科研院所集中采購(gòu)實(shí)施

楊凱

隨著我國(guó)科研形勢(shì)的發(fā)展，科研院所拿到的科研項(xiàng)目越來(lái)越多，采購(gòu)任務(wù)越來(lái)越重，集中采購(gòu)部門(mén)如何提高科研院所采購(gòu)工作效率，按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)成為當(dāng)務(wù)之急。

不同于國(guó)有企業(yè)集中采購(gòu)，企業(yè)普遍注重投資成本和經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)，對(duì)采購(gòu)物資價(jià)格非常敏感，集中采購(gòu)目的在于實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化降低生產(chǎn)成本，提高其在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。且采購(gòu)物資多為標(biāo)準(zhǔn)原材料、通用儀器設(shè)備，品種單一，采購(gòu)量大，采購(gòu)流程簡(jiǎn)單，采購(gòu)周期短。

大型科研院所采購(gòu)門(mén)類(lèi)眾多（有標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品、非標(biāo)設(shè)備、加工服務(wù)、研發(fā)、工程施工、安裝調(diào)試、試驗(yàn)論證、技術(shù)服務(wù)等），技術(shù)復(fù)雜、質(zhì)量要求高、采購(gòu)金額大、采購(gòu)周期長(zhǎng)、采購(gòu)牽扯人員眾多、計(jì)劃性差等特點(diǎn)，會(huì)給集采工作帶來(lái)比較大的困難，這種情況決定了科研單位采購(gòu)管理的復(fù)雜性。

一、成立集采背景及作用：

（一）背景

新時(shí)代背景下為落實(shí)國(guó)家規(guī)范政府采購(gòu)行為，加強(qiáng)反腐倡廉建設(shè)要求，以適應(yīng)內(nèi)外部形勢(shì)需要，進(jìn)一步貫徹黨風(fēng)廉政建設(shè)，保持院所健康持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（二）作用

規(guī)范采購(gòu)行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn);為科研一線(xiàn)人員節(jié)約大量用于采購(gòu)的時(shí)間，技術(shù)人員可以更專(zhuān)注的從事科研工作，為管理部門(mén)減負(fù);監(jiān)督合同進(jìn)度、控制合同變更、掌握支付情況和采購(gòu)文件資料的收集、歸檔;采購(gòu)數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì);實(shí)現(xiàn)倉(cāng)儲(chǔ)最小化，提高倉(cāng)儲(chǔ)空間利用率，降低倉(cāng)儲(chǔ)成本;實(shí)現(xiàn)規(guī)模采購(gòu)，提高議價(jià)能力，體現(xiàn)規(guī)模效益。

二、初期集采實(shí)施過(guò)程中會(huì)遇到的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）管理體系存在的問(wèn)題

集采成立初期，如由未建立適應(yīng)集采的新體系，集中采購(gòu)部門(mén)與二級(jí)需求部門(mén)溝通不暢、職責(zé)不明確，從而引發(fā)各種矛盾問(wèn)題，不同程度地影響著集中采購(gòu)部門(mén)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和院采購(gòu)順利進(jìn)行。

同時(shí)集中采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部管理流程如未及時(shí)建立，會(huì)造成各科室職責(zé)接口不清，管理上比較混亂，給集采實(shí)施帶來(lái)諸多不便。

（二）人員配置不足，綜合素質(zhì)水平偏低

集中采購(gòu)部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置，既要堅(jiān)持精簡(jiǎn)高效的原則，也要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前科研院所采購(gòu)數(shù)量大、品種雜、任務(wù)緊的現(xiàn)狀，做好采購(gòu)的人力資源配備，這也是做好集中采購(gòu)工作的必要條件。

（三）臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃過(guò)多

科研院所在進(jìn)行預(yù)研和新設(shè)備研制時(shí)，通常是一邊摸索邊調(diào)整、邊生產(chǎn)邊試驗(yàn)的過(guò)程，根據(jù)摸索、試驗(yàn)測(cè)試的結(jié)果隨時(shí)調(diào)整設(shè)計(jì)。這種情況就需要決定了采購(gòu)任務(wù)經(jīng)常面臨著不確定性和臨時(shí)性新增。此情形下臨時(shí)采購(gòu)任務(wù)根本沒(méi)有規(guī)律的采購(gòu)周期，集中采購(gòu)部門(mén)接收的全部為臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃，隨來(lái)隨買(mǎi)，無(wú)法形成年度或季度計(jì)劃，不利于集采有計(jì)劃、有步驟的實(shí)施。

三、針對(duì)突出問(wèn)題改進(jìn)的方法與策略

（一）更新體系制度，適應(yīng)集中采購(gòu)要求

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，采購(gòu)管理的規(guī)章制度是集中采購(gòu)工作的指導(dǎo)準(zhǔn)則。按照管、辦、用分離的原則，在內(nèi)部推行管理、采購(gòu)、使用三者分離的新型管理制度，需要及時(shí)更新機(jī)制，完善內(nèi)部采購(gòu)工作的各項(xiàng)管理體系，使得流程更加科學(xué)規(guī)范，避免集中采購(gòu)部門(mén)質(zhì)量控制、進(jìn)度控制的失控，削弱了科研院所采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制能力，提高集中采購(gòu)工作的效率。

按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)為藍(lán)本作為依據(jù)，結(jié)合科研院所特點(diǎn)及現(xiàn)有規(guī)章制度、程序文件，集采成立初級(jí)階段應(yīng)籌備編制相關(guān)流程（如：集中采購(gòu)流程、計(jì)劃申報(bào)流程、招標(biāo)采購(gòu)流程、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)流程、詢(xún)價(jià)采購(gòu)流程、合同簽訂及執(zhí)行流程、出入庫(kù)流程、到貨驗(yàn)證流程、協(xié)議供貨流程、施工和服務(wù)合同管理流程等），并根據(jù)初期階段集采實(shí)施情況進(jìn)行優(yōu)化，使集采工作正朝向規(guī)范化、程序化發(fā)展。

（二）提高采購(gòu)隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升人員工作能力

鑒于集中采購(gòu)部門(mén)面臨繁重的工作任務(wù)，為確保集采工作順利展開(kāi)，完成采購(gòu)任務(wù)，根據(jù)往年采購(gòu)工作量，調(diào)整將人力配置，同時(shí)通過(guò)在內(nèi)部調(diào)配和社會(huì)公開(kāi)招聘方式吸收有經(jīng)驗(yàn)采購(gòu)人員，迅速擴(kuò)充采購(gòu)隊(duì)伍，以適應(yīng)采購(gòu)工作需要。

雖然隊(duì)伍補(bǔ)充了，但人員業(yè)務(wù)水平和工作能力素質(zhì)水平不高也是目前比較突出的問(wèn)題。集中采購(gòu)部門(mén)在專(zhuān)業(yè)化采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)上不但要有量的變化還要有質(zhì)的提升。這就需要不斷加強(qiáng)員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加快了員工的成長(zhǎng)，提高業(yè)務(wù)能力。建議定期組織召開(kāi)采購(gòu)例會(huì)，總結(jié)采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，增加溝通交流。通過(guò)例會(huì)，比較全面地掌握采購(gòu)信息;加強(qiáng)員工之間的溝通交流，互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，少走彎路，增加全體采購(gòu)人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

同時(shí)注重加強(qiáng)員工的道德教育，引導(dǎo)從業(yè)人員樹(shù)立正確的價(jià)值觀、人生觀，廉潔自律、以身作則，嚴(yán)格職業(yè)操守。逐步鍛煉一支求真、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的專(zhuān)業(yè)采購(gòu)管理隊(duì)伍。

（三）加強(qiáng)計(jì)劃管理

科研院所應(yīng)在調(diào)研、分析、了解單位科研活動(dòng)過(guò)程和物資消耗周期規(guī)律性基礎(chǔ)上規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃編制，統(tǒng)一申報(bào)審批、合并同類(lèi)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)規(guī)模采購(gòu)，減少臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)。提前編制年度或季度采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)計(jì)劃期內(nèi)物資供應(yīng)管理活動(dòng)所做出預(yù)見(jiàn)性安排的布置，可以避免內(nèi)部打亂仗，使采購(gòu)計(jì)劃性更強(qiáng)，有利于提高執(zhí)行率。

院各二級(jí)需求部門(mén)在年初綜合平衡全年的科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)、后勤保障及其他任務(wù)、投資計(jì)劃、庫(kù)存、供貨周期等編制年度采購(gòu)需求。集中采購(gòu)部門(mén)分析、匯總、統(tǒng)計(jì)將二級(jí)需求部門(mén)規(guī)律性、通用性、共性的需求形成年度采購(gòu)計(jì)劃。

其他類(lèi)的需求（根據(jù)科研單位特性而產(chǎn)生的臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃）由集中采購(gòu)部門(mén)編制年度采購(gòu)方案，合理安排布置。并根據(jù)方案節(jié)點(diǎn)積極主動(dòng)與二級(jí)需求部門(mén)溝通，盡早提供成熟的技術(shù)參數(shù)或技術(shù)規(guī)格書(shū)，滿(mǎn)足采購(gòu)條件，便于集中采購(gòu)部門(mén)有計(jì)劃、有步驟的實(shí)施采購(gòu)。

四、其他建議

（一）集中采購(gòu)部門(mén)在成立初期就應(yīng)推動(dòng)與電子商務(wù)平臺(tái)融合的供應(yīng)鏈系統(tǒng)建立，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，及時(shí)、全面地對(duì)采購(gòu)過(guò)程與結(jié)果進(jìn)行查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析;落實(shí)紀(jì)檢、審計(jì)等方面的合規(guī)性監(jiān)管;實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)全過(guò)程的公開(kāi)、公平、獨(dú)立和公正。電子商務(wù)采購(gòu)技術(shù)是指在線(xiàn)采購(gòu)，是企業(yè)或政府等組織通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)獲得商品的任何一種技術(shù)。其注重自動(dòng)化的流程、組織購(gòu)買(mǎi)能力以及通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)拓的尋購(gòu)機(jī)會(huì)。也可以理解為通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)建立電子商務(wù)解決方案，用于促進(jìn)并整合購(gòu)買(mǎi)方與供應(yīng)商之間雙向的購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)，使整個(gè)活動(dòng)流程化并更大地促進(jìn)價(jià)值增加的應(yīng)用技術(shù)。電子商務(wù)可以使多渠道的復(fù)雜的商品交易變得快捷化、簡(jiǎn)單化，降低交易成本，簡(jiǎn)化交易流程，提高效率。

科研院所在集采物資供應(yīng)鏈系統(tǒng)建設(shè)上應(yīng)整合電子商務(wù)平臺(tái)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、第三方電商等模塊，并要符合院科研特色。通過(guò)供應(yīng)鏈系統(tǒng)實(shí)施專(zhuān)業(yè)化的采購(gòu)，避免傳統(tǒng)采購(gòu)的程序繁瑣與抵消，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)、采購(gòu)文件會(huì)簽、線(xiàn)上招投標(biāo)、線(xiàn)上詢(xún)價(jià)、合同會(huì)簽、出入庫(kù)、支付、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)全電子審批流程。縱向打通電子采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程，橫向貫通集中采購(gòu)部門(mén)與管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、及二級(jí)需求部門(mén)，形成一體化的信息處理系統(tǒng)。全過(guò)程操作信息和結(jié)果信息全部記錄在網(wǎng)，做到“業(yè)務(wù)公開(kāi)、過(guò)程受控、全程在案、永久追溯”，對(duì)規(guī)范采購(gòu)流程的優(yōu)化與規(guī)范起到了促進(jìn)和支持作用。

（二）集采分步走，步伐放緩，不能操之過(guò)急

組建期：集中采購(gòu)部門(mén)成立，組織機(jī)構(gòu)設(shè)立，主要管理人員就位，修訂院所程序文件、編制集采相關(guān)福章制度、考核辦法等。剛剛成立的集中采購(gòu)部門(mén)由于人員不足，本階段不適宜開(kāi)展集中采購(gòu)工作。

過(guò)渡期：集中采購(gòu)部門(mén)人員逐步配置齊全，依據(jù)采購(gòu)種類(lèi)組織相關(guān)部門(mén)編制不同合同適用模板，并對(duì)集采程序文件進(jìn)行宣貫。采用集中與分散相結(jié)合的二級(jí)采購(gòu)模式，統(tǒng)談分簽分付。抓重要物資、大宗物資的采購(gòu)，由集中采購(gòu)部門(mén)牽頭組織開(kāi)展招標(biāo)。二級(jí)需求部門(mén)根據(jù)招標(biāo)結(jié)果分別簽訂合同、執(zhí)行和結(jié)算。

磨合期：集中采購(gòu)部門(mén)積極匯總、分析、解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，完善程序文件及規(guī)章制度。逐步推進(jìn)采購(gòu)電子化工作;引進(jìn)電商平臺(tái)。統(tǒng)談統(tǒng)簽統(tǒng)付：標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品、通用儀器設(shè)備由集中采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu)，統(tǒng)一簽訂合同，統(tǒng)一結(jié)算，執(zhí)行全部過(guò)程。統(tǒng)談統(tǒng)簽分付：重大物項(xiàng)金額較大、由集采中統(tǒng)一采購(gòu)，統(tǒng)一簽訂合同，各二級(jí)需求部門(mén)執(zhí)行合同。

執(zhí)行期：實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃統(tǒng)一申報(bào)、定期審批。依據(jù)磨合期出現(xiàn)的問(wèn)題調(diào)整程序文件，根據(jù)采購(gòu)類(lèi)別和性質(zhì)部分合同移交至二級(jí)需求部門(mén)執(zhí)行，負(fù)責(zé)統(tǒng)一結(jié)算。實(shí)現(xiàn)科研院所兩級(jí)采購(gòu)模式。

本文通過(guò)對(duì)集中采購(gòu)實(shí)施進(jìn)行分析，以及本人一些工作體會(huì)，對(duì)科研院所集中采購(gòu)給出了一些建議。（作者單位：中國(guó)原子能科學(xué)研究院）