從“數(shù)字化”到“數(shù)據(jù)化”

楊麗娜

【摘要】隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案資源整合方式迎來了新的變革。從傳統(tǒng)的檔案資源管理到現(xiàn)代化的檔案資源整合，信息技術(shù)背景下的檔案資源管理越來越高效。本文通過探析在新背景下的檔案資源整合方法，探尋新的靈感。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);檔案資源整合;方法

一、檔案資源整合的發(fā)展

在不同的時(shí)代，檔案資源管理有著不同的主題?？傮w來說，檔案資源管理的歷程可以分為三個(gè)階段，分別是傳統(tǒng)載體階段、數(shù)字化階段和數(shù)據(jù)化階段。

（一）傳統(tǒng)載體階段。在傳統(tǒng)的載體時(shí)代，檔案資源的管理還是依靠于實(shí)物，以至于各種檔案的調(diào)取以及使用都極其困難。當(dāng)時(shí)的計(jì)算機(jī)還處于萌生階段，沒有計(jì)算機(jī)的協(xié)助，檔案資源的共享以及各方面都受到了嚴(yán)格的限制。

（二）數(shù)字化階段。隨著計(jì)算機(jī)的初步發(fā)展，檔案資源管理也步入了不一樣的階段——數(shù)字化階段。在數(shù)字化階段中，也有不同的定義，但是其核心都是可以計(jì)算機(jī)為載體去進(jìn)行管理和共享，但是同樣存在不夠靈活的問題。在數(shù)字化的初級階段，是檔案著錄。美國率先進(jìn)行檔案著錄，與傳統(tǒng)的檔案著錄不同，數(shù)字化中的檔案著錄是通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行的。通過計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行分類，比如背景，類型，從而達(dá)到方便查找的目的。我們可以這樣認(rèn)為，計(jì)算機(jī)著錄是檔案資源整合數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)，也是計(jì)算資源整合的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案資源管理今后的發(fā)展。

（三）數(shù)據(jù)化階段。計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展帶動(dòng)了信息技術(shù)的發(fā)展，從而也將檔案資源整合帶向了數(shù)據(jù)化的階段。數(shù)據(jù)化和數(shù)字化的根本區(qū)別就是數(shù)據(jù)化更加靈活有效，可以將在計(jì)算機(jī)中的文件進(jìn)行精確的檢索和分析，以達(dá)到檔案資源管理智能化的目的。

檔案資源整合的數(shù)據(jù)化中最基本的功能就是實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫。一方面，檔案資源的整體可以進(jìn)行智能檢索。這個(gè)功能的實(shí)現(xiàn)大量減輕了人工檢索的工作強(qiáng)度，節(jié)約了大量的人力成本和時(shí)間成本。另一方面，數(shù)據(jù)庫中包含了全部的內(nèi)容，可以提供在線的全文閱讀。其中數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，需要包括不同種類檔案資源的分類方式，檢索關(guān)鍵詞搜索等內(nèi)容。在實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)據(jù)庫的前提下，目前的檔案資源整合正在向著檔案大數(shù)據(jù)平臺發(fā)展，這是檔案資源管理和整合的終極目標(biāo)。通過大數(shù)據(jù)的分析作用，對各個(gè)部門檔案中的龐大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，從而有效地提高工作的效率。

二、信息技術(shù)背景下檔案資源整合的方法

順應(yīng)時(shí)代而生的數(shù)據(jù)化檔案資源整合，在新的時(shí)代背景之下又探尋了不一樣的路徑和方法。

（一）關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)和資源整合相結(jié)合。在新的背景之下，對檔案資源整合提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案資源之間的關(guān)系是微弱的，甚至可以說彼此相互獨(dú)立。但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我們可以利用數(shù)據(jù)化時(shí)代的優(yōu)勢，對不同的檔案資源進(jìn)行結(jié)合，從而擺脫傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)之間相互獨(dú)立的局面。其中，數(shù)據(jù)之間得到關(guān)聯(lián)，需要從三個(gè)維度下手。首先是打破封閉環(huán)境，數(shù)據(jù)化的檔案資源不同于傳統(tǒng)式的館藏資源，它可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺進(jìn)行瀏覽和分享，所以這就為打破封閉環(huán)境提供了基礎(chǔ)。其次是減少數(shù)據(jù)的重復(fù)和冗余。由于信息的關(guān)聯(lián)，檔案資源之間打破了孤立的環(huán)境，從而很自然地減少了數(shù)據(jù)冗余。再者，挖掘數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)。不同的檔案資源之間存在的關(guān)聯(lián)關(guān)系需要依靠大數(shù)據(jù)的挖掘才能實(shí)現(xiàn)，而通過挖掘數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，可以形成有共同點(diǎn)的檔案資源之間的高度融合，甚至可以產(chǎn)生新的信息。

（二）內(nèi)容整合管理。內(nèi)容整合是數(shù)據(jù)化檔案資源整合區(qū)別于數(shù)字化的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)所在。數(shù)字化時(shí)代的檔案資源整合是對內(nèi)容的共享化呈現(xiàn)，而數(shù)據(jù)化的檔案資源整合是對內(nèi)容的深度整合。其本質(zhì)在于通過對檔案資源中數(shù)據(jù)的采集以及信息管理等方式，對不同類型的檔案資源以及不同數(shù)字格式之間的檔案資源進(jìn)行無障礙的整合。此外，內(nèi)容整合管理再加上相應(yīng)的技術(shù)手段，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的全文檢索，關(guān)鍵詞檢索等。一方面是為用戶提供了更加便捷的資源查找方式，另一方面是在檔案資源的整合和協(xié)同上發(fā)揮重要的作用。

（三）數(shù)據(jù)挖掘。在大數(shù)據(jù)的背景之下，數(shù)據(jù)挖掘必不可少。在檔案資源整合中，由于檔案資源的龐雜性以及來源廣泛性，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的深入成為了一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。所謂數(shù)據(jù)挖掘，是對檔案信息資源進(jìn)行情報(bào)檢索、捕捉隱藏的可用資源的有用途徑。所以，做好檔案資源整合的數(shù)據(jù)挖掘工作，可以促進(jìn)資源整合的精細(xì)化，從而使得檔案資源整合工作的效率更高。

三、結(jié)語

檔案資源整合的數(shù)據(jù)化發(fā)展是必然趨勢，尤其是處于當(dāng)前這個(gè)信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景之下。從傳統(tǒng)的檔案資源管理和整合，到數(shù)字化再到數(shù)據(jù)化的過程中，檔案數(shù)據(jù)資源整合變得更加智能、更加高效。

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