信息時代的檔案資源開發(fā)和利用

楊金星

【摘要】信息時代，檔案部門必須適應信息社會的發(fā)展要求，大力發(fā)展檔案信息資源，把檔案信息進行加工、提取、輸出，把蘊藏于檔案資源中的有利用價值的信息挖掘出來提供給社會，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務。

【關(guān)鍵詞】信息時代;檔案;開發(fā)利用

信息爆炸性增長，信息傳遞迅速化，手段多樣化以及規(guī)模全球化，標志著人類社會已經(jīng)進入了信息時代。在信息時代，檔案部門必須把蘊藏于檔案資源中的有利用價值的信息挖掘出來提供給社會。檔案信息資源的開發(fā)利用是通過檔案工作者和檔案信息的利用者來實現(xiàn)的，因而必須圍繞這兩個主體來研究。研究好兩者的關(guān)系是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎，對于檔案事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

一、從檔案工作的主體來講

要開發(fā)檔案信息資源必須從其特點出發(fā)。檔案信息具有回塑性、本源性、憑證性三個特點，同時又具有聯(lián)系性、內(nèi)向性。所謂聯(lián)系性是指檔案信息在不同的全宗里有聯(lián)系，并且不同的檔案信息在時間、內(nèi)容上也有聯(lián)系;所謂內(nèi)向性是指檔案信息常常是供內(nèi)部參考、研究使用，在一定時間、一定程度上對外公開的特點。因而在開發(fā)利用中，想劃分檔案的開放利用和內(nèi)控利用的界線，妥善處理兩者之間的關(guān)系，必須做好以下工作。

（一）做好檔案的基礎工作。豐富和優(yōu)化館藏始終是檔案工作建設的根本，也是開發(fā)利用檔案信息的基礎，是滿足社會各方面利用的前提條件，檔案館要采取各種措施強化檔案的接收、征集工作。要全面系統(tǒng)地調(diào)查研究檔案信息資源和利用者的要求，特別要突出對經(jīng)濟內(nèi)容檔案的接收，加強經(jīng)濟信息的儲備，增強為經(jīng)濟建設服務的能力。另外，還要接收一些有代表性、典型性的基層企業(yè)單位檔案和著名人物、個人檔案。采取多種途徑和手段，收集和征集散失在社會上和個人手中有價值的檔案資料，使館藏結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化，儲備的信息更加合理，使檔案館藏真正成為社會各方面“利用檔案史料的中心”。

（二）建立信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，可以互通互補，快檢索，高速傳輸。21世紀是信息的時代，電腦互聯(lián)網(wǎng)把全球的人都緊密聯(lián)系起來，信息的交換更加順暢便捷。檔案作為信息的一種載體，它的利用也面臨新的挑戰(zhàn)，隨著計算機應用的日益普及，檔案信息資源的開發(fā)利用也將發(fā)生根本性變革，設立網(wǎng)站提供瀏覽就是檔案開發(fā)利用的一種新形式。我們將大量檔案信息資源公布于網(wǎng)上，在網(wǎng)頁上建立館藏全宗介紹、館藏業(yè)務咨詢，專門檔案介紹等。憑著檔案的原始性、真實性、權(quán)威性的特點，會吸引大量的讀者，也促進檔案館擴大影響。為了便于館藏檢索、事實信息的檢索要發(fā)展到檔案全文檢索、摘要檢索、數(shù)值檢索、事實檢索等。同時再建立起完整的信息數(shù)據(jù)庫和聯(lián)機網(wǎng)絡標準化、規(guī)范化工作，將檔案信息資源融合到國家信息系統(tǒng)中去，提高資源共享的水平，才能充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡的輻射作用。在建立健全多層次的信息系統(tǒng)上，即抓好傳統(tǒng)手段信息的基礎，又加強計算機、縮微、光盤技術(shù)的服務。信息利用者能夠通過隨機、自然瀏覽找到所需要的信息并將之下載，這種檢索一閱覽服務于一體的方式將給利用者帶來極大的方便。

（三）做好檔案信息資源的服務工作。變被動為主動，進行擴大服務，主動提供檔案信息，檔案信息資源能否發(fā)揮作用。過去我們檔案部門在這方面做了大量的工作，如接待閱覽、編印檔案史料、咨詢解答、開辦展覽等，但是都由于檔案編目索引工作做得不深不全，對館藏不清，對檔案的熟悉程度不同，開放與內(nèi)控的檔案沒有清楚分開，檢索工具不全，以及檔案的現(xiàn)代化管理水平較低，因而檔案信息的開發(fā)和利用工作還很不夠，所以在信息資源開發(fā)和利用上還有許多工作要做。要在傳統(tǒng)的利用工作基礎上，做到如下幾點：一是要改革傳統(tǒng)的檢索手段，加速檔案信息高速公路建設，以自動查索取代手工檢索。二是在征集、接收過程中應逐步樹立珍品意識，系統(tǒng)、全面意識，面向大眾，服務層面應更具開放性和廣泛性。三是改革重編輕研的價值取向，提高館藏開發(fā)研究能力，向社會提供直接利用、可讀性較強的精品加工產(chǎn)品，以二次、三次文獻替代文件匯編。四是大力開展咨詢服務、專題服務、跟蹤服務。五是大力開發(fā)專門檔案計算機管理信息系統(tǒng)。祥云縣檔案局近幾年的接待利用者中，大部分是來查閱土地證及婚姻登記證的，手工檢索一是太慢，二是由于檔案紙張寬大，復印不方便。開發(fā)出祥云縣土地證存根管理查閱系統(tǒng)，解決了查閱土地證老大難問題，利用者只要說出村名和姓名，只需二分鐘就能找到所查土地證，并通過打印機打印出來。六是做好檔案利用工作信息反饋的收集和綜合分析工作，預測和掌握社會各方面對檔案需求動態(tài)，做到知己知彼，更好地開發(fā)檔案信息資源，及時準確、完整地提供利用，才能最大限度發(fā)揮作用。

二、從檔案利用者的主體來講

檔案利用者水平素質(zhì)的高低，利用檔案能力的不同，以及掌握現(xiàn)代科學技術(shù)的程度不同，都會直接影響到檔案信息資源的利用工作，關(guān)系到它的經(jīng)濟效益和社會效益，這就要求檔案利用者既要掌握傳統(tǒng)的基本檢索工具，又要懂得利用先進的科學技術(shù)，如計算機等主動進行查索。在浩如大海的信息資源中找到他們所需要的信息，并將其運用到工作中，從而創(chuàng)造出新的經(jīng)濟和社會效益，最終完成檔案信息資源的開發(fā)利用工作?？傊?，信息時代，檔案信息資源的開發(fā)利用工作，在建設有中國特色社會主義市場經(jīng)濟和改革開放的新形勢下，變得更加重要和緊迫，我們檔案工作者必須必須抓住機遇，研究對策，開拓創(chuàng)新，努力工作，快速推進檔案管理現(xiàn)代化信息高速公路接軌，使檔案信息資源的開發(fā)利用走向四面八方，為社會經(jīng)濟的發(fā)展作出更大的貢獻。