kuò)大，檔案管理新人員也在不斷涌現(xiàn)。檔案人員中素質(zhì)差別比較大，因此，在整理檔案時(shí)，歸檔文件漏失現(xiàn)象比較嚴(yán)重，也不利于相關(guān)人員的查找利用。檔案的收集不規(guī)范，學(xué)校檔案在收集的過程中，并沒有依據(jù)先關(guān)制度進(jìn)行規(guī)范化的收集，檔案管理制度流于形式，并沒有得到實(shí)質(zhì)性利用，因此，在收集檔案時(shí)就比較隨意。檔案的利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)于學(xué)校內(nèi)部人員借閱檔案時(shí)管理的比較松懈，而對(duì)于外部的人員就比較嚴(yán)謹(jǐn)，因此，在一定程度上，致使內(nèi)部人員借閱檔案后不歸還，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。

2、檔案管理缺乏長期性的規(guī)劃。檔案管理工作只有領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查時(shí)，管理人員才對(duì)檔案進(jìn)行有計(jì)劃的整理，當(dāng)檢查時(shí)期一過，就立馬變回了無秩序以及無計(jì)劃的整理，沒有長期性以及連續(xù)性。甚至還有的人對(duì)于檔案室的認(rèn)識(shí)局限于只是存放資料或者是沒用文件的地方，因此，在某些人眼中檔案室就是一個(gè)廢紙倉庫，長時(shí)間不管理，里面的灰塵到處可見。最終形成一種有領(lǐng)導(dǎo)無計(jì)劃;有形式無效果的局面。

3、沒有充分利用辦公自動(dòng)化。長期以來，檔案管理都是采用一臺(tái)軟件以及一套系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理，檔案管理已經(jīng)無法滿足檔案利用的需求。尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的今天，檔案管理的手段相對(duì)比較落后，從而為檔案綜合管理帶來一些消極后果。

二、加強(qiáng)檔案綜合管理，充分發(fā)揮檔案作用

1、提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案宣傳力度。檔案也是學(xué)校的資產(chǎn)，無論是科技檔案還是聲像、文書檔案等，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐活動(dòng)的智慧積累，真實(shí)以及客觀記錄著學(xué)校發(fā)展歷程。例如：一個(gè)學(xué)校產(chǎn)品的研發(fā)，從產(chǎn)品設(shè)計(jì)到產(chǎn)品的銷售，期間包含著上一代領(lǐng)導(dǎo)人或者是幾代領(lǐng)導(dǎo)人以及員工的全體智慧和汗水，這些經(jīng)驗(yàn)以及過程都全部記錄在文書以及聲像檔案中，這些記錄的成果是用金錢無法買到的，因此，對(duì)于學(xué)校來來說，是非常重要的資產(chǎn)。必須讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員以及工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，這樣一來，就會(huì)想方設(shè)法的進(jìn)行管理以及保護(hù)。最后，做為檔案管理人員應(yīng)該積極參加地方檔案部門舉辦的各類活動(dòng);學(xué)校檔案室應(yīng)該做好自己的宣傳欄，要求向?qū)W校全員進(jìn)行宣講;使全體員工能夠?qū)Α稒n案法》了如指掌，根據(jù)相關(guān)法律更好的進(jìn)行檔案管理;在學(xué)校的季會(huì)以及年終會(huì)上應(yīng)該將這一季度或者是這一年在檔案管理工作中存在的問題向全體員工進(jìn)行宣講，讓員工明確以后檔案工作該如何進(jìn)行。

2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在檔案的管理中，最主要的還是管理人員的綜合素質(zhì)，管理人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理的質(zhì)量。為了能夠提高管理人員的管理能力，提高其自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須加大檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。首先，應(yīng)該鼓勵(lì)管理人員自學(xué)，在自己的工作崗位上不斷成長;其次，學(xué)校應(yīng)該提供管理人員區(qū)外地學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，特別是在檔案管理方面做的比較好的學(xué)校進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，彌補(bǔ)自身的不足;再次，新的管理人員必須進(jìn)行崗前培訓(xùn)，在職的管理人員也應(yīng)該定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí);最后，完善激勵(lì)機(jī)制以及實(shí)現(xiàn)績效考核機(jī)制，對(duì)于在檔案管理中表現(xiàn)優(yōu)秀的人員應(yīng)該加以鼓勵(lì)，相反，對(duì)于在工作中出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤的人員應(yīng)該加以懲罰。定期的對(duì)管理人員進(jìn)行考核，使優(yōu)秀的管理人員脫引而出，更好的勝任所擅長的工作。

3、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案綜合管理提出了新的管理要求。尤其是辦公自動(dòng)化以及無紙化等新事物的出現(xiàn)，是檔案管理工作發(fā)生很大的變化，因此，全面實(shí)現(xiàn)電子化管理，采用電子計(jì)算機(jī)以及掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)無紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率。另一方面，應(yīng)該逐步建立以及健全檔案管理的網(wǎng)路系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。特別是使用條形碼技術(shù)，能夠使檔案人員在調(diào)出或者歸還檔案時(shí)，主需要通過條形碼管理，就能夠準(zhǔn)確讀取每一件檔案的詳細(xì)信息，確保每一件不漏。采用專門的軟件，對(duì)于超時(shí)以及沒有及時(shí)歸還檔案的人員，可以進(jìn)行提醒，能夠有效防止檔案由于外借兒導(dǎo)致的丟失;使用條形碼技術(shù)采用電腦打印，就避免了過去使用油墨打印，檔案號(hào)出現(xiàn)墨跡不清，甚至是涂改現(xiàn)象，采用條形碼技術(shù)能夠大大避免這種情況的出現(xiàn)，并且打印統(tǒng)一規(guī)格的紙張，外形也比較美觀。

4、完善檔案管理制度。為了使學(xué)校檔案管理中能夠做到有章可循，應(yīng)該完善檔案管理制度。各個(gè)學(xué)校在依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)以及上級(jí)傳達(dá)的規(guī)章制定相應(yīng)的制度之外，還應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定行之有效的檔案管理制度。例如：對(duì)于學(xué)校文件材料的整理、積累、保管以及統(tǒng)計(jì)等都應(yīng)該做出統(tǒng)一規(guī)劃要求，作為檔案管理工作的指南。充分發(fā)揮檔案信息的作用。另一方面，應(yīng)該明確檔案管理的負(fù)責(zé)人以及專兼職檔案人員的職責(zé)。做為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該在各部門選擇素質(zhì)較高的人員作為檔案管理人員，從而負(fù)責(zé)檔案的收集、整理以及歸檔工作，形成一套行之有效的檔案管理制度。

5、對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長期規(guī)劃，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。通過實(shí)踐證明，對(duì)于大型學(xué)校的檔案應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案資料信息中心或者是檔案館，中小型學(xué)校應(yīng)該建立檔案室，將學(xué)校的檔案實(shí)現(xiàn)集中管理以及統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。這樣一來，不僅能夠保證學(xué)校檔案的統(tǒng)一管理，還能夠精簡機(jī)構(gòu)，減少相應(yīng)的學(xué)校成本。另一方面，檔案的管理應(yīng)該從便于利用的原則出發(fā)，應(yīng)學(xué)校內(nèi)的檔案進(jìn)行分門別類的管理，從而使學(xué)校的全部檔案在實(shí)體上能夠構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一以及科學(xué)的類別體系。實(shí)現(xiàn)檔案綜合分類管理，有利于檔案信息的查找，充分發(fā)揮其作用。

總而言之，學(xué)校檔案管理最為重要的就是思想觀念問題，就應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念。然后從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)自身、學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)、學(xué)校檔案管理的一系列制度、檔案管理工作具有的前瞻性以及充分利用現(xiàn)代的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，順應(yīng)當(dāng)代的時(shí)代需求，將學(xué)校檔案管理工作落到之處，相信在不久的將來，一定能夠充分發(fā)揮檔案信息的作用。