淺議博物館資料室向館內(nèi)信息情報中心轉(zhuǎn)型之路

陳潔

摘 要：博物館資料室工作是博物館業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，承擔著為各部門及時提供可靠信息的任務(wù)。隨著博物館事業(yè)的發(fā)展，資料室從藏書中心（或查閱中心）轉(zhuǎn)化成信息情報中心是必然趨勢。文章著力于博物館資料室的業(yè)務(wù)與資料中心兩大特性，從信息征集和利用兩個角度切入，探索其向館內(nèi)信息情報中心的轉(zhuǎn)型之路。

關(guān)鍵詞：博物館資料室;信息情報中心;信息征集;信息利用

隨著近年來文博事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，各地博物館陸續(xù)設(shè)立專門為本館業(yè)務(wù)服務(wù)的圖書館、資料室等專業(yè)機構(gòu)。隨之，專項款額、專業(yè)人員、相關(guān)設(shè)備的陸續(xù)到位為博物館資料室工作的規(guī)范化、專業(yè)化提供了基礎(chǔ)條件，圖書資料工作的重要性也日益顯現(xiàn)出來。

然而，博物館長期把收藏作為資料室的主要工作指標，常常忽視了所藏資料的利用問題。為適應(yīng)文博事業(yè)發(fā)展的需要，博物館資料室的職能要實現(xiàn)由重“藏”到重“用”的轉(zhuǎn)變。另外，信息時代帶來了如信息來源在內(nèi)容和形式上的多樣化、信息數(shù)量的激增、信息更迭周期的大大縮短等各方面的變化。適應(yīng)大環(huán)境的變化，跟上時代發(fā)展步伐，把握信息時代帶來的機遇，成為博物館資料室的一個重要任務(wù)。從這個角度來說，從藏書中心到資料查閱中心，再到信息情報中心的發(fā)展歷程，是博物館資料室發(fā)展的必然趨勢。資料室如何最大限度地滿足博物館業(yè)務(wù)建設(shè)和專業(yè)人員科學(xué)研究的需要，成功轉(zhuǎn)型為館內(nèi)信息情報中心，成了大多數(shù)博物館資料室所面臨的重大課題。

1 博物館資料室發(fā)展現(xiàn)狀

博物館是收藏文物和標本，進行科學(xué)研究和宣傳教育的一個特殊的文化事業(yè)機構(gòu)，具有非盈利性質(zhì)。資料室是機構(gòu)內(nèi)部專門設(shè)立的，為該機構(gòu)提供儲存、查閱、信息服務(wù)等功能的內(nèi)部組織。博物館資料室工作是博物館業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，同時也必然受到博物館工作屬性的影響和制約，這就決定了其與社會上的公共圖書館、一般企業(yè)資料室相比有所不同。一方面，從其資料內(nèi)容來講，博物館資料收藏具有專業(yè)性，學(xué)術(shù)特性明顯，以積累歷史文化信息為主;另一方面，從服務(wù)管理角度來說，其服務(wù)具有單一性和封閉性。

結(jié)合博物館的業(yè)務(wù)特點以及資料室的信息服務(wù)特質(zhì)，可以將博物館資料室理解為“提供為藏品、陳列和群教工作服務(wù)的信息資料（包括紙質(zhì)資料、電子化資料等），承擔著為各個部門及時提供準確可靠的信息任務(wù)”的博物館內(nèi)部組織機構(gòu)。由于其涉及到博物館核心業(yè)務(wù)工作，所以在一定程度上反映了這個博物館的學(xué)術(shù)水平、陳列展覽和群眾教育水平?！安貢行摹殚喼行摹畔⑶閳笾行摹闭妹枋隽四壳安┪镳^資料室發(fā)展三個階段：

階段一：藏書中心。博物館資料室首先是館內(nèi)藏書的主要場所，這是資料室存在的最基礎(chǔ)狀態(tài)，也是最低級階段。以收藏一些與業(yè)務(wù)相關(guān)的書籍為主，信息極少被利用。

階段二：查閱中心。隨著服務(wù)和信息利用的意識逐步加強，在實際工作或科研過程中遇到問題時，資料室能成為資料查閱的一個服務(wù)點。此時的資料室僅處于被動利用的階段，現(xiàn)實中大部分資料室均處于此階段。

階段三：信息情報中心。此階段的資料室主動提供信息情報，合理建設(shè)信息格局，成為館內(nèi)信息情報中心。這是目前絕大部分博物館資料室的發(fā)展方向。隨著角色的轉(zhuǎn)變，資料室將在支持博物館業(yè)務(wù)發(fā)展方面發(fā)揮越發(fā)重要的作用，其館內(nèi)地位也將得以提升。

當下，大部分資料室處于查閱中心階段，還有少部分仍停留在最初級的藏書中心階段。在實際的圖書資料工作中，文獻資料先由資料管理員編寫目錄，按門科分類，寫好分類卡后上架，實行閉架借閱。業(yè)務(wù)人員一次借書活動的完成，要經(jīng)歷查找目錄、管理員進書庫查找、借閱登記等環(huán)節(jié)。這是傳統(tǒng)的“為人找書，為書找人”的被動式服務(wù)，從管理角度看，這仍是一種以收藏為主的管理方式。室內(nèi)文獻信息資料的利用率偏低，造成資源浪費。

筆者嘗試通過文獻調(diào)研、兄弟單位業(yè)務(wù)人員訪談等方式作進一步了解，發(fā)現(xiàn)在日常工作中少有博物館能對圖書資料工作給與足夠重視，絕大多數(shù)博物館圖書資料室仍停留在較為初級的發(fā)展階段。圖書資料管理工作中存在諸多需要解決的問題，主要表現(xiàn)在：資料收集缺乏針對性，難以滿足博物館工作人員的查詢需要;受傳統(tǒng)思想影響，缺乏對資料信息資源的主動開發(fā)意識;資料整理手段落后，且查詢的資料缺乏系統(tǒng)性;工作人員素質(zhì)跟不上業(yè)務(wù)開展需求，難以適應(yīng)定題服務(wù)工作的需要;圖書資料建設(shè)經(jīng)費偏少，資料、設(shè)備落后，利用率低等。

2 博物館信息情報中心的核心任務(wù)

圖書資料管理工作與博物館最基本的業(yè)務(wù)工作密切相關(guān)，是反映博物館的陳列展覽、宣傳教育和學(xué)術(shù)研究水平的重要因素之一。要找準信息情報中心的轉(zhuǎn)型之法，做好圖書資料管理工作，關(guān)鍵是準確把握其工作特點。

博物館資料室首先是文博系統(tǒng)內(nèi)的資料存儲利用中心，其信息資料的內(nèi)容與博物館業(yè)務(wù)緊密相關(guān)，其信息的收集、布局和利用均圍繞著博物館業(yè)務(wù)進行。作為資料室，其應(yīng)當聚集所在機構(gòu)所需要的信息內(nèi)容。因此，要成功轉(zhuǎn)型為信息情報中心，博物館資料室就要保障信息征集的高效性，且盡可能提高信息利用效率。

2.1 保障信息征集的高效性

發(fā)揮信息情報作用的前提是信息構(gòu)建。博物館信息資料的構(gòu)建方式有征集購買、館際交換、學(xué)術(shù)交流、接收捐贈、收集于日常工作與相關(guān)文化活動中形成的具有收藏利用價值的文獻資料等。由于館際交換、學(xué)術(shù)交流等信息收集方式與業(yè)務(wù)本身關(guān)系密切，所以本文主要在此探討征集購買方式的效率問題。

2.1.1 錨定合理的征集范圍，此為信息征集第一步

以廣州博物館為例，資料室發(fā)出擬定征集清單指令，進而產(chǎn)生兩條工作路線：一為以滿足業(yè)務(wù)需求為中心，二為以滿足整體信息布局需求為中心。由于博物館的科研、展覽、文化傳播等各項工作的開展需要有相應(yīng)充分的知識儲備支撐，資料室信息構(gòu)建要與博物館業(yè)務(wù)工作緊密相連，最直接的方式就是由其服務(wù)對象即業(yè)務(wù)人員提出信息需求，此為路線一。此外，征集信息還須考慮是否滿足整體信息布局需要。簡單舉例，新館建設(shè)是近年廣州博物館其中一項重要工作，那么建筑類、空間設(shè)計類、展覽類的信息資料必不可少。對于一個綜合性歷史博物館，設(shè)計與展覽方面的信息與人才儲備是有一定基礎(chǔ)的，然而建筑類的信息儲備則鳳毛麟角，相關(guān)人才儲備也是剛剛起步。因此，僅通過業(yè)務(wù)人員提出征集要求無疑是遠遠不足的，此時便要求資料室站在全館整體工作及戰(zhàn)略布局的角度來確定征集范圍，此為路線二。兩條路線結(jié)合最終產(chǎn)生可作為實際征集工作依據(jù)的信息征集清單。

2.1.2 結(jié)合工作實際，準確把握用戶的信息需求

根據(jù)實際工作情況，大致可將用戶信息需求分為以下三類：

第一類，務(wù)實類信息需求。在實際科研項目、工作任務(wù)中遇到難以解決的問題時便產(chǎn)生了此類信息需求。此類需求往往以某個工作任務(wù)、項目為周期產(chǎn)生。

第二類，學(xué)術(shù)類信息需求。此類需求主要產(chǎn)生于對自身工作研究領(lǐng)域有較敏銳觸覺、較強烈求知求新欲望的人群中，此類信息需求目的明確，往往在各自工作研究領(lǐng)域有一定程度的積累與造詣。學(xué)術(shù)期刊便是學(xué)術(shù)類信息的典型例子。

第三類，其他信息需求，如求知類、消遣類信息需求等。求知類信息需求主要產(chǎn)生于對某項工作并不具備基礎(chǔ)知識儲備的人群;消遣類信息需求主要產(chǎn)生于為豐富課余知識或工作之余放松身心的人群。這些信息需求的共同點是閱讀目的并不明確，需要借助檢索工具或工作人員的引導(dǎo)和介紹。

2.1.3 與信息源有效合作

博物館資料室信息源類型主要有出版社、實體書店、大專院校、研究機構(gòu)、業(yè)界專家、政府機構(gòu)、學(xué)術(shù)研討會、互聯(lián)網(wǎng)等。資料室的收藏有主有次，不可能面面俱到，所以要根據(jù)各類信息源的特點因地制宜地發(fā)揮各信息源的優(yōu)勢。要準確、迅速地收集有效信息，必須對各類信息源的征集效率有所了解：

①當所需信息集中于某個出版商時，選定該相關(guān)出版商作為合作信息源是高效的。

②當信息來源于互聯(lián)網(wǎng)且不集中于某長期、穩(wěn)定合作的信息源時，應(yīng)選用互聯(lián)網(wǎng)作為合作信息源，提升信息內(nèi)容的豐富度以及保證其與時代的緊密相連。此時要注意時效性，主要是由于互聯(lián)網(wǎng)為信息更新迭代最為迅速的地方之一，除卻專門的文博系統(tǒng)網(wǎng)點，一般的互聯(lián)網(wǎng)供應(yīng)商（如當當、京東等）是難以維系同一信息的長期存在的（實際表現(xiàn)為缺貨等）。

③當信息不集中于某長期、穩(wěn)定合作的信息源，且從互聯(lián)網(wǎng)無法獲取時，建議到實體店進行信息征集，但要注意該過程中的時間成本和資金成本（一般實體店的標價要比直接與出版商合作或網(wǎng)上直營略高）。

④要開拓思路，善于利用其他渠道。例如，積極與其他文博單位建立合作網(wǎng)絡(luò)，促進館際交流，達到資源共享;立足本館的服務(wù)和研究領(lǐng)域，主動和大專院校、研究機構(gòu)、業(yè)界專家建立聯(lián)系，了解把握最新的學(xué)術(shù)動態(tài)、研究成果及出版行情等。

2.2 提高信息利用的效率

若保證信息征集效率為資料室成為博物館信息情報中心奠定了基礎(chǔ)，那么提高信息利用效率則是資料室成為信息情報中心的主要任務(wù)。征集結(jié)果的及時反饋是提高信息利用效率的第一步。主動且及時地把信息征集結(jié)果反饋給用戶，能推動資料室從“被動查閱”到“主動提供信息”角色的轉(zhuǎn)變。信息成果的整合、發(fā)布與分享，則是提高信息利用效率的更高要求。

首先，要對信息成果類型進行了解。信息成果多種多樣，以一次文獻為基礎(chǔ)，通過分析、綜合、提煉等方式加工產(chǎn)生的都是信息成果，如簡單的讀后感、書評、學(xué)術(shù)論文、索引、百科全書、辭典等。從文獻加工角度看，二次文獻、三次文獻是典型的信息整合成果。對所征集的資料信息進行加工、提煉和整合，從而得到便于管理和利用一次文獻的信息檢索工具，反饋給用戶，有利于提高信息利用的效率。

其次，要掌握各類信息分享手段。信息化、數(shù)字化時代的今天，突破傳統(tǒng)而低效的管理和服務(wù)模式很有必要。移動互聯(lián)網(wǎng)的介入，對提高信息利用效率有重要意義。計算機信息化管理有儲存量大、速度快、便于管理等特點，既為我們及時、快捷處理信息提供了條件，又提高了圖書資料的利用率。由于移動互聯(lián)網(wǎng)突破了時間與空間的限制，進一步拓寬了信息利用的界限，一方面可以快速而準確地協(xié)助我們查詢到所需的信息，另一方面則更加充分地實現(xiàn)了資源共享，達到事半功倍的效果。微信公眾號是移動互聯(lián)網(wǎng)的一個典型例子：通過經(jīng)營資料室公眾號，與用戶進行溝通，收集用戶意見，發(fā)布信息內(nèi)容與信息活動的各環(huán)節(jié)情況，再通過用戶之間的共享（如朋友圈）實現(xiàn)資源利用的優(yōu)化，信息利用效率有了質(zhì)的提升。

3 結(jié)論

本文探討的核心內(nèi)容——博物館資料室如何轉(zhuǎn)型為館內(nèi)信息情報中心，是圍繞著資料室本身屬性開展的。一方面，其具備文博行業(yè)特性，與一般企業(yè)資料室不同，有著重要的業(yè)務(wù)特色;另一方面，其又肩負資料室本身的職責(zé)，要為所服務(wù)機構(gòu)提供有效的信息資料。因此，資料室必須完成“聚焦核心業(yè)務(wù)信息，實現(xiàn)信息的充分利用”這一核心任務(wù)。該任務(wù)又可分解為兩大部分：“準確”而“迅速”地收集信息和實現(xiàn)信息的有效利用。

從信息征集角度來說，由資料室或業(yè)務(wù)人員發(fā)出征集需求，其功效、信息有效性的判斷標準以及實際操作方式與效果都是有所不同的。因此，要注意協(xié)調(diào)各類資源在兩條征集路線上的分配，更要注意結(jié)合不同信息源的特點開展工作。不管從哪條征集思路出發(fā)，都需要最終與現(xiàn)有信息布局相匹配。其中最基礎(chǔ)的工作便是復(fù)核資料庫存情況，避免資源的重復(fù)、無效建設(shè)。

完成了有效的信息征集后，信息利用的效率成為了資料室實現(xiàn)信息情報功能的主要風(fēng)向標。及時反饋征集結(jié)果是高效利用信息資源的第一步。此外，整合信息資源、編輯檢索工具、分享各類信息成果，都能達到較大提高信息資源利用效率的效果。

博物館資料室作為博物館內(nèi)信息資料的存儲和利用中心，肩負著為主要業(yè)務(wù)活動提供信息支持的重要任務(wù)。要實現(xiàn)信息情報中心的成功轉(zhuǎn)型，博物館資料室要做好信息收集與信息利用兩大工作，全方位、主動而高效地為信息用戶提供信息情報支持。從藏書中心、查閱中心成功轉(zhuǎn)型為信息情報中心，是時代發(fā)展、社會文化事業(yè)與文博事業(yè)發(fā)展的必然要求，也是各館資料室自身發(fā)展的重大突破?！?/p>

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